So schreiben Sie eine Urlaubsantrags-E-Mail (+ Tipps und Beispiele)

Veröffentlicht: 2024-03-28

Bevor Sie Ihren nächsten Urlaub buchen, vergessen Sie nicht, Ihren Chef zu fragen!

Duh – könnte man sagen.

Einige Mitarbeiter haben jedoch Schwierigkeiten, ihre Vorgesetzten offiziell um Urlaubstage zu bitten.

In diesem Artikel finden Sie Beispiele, Beispiele und Tipps für Folgendes:

  • Schreiben Sie eine Urlaubsantrags-E-Mail,
  • Kommen Sie in Ihrer Korrespondenz direkt auf den Punkt und
  • Behalten Sie in Ihrem Urlaubsschreiben einen professionellen Ton bei.

Lasst uns darauf eingehen.

  • Bei einer Urlaubsantrags-E-Mail handelt es sich um einen schriftlichen Urlaubsantrag, den Mitarbeiter an ihren Chef oder Vorgesetzten richten.
  • Zu den Schlüsselelementen eines professionellen Urlaubsantrags gehören eine prägnante Betreffzeile, eine Begrüßung, die Nennung der Urlaubstage, das CCing der Personalabteilung, die Angabe, wer Ihr Arbeitspensum während Ihrer Abwesenheit übernimmt, und eine Verabschiedung.
  • Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre Urlaubsantrags-E-Mail genehmigt wird, achten Sie auf einen professionellen Ton, kommen Sie direkt auf den Punkt und verwenden Sie das am besten geeignete Muster einer Urlaubsantrags-E-Mail.
  • Ein Urlaubsantrag ist nicht auf einen Tag oder eine Woche beschränkt. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens können Sie einen halben Tag Urlaub oder einen längeren Urlaub über mehrere Monate beantragen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Urlaubsantrags-E-Mail?

Eine Urlaubsantrags-E-Mail ist ein formeller, schriftlicher Urlaubsantrag, der über Ihre geschäftliche E-Mail an Ihren Chef, Vorgesetzten oder Manager gesendet wird. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens müssen Sie die E-Mail mit Ihrem Urlaubsantrag Tage oder Wochen vor der gewünschten Abreisezeit senden.

Ebenso legen die Unternehmensrichtlinien fest, ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, den Grund für seinen Urlaub anzugeben, beispielsweise einen Besuch bei Freunden oder Verwandten – oder einen anderen Grund.

In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen alle Muster, Beispiele, Schritte und Tipps, mit denen Sie in Ihrer nächsten E-Mail mit dem Urlaubsantrag überzeugen können.

Denn denken Sie daran, dass Ihr Chef Ihren Urlaubsantrag eher annehmen wird, wenn Sie ihn so geschrieben haben, dass es leicht ist, „Ja“ zu sagen, und schwer, „Nein“ zu sagen.

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In ähnlicher Weise ist es eine der wichtigsten Fähigkeiten bei der Arbeit, zu lernen, „Nein“ zu Ihrem Chef zu sagen, aber nur wenige beherrschen sie jemals. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, was man tun und lassen sollte, wenn man am Arbeitsplatz „Nein“ zu anderen sagt:

  • Wie Sie bei der Arbeit „Nein“ sagen und Zeit für vorrangige Aufgaben sparen

Was sind die Schlüsselelemente einer Urlaubsantrags-E-Mail?

Zu den Schlüsselelementen einer Urlaubsantrags-E-Mail gehören:

  1. Prägnante Betreffzeile,
  2. Grüße an Ihren Chef,
  3. Kurzer Hinweis auf Urlaubstage,
  4. Erklärung von wie Ihre Arbeitsbelastung in Ihrer Abwesenheit bewältigt wird,
  5. Abmelde- und Kontaktinformationen mit Ihrem Titel, Ihrer Abteilung, Position, Ihrem Namen, Nachnamen oder anderen relevanten Details und
  6. CC mit geschäftlichen E-Mails der Personalabteilung und relevanter Kollegen.

Solange Sie diese Aspekte berücksichtigen, wird Ihre Urlaubsantrags-E-Mail auf den Punkt gebracht.

Clockify Pro-Tipp

Erfahren Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag, wie Sie E-Mails verarbeiten und organisieren – und Ihren Posteingang aufräumen:

  • So verwalten Sie die E-Mail-Produktivität: Tipps von Patty Kreamer, einer professionellen Organisatorin

So schreiben Sie eine Urlaubsantrags-E-Mail

Das Schreiben von Urlaubsanträgen ist eine Fähigkeit, die wir früher oder später beherrschen müssen.

Doch nicht jedes Unternehmen verfolgt beim Verfassen eines Urlaubsantrags den gleichen Ansatz.

Die nächsten Abschnitte bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen Ihrer nächsten Urlaubsantrags-E-Mail.

Clockify Pro-Tipp

Um Ihrem Chef zu zeigen, wie viel Mühe Sie in Ihre Arbeit gesteckt haben, senden Sie ihm eine E-Mail mit Ihren größten Erfolgen. Erfahren Sie in unserer ausführlichen Anleitung, wie das geht:

  • Zeigen Sie Ihrem Chef, wie viel Sie arbeiten (+E-Mail-Vorlage)

Schritt #1: Schreiben Sie eine prägnante Betreffzeile

Sie möchten, dass Ihre E-Mail im Posteingang Ihres Chefs hervorsticht. Gestalten Sie Ihre Betreffzeile daher so prägnant wie möglich.

Zur Veranschaulichung können Sie einige der folgenden Beispiele ausprobieren:

  • Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags + Ihr Name],
  • Antrag auf Jahresurlaub – [Daten des Urlaubsantrags + Ihr Name], oder
  • Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags + Ihr Name].

Wenn Sie eine formellere Beziehung zu Ihrem Chef haben, empfehlen wir Ihnen, Ihren Vor- und Nachnamen in die Betreffzeile einzufügen.

In jedem Fall kann ein wortreicher oder vager Urlaubsantrag dazu führen, dass Ihr Chef ihn überspringt. Seien Sie also vorsichtig!

Schritt #2: Begrüßen Sie Ihren Chef richtig

Sobald Sie mit Ihrer prägnanten Betreffzeile fertig sind, sollten Sie Ihren Chef respektvoll begrüßen.

Seien Sie in diesem Fall entweder formell oder informell – aber machen Sie es einfach, wie in den folgenden Beispielen:

  • „Sehr geehrter [Name des Managers]“ – für eine professionellere Begrüßung, oder
  • „Hey [Name des Managers]“ – für eine informellere Begrüßung.

Verweilen Sie auf jeden Fall nicht zu lange bei diesem Teil. Solange Sie den Namen Ihres Vorgesetzten kennen, haben Sie einen guten Start!

Danach können Sie die Höflichkeit in ein paar Worten zum Ausdruck bringen, wie zum Beispiel:

  • „Ich hoffe, es geht dir gut“
  • „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut“
  • "Wie geht es dir?",
  • „Guten Tag“ oder ähnliche Ausdrücke.

Allerdings hängt die Formulierung dieses „How-You-Doing“ -Teils von Ihrem E-Mail-Typ ab (mehr dazu gleich).

Schritt #3: Erwähnen Sie Ihre Urlaubstage

Um Ihren Arbeitgeber auf dem Laufenden zu halten, erwähnen Sie Ihre Urlaubstage im nächsten Satz Ihrer Urlaubsantrags-E-Mail nach der Begrüßung.

Hier ein paar bewährte Beispiele:

  • „Ich würde [die Termine für Urlaubsanfragen] gerne streichen.“
  • „Ich möchte meinen Jahresurlaub am [Datum der Urlaubsanfrage] haben.“
  • „Ich möchte Urlaub für die folgenden Daten beantragen: [Daten des Urlaubsantrags].“

Solange Ihre berufliche E-Mail die tatsächlichen Termine enthält, an denen Sie abreisen möchten, nähern Sie sich dem Ende Ihrer Urlaubsantrags-E-Mail.

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Schritt #4: Geben Sie an, wer während Ihrer Abwesenheit Ihr Arbeitspensum übernimmt

Bei längeren oder dringenden Urlaubsantrags-E-Mails sollten Sie in ein bis zwei Sätzen erläutern, wie Ihr Arbeitspensum in Ihrer Abwesenheit bewältigt wird. Dies zeigt, dass Sie sich für Ihren Job einsetzen und dafür sorgen möchten, dass alles reibungslos läuft.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie genau das tun können:

  • „Ich möchte Ihnen mitteilen, dass [Vor- und Nachname des Kollegen] während meiner Abwesenheit einen Teil meiner Arbeit in Anspruch nehmen wird, damit unsere Kunden keinen Leistungsrückgang spüren.“
  • „Bitte beachten Sie, dass alle meine aktuellen Aufgaben bis zum Ende meines Urlaubs verschoben wurden und ich daran weiterarbeiten werde, sobald ich wieder arbeite.“
  • „[Vor- und Nachname des Kollegen] wird einige meiner Aufgaben erledigen, während ich im Urlaub bin.“

Normalerweise müssen Sie den Grund für Ihre Abwesenheit nicht begründen. Wenn Sie den Urlaub jedoch nur ein oder zwei Tage im Voraus beantragen, sollten Sie Ihrem Vorgesetzten den Grund dafür mitteilen, da dies Auswirkungen darauf haben könnte, ob Ihr Antrag genehmigt wird.

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Schritt #5: Professionell abmelden

Seien Sie, wie bei allen geschäftlichen Dingen, respektvoll gegenüber Ihrem Chef, wenn Sie Ihre Urlaubsantrags-E-Mail senden.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mail beenden können:

  • „Danke, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben. [Ihr Name, Nachname und Telefonnummer]“ – für eine formellere E-Mail, oder
  • „Sprechen Sie bald mit Ihnen [Ihr Name und Ihre Telefonnummer]“ – für eine weniger formelle E-Mail.

Sie sollten immer Ihre Telefonnummer hinterlassen, falls Ihr Vorgesetzter Sie bezüglich Ihrer Urlaubsantrags-E-Mail direkt kontaktieren möchte.

Schritt Nr. 6: Setzen Sie die Personalabteilung (und andere relevante Kollegen) in CC

Sorgen Sie zu guter Letzt für größtmögliche Transparenz, indem Sie Ihre Personalabteilung über Ihr Anliegen informieren. Selbst wenn Ihr Chef Ihre E-Mail verpasst oder etwas anderes schief geht, haben Sie auf diese Weise immer noch die E-Mail, die beweist, dass Sie Ihren Urlaub rechtzeitig beantragt haben.

Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihren leitenden HR-Spezialisten oder andere relevante Mitarbeiter zu wenden, die Sie während Ihres Urlaubs auf dem Laufenden halten sollten.

Vergessen Sie jedoch nicht, ihre geschäftlichen E-Mails anzugeben, keine persönlichen. Möglicherweise kennen Sie einige von ihnen persönlich, sodass Sie ihre geschäftlichen und privaten E-Mail-Adressen leicht verwechseln können.

Letztendlich ist CCing die beste Vorgehensweise, wenn Ihre E-Mail andere betrifft.

Beispiele und Beispiele für E-Mails mit Urlaubsanträgen

Um all diese Informationen zusammenzufassen, schauen wir uns 9 Beispiele und Muster professioneller Urlaubsanträge an, gepaart mit frischen Expertenratschlägen.

Beispiel Nr. 1: Einfache Urlaubsantrags-E-Mail

Eine einfache Urlaubsantrags-E-Mail ist genau das, wonach es sich anhört. Es vermittelt Ihr Anliegen schnell und einfach, in maximal 4 Sätzen.

Hier ist ein Beispiel für diese Art von E-Mail:

Betreffzeile: Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags und Ihr Name]

Lieber [Name des Managers],

Ich möchte [Daten für Urlaubsanfragen] streichen. Ich habe dafür gesorgt, dass meine Kollegen während meiner Abwesenheit einen Teil meiner Arbeit übernehmen.

Alles Gute,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Sally Ahmed, Personalleiterin bei der TemPositions Group of Companies, beschreibt den Grundstein einer einfachen Urlaubsantrags-E-Mail, einschließlich Titel, Begrüßung und Begründung:

Sally Ahmed, Personalleiterin bei der TemPositions Group of Companies

„Begrüßen Sie Ihren Vorgesetzten wie gewohnt und geben Sie die gewünschten Termine an. Wichtig ist auch zu beachten, welche beruflichen Vorbereitungen Sie vor der Reise getroffen haben und wer in Ihrem Team sonst noch für Sie in Ihrer Abwesenheit zur Verfügung steht.“

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Beispiel Nr. 2: Informelle Urlaubsantrags-E-Mail

Wenn Sie und Ihr Chef aufgrund jahrelanger Zusammenarbeit eng verbunden sind, könnte eine formlose Urlaubsantrags-E-Mail am besten funktionieren.

Hier ist ein Beispiel für eine informelle E-Mail dieser Art:

Betreffzeile: Urlaubsantrag für [Daten des Urlaubsantrags]

Hallo [Name des Managers],

Ich möchte mir am [Termine für Urlaubsanfragen] eine Auszeit nehmen. Können Sie diese Termine genehmigen? Ich habe vor, meinen Flug in den nächsten ein oder zwei Tagen zu buchen.

Danke und rede bald,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Kraig Kleeman, CEO von Z Branding, sagt, dass Sie bei Ihren informellen Urlaubsanfrage-E-Mails einen entspannten Ton annehmen sollten:

Kraig Kleeman, Gründer von The New Workforce

„Verleihen Sie Ihrer Anfrage etwas Persönlichkeit. Teilen Sie kurz Ihre Pläne mit, sodass es wie ein lockeres Gespräch mit einem Freund ist. Vergessen Sie nicht, die Datteln wegzuwerfen und achten Sie dabei auf einen entspannten und freundlichen Ton.“

Beispiel Nr. 3: Formelle Urlaubsantrags-E-Mail

Wenn Sie Ihren Chef nicht gut kennen oder Ihr Unternehmen formelle E-Mails fördert, schreiben Sie eine formelle Urlaubsantrags-E-Mail.

Hier ist ein Beispiel für diese Art von E-Mail:

Betreffzeile: Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags und Ihr Vor- und Nachname]

Lieber [Name des Managers],

Könnten Sie bitte das folgende Datum für meinen Urlaub berücksichtigen: [Daten für Urlaubsanfragen]?

Ich habe bezüglich meines Urlaubs keine Vorkehrungen getroffen und warte zunächst auf Ihre Genehmigung.

Dein,

[Ihr Name, Nachname und Telefonnummer]

Sally Ahmed ist der Meinung, dass eine formelle E-Mail mit einem Urlaubsantrag offizieller sein sollte als andere Arten:

Sally Ahmed, Personalleiterin bei der TemPositions Group of Companies

„Behalten Sie einen professionellen Ton bei, der direkt auf den Punkt kommt, während Sie Ihre gewünschten Tage skizzieren. Fügen Sie eine respektvolle Verabschiedung hinzu und bitten Sie Ihren Vorgesetzten, weitere Fragen zu beantworten.“

Beispiel Nr. 4: E-Mail mit Urlaubsanträgen

Die Urlaubsantrags-E-Mail vereint die beiden vorherigen Arten von Anträgen – informell und formell.

So könnten Sie vorgehen:

Betreffzeile: Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags und Ihr Name]

Hallo, [Name des Managers],

Ich habe vor, einen Urlaub außerhalb der Stadt zu buchen, also habe ich mich gefragt, ob Sie [Daten für Urlaubsanfragen] als freie Tage für mich genehmigen könnten?

Ich hoffe, dass Sie meiner Anfrage zustimmen, damit ich meinen Urlaub bald buchen kann.

Bis bald,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Faustregel: Der Ton in Ihrem Urlaubsantragsschreiben hängt von der Zugänglichkeit Ihres Chefs und davon ab, wie gut Sie beide miteinander auskommen. Denken Sie also daran, dies bei der Gestaltung Ihrer E-Mail zu berücksichtigen.

Clockify Pro-Tipp

Tipps zum Beantragen einer Freistellung erhalten Sie in unserem Leitfaden:

  • So beantragen Sie Urlaub und verfolgen ihn erfolgreich

Beispiel Nr. 5: PTO-Anfrage-E-Mail

PTO und Urlaub sind nicht dasselbe, daher möchten Sie vielleicht irgendwann eine PTO-Anfrage-E-Mail anstelle einer Urlaubsanfrage-E-Mail schreiben. Kurz gesagt steht PTO für „Paided Time Off“ – einen Urlaub, der vom Arbeitgeber bezahlt wird. Im Gegensatz dazu kann ein Urlaub manchmal unbezahlt sein.

So sieht diese E-Mail mit Urlaubsanträgen in Aktion aus:

Betreffzeile: PTO-Anfrage – [Anfragedaten und Ihr Name]

Lieber [Name des Managers],

Ich möchte während [Termine anfragen] einen Teil meiner bezahlten Freizeit nutzen. Ich habe mich bei der Personalabteilung und unseren PTO-Richtlinien erkundigt, es sieht also so aus, als ob ich Anspruch auf dieses PTO habe.

Selbstverständlich sorge ich dafür, dass alle meine Arbeiten vor dem gewünschten Zeitraum abgeschlossen oder anderen Kollegen zugewiesen werden.

Vielen Dank und alles Gute,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Kraig Kleeman weist darauf hin, wie wichtig es ist, bei PTO-Anfrage-E-Mails die Richtlinien der Organisation einzuhalten:

Kraig Kleeman, Gründer von The New Workforce

„Navigieren Sie nahtlos durch die PTO-Richtlinien des Unternehmens. Formulieren Sie Ihre PTO-Anfrage klar und deutlich, einschließlich der Daten und aller relevanten Details. Compliance ist hier von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Freizeit den organisatorischen Richtlinien entspricht.“

Clockify Pro-Tipp

Erfahren Sie in diesem Artikel den Unterschied zwischen bezahlter Freizeit und Urlaub:

  • Zapfwelle vs. Urlaub: Was ist der Unterschied?

Beispiel Nr. 6: E-Mail zur Anforderung eines freien Tages

Manchmal braucht man einfach einen Tag, um sich zu entspannen, Besorgungen zu erledigen oder einen Notfall zu bewältigen. Mit anderen Worten, einige Unternehmen erlauben persönliche Tage – fragen Sie jedoch für alle Fälle bei Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Manager nach.

In vielen Fällen ist jedoch eine E-Mail-Anfrage für einen freien Tag die beste Lösung.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail mit der Bitte um einen freien Tag:

Betreffzeile: Antrag auf freien Tag – [Datum des Urlaubsantrags und Ihr Name]

Hallo, [Name des Managers],

Ich möchte am [Datum der Urlaubsanfrage] einen freien Tag beantragen.

Ich habe mit meinen Kollegen gesprochen und sie werden mich zum besagten Termin vertreten.

Können Sie bitte meiner Anfrage zustimmen?

Vielen Dank,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Überprüfen Sie auf jeden Fall die Richtlinien Ihres Unternehmens, um zu erfahren, wie viele Tage im Voraus Sie Ihren Freistellungsantrag stellen müssen. Einige Organisationen erlauben beispielsweise keine Last-Minute-Anfragen.

Beispiel Nr. 7: E-Mail mit längerem Urlaubsantrag

Zu anderen Zeiten reicht ein freier Tag oder eine Woche nicht aus. Hier kann eine längere Urlaubsantrags-E-Mail Abhilfe schaffen.

Wenn Sie eine Verlängerung des Urlaubs beantragen, ist es hilfreich, Gründe für Ihren Antrag anzugeben, um die Chancen auf eine Genehmigung Ihres Urlaubs zu erhöhen.

So gehen Sie vor:

Betreffzeile: Längerer Urlaubsantrag – [Daten des Urlaubsantrags und Ihr Name]

Hallo, [Name des Managers],

Ich möchte aus [Gründen] am [Daten des Urlaubsantrags] einen verlängerten Urlaub nehmen.

Mir ist bewusst, dass Sie Zeit benötigen, um über meine Anfrage nachzudenken, da meine Abwesenheit während des genannten Zeitraums Auswirkungen auf meine Arbeitspflichten haben könnte.

Dennoch versichere ich Ihnen, dass ich alle meine Aufgaben vor meiner Freizeit erledigen werde und meine Kollegen bitten werde, während meiner Abwesenheit einen Teil meiner Arbeit zu übernehmen.

Ich würde gerne vorschlagen, dass wir uns im Büro treffen und die Angelegenheit ausführlicher besprechen.

Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen,

[Ihr Name, Nachname und Telefonnummer]

Längere Urlaubsanträge per E-Mail sind selten, aber manchmal notwendig. Kraig Kleeman sagt, dass Sie darüber nachdenken sollten, ob sich Ihre Urlaubstage auf Ihre Arbeit auswirken können und wie Sie die Arbeit für alle Beteiligten einfacher gestalten können:

Kraig Kleeman, Gründer von The New Workforce

„Erhöhen Sie Ihre Kommunikation für eine längere Pause. Teilen Sie die Aufregung mit einem detaillierten Reiseplan, heben Sie verlängerte Termine hervor und besprechen Sie transparent alle möglichen Auswirkungen auf die Arbeit. Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang Ihres Teams und fördern Sie das Verständnis und die Zusammenarbeit.“

Clockify Pro-Tipp

Apropos Teamarbeit: Holen Sie sich 10 Tipps, wie Sie in Ihrem Büroteam eine gute Teamstimmung schaffen:

  • Teamzusammenarbeit: ihre Bedeutung und wie man sie fördert

Beispiel Nr. 8: E-Mail zur Urlaubserinnerung

Die Urlaubserinnerungs-E-Mail dient dazu, Ihren Vorgesetzten an den bereits genehmigten Urlaub zu erinnern.

Hier ist ein Beispiel für eine Urlaubserinnerungs-E-Mail:

Betreffzeile: Erinnerung – [Ihr Nachname] Urlaub für [Daten der Urlaubsanfrage]

Lieber [Name des Managers],

Ich wollte Sie daran erinnern, dass ich im Einklang mit unserem Gespräch [ungefähr der Zeitpunkt, zu dem Sie das Gespräch geführt haben] am [Datum der Urlaubsanfrage] meine Freizeit nehmen werde.

Wie besprochen, werden meine Kollegen [Vor- und Nachname der Kollegen] an meinem Projekt arbeiten, während ich im Urlaub bin.

Alles Gute,

[Ihr Name, Nachname und Telefonnummer]

Je nachdem, wie beschäftigt er ist, vergisst Ihr Vorgesetzter möglicherweise, dass er Ihre Freistellung genehmigt hat. Um sicherzugehen, senden Sie einige Tage vor Beginn Ihres genehmigten Urlaubs eine Urlaubserinnerung.

Clockify Pro-Tipp

Kämpfen Sie mit Fehlzeiten? Erfahren Sie in unserem Blog mehr über die Ursachen und Kosten von Fehlzeiten am Arbeitsplatz:

  • Was ist Abwesenheit? Ursachen & Folgen

Beispiel Nr. 9: Antrag auf Übertragung von Urlaubstagen

Einige Arbeitgeber erlauben ihren Mitarbeitern, ungenutzte Urlaubstage aus dem laufenden Jahr in das kommende Jahr zu übertragen.

In diesem Fall müssen Sie einen Antrag auf Übertragung von Urlaubstagen verfassen – und hier ist ein einfaches Beispiel, das Sie verwenden können:

Betreffzeile: Antrag auf Übertragung von Urlaubstagen – [Ihr Vor- und Nachname]

Hallo, [Name des Managers],

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich [Anzahl ungenutzter Urlaubstage] aus dem aktuellen Jahr habe, die ich gerne in das folgende Jahr übertragen möchte.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob das möglich ist. Selbstverständlich vereinbare ich gerne die Termine, die für Sie und das Unternehmen am besten passen, wenn ich mich im nächsten Jahr für eine Auszeit entscheide.

Viele Grüße und vielen Dank im Voraus,

[Ihr Name und Ihre Telefonnummer]

Clockify Pro-Tipp

Erfahren Sie, wie Sie Urlaubstage abziehen und Ihre Arbeitstage in einem bestimmten Jahr berechnen:

  • Wie viele Arbeitstage pro Jahr (2024)

E-Mails mit der Bitte, einen genehmigten Urlaub zu verschieben

Pläne funktionieren nicht immer so, wie wir es gerne hätten.

Manchmal müssen Sie Ihren Urlaub also verschieben – und in diesem Abschnitt erfahren Sie, wie das mit Beispielen geht, die Sie jetzt verwenden können.

Bitte um einen Terminwechsel aufgrund einer Änderung persönlicher Pläne

Wenn sich Ihre Pläne aus persönlichen Gründen geändert haben, können Sie dieses E-Mail-Beispiel für einen Urlaubsantrag verwenden, um Ihren Urlaub zu verschieben:

Betreffzeile: Antrag auf Verschiebung des genehmigten Urlaubs aus persönlichen Gründen – [Ihr Vor- und Nachname]

Lieber [Name des Managers],

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie in guter Stimmung findet.

Ich möchte Ihnen schnell mitteilen, dass sich meine persönlichen Umstände geändert haben und dass ich meinen genehmigten Urlaub auf [Genehmigte Urlaubstermine] verschieben möchte.

Bitte entschuldigen Sie, wenn Ihnen durch diese Verschiebung Unannehmlichkeiten entstehen. Gerne bespreche ich auch die Modalitäten für eine reibungslose Wiederaufnahme meiner Arbeitsaufgaben im besagten Zeitraum.

Ich freue mich über Ihr Verständnis hierfür,

[Ihr Vor- und Nachname]

Bitte um eine Verschiebung des Termins aufgrund einer dringenden Arbeitsverpflichtung

Wenn während der Buchung Ihres Urlaubsflugs eine dringende geschäftliche Angelegenheit auftaucht, ist es eine gute Idee, dies umgehend Ihrem Vorgesetzten mitzuteilen.

Hier ist ein Beispiel für eine solche Umbuchungsanfrage:

Betreffzeile: Antrag auf Verschiebung des genehmigten Urlaubs aufgrund beruflicher Verpflichtungen – [Ihr Vor- und Nachname]

Lieber [Name des Managers],

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte Sie kurz über eine berufliche Verpflichtung informieren, die meinen genehmigten Urlaub beeinträchtigt hat.

Die fragliche Arbeitsverpflichtung hat mich nämlich dazu gezwungen, meinen genehmigten Urlaub auf [Genehmigte Urlaubstermine] zu verschieben.

Es tut mir wirklich leid, wenn Ihnen diese Terminverschiebung Unannehmlichkeiten bereiten könnte. Ich stehe zur Verfügung, um zu besprechen, wie ich in diesem Zeitraum meine regulären Arbeitsaufgaben wieder aufnehmen kann.

Danke für Ihr Verständnis,

[Ihr Vor- und Nachname]

Bitte um einen Terminwechsel aufgrund eines Notfalls

Ihre Wohnung wird aufgrund eines rostigen, undichten Rohrs überschwemmt oder Ihr Kind wird krank – es gibt unzählige Notfälle, die dazu führen können, dass Sie Ihren genehmigten Urlaub verschieben.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, verwenden Sie das folgende E-Mail-Beispiel für eine Neuplanung:

Betreffzeile: Genehmigte Urlaubsverschiebung – Dringend [Ihr Vor- und Nachname]

Lieber [Name des Managers],

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich einen unerwarteten Notfall hatte. Daher kann ich meinen bevorstehenden Urlaub, den Sie für [Genehmigte Urlaubstermine] genehmigt haben, nicht antreten.

Es tut mir sehr leid, wenn es dadurch zu Störungen im Arbeitsbetrieb gekommen ist. Gerne bespreche ich bei unserem nächsten Gespräch im Büro oder online die Modalitäten für eine Umplanung meines Urlaubs.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis in dieser für mich schwierigen Zeit,

Alles Gute,

[Ihr Name]

Tipps zur Urlaubsanfrage

Manche Menschen sprechen lieber persönlich mit ihrem Chef, wenn sie einen Urlaub beantragen. Dennoch kann es sein, dass Ihr Vorgesetzter Ihre mündliche Urlaubsanfrage vergisst und Ihnen ungewollt Ärger bereitet.

Eine sicherere Option ist das Verfassen einer Urlaubsantrags-E-Mail. Hier sind ein paar von Experten erprobte Tipps für die Gestaltung Ihrer E-Mail-Anfrage:

  • Behalten Sie einen professionellen Ton bei, egal was passiert,
  • Vermeiden Sie informelle Ausdrücke (es sei denn, Sie kennen Ihren Chef schon sehr lange).
  • Verwenden Sie die für Ihre spezielle Situation am besten geeignete E-Mail-Adresse für den Urlaubsantrag (z. B. Antrag auf freien Tag, PTO-Antrag, Antrag auf übertragenen Urlaub).
  • Kommen Sie direkt zum Punkt – machen Sie eine Einleitung nicht zu lang.
  • Schreiben Sie eine prägnante Betreffzeile, in der Sie angeben, worum es in der E-Mail geht
  • Verwenden Sie beim Senden Ihres Urlaubsantrags Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse anstelle Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse.

Personalleiterin Sally Ahmed sagt, dass die Vereinbarung nicht so wichtig ist, solange man beim Schreiben Rücksicht auf andere nimmt:

Sally Ahmed, Personalleiterin bei der TemPositions Group of Companies

„Unabhängig vom Format besteht die wichtigste Erkenntnis darin, dass Sie Ihre Arbeitsbelastung während Ihrer Abwesenheit klar, prägnant und rücksichtsvoll formulieren, damit Ihr Vorgesetzter Ihnen ganz einfach alles Gute wünschen kann, während Sie unterwegs sind.“

Clockify Pro-Tipp

Wählen Sie eine Teammanagement-Software, um Ihre Zeit bei der Arbeit und in der Freizeit besser zu verwalten:

  • 16 beste Teammanagement-Software im Jahr 2024

Häufig gestellte Fragen zur Beantragung eines Urlaubs

In diesem Abschnitt werden einige der häufigsten Fragen zum Antrag auf Freistellung behandelt.

Warum ist das Verfassen einer Urlaubsantrags-E-Mail wichtig?

Das Verfassen einer Urlaubsantrags-E-Mail ist von entscheidender Bedeutung, da sie Spuren hinterlässt. Einfach ausgedrückt: Sie, Ihr Chef und das HR-Team wissen über Ihren schriftlichen Urlaub Bescheid, sodass es keinen Raum für Fehlinterpretationen darüber gibt, ob Sie um Urlaub gebeten haben.

Wie lange im Voraus sollte ich meine Urlaubsanfrage-E-Mail senden?

Eine gute Faustregel besteht darin, die Richtlinien Ihres Unternehmens zu überprüfen, um festzustellen, wie viele Tage im Voraus Sie Ihren Urlaub beantragen müssen. Aber nehmen wir an, Sie planen, eine Woche frei zu nehmen. In diesem Fall ist es sinnvoll, Ihren Urlaubsantrag 2-3 Wochen vor Ihrem geplanten Urlaub zu senden.

Kann ich eine Urlaubsanfrage per E-Mail für einen halben freien Tag senden?

Dies hängt von den Urlaubsregelungen Ihres Unternehmens ab. Manche Firmen erlauben einen halben Tag Urlaub, andere nicht. Daher ist es eine gute Idee, sich bei Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Chef zu erkundigen.

Was passiert, wenn meine E-Mail mit dem Urlaubsantrag abgelehnt wird?

Ihr Chef kann Ihnen aufgrund von Stoßzeiten Urlaubstage verweigern. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Chef Ihnen Unrecht getan hat, können Sie das Problem an die Personalabteilung weiterleiten. Aber wenn Sie die E-Mail mit Ihrem Urlaubsantrag nicht rechtzeitig erhalten haben, liegt es vielleicht an Ihnen, dass Ihr Vorgesetzter Ihren Antrag nicht angenommen hat. Im letzteren Fall warten Sie einfach auf eine weitere Gelegenheit für Urlaub und verschicken Sie diese rechtzeitig.

So stellen Sie einen Urlaubsantrag bei Clockify

Um in Urlaubsstimmung zu kommen und sicherzustellen, dass Ihre Freizeit wie geplant verläuft, können Sie einen PTO- und Urlaubs-Tracker wie Clockify verwenden.

Um Urlaub in Clockify zu beantragen, müssen Sie nur Folgendes tun:

  • Markieren Sie , ob Sie sich krankschreiben lassen, Urlaub nehmen, Urlaub nehmen oder verdiente Freizeit nehmen.
  • Wählen Sie den Zeitraum aus, in dem Sie abheben möchten.
  • Fügen Sie Ihrem Vorgesetzten eine Notiz hinzu (optional) und
  • Klicken Sie auf „Senden“.

Ihr Vorgesetzter erhält umgehend eine E-Mail zur Genehmigung Ihres Urlaubsantrags.

Beantragen Sie eine Auszeit
Freistellung in Clockify beantragen

Sie erhalten eine Benachrichtigung mit den Details, sobald Ihr Vorgesetzter entscheidet, ob Ihr Urlaubsantrag genehmigt wird.

Auf diese Weise sparen Sie und Ihr Unternehmen viel Hin- und Her beim E-Mail-Versand. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Freizeitfunktion in Clockify, alle Ihre genutzten und ungenutzten Urlaubstage an einem Ort zu haben.

Beginnen Sie mit der Verfolgung Ihrer bezahlten Freizeit und anderer Urlaubsanträge mit einem Zeitmanagement-Tool – melden Sie sich noch heute bei Clockify an!