Como escrever um e-mail de solicitação de férias (+ dicas e exemplos)

Antes de reservar suas próximas férias, não esqueça de perguntar ao seu chefe!

Duh - você pode dizer.

Mas alguns funcionários enfrentam dificuldades para solicitar formalmente dias de férias aos seus superiores.

Portanto, este artigo apresenta amostras, exemplos e dicas sobre como:

• Escreva um e-mail de solicitação de férias,
• Vá direto ao ponto em sua correspondência e
• Mantenha um tom profissional em sua carta de licença.

Vamos entrar no assunto.

• Um e-mail de solicitação de férias é um pedido por escrito de licença que os funcionários endereçam ao chefe ou gerente.
• Os principais elementos de uma solicitação de férias profissional incluem uma linha de assunto concisa, saudação, menção aos dias de férias, CCing HR, informando quem assumirá sua carga de trabalho enquanto você estiver fora e uma assinatura.
• Para aumentar a probabilidade de aprovação do seu e-mail de solicitação de férias, mantenha um tom profissional, vá direto ao ponto e use o exemplo mais apropriado de e-mail de solicitação de férias.
• Um pedido de férias não se limita a um dia ou semana. Dependendo das políticas da sua empresa, você pode solicitar meio dia de folga ou férias mais longas de vários meses.

O que é um e-mail de solicitação de férias?

Um e-mail de solicitação de férias é uma solicitação formal por escrito de licença enviada ao seu chefe, supervisor ou gerente por meio de seu e-mail comercial. Dependendo da política da sua empresa, você precisa enviar seu e-mail de solicitação de licença dias ou semanas antes do horário em que deseja decolar.

Da mesma forma, a política da empresa determina se o empregador pedirá ao funcionário que mencione o motivo das férias, como visitar amigos ou parentes – ou algum outro motivo.

Nas seções a seguir, forneceremos todos os exemplos, etapas e dicas para ser convincente em seu próximo e-mail de solicitação de folga.

Porque, lembre-se de que é mais provável que seu chefe aceite seu pedido de licença se você o tiver escrito de uma forma que torne fácil dizer sim e difícil dizer não.

Quais são os principais elementos de um e-mail de solicitação de férias?

Os principais elementos de um e-mail de solicitação de férias incluem:

1. Linha de assunto concisa ,
2. Saudações dirigidas ao seu chefe,
3. Breve menção aos dias de férias,
4. Explicação de como sua carga de trabalho será gerenciada na sua ausência,
5. Assinatura e informações de contato com seu cargo, departamento, cargo, nome, sobrenome ou outros detalhes relevantes, e
6. CC contendo e-mails de trabalho do RH e colegas de trabalho relevantes.

Contanto que você cubra esses aspectos, seu e-mail de solicitação de férias estará correto.

Como escrever um e-mail de solicitação de férias

Escrever para solicitar folga é uma habilidade que precisaremos dominar mais cedo ou mais tarde.

Mas nem todas as empresas têm a mesma abordagem para redigir um pedido de férias.

As próximas seções oferecem um guia passo a passo sobre como compilar seu próximo e-mail de solicitação de férias.

Etapa 1: escreva um assunto conciso

Você deseja que seu e-mail se destaque na caixa de entrada do seu chefe. Portanto, torne sua linha de assunto o mais concisa possível.

Para ilustração, você pode tentar alguns dos seguintes exemplos:

• Solicitação de folga — [datas de solicitação de férias + seu nome],
• Solicitação de licença anual - [datas de solicitação de férias + seu nome], ou
• Solicitação de férias — [datas de solicitação de férias + seu nome].

Se você tem um relacionamento mais formal com seu chefe, aconselhamos inserir seu nome e sobrenome no assunto.

Em qualquer caso, um pedido de licença prolixo ou vago pode fazer com que seu chefe o ignore, então tome cuidado!

Passo #2: Cumprimente seu chefe adequadamente

Assim que terminar o assunto conciso, você deve cumprimentar seu chefe com respeito.

Nesse caso, seja formal ou informal - mas simplifique, como nos exemplos a seguir:

• “Prezado [nome do gerente]” — para uma saudação mais profissional, ou
• “Ei, [nome do gerente]” — para uma saudação mais informal.

De qualquer forma, não se demore muito nesta parte. Contanto que você saiba o nome do seu gerente, você terá um ótimo começo!

Depois disso, você pode expressar cortesia comum em poucas palavras, como:

• “Espero que você esteja ótimo,”
• "Espero que este e-mail encontre bem,"
• "Como vai?",
• “Boa tarde” ou expressões semelhantes.

No entanto, a formulação desta parte de como fazer depende do seu tipo de e-mail (falaremos mais sobre isso daqui a pouco).

Passo #3: Mencione seus dias de férias

Para manter seu empregador informado, mencione seus dias de férias na próxima frase do e-mail de solicitação de férias, após a parte de saudação.

Aqui estão alguns exemplos experimentados e testados:

• “Eu gostaria de cancelar [datas de solicitação de férias].”
• “Quero tirar minhas férias anuais em [datas de solicitação de férias].”
• “Gostaria de solicitar licença para as seguintes datas: [datas de solicitação de férias].”

Contanto que seu e-mail profissional contenha as datas reais em que você deseja tirar férias, seu e-mail de solicitação de férias está chegando ao fim.

Etapa 4: indique quem assumirá sua carga de trabalho enquanto você estiver fora

Para e-mails de solicitação de férias mais longos ou urgentes, você deve explicar em uma ou duas frases como sua carga de trabalho será gerenciada na sua ausência. Isso mostra que você está comprometido com seu trabalho e deseja manter tudo funcionando perfeitamente.

Aqui estão alguns exemplos de como fazer exatamente isso:

• “Gostaria de informar que [nome e sobrenome do colega de trabalho] ocupará uma parte da minha carga de trabalho enquanto eu estiver fora, para que nossos clientes não sintam uma queda nos serviços.”
• “Informamos que todas as minhas tarefas atuais foram reprogramadas até o final da minha licença e continuarei trabalhando nelas quando voltar ao trabalho.”
• “[Nome e sobrenome do colega de trabalho] cuidará de algumas das minhas tarefas enquanto eu estiver de licença.”

Normalmente, você não será obrigado a explicar o motivo da sua folga. No entanto, se você estiver solicitando férias com apenas um ou dois dias de antecedência, informe ao seu gerente o motivo, pois isso pode afetar a aprovação da sua solicitação.

Etapa 5: assinar profissionalmente

Como acontece com todas as coisas de trabalho, seja respeitoso com seu chefe ao enviar seu e-mail de solicitação de férias.

Aqui estão algumas maneiras de encerrar seu e-mail:

• “Obrigado por considerar meu pedido. [Seu nome, sobrenome e número de telefone]” — para um e-mail mais formal ou
• “Falo com você em breve [seu nome e número de telefone]” – para um e-mail menos formal.

Você deve sempre deixar seu número de telefone caso seu gerente queira contatá-lo diretamente sobre seu e-mail de solicitação de férias.

Passo #6: Coloque o RH (e outros colegas de trabalho relevantes) no CC

Por último, mas não menos importante, torne as coisas o mais transparentes possível, informando o seu departamento de RH sobre o seu pedido. Dessa forma, mesmo que seu chefe perca seu e-mail ou algo dê errado, você ainda terá o e-mail para mostrar que solicitou sua licença na hora certa .

Recomendamos enviar uma cópia ao seu especialista de RH mais experiente ou a outro pessoal relevante que você deve manter informado durante suas férias.

Mas não se esqueça de incluir os e-mails de trabalho, não os pessoais. Você pode conhecer alguns deles pessoalmente, então pode facilmente misturar seus endereços de e-mail pessoais e profissionais.

Em última análise, CCing é uma prática recomendada quando seu e-mail diz respeito a outras pessoas.

Amostras e exemplos de e-mail de solicitação de férias

Para reunir todas essas informações, veremos 9 exemplos e amostras de solicitações de férias profissionais, juntamente com novos conselhos de especialistas.

Exemplo nº 1: e-mail simples de solicitação de férias

Um simples e-mail de solicitação de férias é exatamente o que parece. Transmite o seu pedido de forma rápida e simples, em no máximo 4 frases.

Aqui está um exemplo desse tipo de e-mail:

A Diretora de Recursos Humanos do Grupo de Empresas TemPositions, Sally Ahmed, descreve a base de um simples e-mail de solicitação de férias, incluindo o título, saudação e raciocínio:

“Cumprimente seu gerente como faria normalmente e forneça as datas solicitadas. Também é importante observar quais preparativos profissionais você fez antes da viagem e quem mais da sua equipe está disponível para ajudar na sua ausência.”

Exemplo nº 2: e-mail informal de solicitação de férias

Se você e seu chefe são próximos porque trabalham juntos há anos, um e-mail informal de solicitação de férias pode funcionar melhor.

Aqui está um exemplo de e-mail informal desse tipo:

O CEO da Z Branding, Kraig Kleeman, diz que você deve ter um tom descontraído em seus e-mails informais de solicitação de férias:

“Injete um pouco de personalidade em seu pedido. Compartilhe brevemente seus planos, tornando-os como uma conversa casual com um amigo. Não se esqueça de trocar as datas, mantendo um tom descontraído e amigável.”

Exemplo nº 3: e-mail formal de solicitação de férias

Se você não conhece bem seu chefe ou se sua empresa incentiva e-mails formais, escreva um e-mail formal de solicitação de férias.

Aqui está um exemplo desse tipo de e-mail:

Sally Ahmed acredita que um e-mail formal de solicitação de férias deve ser mais oficial do que outros tipos:

“Mantenha um tom profissional que vai direto ao ponto ao descrever os dias solicitados. Inclua uma aprovação respeitosa e convide seu gerente para fazer perguntas adicionais.”

Exemplo nº 4: e-mail de solicitação de licença de férias

O e-mail de solicitação de licença de férias combina os dois tipos anteriores de solicitação – informal e formal.

Veja como você pode fazer isso:

Assunto: Solicitação de licença de férias - [datas de solicitação de férias e seu nome]

Olá, [nome do gerente],

Estou planejando reservar férias fora da cidade, então gostaria de saber se você poderia aprovar [datas de solicitação de férias] como dias de folga para mim.

Espero que você aprove meu pedido para que eu possa reservar minhas férias em breve.

Falo com você em breve,

[Seu nome e número de telefone]

Regra prática: o tom de sua carta de solicitação de licença depende da acessibilidade de seu chefe e de quão bem vocês dois se dão, então lembre-se de levar isso em consideração ao redigir seu e-mail.

Exemplo nº 5: e-mail de solicitação de PTO

PTO e férias não são a mesma coisa, então você pode querer escrever um e-mail de solicitação de PTO em vez de um e-mail de solicitação de férias em algum momento. Resumindo, PTO significa folga remunerada – licença paga pelo empregador. Por outro lado, às vezes as férias podem não ser remuneradas.

Esta é a aparência desse e-mail de solicitação de folga em ação:

Kraig Kleeman fala sobre a importância de seguir as políticas organizacionais quando se trata de e-mails de solicitação de PTO:

“Navegue pelas políticas de PTO da empresa sem problemas. Expresse claramente sua solicitação de PTO, incluindo datas e quaisquer detalhes pertinentes. A conformidade é crucial aqui, garantindo que seu tempo livre esteja alinhado com as diretrizes organizacionais.”

Exemplo nº 6: e-mail de solicitação de dia de folga

Às vezes, você só precisa de um dia para relaxar, cuidar de algumas tarefas ou resolver uma emergência. Em outras palavras, algumas empresas permitem dias pessoais – mas verifique com seu RH ou gerente para garantir.

Em muitos casos, entretanto, uma solicitação por e-mail de um dia de folga é sua melhor aposta.

Aqui está um exemplo de e-mail de solicitação de dia de folga:

De qualquer forma, verifique a política da sua empresa para saber com quantos dias de antecedência você precisa para solicitar folga. Por exemplo, algumas organizações não permitem solicitações de última hora.

Exemplo #7: Email de solicitação de férias mais longas

Outras vezes, um dia ou semana de folga não é suficiente. É aqui que um e-mail de solicitação de férias mais longo pode ajudar.

Quando você solicita férias prolongadas, é útil fornecer os motivos de sua solicitação para aumentar as chances de aprovação de suas férias.

Veja como fazer isso:

E-mails de solicitação de férias mais longos são raros, mas às vezes necessários. Kraig Kleeman diz que você deve avaliar se seus dias de férias podem impactar seu trabalho e como tornar as coisas mais fáceis para todos os envolvidos:

“Eleve sua comunicação para um intervalo prolongado. Compartilhe a emoção com um itinerário detalhado, destaque datas estendidas e discuta com transparência qualquer possível impacto no trabalho. Garanta à sua equipe uma transição tranquila, promovendo a compreensão e a colaboração.”

Exemplo #8: Email de lembrete de férias

O e-mail de lembrete de férias serve para lembrar seu supervisor sobre as férias que ele já aprovou.

Aqui está um exemplo de e-mail de lembrete de férias:

Dependendo de quão ocupados eles estão, seu gerente pode esquecer que aprovou sua folga. Só para ter certeza, envie um lembrete de férias alguns dias antes do início das férias aprovadas.

Exemplo #9: Solicitação de transferência de dias de férias

Alguns empregadores permitem que seus funcionários transfiram os dias de férias não utilizados do ano em curso para o ano seguinte.

Nesse caso, você precisará escrever uma solicitação de transferência de dias de férias - e aqui está um exemplo simples que você pode usar:

Emails solicitando o reagendamento de férias aprovadas

Os planos nem sempre funcionam como gostaríamos.

Então, às vezes você precisará reprogramar suas férias – e este segmento vai te ensinar como fazer isso com exemplos que você pode usar agora.

Solicitando um reagendamento devido a mudanças nos planos pessoais

Se seus planos mudaram devido a motivos pessoais, você pode usar este exemplo de e-mail de solicitação de folga para reagendar suas férias:

Solicitando um reagendamento devido a um compromisso de trabalho urgente

Se surgir um problema de trabalho urgente enquanto você reserva o voo de férias, é uma boa ideia comunicar isso imediatamente ao seu supervisor.

Aqui está um exemplo de solicitação de reagendamento:

Solicitando um reagendamento devido a uma emergência

Seu apartamento fica inundado devido a um cano enferrujado e com vazamento, ou seu filho fica doente – há inúmeras emergências que podem fazer você remarcar suas férias aprovadas.

Para que isso funcione sem problemas, use o seguinte exemplo de e-mail de reagendamento:

Dicas para solicitar férias

Algumas pessoas preferem conversar cara a cara com o chefe ao solicitar férias. Mesmo assim, seu gerente pode esquecer seu pedido verbal de licença, criando problemas involuntariamente para você.

Uma opção mais segura é escrever um e-mail de solicitação de férias. Aqui estão algumas dicas testadas e fornecidas por especialistas para elaborar sua solicitação por e-mail:

• Mantenha um tom profissional, não importa o que aconteça,
• Evite usar linguagem informal (a menos que você conheça seu chefe há muito, muito tempo),
• Use o e-mail de solicitação de licença mais adequado para sua situação específica (por exemplo, solicitação de dia de folga, solicitação de PTO, solicitação de transferência de férias),
• Vá direto ao ponto - não faça uma introdução muito longa,
• Escreva uma linha de assunto concisa indicando do que se trata o e-mail e
• Use seu e-mail comercial ao enviar sua solicitação de licença, em vez de seu e-mail pessoal.

A diretora de RH, Sally Ahmed, diz que o acordo não é tão crítico, desde que você seja atencioso com os outros ao escrevê-lo:

“Independentemente do formato, as principais lições são ser claro, conciso e atencioso com sua carga de trabalho enquanto você estiver fora, tornando muito fácil para seu gerente desejar-lhe boa sorte enquanto você estiver fora.”

Perguntas frequentes sobre como solicitar férias

Esta seção aborda algumas das perguntas mais comuns sobre solicitação de folga.

Por que é importante escrever um e-mail de solicitação de férias?

Escrever um e-mail de solicitação de férias é fundamental porque deixa um rastro. Simplificando, você, seu chefe e a equipe de RH saberão sobre sua licença de férias por escrito, não deixando espaço para interpretações erradas sobre se você pediu folga.

Com que antecedência devo enviar meu e-mail de solicitação de férias?

Uma boa regra é verificar a política da sua empresa para determinar com quantos dias de antecedência você precisa para solicitar folga. Mas suponha que você planeje tirar uma semana de folga. Nesse caso, é uma boa ideia enviar sua solicitação de férias 2 a 3 semanas antes das férias planejadas.

Posso enviar um e-mail de solicitação de férias para meio dia de folga?

Depende das políticas de folga da sua empresa. Algumas empresas permitem tirar meio dia de folga, enquanto outras não. Então, uma boa ideia é consultar seu RH ou chefe.

E se meu e-mail de solicitação de férias for negado?

Seu chefe pode negar-lhe dias de férias devido a períodos de maior movimento. Se você acha que seu chefe o prejudicou, você pode encaminhar o problema para o RH. Mas se você não recebeu seu e-mail de solicitação de férias a tempo, talvez seja sua culpa que seu gerente não tenha aceitado sua solicitação. Neste último caso, basta aguardar outra oportunidade de férias e despachá-lo em tempo hábil.

Como fazer um pedido de férias com Clockify

Para animar o ânimo das férias e garantir que suas férias ocorram conforme planejado, você pode usar um PTO e um rastreador de férias como o Clockify.

Para solicitar licença no Clockify, você só precisa:

• Marque se você está tirando licença médica, férias, feriados ou folga merecida,
• Selecione o período que você planeja decolar,
• Adicione uma nota ao seu gerente (opcional) e
• Pressione Enviar.

Seu supervisor receberá instantaneamente um e-mail para aprovar sua solicitação de férias.

Você receberá uma notificação com os detalhes assim que seu gerente decidir se aprova sua solicitação de folga.

Dessa forma, você e sua empresa economizam muitas idas e vindas no envio de e-mails. Além disso, o recurso Tempo livre no Clockify permite que você tenha todos os dias de férias usados ​​​​e não utilizados em um só lugar.

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