Kurumsal İşbirliği: Uygulanacak Sistemler ve Kullanılacak Araçlar

Yayınlanan: 2024-04-06

Cevaplanmayan mesajlar ve e-postalar. Yaklaşan son teslim tarihleri. Sonsuz bildirimler. Yetişilmesi gereken günlerce birikmiş iş yığını.

Modern bir çalışma ortamı kesinlikle mükemmelliği, sıkı çalışmayı, azmi ve benzersiz katkıları teşvik eder. Yepyeni, benzersiz çözümler üzerinde işbirliği yapmak adına ekip çalışmasına, yaratıcılığa ve her zaman "açık" olmaya dayanır.

Ancak, birden fazla cihazdaki düzinelerce uygulama, araç ve platformun yöneticiler ve ekipleri için tükenmişliğe yol açtığı ve en çok zarar görenlerin ise büyük, dağıtılmış şirketler olduğu ortaya çıktı.

Başka bir deyişle, elinizden gelenin en iyisini yapmaya devam etmek istiyorsunuz ancak çok fazla farklı işbirliği aracı arasında boğuluyorsunuz. Bir çözüm var: Projeleri yönetmenize, bilgi paylaşmanıza, gerçek zamanlı işbirliği yapmanıza ve aynı anda mutlu bir çalışma ortamı oluşturmanıza olanak tanıyan kurumsal işbirliği yaklaşımı.

Bu kılavuz size kurumsal işbirliği sistemlerini, platformlarını ve bunları şirketinizde uygulamanın en etkili yolunu anlatacaktır.

Kurumsal İşbirliği Nedir?

Kurumsal işbirliği, büyük şirketlerdeki çalışanlar arasında, bulundukları yere bakılmaksızın iletişim, işbirliği, proje yönetimi ve bilgi paylaşımına yönelik bir sistemdir.

Ekiplerin engeller, silolar veya bürokratik işlemler olmadan istenen hedeflere ve sonuçlara doğru birlikte çalışmasını kolaylaştıran şey budur. İşlerin yapılma şeklini hızlandırır.

Örneğin, iş arkadaşlarının bir proje zaman çizelgesi tanımlamak için birbirlerini araması veya e-posta göndermesi yerine, son teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını tartışıp belirlemek için bir proje yönetimi aracına güvenebilirler. Ekip arkadaşları, bir belgeyi elden veya e-postayla teslim etmek yerine, bunu daha verimli bir şekilde yapmak için bir dosya paylaşım sistemi kullanabilir.

Kurumsal ekip işbirliği kontrol paneli

Kurumsal işbirliği, iş süreçlerinizi teknoloji yığınınıza yerleştirerek kolaylaştırır ve hibrit veya uzaktan çalışmadan en iyi şekilde yararlanmak isteyen modern işyerleri de dahil olmak üzere her tür büyük kuruluş için işe yarar.

Kurumsal işbirliğinin faydaları şunlardır:

Kurumsal İşbirliğini Hangi Sistemler Oluşturur?

Büyük şirketlerdeki mükemmel işbirliği, kurumsal işbirliği yazılımını uygulamaya koymaktan ve bunu bir gün sonra bitirmekten çok daha fazlasına dayanır. Yerleştirmek isteyeceğiniz sistemler şunlardır:

Açık iletişim kuralları

Belirli iletişim kanallarının nasıl ve ne zaman kullanılacağına ilişkin net protokollere sahip olmak, kurumsal işbirliği sisteminin temelidir. Açık beklentiler belirler ve yanlış iletişimi, gecikmeleri, kafa karışıklığını ve hayal kırıklığını önler.

Telefon veya görüntülü aramayı ne gerektirir? Daha uzun bir e-posta yerine hızlı bir Slack sohbeti için ideal olan nedir? İletişim kuralları, her bir iç iletişim kanalı için aşağıdakileri içeren etkili talimatlardır:

  • İletişim yöntemleri — metin, ses ve sanal toplantılar gibi.
  • Kullanım örnekleri - örneğin günlük check-in'ler veya projeyle ilgili sohbetler.
  • Beklenen yanıt süreleri (ör. gün sonuna kadar veya 48 saat içinde).
  • Aciliyet seviyeleri - veya neyin bekleyebileceğine karşı neyin anında etkisi olacağı.

İletişimi kolaylaştıran ve her kanal için net korkuluklar tanımlayan yönergelere bir örnek:

Kanal İletişim Yöntemleri Kullanım Durumları Beklenen Yanıt Süreleri
E-posta Metin
Önceden kaydedilmiş video (örn. Loom)
Rutin istekler 24 saat içinde
Takım sohbeti (Slack, Takımlar) Metin Sosyalleşme
Günlük check-in'ler
Günün sonunda
Arama Video veya ses Karmaşık proje tartışmaları
İlişki kurma
en kısa zamanda
SMS Kısa mesaj (SMS) Acil talepler en kısa zamanda

Departmanlar arası işbirliği

Gerçek kurumsal işbirliği, her ekibin kendi içinde olduğundan daha büyük ölçekte gerçekleşir. Aslında en güçlü avantajı siloları parçalayabilmesidir. Bu şekilde herkes, yalnızca izole edilmiş ekip hedefleri yerine genel şirket hedeflerine yönelik çalışabilir.

Departmanlar arası işbirliği, inisiyatif, beceri, yaratıcılık ve olağanüstü problem çözmenin nasıl bir araya geldiğidir. İşbirliğine dayalı projeler, bir şirketi bir bütün olarak parçaların toplamından daha büyük kılar. Ekiplerin kendi başlarına elde edemeyecekleri sonuçları yaratmak için çabalarını bu şekilde birleştirirler.

Örneğin, bir pazarlama kampanyası ücretli bir reklam ekibini, bir içerik ekibini ve bir tasarımcı ekibini içerebilir. Her birinin ilk brifingi alıp kendi silosunda yürütmek yerine, check-in'ler, ilerleme güncellemeleri, katkılar ve ortak kilometre taşları aracılığıyla işbirliğini teşvik etmek daha iyi bir yaklaşımdır.

Herkes işini tamamladıktan sonra tekrarlamak yerine, erken tekrarlama ve daha iyi bir nihai sonuç için yer vardır.

Düzenli geri bildirim döngüleri

Hiçbir şirketin iletişim sistemi başlangıçtan itibaren mükemmel değildir ve sizinki gibi büyük bir şirkette zorluk daha da büyüktür.

Bu nedenle çalışanların iletişim ve işbirliği yoluyla düşüncelerini ve deneyimlerini paylaşmalarına olanak tanıyan tekrarlayan, her zaman açık geri bildirim döngüleri oluşturmak önemlidir. Amaç, onları verimli bir şekilde çalışmaktan ve en iyi işleri yapmaktan alıkoyan darboğaz ve engellerle nerede karşılaştıklarını öğrenmektir.

Düzenli geri bildirim döngülerine erişim aynı zamanda çalışanların katılımını ve memnuniyetini artıracak, gelişimlerini ve büyümelerini teşvik edecek ve yenilik, fikir ve katılım kültürünü teşvik edecektir.

Geri bildirim döngülerini işbirliği sisteminize yerleştirmenin bazı yolları şunlardır:

  • Anketler — hem her zaman açık hem de belirli kullanım durumları ve dönemleri için
  • Belediye binaları - çevrimiçi ve/veya şahsen
  • Öneri kutuları - çevrimiçi ve/veya ofiste
  • Yöneticiler ve ekip üyeleri arasında yinelenen bire bir toplantılar

“Açık kapı” kültürü

Düzenli geri bildirim döngülerinin üstesinden gelmek için, her düzeydeki çalışanları iletişime özgü konuları veya fikirleri dile getirmeye teşvik ederek en üst düzeyde şeffaflık duygusu yaratın.

Bu, her yöneticinin ve liderin iletişim ve işbirliği söz konusu olduğunda endişeleri ve mücadele noktalarını dinlemeye hazır olduğu anlamına gelir.

Yalnızca iletişim boşluklarından kaynaklanan hayal kırıklığını azaltmak ve önlemekle kalmayacak, aynı zamanda güveni teşvik edecek, ekip çalışmasını güçlendirecek, şeffaflık sergileyecek ve karşılıklı saygı duygusu oluşturacaksınız. Bu, tüm çalışanların ve bir bütün olarak şirketin daha iyi olmasını destekler.

İşbirliği liderlerinin tanınması

İster kurumsal işbirliğine yeni başlayan biri olun, ister aylarca veya yıllarca uyguladıktan sonra iyileştirmenin yollarını arıyor olun, bir şey doğrudur: Sahada işbirliğinin savunucuları ve destekçileri olarak hareket eden insanlar olmadan şirket çapında işbirliği olamaz.

Bir çalışan etkili, düzenli iletişim ve ekip çalışmasını kolaylaştırdığında, bunu vurgulamalı ve ödüllendirmelisiniz.

Bu, diğer ekip üyelerine ve diğer departmanlara bu işbirliği çabalarının nihai hedefi nasıl desteklediğini gösterecektir. Sadece bu da değil: Başkalarını da kendi ekipleri ve sıklıkla birlikte çalıştıkları ekipler için aynı şeyi yapmaya teşvik edecektir.

Keşfedilecek 15 Kurumsal İşbirliği Platformu

Kurumsal işbirliği araçlarını ve uygulamalarını değerlendirmeye hazır mısınız? Akılda tutulması gereken temel platform türleri ve ihtiyaç duyacağınız işlevler aşağıda verilmiştir.

Belge paylaşımı ve işbirliği platformları

Hangi dosya sürümünün en yeni olduğunu bulmak zorunda kaldıysanız (kim bulmadı ki?), belge paylaşım platformunun avantajlarını zaten biliyorsunuzdur.

Birinin yerel sürücüsünde rastgele güncellenen hiçbir dosyanın depolanmadığını bu şekilde bileceksiniz; hepsi aynı yerde yaşıyor ve herhangi bir paydaşın ihtiyaç duyduğu anda en yeni dosya sürümüne erişmesine açık. Dosya paylaşım platformları aynı zamanda işbirliği platformlarıdır; yani hepiniz aynı belge üzerinde çalışabilir ve başka birinin sıkı çalışmasını geçersiz kılmadan değişiklikleri gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz.

Bir belge paylaşım ve işbirliği platformu seçerken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

İletişim ve işbirliği platformları

Gerçek zamanlı iletişiminiz (anlık mesajlaşma, video konferans, çağrılar ve sosyal ağlar) gerçekte nerede gerçekleşiyor?

İşleri şansa bırakırsanız, bazı çalışanlar SMS ve Facetime'ı tercih ederken, diğerleri WhatsApp mesajlarını ve görüntülü aramaları tercih edebilir.

Gerçek zamanlı iletişim için işbirliği platformu

Etkili işbirliği, herkesin varsayılan olarak kullanacağı iletişim araçlarına dayanır. Her zaman doğru kişiyi bulacaklarından veya sorularına yanıt bulacaklarından emin olabilecekleri yer burasıdır. İnsanlar doğru seçeneği bulmak ve seçmek için zaman ve enerji harcamak yerine doğrudan ekip işbirliğine geçebilirler.

İletişim ve işbirliği platformları için en iyi seçenekleriniz şunlardır:

Proje yönetimi araçları

İşletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun, görev yönetimi işlerin yapılma şeklidir. Bunun için de projeleri ve zaman çizelgelerini tanımlamanıza, bunları görevlere ayırmanıza, son teslim tarihlerini takip etmenize, görevleri atamanıza ve devretmenize ve bunlar arasındaki bağımlılıkları yönetmenize olanak sağlayacak bir araca ihtiyacınız var.

Seçtiğiniz aracın, takvimler veya Kanban panoları gibi kontrol panellerini ve görünümleri özelleştirmenize ve projeye özel dosyaları, yorumları ve bağlamı kolayca eklemenize olanak tanıdığından emin olun.

Bu proje yönetimi araçlarını göz önünde bulundurun:

Kurumsal arama motorları

Kurumsal arama yazılımı, ihtiyacınız olduğunda tam bilgiyi bulmanızı sağlar. Veritabanlarında, belgelerde, web sitelerinde, uygulamalarda, intranetinizde ve daha fazlasında saklanabilir.

Verimlilik açısından, arama sürecinin ve doğru arama sonuçlarına ulaşmanın sorunsuz ve birkaç dakika içinde gerçekleşmesi gerekir; bu da kurumsal arama motorunuzu işbirliğinin ve verimli çalışmanın temel yapı taşı haline getirir.

Kurumsal arama motorları için en iyi seçeneklerden bazıları şunlardır:

intranetler

İntranetiniz şirketinizin kendi bilgi ve kaynak kütüphanesidir. Eğitim kaynakları, şirket iş akışları ve süreçleri, güncellemeler ve duyurular, politikalar, organizasyon yapısı, çalışanlar rehberi ve daha fazlasını içerir.

İyi yönetilen bir intranet, her çalışana netlik ve bir referans noktası sağlar. Çalışanların işlerinde başarılı olmalarına yardımcı olur. İntranet'e ihtiyaç duymayan bir şirket hayal etmek zordur, ancak en çok buna birden çok konum, zaman dilimi, vardiya ve çalışma stilinde çalışanların ihtiyacı vardır.

Erişilebilir bir şirket bilgisi ve kaynakları merkezi oluşturmak için aşağıdakilerden herhangi birini kullanabilirsiniz:

Birleşik İletişim Kurumsal İşbirliğini Nasıl Geliştirir?

Kurumsal işbirliği stratejisi katmanlıdır ve oldukça zorlu bir girişimdir.

Ancak düzinelerce konum ve yüzlerce veya binlerce çalışan arasındaki iletişimin karmaşıklığına mükemmel şekilde uyum sağlayan bir çözüm var: tümleşik iletişim.

Birleşik iletişim - ve buna bağlı olarak hizmet olarak birleşik iletişim ( UCaaS ) - internet tabanlı telefonu gerçek zamanlı iletişim ve işbirliğiyle tam özellikli bir iletişim platformunda birleştirir.

Çalışanlar, nerede çalışırlarsa çalışsınlar, şirket içi projeleri gerçekleştirmekten, tek bir platformdan mükemmel müşteri desteği sunmaya kadar her şeyi bu şekilde yapabilirler.

İşletmelere faydaları

Birleşik iletişimi benimsemenin diğer tarafında sizi bekleyen beş temel avantaj var.

Kolaylaştırılmış iletişim

Bu meşakkatli senaryoyu düşünün:

Karşılaştığınız bir sorun hakkında soru sormak için bir meslektaşınıza Slack üzerinden ulaşıyorsunuz. Bir toplantıya giderken size WhatsApp'tan yanıt veriyorlar ve uğraştığınız dosyayla ilgili e-posta göndermenizi istiyorlar. Bunu yaptıktan sonra olası çözümleri tartışmak için sizi ofis telefonunuzdan ararlar.

Bir hafta geçiyor ve siz, yaşadığınız sorunla ilgili tam bir sohbete benzer bir şey bulmaya çalışarak daireler çiziyorsunuz.

Daha iyi bir yol var: Sohbet, ses, video ve dosya paylaşımını birleştiren, böylece üzerinde çalıştığınız herhangi bir görev, proje veya sorun hakkında anında tam bilgi edinebilmenizi sağlayan bir tümleşik iletişim platformu.

Geliştirilmiş işbirliği

İletişim silolarını parçalayıp projeleri, dosyaları ve mesajları tek bir platforma getirdiğinizde ekip çalışmasının ve ilerlemenin önündeki engelleri de ortadan kaldırırsınız.

Tekrarlamak yerine, "Bana bu belgeyi nerede bulacağımı hatırlatabilir misin?" veya “Bu hafta yine ne üzerinde çalışıyorsun?” check-in'ler yaparak, gerçek zamanlı etkileşim, katkılar ve ilerleme için çalışanlarınızın zihinsel kapasitelerini serbest bırakacaksınız.

Gelişmiş üretkenlik

Çalışanların odağı değerlidir. Son araştırmalar, uygulamalar ve sekmeler arasında geçiş yapmanın, diğer bir deyişle bağlam değiştirmenin, çalışanlara haftada yaklaşık dört saate veya yıllık iş sürelerinin yaklaşık %9'una mal olduğunu buldu.

Şirketiniz ne kadar büyük olursa, kayıp da o kadar maliyetli olur. İletişim ve işbirliği araç setinizi birleştirerek doğru bilgiyi, doğru kişiyi veya tüm bağlamı aramak için harcadığınız zamanı azaltın.

Artan erişilebilirlik

Çalışanların doğru sistemlere erişimini yönetmek, hepiniz tek bir yerde olsanız bile zordur. Buna uzaktan çalışmayı veya sık sık seyahat eden çalışanları da ekleyin; haftada bir veya iki baş ağrısı kazanmanız kaçınılmazdır.

Birleşik iletişim, hangi konumda veya hangi cihazda çalışırsa çalışsın, çalışanlar için kolay erişim ve izin yönetimi sağlar. UCaaS ile akıllı telefonları bile üzerinde çalıştıkları şey için elektrikli bir araca dönüşüyor.

What_is_voIP_vs_uCaaS

Daha düşük maliyetler

Çoğu UCaaS çözümü, ödediğiniz birçok iş uygulamasının yerini alır. Ekip sohbeti, proje yönetimi, yardım masası ve iş telefonları için her üç ayda bir veya yılda bir ödediğiniz fiyatı düşünün.

İletişim platformlarınızı, her faturalandırma döngüsünde mevcut olan pratik katmanlar ve yükseltme/düşürme seçenekleriyle, genellikle kullanıcı başına aylık basitleştirilmiş UCaaS fiyatlandırmasıyla birleştirin.

Ana Özellikler

İşte bunu kurumsal işbirliğiniz için ideal yön haline getiren UCaaS özellikleri :

Birleşik Bir İşbirliği Deneyimi İçin Nextiva'yı Tercih Edin

Sonuç olarak? Büyük şirketiniz, büyük ekipleriniz ve büyük hedefleriniz, işbirliği yapmak ve iletişim kurmak için kurşun geçirmez bir yola ihtiyaç duyar. Bu olmadan, çalışanlarınızı tüketme ve büyüme fırsatlarını kaçırma yoluna girersiniz.

En iyi seçeneğiniz, işleri halletme şeklinize hız, kolaylaştırılmış iş akışları ve güçlü işbirliği eklemenin en iyi yolu olan UCaaS'dir. Bizim tavsiyemiz tabi ki Nextiva.

Bunu 1.300'den fazla çalışanı ve yılda 200.000 müşterisi olan üst düzey bir kozmetik şirketi olan Tricoci'den alın. Tricoci, günde 3.000'e kadar çağrı, günlük konferanslar ve toplantılar, tamamen işlevsel bir çağrı merkezi ve herhangi bir sorun durumunda konumlara ve salonlara hızlı erişim dahil olmak üzere tüm iç ve müşteri iletişimlerini yönetmek için Nextiva'yı kullanıyor.

UCaaS dijital iş yerinizi bir sonraki seviyeye taşıyacak. Nextiva bunu şimdiden 100.000'den fazla takım için gerçekleştirdi. UCaaS'ın kullanım durumunuz ve şirket türünüz için doğru olduğundan emin olmak mı istiyorsunuz? Öğrenmek için tümleşik iletişime hazırlık testimize katılın.

Çağrı merkezi çözüm ekipleri bunu seviyor.

Satış ve destek ekipleri daha iyi bir müşteri deneyimi sunmak için Nextiva'yı kullanıyor.

Bir uzmanla konuşun