Colaborare între întreprinderi: sisteme de implementat și instrumente de utilizat

Mesaje și e-mailuri fără răspuns. Termenele limită care se profilează. Notificări nesfârșite. Zile de întârziere pentru a ajunge din urmă.

Un mediu de lucru modern încurajează cu siguranță excelența, munca grea, perseverența și contribuțiile unice. Se bazează pe lucrul în echipă, pe creativitate și pe a fi mereu „activat” de dragul colaborării la soluții noi, unice.

Dar, după cum se dovedește, zeci de aplicații, instrumente și platforme pe mai multe dispozitive duc la epuizare pentru manageri și echipele lor, iar companiile mari, distribuite, ajung să sufere cel mai mult.

Cu alte cuvinte, vrei să continui să faci cea mai bună muncă posibilă, dar te îneci în prea multe instrumente de colaborare disparate. Există o soluție: o abordare de colaborare în întreprindere care vă permite să gestionați proiecte, să partajați informații, să colaborați în timp real și să promovați un mediu de lucru fericit.

Acest ghid vă va ghida prin sistemele, platformele de colaborare și cea mai eficientă modalitate de a le implementa în compania dvs.

Ce este colaborarea între întreprinderi?

Colaborarea între întreprinderi este un sistem de comunicare, colaborare, management de proiect și partajare de informații între angajații din companiile mari, indiferent de locația acestora.

Este ceea ce face mai ușor pentru echipe să lucreze împreună spre obiectivele și rezultatele dorite, fără bariere, silozuri sau birocrație. Accelerează modul în care se fac lucrurile.

De exemplu, în loc ca colegii să se sune sau să se trimită un e-mail pentru a defini o cronologie a proiectului, aceștia se pot sprijini pe un instrument de management al proiectelor pentru a discuta și a stabili termenele limită și reperele. Și în loc să livreze un document manual sau prin e-mail, colegii de echipă pot folosi un sistem de partajare a fișierelor pentru a face acest lucru mai eficient.

Colaborarea între întreprinderi vă eficientizează procesele de afaceri prin încorporarea lor în stiva dumneavoastră de tehnologie – și funcționează pentru toate tipurile de organizații mari, inclusiv pentru locurile de muncă moderne care doresc să profite la maximum de munca hibridă sau de la distanță.

Beneficiile colaborării între întreprinderi includ:

• Îmbunătățirea schimbului de informații și a transferului de cunoștințe: Partajarea de cunoștințe – inclusiv detaliile proiectului, datele clienților și versiunile corecte de fișiere – funcționează fără probleme, deoarece există un sistem care mută cu ușurință informațiile de la o persoană la alta.
• Lucru în echipă și management de proiect îmbunătățit: orice activitate care trebuie realizată are rezultate clare, termene, dependențe și așteptări, astfel încât membrii echipei nu pot doar să facă brainstorming împreună, ci și să își amplifice munca reciproc (mai degrabă decât să o împiedice).
• Productivitate și eficiență crescute: nu există o modalitate mai bună de a spori productivitatea decât să faceți întotdeauna disponibile documente, rezumate ale proiectelor, conversații între echipe și un context bogat. În acest fel, toată lumea își poate face cel mai bun lucru – și rapid.
• Îmbunătățirea angajamentului și a moralului angajaților: fără a fi surprinzător, atunci când oamenii obțin sistemele și condițiile potrivite pentru a-și susține munca eficientă și de impact, ei sunt mai fericiți la locul de muncă și se simt motivați să continue să se arate ca fiind cei mai buni ei.

Ce sisteme alcătuiesc colaborarea între întreprinderi?

Colaborarea excelentă în companiile mari se bazează pe mult mai mult decât implementarea software-ului de colaborare pentru întreprinderi și numirea acesteia. Iată sistemele pe care veți dori să le instalați:

Orientări clare de comunicare

A avea protocoale clare despre cum și când să folosești anumite canale de comunicare este fundamentul unui sistem de colaborare întreprindere. Stabilește așteptări clare și previne comunicarea greșită, întârzierile, confuzia și frustrarea.

Ce necesită un apel telefonic sau video? Ce este ideal pentru un chat Slack rapid față de un e-mail mai lung? Orientările de comunicare sunt instrucțiuni efective pentru fiecare canal de comunicare internă care includ:

• Metode de comunicare - cum ar fi text, audio și întâlniri virtuale .
• Cazuri de utilizare — de exemplu, înregistrări de zi cu zi sau chat-uri legate de proiect.
• Timpii de răspuns așteptați , cum ar fi până la sfârșitul zilei sau în 48 de ore.
• Niveluri de urgență – sau ceea ce poate aștepta față de ceea ce are impact imediat.

Iată un exemplu de linii directoare care simplifică comunicarea și definesc balustrade clare pentru fiecare canal:

Colaborare interdepartamentală

Adevărata colaborare între întreprinderi are loc la o scară mai mare decât în ​​interiorul fiecărei echipe. De fapt, cel mai puternic avantaj al său este capacitatea de a sparge silozurile. În acest fel, toată lumea poate lucra spre obiectivele generale ale companiei, mai degrabă decât spre obiectivele izolate ale echipei.

Colaborarea interdepartamentală este modul în care inițiativa, abilitățile, creativitatea și rezolvarea excepțională a problemelor se reunesc. Proiectele de colaborare fac ca o companie ca întreg să fie mai mare decât suma părților sale. Acesta este modul în care echipele își adună eforturile pentru a crea rezultate pe care nu le-ar fi putut obține singure.

De exemplu, o campanie de marketing poate implica o echipă de reclame plătite, o echipă de conținut și o echipă de designeri. În loc ca fiecare să apuce brief-ul inițial și să ruleze cu el în propriul siloz, o abordare mai bună este să promoveze colaborarea prin verificări, actualizări de progres, contribuții și repere comune.

În loc să repetați odată ce toată lumea își încheie munca, există loc pentru o iterație timpurie - și un rezultat final mai bun.

Bucle regulate de feedback

Sistemul de comunicare al niciunei companii nu este perfect din salt și, într-o companie mare ca a ta, provocarea este și mai mare.

De aceea, merită să stabiliți bucle de feedback recurente, mereu active, care să permită angajaților să-și împărtășească gândurile și experiențele prin comunicare și colaborare. Scopul este să învețe unde se confruntă cu blocaje și obstacole care îi împiedică să lucreze eficient și să ofere cea mai bună muncă.

Accesul la bucle regulate de feedback va stimula, de asemenea, implicarea și satisfacția angajaților, va încuraja dezvoltarea și creșterea acestora și va stimula o cultură a inovației, ideilor și incluziunii.

Câteva moduri prin care puteți încorpora buclele de feedback în sistemul dvs. de colaborare includ:

• Sondaje — atât întotdeauna deschise, cât și pentru cazuri și perioade de utilizare specifice
• Primării – online și/sau personal
• Căsuțe de sugestii — online și/sau la birou
• Întâlniri individuale recurente — între manageri și membrii echipei lor

Cultura „uşă deschisă”.

Pentru a completa buclele regulate de feedback, creați sentimentul suprem de transparență, încurajând angajații de toate nivelurile să ridice probleme sau idei specifice comunicării.

Aceasta înseamnă că fiecare manager și lider se pun la dispoziție pentru a auzi preocupările și punctele de luptă atunci când vine vorba de comunicare și colaborare.

Nu numai că veți reduce și preveni frustrarea legată de lacunele de comunicare, dar veți încuraja încrederea, veți consolida munca în echipă, veți arăta transparență și veți construi un sentiment de respect reciproc. Acest lucru sprijină binele mai mare al tuturor angajaților și al companiei în ansamblu.

Recunoașterea liderilor de colaborare

Indiferent dacă sunteți un începător în colaborare între întreprinderi sau că sunteți în căutarea unor modalități de îmbunătățire după luni sau ani de implementare, un lucru este adevărat: nu există colaborare la nivel de companie fără oameni pe teren care acționează ca campioni și promotori ai colaborării.

Atunci când un angajat facilitează comunicarea eficientă și eficientă și munca în echipă, ar trebui să le evidențiați și să le recompensați.

Acest lucru va arăta celorlalți membri ai echipei, precum și altor departamente, modul în care aceste eforturi de colaborare susțin obiectivul final. Nu doar atât: îi va încuraja și pe alții să facă același lucru pentru echipele lor respective și pentru acele echipe cu care lucrează adesea.

15 platforme de colaborare pentru întreprinderi de explorat

Sunteți gata să evaluați instrumentele și aplicațiile de colaborare ale întreprinderii? Iată principalele tipuri de platforme de care trebuie să țineți cont și funcționalitățile de care veți avea nevoie.

Platforme de partajare și colaborare de documente

Dacă ați trebuit vreodată să vă dați seama care versiune de fișier este cea mai recentă (cine nu a făcut-o?), știți deja beneficiile unei platforme de partajare a documentelor.

Acesta este modul în care veți ști că nu există fișiere actualizate aleatoriu stocate pe unitatea locală a cuiva - totul locuiește în același loc, disponibil pentru orice parte interesată să acceseze cea mai recentă versiune de fișier ori de câte ori are nevoie. Platformele de partajare a fișierelor sunt, de asemenea, platforme de colaborare, ceea ce înseamnă că puteți lucra cu toții la același document și puteți urmări modificările în timp real, fără a trece peste munca grea a altcuiva.

Când alegeți o platformă de colaborare și partajare a documentelor, luați în considerare următoarele:

• Google Workspace este, fără îndoială, cea mai cunoscută platformă de partajare a fișierelor pentru companii și persoane, ceea ce o face ușor de implementat și adoptat. Cel mai puternic avantaj al său este ușurința de navigare și colaborare în subprodusele sale, cum ar fi Google Drive și Google Docs.
• Dropbox Business este o soluție de stocare în cloud care vă permite să partajați, să sincronizați și să colaborați la fișiere în siguranță, inclusiv computere, dispozitive mobile și orice browser web. Dropbox este excelent pentru toate tipurile de formate, inclusiv pentru editarea de PDF-uri și videoclipuri.
• OneDrive for Business este o altă platformă de colaborare și partajare de fișiere binecunoscută. Versiunea sa business oferă un control aprofundat al versiunii și al permisiunilor și se integrează cu soluțiile de comunicare internă.

Platforme de comunicare și colaborare

Unde are loc de fapt comunicarea în timp real - mesagerie instantanee, conferințe video și apeluri și rețele sociale?

Dacă lăsați lucrurile la voia întâmplării, unii angajați vor opta pentru SMS-uri și Facetime, în timp ce alții ar putea prefera SMS-urile și apelurile video WhatsApp.

Colaborarea eficientă se bazează pe instrumente de comunicare pe care toată lumea le va folosi implicit. Aici pot fi siguri că vor găsi întotdeauna persoana potrivită sau vor găsi un răspuns la întrebarea lor. În loc să piardă timp și energie pentru a găsi și alege opțiunea potrivită, oamenii pot sări direct în colaborarea în echipă.

Iată cele mai bune pariuri ale tale pentru platformele de comunicare și colaborare:

• Nextiva este o platformă de comunicații conectată care reunește echipele. Funcționează imediat cu fiecare dispozitiv pe care îl folosiți la serviciu și vă oferă apeluri, mesaje text, conferințe video, chat în echipă și partajare de fișiere. Este creat pentru echipele de la distanță, hibride și din birou, care doresc funcții puternice, ușor de utilizat.
• Slack este un instrument de colaborare online pentru echipele aflate la distanță. Îl puteți folosi pentru a comunica prin mesaje text, apeluri video și vocale, precum și prin chaturi de grup. Partajarea fișierelor și integrările sunt incluse.
• Microsoft Teams este aplicația de colaborare în echipă a Microsoft. Îmbină chatul la locul de muncă cu întâlnirile, stocarea fișierelor și integrările terțelor părți și este creat atât pentru comunicarea internă, cât și pentru cea externă.

Instrumente de management de proiect

Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., gestionarea sarcinilor este modul în care se realizează lucrurile. Și pentru asta, aveți nevoie de un instrument care vă va permite să definiți proiectele și calendarele acestora , să le împărțiți în sarcini, să urmăriți termenele limită, să atribuiți și să delegați sarcini și să gestionați dependențele dintre ele.

Asigurați-vă că instrumentul pe care îl alegeți vă permite să personalizați tablouri de bord și vizualizări, cum ar fi calendare sau panouri Kanban, și să adăugați cu ușurință fișiere, comentarii și context specifice proiectului.

Luați în considerare aceste instrumente de management de proiect:

• Asana este un software de management de proiect versatil, ușor de utilizat și pregătit pentru întreprindere. Facilitează nu numai construirea de proiecte și stabilirea termenelor limită, ci și configurarea automatizărilor și a regulilor personalizate pentru a reduce munca obositoare și repetitivă.
• Monday.com este un instrument de management de proiect pentru organizațiile mari care doresc funcții pro. Oferă funcții avansate de urmărire a timpului și colaborare, precum și integrări premium, raportare avansată și informații despre performanță.
• ClickUp este o platformă de management de proiect orientată spre securitate. Conformitatea HIPAA și GDPR înseamnă că puteți urmări proiecte care includ date sensibile din echipe și locații fără teama de compromis.

Motoare de căutare pentru întreprinderi

Software-ul de căutare pentru întreprinderi vă permite să găsiți informația exactă atunci când aveți nevoie de ea. Poate fi stocat în baze de date, documente, site-uri web, aplicații, intranet și multe altele.

De dragul productivității, procesul de căutare și regăsirea rezultatelor corecte de căutare trebuie să se desfășoare fără probleme și în câteva momente, ceea ce face ca motorul de căutare al companiei dvs. să fie un element de bază al colaborării și al muncii eficiente.

Acestea sunt câteva dintre cele mai bune opțiuni pentru motoarele de căutare pentru întreprinderi:

• Glean este o soluție dinamică de căutare pentru întreprinderi, bazată pe inteligență artificială. Folosește indicii de context, comportament și limbaj pentru a oferi cele mai relevante și personalizate rezultate, mândrându-se cu ușurința de integrare în sistemele dumneavoastră.
• Guru este un sistem pentru a găsi informații în orice aplicație pe care o utilizați. De asemenea, poate găsi lacune de cunoștințe și chiar duplica cunoștințe pentru o gestionare mai ușoară a informațiilor. Guru combină căutarea AI pentru întreprinderi, intranet și un wiki de companie într-o singură platformă.
• AlphaSense este o platformă de informații de piață pentru companii mari și instituții financiare. Soluția sa AI indexează și caută prin conținut public și privat pentru a vă alimenta procesul de luare a deciziilor.

Intranet

Intranetul dumneavoastră este biblioteca proprie de informații și resurse a companiei dumneavoastră. Include resurse de instruire, fluxuri de lucru și procese ale companiei, actualizări și anunțuri, politici, structură organizațională, un director de angajați și multe altele.

Un intranet bine gestionat oferă fiecărui angajat claritate și un punct de referință. Ajută angajații să exceleze în locurile lor de muncă. Este greu de imaginat o companie care nu are nevoie de un intranet, dar cei care lucrează în mai multe locații, fusuri orare, ture și stiluri de lucru au cea mai mare nevoie de el.

Pentru a construi un centru accesibil de cunoștințe și resurse ale companiei, puteți utiliza oricare dintre următoarele:

• Confluence este un portal de intranet pentru schimbul de cunoștințe. Vine cu șabloane pentru diferite cazuri de utilizare și controale de confidențialitate care vă păstrează datele în siguranță. Puteți integra Confluence cu mii de aplicații terță parte.
• Blink este o soluție intranet pentru lucrătorii din prima linie. Este ușor de utilizat și abordează nevoile și provocările specifice ale lucrătorilor din prima linie și ale lucrătorilor cheie, cu conținut, conversații și contacte disponibile cu o singură atingere. Este ideal pentru angajații aflati în mișcare.
• Simplplr este o soluție software de intranet social. Este un instrument modern pentru organizațiile de întreprindere care doresc să îmbunătățească angajamentul și comunicarea angajaților, adesea denumit „Instagram pentru locul de muncă”.

Cum Unified Communications avansează colaborarea între întreprinderi

O strategie de colaborare a întreprinderii este stratificată și este o întreprindere destul de mare.

Dar există o soluție care se potrivește perfect cu complexitățile comunicării între zeci de locații și sute sau mii de angajați: comunicațiile unificate.

Comunicațiile unificate – și, prin extensie, comunicațiile unificate ca serviciu ( UCaaS ) – îmbină telefonul bazat pe internet cu comunicațiile în timp real și colaborarea într-o platformă de comunicații cu funcții complete.

Acesta este modul în care angajații pot face totul, de la realizarea proiectelor interne până la oferirea de asistență fantastică pentru clienți de pe o singură platformă, indiferent de unde lucrează.

Beneficii pentru întreprinderi

Există cinci beneficii principale care vă așteaptă pe partea cealaltă a îmbrățișării comunicațiilor unificate.

Comunicare simplificată

Gândiți-vă la acest scenariu obositor:

Luați legătura cu un coleg prin Slack pentru a-l întreba despre o problemă cu care vă confruntați. Îți răspund pe WhatsApp în timp ce fac naveta la o întâlnire și îți cer să trimiți prin e-mail fișierul cu care te confrunți. După ce faci asta, te sună pe telefonul de la birou pentru a discuta posibile soluții.

Trece o săptămână și alergi în cercuri încercând să găsești ceva care seamănă cu o conversație completă despre problema pe care ai avut-o.

Există o modalitate mai bună: o platformă de comunicații unificate care combină chat, voce, video și partajarea fișierelor, astfel încât să puteți obține instantaneu informații complete despre orice sarcină, proiect sau problemă la care ați lucrat.

Colaborare îmbunătățită

Când distrugeți silozurile de comunicare și aduceți proiecte, fișiere și mesaje pe o singură platformă, eliminați și obstacolele din calea muncii în echipă și a progresului.

În loc să se repete, „Poți să-mi reamintești unde să găsesc acel document?” sau „La ce lucrezi din nou săptămâna asta?” check-in-uri, veți elibera capacitățile mentale ale angajaților pentru interacțiune, contribuții și progres în timp real.

Productivitate sporită

Concentrarea angajaților este prețioasă. Cercetări recente au descoperit că comutarea între aplicații și file, adică schimbarea contextului, îi costă pe lucrători aproximativ patru ore pe săptămână sau aproximativ 9% din timpul lor anual la locul de muncă.

Cu cât compania dvs. este mai mare, cu atât pierderea devine mai costisitoare. Reduceți timpul petrecut căutând informația potrivită, persoana potrivită sau contextul complet, unificând setul de instrumente de comunicare și colaborare.

Accesibilitate crescută

Gestionarea accesului angajaților la sistemele potrivite este dificilă chiar și atunci când vă aflați cu toții într-o singură locație. Adăugați la asta munca de la distanță sau angajații care călătoresc frecvent și veți câștiga o durere de cap sau două - săptămânal.

Comunicațiile unificate vă oferă acces ușor și gestionarea permisiunilor pentru angajați, indiferent de locația în care se află sau de dispozitivul de pe care lucrează. Cu UCaaS, chiar și smartphone-ul lor se transformă într-un instrument de putere pentru orice lucru la care lucrează.

Costuri reduse

Majoritatea soluțiilor UCaaS înlocuiesc mai multe aplicații de afaceri pentru care plătiți. Gândiți-vă la prețul pe care îl plătiți în fiecare trimestru sau an pentru chat în echipă, management de proiect, birou de asistență și telefoane de afaceri.

Consolidați-vă platformele de comunicare cu prețuri UCaaS simplificate - de obicei per utilizator pe lună, cu niveluri practice și opțiuni de upgrade/downgrade disponibile la fiecare ciclu de facturare.

Caracteristici cheie

Iată caracteristicile UCaaS care fac din aceasta direcția ideală pentru colaborarea în întreprindere:

• Interfață unificată: nu mai săriți între o duzină de instrumente desktop, aplicații mobile și file ale browserului. Conectați-vă la o singură platformă și tablou de bord în fiecare zi pentru a vă satisface toate nevoile de comunicare și colaborare.
• Managementul prezenței: Vă întrebați dacă o persoană este online? Care este fusul lor orar? Dar programul lor de lucru sau disponibilitatea pentru un apel video pentru a rezolva o problemă complexă? UCaaS vă permite să vedeți disponibilitatea colegilor pentru orice tip de comunicare de care aveți nevoie în acel moment.
• Integrare perfectă: doriți să continuați să utilizați CRM, biroul de asistență și calendarul digital - și să faceți acest lucru fără probleme? Soluțiile de comunicații unificate se integrează cu Salesforce, Zendesk, Google Calendar și multe altele, astfel încât să puteți lucra neîntrerupt.
• Caracteristici de mobilitate: Lucrați de oriunde doriți. Computerul dvs. de birou și telefonul dvs. oficial nu mai sunt baza - baza dvs. devine oriunde aveți un dispozitiv mobil și acces stabil la internet. Rulați întâlniri, partajați fișiere și luați decizii peste tot.

Articol înrudit

5 cei mai buni furnizori UCaaS: caracteristici cheie, cazuri de utilizare și prețuri

Pentru o experiență de colaborare unificată, alegeți Nextiva

Concluzia? Compania dvs. mare, echipele mari și obiectivele mari au nevoie de un mod sigur de a colabora și de a comunica. Fără ea, sunteți pe calea să vă consumați angajații și să pierdeți oportunități de creștere.

Cel mai bun pariu al tău este UCaaS, modalitatea supremă de a adăuga viteză, fluxuri de lucru simplificate și colaborare puternică la modul în care faci lucrurile. Recomandarea noastră, desigur, este Nextiva.

Luați-o de la Tricoci , o companie de cosmetice de ultimă generație, cu peste 1.300 de angajați și 200.000 de clienți pe an. Tricoci folosește Nextiva pentru a gestiona toate comunicările interne și cu clienții, inclusiv până la 3.000 de apeluri pe zi, conferințe și întâlniri zilnice, un call center complet funcțional și acces rapid la locații și saloane în cazul oricăror probleme.

UCaaS vă va duce locul de muncă digital la următorul nivel. Nextiva a făcut acest lucru să se întâmple deja pentru peste 100.000 de echipe. Doriți să vă asigurați că UCaaS este potrivit pentru cazul dvs. de utilizare și tipul de companie? Faceți testul nostru de pregătire pentru comunicații unificate pentru a afla.