Şirket içi ve uzaktaki çalışanları yönetmek arasındaki farklar

Yerinde çalışmanın en büyük avantajlarından biri iş arkadaşlarınızla vakit geçirmek, birbirinizi tanımak ve çalışma alışkanlıkları hakkında daha fazla bilgi edinmektir. Ekip liderleri için bu ayar, çalışanlarını kolaylıkla yönetmelerine olanak tanır. Ancak, uzak bir ekibe liderlik ederken durum böyle olmayacak.

Çalışma ortamındaki belirli değişikliklerle karşı karşıya kaldıklarında, liderler çalışma şekillerini değiştirmek zorunda kalacaklardı. Örneğin, yöneticilerin bir ofis ekibi yerine uzaktan kumandaya geçmesi gerektiğinde. Eğitim şirketi VitalSmarts tarafından yakın zamanda yapılan bir ankete göre, liderlerin %20'si tele-çalışma ekiplerini yönetmeye hazırlıksız veya çok hazırlıksız.

Bu iki çalışma ortamı genellikle çeşitli kurallar içerir. Bu yazıda, açıklığa kavuşturarak bu konuyu daha da derinleştireceğiz:

• şirket içi ve uzak model arasındaki fark,
• kurum içi ve uzaktaki çalışanları yönetmek arasındaki fark ve
• uzak bir ekibi etkili bir şekilde yönetmek için ipuçları.

Şirket içi ve uzak model arasındaki fark

Şirket içi ve uzak ekipleri yönetme arasındaki farkları keşfetmeye başlamadan önce, önce bu iki çalışma ortamı kategorisini tanımlayalım.

Şirket içi bir ekip modeli

Kurum içi model , çalışanların sadece çalıştıkları organizasyonun faaliyet ve projelerinden sorumlu oldukları bir modeldir . Bu durumda, çalışanlar çalışmalarını şirketin hedef ve değerleriyle uyumlu hale getirir.

Şirket içi çalışanları işe almanın faydaları şunlardır:

• Fikri mülkiyet güvenlidir.

Her şirkette, ticari faaliyetler, müşteriler vb. hakkında bazı hassas veriler vardır. Bu bilgilerin açıklanması şirketin itibarını etkiler. Ancak, bu riskli durumların, işletme sahipleri şirket içi işçi çalıştırdığında gerçekleşme olasılığı daha düşüktür.

• Kurum içinde tutarlı iletişim.

Birbirleriyle yüz yüze iletişim kurabilmek, çalışanlar ve yöneticiler arasındaki ilişkiyi güçlendirebilir. Ayrıca, aynı çalışma ortamını paylaşmak, yeni çalışanlar olduğunda eğitim sürecini çok daha kolaylaştırabilir.

• Daha iyi sorumluluk.

Şirket içi veya uzaktan çalışan çalışanları işe almaya karar verirken, birçok işletme sahibi ofis ekiplerini tercih eder, çünkü şirket içi bir model çoğu zaman daha yüksek düzeyde bir çalışan sorumluluğu sağlar.

Öte yandan, bir şirket içi modelin bazı dezavantajları da vardır:

• Genel giderlerin olması.

Şirket içi bir ekip kiralamayı seçerlerse, işverenler ek zorunlu masraflar ödemek zorunda kalacaklar. Çalışan maliyet tahminleri yaparken, işverenlerin genel giderleri de dahil etmesi gerekecektir. Genel giderler, bina maliyetleri ve ekipman gibi ödemelerden oluşur.

• İşe almak, uzaktaki çalışanları işe almaktan daha fazla zaman ve çaba gerektirir.

Şirket içi çalışanlar uzun vadeli olarak işe alındığından, işverenler en uygun adayları bulmaya çalışacaklardır. Bu nedenle, bu süreç bazen daha fazla zaman alacaktır. Bu nedenle, acil projeler için kurum içi bir ekip kiralamak bir seçenek olmayacaktır.

• Uygun aday bulmak sınırlıdır.

İşletme sahipleri, uzaktan çalışan istihdam ederken, önceden belirlenmiş kriterleri karşıladıkları sürece dünyanın her yerinden adayları göz önünde bulundurabilir. Ancak, bir kurum içi ekip söz konusu olduğunda, işverenlerin aynı şehirden veya aynı ülkeden birini bulması gerekir.

Uzak ekip modeli

Şirket içi bir ekip çalıştırmanın yanı sıra, işverenler uzaktan çalışanları işe almayı seçebilirler. Uzak ekip modeli, bir tür dış kaynak kullanımıdır. Bu durumda işletmeler, uzak veya dağıtılmış bir ekip oluşturmak için uzak çalışanları işe almayı tercih eder.

Uzak bir ekibe sahip olmanın başlıca avantajları şunlardır:

• Dünya çapında yetenekleri işe almak.

Uzak çalışanlar uzaktan çalıştığı için işverenler dünyanın her yerinden en uygun adayları seçebilir.

• İnsanları doğru fiyata istihdam etmek.

Daha düşük kaynak maliyeti avantajlarına sahip olmak için işletmeler, Katman 2 ve Katman 3 ülkelerinden kaynak kiralayabilir. En zengin ülkeler Kademe 1 kategorisine girerken, Kademe 2 kişi başına ortalama gelirin daha düşük olduğu ülkelerdir. Tier 3 kategorisine gelince, bunlar satın alma gücü düşük olan gelişmekte olan ülkelerdir.

• Çalışan başına daha az harcama.

Uzak bir ekibe sahip olduğunda, işverenler sağlık sigortası, seyahat masrafları ve diğer masrafları karşılamak zorunda değildir. Böylece işçi başına daha az maliyet olacaktır. Ayrıca, çalışanlar uzaktan çalıştığı için bir ofise gerek kalmayacak, dolayısıyla genel giderler olmayacak.

Ancak, uzak bir ekip tutmanın bazı dezavantajları vardır:

• Yüz yüze iletişim eksikliği.

Uzak çalışanların e-posta, sohbet ve video konferans yoluyla birbirleriyle iletişim kurmaktan başka seçeneği yoktur. Yüz yüze iletişim olmadan, birçok insan iş arkadaşlarından yalıtılmış hissedebilir. Ve izolasyon, uzaktan çalışanların yaşadığı en yaygın zorluklardan biridir.

Ek olarak, işverenler ve yöneticiler ekibe aynı şekilde liderlik etmek zorundadır, bu da daha fazla zaman ve çaba gerektirir. Deneyimli ekibin herhangi bir iletişim sorunu olmamasına rağmen, eğitim sürecinde yüz yüze yaklaşım esastır.

• saat dilimi yönetimi

Çalışanlar dünyanın çeşitli yerlerinden geliyorsa, zaman farkı büyük bir engel olabilir. Günlük veya haftalık bir görüşme için ekip üyelerini toplamak, bir yönetici için her zaman zor bir görev olacaktır.

• Potansiyel proje başarısızlığı

Belirli bir proje için uzaktan çalışanları işe almak belirsiz bir görev olabilir. Uzaktan çalışanlar yüksek düzeyde deneyime ve uzmanlığa sahip olsalar bile, işi zamanında teslim etmeme ihtimalleri vardır. Bu nedenle, bu gecikmeler projenin başarısını etkileyebilir.

Özetlemek gerekirse, her modelin avantajları ve dezavantajları vardır. Şirketiniz için hangi modeli seçeceğinize karar vermek, çoğunlukla şirketinizin ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlıdır.

Şirket içi ve uzaktan çalışanları yönetmek arasındaki fark

"Uzaktan çalışma gelecek, ancak gerçekten harika bir ekip oluşturmak için yılda en az birkaç kez fiziksel varlığa ihtiyacınız var." – Ricardo Fernandez

TEDxIESEBarcelona'nın konuşmacılarından biri olan Ricardo Fernandez, 10 yılı aşkın bir süredir çeşitli şirketlerle tele-çalışmaktadır. Tedx Talks için yaptığı konuşmada Ricardo, ekibinizle video konferans ve e-posta yoluyla bir çeşit ilişki kurabileceğinize dikkat çekti. Ancak, “ekibinize empati eklemek için” fiziksel varlığın gerekli olduğunu iddia ediyor.

Uzak bir takıma liderlik etmenin nasıl bir şey olduğunu merak ettiyseniz, fiziksel mesafenin aklınıza gelen ana engellerden biri olduğuna bahse gireriz. Sonuçta, fiziksel yakınlık olmadığında, işyerinde ekip çalışmasına ulaşmak bile zor.

Şimdi, şirket içi ekipleri yönetmeyi uzak ekiplerle karşılaştırırsak, ikincisi ile ilgili üç kritik zorluk fark edeceğiz:

1. Zaman,
2. uzay ve
3. kültür.

Zaman farkı

Bir telekomünikasyon ekibinde genellikle farklı zaman dilimlerinden insanlar olduğundan daha önce bahsetmiştik. Böyle bir ekibin yöneticisi olarak, her ekip üyesi için geçerli olan dönemlerde ekip toplantıları ve diğer aramaları planlamanız gerekir. Bu, “zaman adaleti” olarak bilinir. Ve tahmin edebileceğiniz gibi, bu kolay bir iş olmayacak.

Takım toplantılarının yanı sıra, son tarihler belirlerken zaman farklarını da düşünmeniz gerekecek. Singapur'da yaşayan iş arkadaşınızın Seattle'dan takım arkadaşı olarak görevini bitirmek için eşit sayıda günü olmalıdır.

Öte yandan, şirket içi bir ekibe liderlik ederken muhtemelen bu sorunları yaşamazsınız. Çalışma saatleriniz ister sabit ister esnek olsun, siz ve ekibiniz günde en az birkaç saatinizi ofiste birlikte geçireceksiniz. Böylece, liderleri olarak onlarla yüz yüze iletişim kurabilir ve görevlerini ve teslim tarihlerini kolaylıkla yönetebilirsiniz.

Uzay farkı

Uzaktan çalışmanın bir başka zorluğu da ekip üyeleri arasındaki fiziksel mesafedir. Uzak bir ekibe liderlik ederken, alan farkı çoğunlukla şunları etkiler:

• Ekip içi iletişim.

Şirket içi bir ekipte çalışmanın avantajı, yardıma veya tavsiyeye ihtiyacınız olduğunda iş arkadaşlarınızla iletişim kurabilmenizdir. Yönetici iseniz, projeyle ilgili herhangi bir acil sorun veya son güncelleme olduğunda ekibi hemen toplayabilirsiniz.

Sonra tekrar, uzak çalışanlar için durum böyle olmayacak. Yan yana oturmadıkları için takım arkadaşları yüz yüze iletişim kuramazlar. Böylece çevrimiçi iletişim araçları aracılığıyla iletişim halinde kalırlar.

Ayrıca, kurum içi bir ekiple olduğu gibi yüz yüze toplantılar yoktur. Bu nedenle, uzaktan kumandalı bir lider olarak, tüm ekiple sık sık görüntülü görüşme ayarlamanız gerekir. Ancak, çok fazla toplantı planlamamaya çalışın. Yakın tarihli Harvard Business School raporuna göre, bu yılın Nisan ayından itibaren, bu yılın ilk çeyreğine kıyasla kişi başına toplantı sayısında %13'lük bir artış var.

(COVID-19 salgını nedeniyle dünya çapında sokağa çıkma yasağı uygulanmadan önce). Neyse ki, bu toplantıların ortalama süresinde %20'lik bir düşüş var. Bu anket Kuzey Amerika, Avrupa ve Orta Doğu'dan 3,1 milyon işçi topladı.

Ekip içinde daha iyi iletişim ve işbirliğini teşvik etmek için ekip yönetimi yazılımını kullanmayı denemelisiniz. Örneğin, Twist uzak ekipler için bir iletişim uygulamasıyken Asana görevleri yönetmenize yardımcı olur.

• İstihdam performansını izleme süreci.

Şirket içi bir ekibe liderlik ederken çalışan performansını analiz etmek uygundur. Ekibinizle aynı çalışma ortamında olduğunuz için, onların çalışma alışkanlıklarına ve etiğine ilişkin bir genel bakışa sahip olursunuz. Ancak, dağıtılmış bir ekip söz konusu olduğunda, çalışmalarını izlemek zor olabilir.

Peki, bu sorunla nasıl başa çıkılır? En pratik çözümlerden biri bir ofis ekibi zaman çizelgesidir. Zaman çizelgesini doldurmak oldukça basittir. Ekibinizin hafta boyunca belirli projelerde çalışılan saatleri girmesi gerekir. Ardından, Ekip Kontrol Panelinde, haftalarının görsel bir dökümünü görebilirsiniz. Ayrıca, kimin her gün kaç saat oturum açtığını görebileceğiniz bir Haftalık rapor var.

Kültürel farklılık

Kültürel farklılıklardan bahsetmişken, uzaktan yöneticilerin dikkatlerini şu noktalara yöneltmeleri gerekir:

• dil engelleri ve bunların nasıl ortadan kaldırılacağı,
• mesajları doğru anlamak,
• diğer meslektaşların kültürel çerçeveleri ve bağlamlarıyla özdeşleşmek ve
• farklı kültürel geçmişler arasında ortak bir zemin nasıl bulunur.

Tüm ekip için sık sık kültürler arası eğitim programları düzenleyerek, çeşitli kültürlere daha fazla aşina olacaksınız. Bu nedenle, uzaktaki çalışanlarınız da kendilerini daha rahat hissedeceklerdir. Ancak, üyeleri birden çok kültürden gelen bir şirket içi ekibin lideriyseniz, bu eğitim oturumlarını da ayarladığınızdan emin olun.

Şimdi, işte ilginç bir gerçek – farklı kültürlerin farklı zaman anlayışları olabilir. Örneğin, Güney Afrika'da yaygın olarak kullanılan iki ifade vardır:

• “Şimdi-şimdi” – kısa süre içinde gerçekleşecek ve
• “hemen şimdi” – yakın gelecekte (önümüzdeki birkaç saat içinde) gerçekleşecektir.

Bu nedenle, Güney Afrika'dan bir iş arkadaşınız varsa bunu aklınızda bulundurun.

Dünyada pek çok kendine özgü kültürel norm olduğundan, çalışanlarınıza bu konuda bazı ilginç yayınlar sağlamalısınız. Örneğin, Erin Meyer'in bir kitabı olan Kültür Haritası ile başlayabilirsiniz. Bu eser, kültürel farklılıkları ve bunların uluslararası ticareti nasıl etkilediğini vurgulamaktadır.

Uzak bir ekibin nasıl etkin bir şekilde yönetileceğine dair uzman ipuçları

Dağıtılmış ekipleri yönetmek için en sevdikleri stratejiler hakkında daha fazla bilgi edinmek için yönetim ve organizasyonel gelişim alanında birkaç uzmana ulaştık. Bunlar, uzak bir ekibe liderlik eden herkes için önerileridir.

Uzak ekip üyelerinizin kendilerini bağlı ve bağlı hissetmelerini sağlayın

Dr. Cristina Gibson, Malibu, California'daki Pepperdine Graziadio Business School'da Dekan'ın Seçkin Yönetim Profesörüdür. Ayrıca, Çalışan Sanal Ekipler: Sanal Ekip Etkinliği için Koşullar Yaratmak kitabının ortak yazarıdır.

Hem şirket içi hem de uzak ekipler için gerekli olan birkaç temel bileşen olduğuna inanıyor. Bunlar:

• net hedefler;
• Görev ve Sorumluluklar;
• düzenli geri bildirim; ve
• açık ve kapsayıcı iklim.

Ancak Dr. Gibson, uzak ekiplerde, üyelerin kendilerini bağlı ve bağlı hissetmelerini sağlamak için artan bir ihtiyaç olduğunu da ekliyor.

"Kurum içinde olmadığımız zamanlarda sıklıkla çalıştığımız ortamlar göz önüne alındığında, uzaktan çalışmak tecrit duygusuna ve ayrıca dikkatin dağılmasına neden olabilir. Bu nedenle, toplantıların ve check-in'in ilgi çekici, destekleyici ve sosyal ve kişisel etkileşimin yanı sıra görev odaklı aktivite içermesi için ekstra çaba sarf etmek önemlidir.”

'Herkese uyan tek beden' yaklaşımından uzak durun

Dr. Gibson'a göre, yöneticilerin sıklıkla yaptığı bir hata, uzaktan çalışanlara 'herkese uyan tek beden' yaklaşımı uygulamaktır.

“Her ekip üyesinin uzak konumlarında büyük olasılıkla benzersiz bir durumu vardır ve bu nedenle bilgili yönetici, onları en iyi şekilde nasıl destekleyeceğini daha iyi bilmek için her üyenin ihtiyaçlarını ve önceliklerini anlamak için zaman alacaktır. Takıma katkılarından dolayı."

Bazı çalışanlar için bunun çalışma saatleri açısından esnekliği en üst düzeye çıkarmak anlamına gelebileceğini açıklıyor. Ancak diğerleri için daha düzenli ve rutin toplantılar anlamına gelebilirken, bazı çalışanlar belirli teknolojilere ihtiyaç duyabilir.

"Şirket içi bir ekipte, bu benzersiz ihtiyaçlar daha açık veya sezgisel olabilir, ancak her bir çalışanın neyin üretken olması gerektiğini anlamak, yönetici adına daha uyumlu bir keşif süreci gerektirebilir."

Uzak çalışanlarınızla kişisel düzeyde bağlantı kurun

Joe Hopkins, uzaktan çalışmaya odaklanan bir araştırma ile liderlik ve organizasyonel gelişim alanında doktora derecesine sahiptir. Son dört yılını sanal çalışma ortamlarında liderlik üzerine araştırma yaparak ve yazarak geçirdi.

Hopkins, önde gelen geleneksel şirket içi ekip üyeleri ile uzaktan çalışanlar arasında birçok benzerlik olduğunu iddia ediyor. Ancak, en önemli fark niyettir.

“Şirket içi çalışanlarla ilişkilerin çoğu, doğaçlama “su çeşmesi” ve kahve molası konuşmaları yoluyla organik olarak oluşur. Uzak çalışanların liderleri, kasıtlılık gerektiren daha yüksek düzeyde birbirine bağlı iletişim becerileri gerektirir. Lider, her bireyin kişilik özelliklerini ve ihtiyaçlarını ve onlara neyin ilham verdiğini ya da tükettiğini anlama konusunda bilinçli olmalıdır.”

Dr. Gibson'a çok benzeyen Hopkins, tek bir bedenin herkese uymadığına dikkat çekiyor. Ayrıca, yapılandırılmış ekip toplantılarının gerekli olduğunu, ancak kişisel düzeyde bağlantı kurma fırsatlarına da aynı şekilde ihtiyaç duyulduğunu ekliyor.

“Nüfusun %40'ını oluşturan içe dönük işçi, sanal bir ekip kahve molası veya ekip oluşturma egzersizini enerji verici bulmayacaktır. Daha yüksek düzeyde içe dönük çalışanlar, küçük gruplara veya bire bir görüşmelere ihtiyaç duyar.”

Bu nedenle, Dr. Gibson ve Joe Hopkins'e göre, uzak ekipleri yöneten yöneticilerin ekiple sık sık iletişim kurması gerekiyor. Bu sayede liderler çalışanlarını daha iyi tanıyacaklardır. Ayrıca yöneticiler, her bir ekip üyesinin bireysel ihtiyaçlarını ve önceliklerini anlayacaktır.

toparlamak

Üyeleri dünyanın her yerinden ve farklı kültürel geçmişlerden gelen bir ekibe liderlik etmek zorlu bir görev olabilir. Geleneksel bir kurum içi ortamın aksine, dağıtılmış bir ekiple iletişim ve işbirliği çevrimiçi kanallar aracılığıyla yapılmalıdır. Ayrıca, çalışan ilerlemesini izlemenin, şirket içi bir ekibe liderlik etmekten farklı bir şekilde yapılması gerekir.

Peki, uzaktaki çalışanları başarılı bir şekilde nasıl yönetmelisiniz? Her şeyden önce uzmanlar, uzaktaki ekibiniz için “herkese uyan tek beden” yaklaşımına sahip olmamanız gerektiğini öne sürüyor. Bunun yerine, ekiple bağlantılı hissetmeleri için çalışanlarınızı, ihtiyaçlarını ve önceliklerini öğrenin.

Bu ipucuna ek olarak, ekip üyelerinizle kişisel düzeyde bağlantı kurmanız gerekir. Örneğin, tüm ekip için çevrimiçi ekip binaları veya kahve molaları düzenleyebilirsiniz. Ancak, tüm çalışanların sanal bir toplantıya katılma konusunda kendilerini rahat hissetmeyeceğinden emin olun. Bazıları için bire bir aramalar daha iyi bir fikir olabilir.