ศูนย์ติดต่อแบบผสมผสาน: นำขาเข้าและขาออกมารวมกัน

เผยแพร่แล้ว: 2024-03-28

หากปัจจุบันคุณมุ่งเน้นไปที่การโทรเข้าหรือโทรออกเท่านั้น คุณอาจพลาดสิทธิประโยชน์ของศูนย์ติดต่อแบบผสมผสาน ซึ่งได้แก่:

  • ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
  • เพิ่มผลผลิตของตัวแทน
  • เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

… และนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

ในบล็อกโพสต์นี้ เรามุ่งหวังที่จะจัดเตรียมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับศูนย์ติดต่อแบบผสมผสาน

ดังนั้น หากคุณอยากรู้ว่าคุณพลาดอะไรไปบ้าง คุณมาถูกที่แล้ว

ศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานคืออะไร?

ศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานจะจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า ทั้ง ขาเข้าและขาออกเพื่อเสนอการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องและบริการเชิงรุก

ซึ่งหมายความว่าตัวแทนสามารถ:

  • รับ สาย เรียกเข้า อีเมล แชท ข้อความโซเชียลมีเดีย ฯลฯ จากลูกค้าที่ต้องการการสนับสนุน ข้อมูล หรือการขาย
  • เริ่มต้น การโทร ออก เพื่อรับการสนับสนุนลูกค้าเชิงรุก การเสนอขาย การติดตามผล หรือการสำรวจ

เมื่อการโต้ตอบเหล่านี้ถูกรวมเข้าด้วยกัน เจ้าหน้าที่ศูนย์บริการทางโทรศัพท์จะมีการชำระเงินที่กว้างขึ้น เข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้น และความสามารถในการทำงานกับลูกค้ารายเดียวกันได้หลายครั้ง แทนที่จะให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้าโทรกลับสายที่ไม่ได้รับและรับคนจากทีมอื่น การเดินทางของลูกค้า สามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นแบบส่วนตัวได้โดยมอบหมายตัวแทนให้เปิดตั๋ว

ซึ่งหมายความว่าเจ้าหน้าที่ในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสานจะต้องมีชุดทักษะที่กว้างขึ้น ซึ่งรวมถึง:

  • ความเชี่ยวชาญในการบริการลูกค้า เพื่อจัดการกับข้อซักถามและแก้ไขปัญหา
  • ความรู้ด้านการขาย สำหรับการโทรออกเพื่อส่งเสริมการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  • ทักษะการสื่อสาร เพื่อโต้ตอบผ่านช่องทางต่างๆ

ในศูนย์ติดต่อแบบผสมผสาน คุณสามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันได้มากหรือน้อยตามที่คุณเลือก เช่น การโทรสองทางขั้นพื้นฐานหรือความสามารถ Omnichannel เต็มรูปแบบ

คุณสมบัติที่สำคัญของศูนย์ติดต่อแบบผสมผสาน

คุณสมบัติหลักของศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานนั้นเฉพาะเจาะจงกับความต้องการขาเข้าและขาออก รวมถึงการเพิ่มช่องทางการติดต่อใหม่

การเพิ่มประสิทธิภาพการโทรเข้า

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการโทรเข้าได้โดยใช้การกระจายการโทรอัตโนมัติ ( ACD ) และระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ ( IVR ) ซึ่งกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังเจ้าหน้าที่ที่พร้อมให้บริการตามทักษะหรือปริมาณงาน

คุณสามารถกระจายการโทรตามหมายเลขผู้โทร เวลาทำการ ระดับการสนับสนุน และการเลือก IVR ช่วยให้สายเรียกเข้าเข้าถึงตัวแทนหรือแผนกที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และผู้โทรไม่ต้องกดหมายเลขโทรศัพท์อื่น

ลองนึกภาพลูกค้าโทรมาเกี่ยวกับเครื่องใช้ไฟฟ้าเฉพาะที่ร้านค้าขนาดใหญ่ ACD สามารถระบุคำหลักและใช้ การกำหนดเส้นทางการโทร เพื่อค้นหาตัวแทนที่คุ้นเคยกับกลุ่มผลิตภัณฑ์นั้น โดยรับประกันความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญในครั้งแรก

การเพิ่มประสิทธิภาพการโทรออก

คุณสามารถใช้ ซอฟต์แวร์โทรออกอัตโนมัติ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของแคมเปญขาออกของคุณ คุณสามารถโทรออกอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพ และลดเวลาที่เจ้าหน้าที่ไม่ได้ใช้งานให้เหลือน้อยที่สุด

เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบโทรออกอัตโนมัติ:

  • การโทรผิดกลายเป็นเรื่องในอดีต
  • รายชื่อติดต่อที่ไม่ดีจะถูกเก็บถาวร
  • สายที่ไม่ได้รับกลับเข้าไปในคิว

ประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเนื่องจากไม่มีเวลาสูญหายเนื่องจากข้อผิดพลาดแบบแมนนวล เนื่องจากงานที่ต้องทำด้วยตนเองถูกลบออกไปแล้ว

ตัวโทรออกอัตโนมัติมีสี่ประเภทที่แตกต่างกัน:

การแนะนำช่องทางการติดต่อใหม่ให้กับลูกค้า

รวมการโต้ตอบกับลูกค้าจากทุกช่องทางไว้ในอินเทอร์เฟซเดียวสำหรับตัวแทนโดยใช้ ศูนย์ติดต่อ แบบ Omnichannel ซึ่งหมายความว่าลูกค้าสามารถติดต่อคุณผ่านทาง:

  • โทรศัพท์
  • อีเมล
  • เว็บแชท
  • ข้อความ
  • สื่อสังคม

ตัวแทนสามารถตอบสนองต่อข้อความและสายเรียกเข้าในขณะที่ยังคงรักษามุมมองแบบองค์รวมของทุกปฏิสัมพันธ์ที่ลูกค้ามีกับตัวแทนรายอื่น

หากลูกค้าของคุณโทรมาเมื่อวานและตอนนี้ติดตามผลผ่านการแชทบนเว็บ ไม่จำเป็นต้องขอให้พวกเขาถามคำถามซ้ำแล้วเริ่มใหม่ เจ้าหน้าที่ของคุณสามารถดูบันทึกการโทร บันทึกการโทร และสิ่งอื่นๆ ที่คุณเลือกเชื่อมโยงจาก CRM ของคุณได้

ช่องทาง Omni ช่วยให้สามารถสื่อสารสองทางได้ แทนที่จะรับอีเมลหรือแชทเพียงอย่างเดียว ให้อำนาจเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมที่สุดของคุณในการตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพตามช่องทางที่ลูกค้าเลือก

ตอนนี้เราทราบคุณสมบัติหลักของศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานแล้ว เรามาแปลประโยชน์เหล่านี้กันดีกว่า

การมีศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานมีประโยชน์อย่างไร?

คุณจะสามารถเข้าถึงความสามารถทั้งขาเข้าและขาออก แต่คุณคาดหวังอะไรได้บ้างจากความสามารถเหล่านี้

ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

เพิ่มผลผลิตของตัวแทน

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

อะไรคือความท้าทายของศูนย์การติดต่อแบบผสมผสาน?

แม้ว่าศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานจะมีข้อดี แต่ก็มีอุปสรรคมากมายที่ต้องเอาชนะ ข่าวดีก็คือว่าพวกเขา สามารถ เอาชนะได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าสถานะพวกเขาเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณกำลังสมัครเพื่ออะไร

จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเชิงลึกเพิ่มเติม

หากคุณเปิดศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาเข้าหรือขาออกเท่านั้น คุณกำลังขอให้ตัวแทนเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เมื่อเปลี่ยนไปใช้แบบผสมผสาน

มันไม่ได้เกี่ยวกับการเรียนรู้วิธีรับโทรศัพท์มากนักหากพวกเขาโทรออกมาเป็นเวลาสองปีแล้ว เป็นเรื่องเกี่ยวกับทักษะด้านอารมณ์ เช่น การจัดการกับปัญหาของลูกค้า ฝึกการฟังอย่างกระตือรือร้น และ การแสดงความเห็นอกเห็นใจ เมื่อลูกค้าเริ่มต้นการติดต่อ นั่นเป็นเพราะพวกเขาต้องการบางอย่างจากคุณ จำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารชุดอื่นเพื่อจัดการกับสายเรียกเข้า

3 แนวทางถ่ายทอดความเห็นอกเห็นใจ

สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นจริงเช่นกัน การโทรหาลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ไม่คาดหวังว่าจะได้รับสายจากคุณนั้นไม่ง่ายเหมือนกับการพูดว่า “สวัสดี ฉันจะช่วยได้อย่างไร” ขณะที่คุณกำลังรบกวนวันของพวกเขา คุณต้องมีแนวทางที่แตกต่างออกไป คุณต้องสร้างความเร่งด่วนและคุณค่าตั้งแต่เริ่มต้น

หากคุณวางแผนที่จะเพิ่มช่องทางใหม่ๆ เช่น อีเมล เว็บแชท และโซเชียลมีเดีย ให้พิจารณาถึงอินเทอร์เฟซใหม่ที่เจ้าหน้าที่จะต้องเรียนรู้ ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนไม่ใช่คนพิมพ์ดีดที่มีทักษะ พวกเขาอาจจำเป็นต้องพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะเลื่อนระดับเพื่อจัดการกับหลายช่องทาง

การจัดการภาระงานอาจเป็นเรื่องท้าทาย

การสร้างสมดุลระหว่างปริมาณขาเข้าและความต้องการขาออก และการจัดการ ช่องทางการสื่อสาร ใหม่ๆ อาจเป็นเรื่องยากในช่วงแรก สิ่งสำคัญคือต้องหยดฟังก์ชันการทำงานใหม่ให้กับเจ้าหน้าที่ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ล้นหลาม

ตัวแทนขาออกของคุณจะมีความสุขมากกว่าที่ได้ทำงาน "ตามปกติ" ของพวกเขา แต่อาจประสบปัญหาเมื่อถูกขอให้จัดการข้อร้องเรียนจากลูกค้าเป็นครั้งแรก หากคุณขอให้พวกเขาแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับแอปธนาคารของลูกค้า พวกเขาจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมที่เพียงพอก่อนที่จะถูกขอให้จัดการสายเหล่านั้น

คุณกำลังให้พวกเขาได้รับสภาพแวดล้อมของศูนย์บริการทางโทรศัพท์แบบใหม่ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนสำหรับสิ่งต่อไปนี้:

  • การฝึกอบรมผลิตภัณฑ์
  • การสอนโดยใช้ตัวอย่างการโทรที่ดี
  • การฝึกอบรมอินเทอร์เฟซใหม่
  • สถานการณ์สมมติ

การติดตามประสิทธิภาพที่มืดมน

คุณไม่สามารถมอบความรับผิดชอบใหม่ๆ ให้กับตัวแทนและหวังว่าจะทำให้ดีที่สุดได้ การแนะนำศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการรับ รายงานศูนย์ติดต่อ ของคุณตามลำดับ

ลองนึกถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทน เช่น:

  • อัตราการเข้าใช้ : เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่เจ้าหน้าที่มีส่วนร่วมในการโทรติดต่อลูกค้าหรืองานอื่น ๆ
  • เวลาทำงานหลังการโทรโดยเฉลี่ย : เวลาที่ใช้ในการจัดทำเอกสารหรือทำงานให้เสร็จสิ้นหลังการโทร
  • การปฏิบัติตามกำหนดเวลา : เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่เจ้าหน้าที่พร้อมให้บริการในการจัดการการโทร
  • อัตราการโอน : เปอร์เซ็นต์ของการโทรที่โอนไปยังตัวแทนหรือแผนกอื่น
  • อัตราการแก้ไข : เปอร์เซ็นต์ของการโต้ตอบที่ตัวแทนแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้สำเร็จ
  • เวลาในการจัดการโดยเฉลี่ย: เวลาเฉลี่ย วัดเป็นนาทีและวินาที ที่ตัวแทนศูนย์บริการทางโทรศัพท์ใช้ในการจัดการกับสายโทรศัพท์ของลูกค้าและการสอบถามอื่นๆ

ในศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน คาดหวังสิ่งต่อไปนี้เป็นมาตรฐาน:

  • กราฟแบบเรียลไทม์ และรายงานประสิทธิภาพของตัวแทนแต่ละคนสำหรับผู้จัดการทีม
  • รายงานการโทร เกี่ยวกับเหตุผลในการติดต่อ การจัดการ และความพึงพอใจของลูกค้า
  • การคาดการณ์การรับพนักงาน และรายงานกิจกรรมของทีมสำหรับผู้จัดการศูนย์ติดต่อ
  • KPI และรายงานประสบการณ์ของลูกค้า ที่สนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ

ความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลง

เมื่อใครก็ตาม ไม่ใช่แค่ตัวแทนคอนแทคเซ็นเตอร์ ถูกขอให้ทำสิ่งใหม่ คุณต้องคาดหวังการตอบโต้

การเปลี่ยนตัวแทนและหัวหน้างานไปสู่สภาพแวดล้อมแบบผสมผสานจำเป็นต้องมีการสื่อสารและการสนับสนุนที่ชัดเจน รวมถึงแรงจูงใจ

เริ่มต้นด้วยการอธิบาย ว่าเหตุใด คุณจึงขอบทบาทและความรับผิดชอบใหม่เหล่านี้ อธิบายว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและลูกค้าของคุณอย่างไร และพวกเขาจะพัฒนาอาชีพของพนักงานของคุณได้อย่างไร

ใช้สิ่งจูงใจในการนำไปใช้และการฝึกอบรม (คล้ายกับเทคนิค การเล่นเกมของศูนย์ติดต่อ แบบดั้งเดิม) เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานเป็นเลิศในระหว่างการฝึกอบรมและรักษาทักษะใหม่เหล่านี้เมื่อต้องติดต่อกับลูกค้า

ผลลัพธ์การเล่นเกม

การจัดการความคาดหวังเมื่อเปลี่ยนไปสู่สภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนของคุณมีแรงจูงใจ (ทางการเงินเช่นกัน) เพื่อให้มีประสิทธิภาพเหนือกว่านั้น จำเป็นต่อความสำเร็จของศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานของคุณ ขณะเดียวกันการเรียกร้องอย่างมีประสิทธิผลให้ตัวแทนเริ่มงานใหม่นั้นกลับตรงกันข้ามสามารถมี ผลกระทบด้านลบที่รุนแรง หากเจ้าหน้าที่อารมณ์เสีย แรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาจะลดลง

การสูญเสียตัวแทนที่ไม่มีความสุขต่อไปส่งผลให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายและเวลาเพิ่มเติมในการรับสมัครและฝึกอบรมตัวแทนใหม่ คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในวงจรอุบาทว์ เว้นแต่คุณจะระบุสาเหตุที่แท้จริงของ การหมุนเวียน นี้

หมายเหตุ: ความคิดเห็นนี้ยังใช้เมื่อคุณวางแผนที่จะ เริ่มศูนย์บริการทางโทรศัพท์ใหม่ การไม่เตรียมตัวคือการเตรียมตัวที่จะล้มเหลว

สนใจศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานหรือไม่? ไม่ต้องมองไปไกลกว่า Nextiva

หากคุณต้องการเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นองค์กรที่จัดการทั้งการโทรเข้าและโทรออก การผสมผสานคือ หนทาง ที่จะไป

ด้วยการรวมการสื่อสารสองทาง คุณจะปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า เพิ่มผลผลิต และยกระดับทักษะของตัวแทน คุณยังเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ทำให้ตัวแทนแบบผสมผสานมีคุณค่ามากขึ้น และมีส่วนช่วยในผลกำไรของคุณมากขึ้น

ยิ่งไปกว่านั้น การแนะนำความสามารถแบบ Omnichannel จะทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจ แทนที่จะรอ คิวการโทร ทุกครั้งที่พวกเขาต้องการรับคุณ ให้เปิดตัวเลือกการบริการตนเอง เช่น แชทบนเว็บ และเสนอตัวเลือกแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมลและโซเชียลมีเดีย

การพักลูกค้าของคุณไว้จนกว่าคุณจะพร้อมกลายเป็นเรื่องในอดีต เช่นเดียวกับการขอให้พวกเขาทำซ้ำสิ่งที่พวกเขาได้บอกตัวแทนรายอื่นไปแล้วในช่องทางการติดต่ออื่น

เมื่อย้ายไปยังสภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน คุณต้องมีฟีเจอร์หลักทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งจะหมายถึง:

Nextiva ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่ายด้วยโซลูชันศูนย์ติดต่อที่ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานโดยไม่มีความยุ่งยาก การหยุดชะงัก หรืออุปสรรคในการนำไปใช้

ดูว่าทำไมคนนับล้านถึงไว้วางใจเราทุกวัน

รับการสนทนาทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียวด้วยโซลูชันศูนย์ติดต่อแบบผสมผสานของ Nextiva

เริ่มต้นวันนี้เลย