Неправильное программное обеспечение хуже, чем его отсутствие: советы по правильному выбору

Прежде чем принять окончательное решение о покупке, следуйте этим советам, чтобы избежать покупки не того программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям.

После месяцев бесконечных совещаний, исследований и демонстраций вы и ваша команда, наконец, сузили возможности новой системы программного обеспечения вашей компании до нескольких вариантов. Остается только принять решение и оформить покупку. Это легкая часть процесса, верно?

Ну, не совсем. Когда мы опросили 1000 лиц, принимающих решения в малом бизнесе, в опросе Capterra Great Software Match* об их последней покупке программного обеспечения, мы обнаружили, что они получили Great Match — покупку, которая соответствует ожиданиям или превосходит их без компромиссов — только в 27% случаев.

Вероятность сделать неправильный выбор на этом этапе удивительно высока. Это может привести к нескольким головным болям, если вам повезет (например, отсутствующие функции, дополнительные обходные пути), или, если вам не повезет, к худшей ситуации, чем если бы у вас вообще не было программного обеспечения (например, разочарованные пользователи, поврежденные данные).

Чтобы убедиться, что вы принимаете лучшее решение для своего бизнеса, вот несколько советов по выбору правильного программного обеспечения для покупки на этом заключительном этапе.

Совет № 1: вернитесь к исходной проблеме

Альберт Эйнштейн однажды сказал: «Если бы у меня был час на решение проблемы, я бы потратил 55 минут на размышления о проблеме и пять минут на размышления о решениях». Если у вас возникли проблемы с выбором между несколькими вариантами программного обеспечения, это признак того, что вам следует вернуться и проанализировать первоначальную проблему, которую вы пытаетесь решить с помощью программного обеспечения.

Кто является основным конечным пользователем этого программного обеспечения? Каковы болевые точки наших текущих методов, которые мы пытаемся исправить? Как мы оцениваем успех этой покупки программного обеспечения? Повторный просмотр ответов вашей команды на эти вопросы может дать вам момент «ага», который вам нужен для совершения покупки.

Совет № 2: отделяйте свои желания от потребностей

Вы сталкиваетесь с рекламой программной системы, которая элегантна, многофункциональна и, честно говоря, действительно крута. Менее впечатленный другими предложениями, вы принимаете решение о его покупке только для того, чтобы через шесть месяцев обнаружить, что ваша компания платит премиальную цену, чтобы использовать только половину функций системы. В конечном итоге принимается решение отменить подписку и перейти на что-то более доступное.

Мы видим, что этот сценарий разыгрывается постоянно, и это происходит потому, что компании слишком увлечены системой, которая предлагает функции, выходящие за рамки того, что им действительно нужно. Как бы ни было заманчиво выбрать это премиальное предложение, иногда лучшее решение — отказаться. Помните: вы всегда можете перейти к более полнофункциональному продукту, когда будете к этому готовы.

Совет № 3. Иногда «все в одном» — не лучший выбор

Если у вас есть много потребностей при следующей покупке программного обеспечения, комплексный программный пакет, который отвечает всем вашим требованиям, является заманчивым вариантом. Одно решение, один контракт, один интерфейс, чтобы научиться пользоваться — что не нравится?

Однако то, что программная система делает много вещей, не означает, что она все делает хорошо . Вместо того, чтобы довольствоваться одной системой, которая «достаточно хороша» для всех ваших потребностей, вашей компании может быть выгоднее приобрести и интегрировать два или три решения с их собственными уникальными преимуществами. Все это говорит о том, что не отказывайтесь от большего количества программного обеспечения, если вам действительно нужно больше программного обеспечения.

Совет № 4: учитывайте свой существующий стек технологий

Программное обеспечение не существует в пузыре. Более чем вероятно, что ваша новая система должна хорошо сочетаться с тем, что у вас уже есть — будь то система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), если это система, ориентированная на клиента, информационная система управления персоналом (HRIS), если это внутренняя система, или даже инструмент бизнес-аналитики, если вы хотите извлечь данные из вашей новой покупки для глубокого анализа.

Интерфейсы прикладного программирования (API) стали настолько сложными, что интеграция двух систем уже не является почти невозможной задачей, как это было раньше. Тем не менее, рекомендуется спросить своего поставщика, есть ли у него какие-либо известные проблемы с интеграцией с какой-либо из ваших систем. Более того, вы можете узнать, что поставщик, которого вы рассматриваете, имеет особое партнерство с одним из ваших существующих поставщиков, который может предоставить вам скидку или дополнительные функции. В любом случае это может повлиять на ваше решение в пользу одного продукта, а не других.

Совет № 5: Используйте юзабилити как решающий фактор

У вас есть два варианта программного обеспечения. У них одинаковые функции, у обоих хорошие отзывы и примерно одинаковая цена. Какой из них вы идете с?

Если это действительно мертво даже между двумя вариантами, выберите тот, который вы и ваша команда считаете более простым в использовании. В идеале вы будете использовать эту систему долгие годы, и любые недостатки в пользовательском опыте — на компьютере или телефоне — быстро изнашиваются в вашей компании.

Вы готовы принять решение?

Иногда решение одной проблемы может создать совершенно новые проблемы. Это риск, которому вы подвергаетесь при покупке неправильного программного обеспечения.

Советы, которые мы рассмотрели здесь, должны помочь вам избежать этого сценария, но если вы все еще не определились с тем, какое программное обеспечение подходит вам на данном этапе, вот несколько последних советов:

• Воздерживайтесь от добавления в ваш список без крайней необходимости: как бы ни было заманчиво вернуться после создания списка и рассмотреть дополнительные варианты программного обеспечения, наши исследования показывают, что это обычно приводит к покупке более низкого качества. Доверяйте работе, которую вы проделали до сих пор, и избегайте раздувания списка продуктов, которые вы уже отклонили.
• Найдите отзывы от таких же пользователей, как вы: даже если у программного продукта есть звездные отзывы, может быть трудно сказать, исходят ли эти отзывы от компаний, подобных вашей. К счастью, если вы перейдете на страницу любого продукта на Capterra, вы сможете отфильтровать обзоры по размеру компании, длительности использования, частоте использования и даже роли рецензента, чтобы получить лучшее представление.
• Запросите еще одну демонстрацию: если после первоначальной демонстрации и бесплатного пробного периода у вас все еще есть вопросы или опасения по поводу определенного продукта, попросите поставщика программного обеспечения сделать еще одну демонстрацию. Они могут показать что-то новое, чего вы раньше не видели, что может повлиять на ваше решение о покупке.

Если вы все еще думаете о следующей покупке программного обеспечения, ознакомьтесь с дополнительными ресурсами в нашем блоге «Советы по покупке программного обеспечения». И если вы приняли решение, поздравляю! Перейдите на нашу домашнюю страницу и найдите продукт, который вы готовы купить для следующих шагов.

---

Методология опроса

*Опрос Capterra Great Software Match Survey 2020 был проведен в октябре 2020 года. Мы опросили 1000 сотрудников американских компаний с числом сотрудников от 2 до 500 и годовым доходом от 1 до 250 миллионов долларов США, которые: 1) оказывают значительное влияние на закупки технологий для своей организации и 2) совершили покупку программного обеспечения для своей организации на сумму не менее 500 долларов США в год за последние 24 месяца. Мы сформулировали вопросы таким образом, чтобы каждый респондент полностью понял смысл и тему.