Il software sbagliato è peggio di nessun software: consigli per scegliere bene

Prima di prendere la decisione finale di acquisto, segui questi suggerimenti per evitare di ritrovarti con il software sbagliato per le tue esigenze.

Dopo mesi di infinite riunioni, ricerche e dimostrazioni, tu e il tuo team avete finalmente ridotto le possibilità del nuovo sistema software della vostra azienda a poche opzioni. Non resta che prendere una decisione e finalizzare l'acquisto. Questa è la parte facile del processo, giusto?

Beh, non proprio. Quando abbiamo chiesto a 1.000 responsabili delle decisioni di piccole imprese nel sondaggio Great Software Match* di Capterra in merito al loro acquisto di software più recente, abbiamo scoperto che hanno ottenuto un Great Match, un acquisto che soddisfa o supera le aspettative senza compromessi, solo il 27% delle volte.

Le probabilità di fare la scelta sbagliata in questa fase sono sorprendentemente alte. Questo potrebbe portare a qualche frustrante mal di testa se sei fortunato (ad es. funzionalità mancanti, soluzioni alternative extra) o, se non sei fortunato, una situazione peggiore rispetto a se non avessi alcun software (ad es. utenti frustrati, dati danneggiati).

Per assicurarti di prendere la decisione migliore per la tua attività, ecco alcuni suggerimenti per selezionare il software giusto da acquistare in questa fase finale.

Suggerimento n. 1: torna al tuo problema originale

Albert Einstein una volta disse: "Se avessi un'ora per risolvere un problema, passerei 55 minuti a pensare al problema e cinque minuti a pensare alle soluzioni". Se hai difficoltà a decidere tra alcune diverse opzioni software, è un segno che dovresti tornare indietro e analizzare il problema originale che stai cercando di risolvere con il software in primo luogo.

Chi è l'utente finale principale di questo software? Quali sono i punti deboli dei nostri metodi attuali che stiamo cercando di risolvere? Come misuriamo il successo con questo acquisto di software? Rivisitare le risposte del tuo team a queste domande potrebbe darti il ​​momento "aha" di cui hai bisogno per effettuare un acquisto.

Suggerimento n. 2: separa i tuoi desideri dai tuoi bisogni

Ti imbatti in un annuncio per un sistema software elegante, ricco di funzionalità e, francamente, davvero interessante. Meno colpito da altre offerte, prendi la decisione di acquistarlo solo per scoprire sei mesi dopo che la tua azienda sta pagando un prezzo premium per utilizzare solo la metà delle funzionalità del sistema. Alla fine, viene presa la decisione di annullare l'abbonamento e scegliere qualcosa di più conveniente.

Vediamo questo scenario svolgersi continuamente e accade perché le aziende diventano troppo infatuate di un sistema che offre funzionalità al di là di ciò di cui hanno veramente bisogno. Per quanto allettante sia optare per quell'offerta premium, a volte la decisione migliore è ritirarsi. Ricorda: puoi sempre scalare fino a un prodotto più completo su tutta la linea quando sei pronto.

Suggerimento n. 3: a volte all-in-one non è la scelta migliore

Se hai molte esigenze con il tuo prossimo acquisto di software, una suite software all-in-one che controlla tutte le tue caselle è un'opzione allettante. Una soluzione, un contratto, un'interfaccia per imparare a usare: cosa non amare?

Tuttavia, solo perché un sistema software fa molte cose, ciò non significa che le faccia tutte bene . Invece di accontentarsi di un sistema che sia "abbastanza buono" per tutte le tue esigenze, la tua azienda potrebbe fare meglio ad acquistare e integrare due o tre soluzioni con i propri punti di forza unici. Tutto ciò per dire, non esitare a utilizzare più software se più software è ciò di cui hai veramente bisogno.

Suggerimento n. 4: considera il tuo stack tecnologico esistente

Il software non esiste in una bolla. È più che probabile che il tuo nuovo sistema dovrà funzionare bene con qualcosa che già possiedi, che si tratti di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) se è un sistema rivolto al cliente, un sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) se è un sistema interno, o anche uno strumento di business intelligence se desideri estrarre i dati dal tuo nuovo acquisto per un'analisi approfondita.

Le API (Application Programming Interface) sono diventate così sofisticate che l'integrazione di due sistemi insieme non è più il compito quasi impossibile di una volta. Tuttavia, è una buona idea chiedere al tuo fornitore se ha problemi noti di integrazione con uno qualsiasi dei tuoi sistemi. Meglio ancora, potresti scoprire che un fornitore che stai considerando ha una partnership speciale con uno dei tuoi fornitori esistenti che potrebbe offrirti uno sconto o funzionalità extra. In ogni caso, potrebbe far pendere la tua decisione verso un prodotto rispetto agli altri.

Suggerimento n. 5: usa l'usabilità come spareggio

Hai a disposizione due opzioni software. Hanno le stesse caratteristiche, entrambi hanno buone recensioni e hanno all'incirca lo stesso prezzo. Con quale vai?

Se è davvero morto, anche tra due opzioni, scegli quella che tu e il tuo team pensate sia più facile da usare. Idealmente, utilizzerai questo sistema per gli anni a venire e qualsiasi imperfezione nell'esperienza dell'utente, su un computer o un telefono, si esaurirà rapidamente nella tua azienda.

Sei pronto a prendere una decisione?

A volte, risolvere un problema può creare problemi completamente nuovi. Questo è il rischio che corri quando acquisti il ​​software sbagliato.

I suggerimenti che abbiamo trattato qui dovrebbero aiutarti a evitare questo scenario, ma se sei ancora indeciso su quale software sia quello giusto per te in questa fase, ecco alcuni consigli finali:

• Resisti all'aggiunta alla tua lista a meno che non sia assolutamente necessario: per quanto possa essere allettante tornare indietro dopo aver creato la tua lista e prendere in considerazione opzioni software aggiuntive, la nostra ricerca mostra che questo di solito si traduce in un acquisto di qualità inferiore. Fidati del lavoro che hai svolto finora ed evita di gonfiare la tua lista con prodotti che hai già respinto.
• Trova le recensioni di utenti come te: anche se un prodotto software ha recensioni eccezionali, può essere difficile dire se queste recensioni provengono da aziende simili alla tua. Fortunatamente, se vai su qualsiasi pagina di prodotto su Capterra, puoi filtrare le recensioni in base alle dimensioni dell'azienda, alla durata dell'utilizzo, alla frequenza di utilizzo e persino al ruolo del revisore per avere un'idea migliore.
• Richiedi un'altra demo: se, dopo una demo iniziale e un periodo di prova gratuito, hai ancora domande o dubbi su un determinato prodotto, chiedi al fornitore del software di fare un'altra demo. Potrebbero mostrare qualcosa di nuovo che non avevi mai visto prima, che potrebbe influenzare la tua decisione di acquisto.

Se sei ancora indeciso sul tuo prossimo acquisto di software, dai un'occhiata alle risorse aggiuntive sul nostro blog Suggerimenti per l'acquisto di software. E se hai preso una decisione, congratulazioni! Vai alla nostra home page e trova il prodotto che sei pronto ad acquistare per i passaggi successivi.

---

Metodologia di indagine

*Il Capterra Great Software Match Survey 2020 è stato condotto nell'ottobre 2020. Abbiamo intervistato 1.000 lavoratori di aziende statunitensi con un numero compreso tra 2 e 500 dipendenti e un fatturato annuo compreso tra 1 e 250 milioni di dollari che: 1) hanno un'influenza significativa sugli acquisti di tecnologia per la loro organizzazione e 2) hanno effettuato un acquisto di software per la propria organizzazione che costa almeno $ 500/anno negli ultimi 24 mesi. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.