Важность рабочего процесса утверждения сделки (и как его создать)

Что такое рабочий процесс утверждения?

Рабочий процесс утверждения — это формальный процесс, в котором подробно описывается подход организации к утверждению документов или данных. В контексте продаж это то, как ваша команда обрабатывает подписание различных документов на протяжении всего цикла продаж. Это гарантирует, что соответствующие люди смогут эффективно просматривать и утверждать необходимые торговые документы, чтобы торговые представители могли больше сосредоточиться на построении отношений и меньше на погоне за внутренними утверждениями. Если все сделано правильно, хорошо отлаженный рабочий процесс утверждения позволит быстрее заключать сделки и поможет вам увеличить продажи.

Типы рабочих процессов утверждения

Утверждения необходимы на протяжении всего процесса продаж, но полное одобрение документов редко бывает эффективным. С помощью подходящего программного обеспечения для утверждения торговых документов вы можете делегировать роли и разрешения, чтобы рецензентам предоставлялись только те документы, которые требуют их подписи, чтобы они не тратили время на мелкие детали.

• Ведущий менеджмент. Рабочий процесс утверждения потенциальных клиентов позволяет руководителям групп проверять и подтверждать потенциальных клиентов, чтобы торговые представители тратили меньше времени и энергии на погоню за неквалифицированными потенциальными клиентами.

• Цитата. Получение точных котировок для потенциальных клиентов не должно быть трудным. С помощью рабочего процесса утверждения предложения торговые представители могут делегировать разрешения на утверждение руководителям групп, командам по продуктам или операциям, чтобы обеспечить точность ценообразования и их соответствие бизнес-потребностям.

• Стоимость документа. Бывают случаи, когда сделки меньше определенного размера даже не требуют одобрения. Процесс утверждения ценности документа дает рецензентам возможность выбирать, какие документы они хотят просмотреть, исходя из ценности, чтобы команды могли тратить меньше времени на утверждения.

• Скидка. Ценовые скидки могут помочь заключить сделку, но каждая скидка дорого обходится вашему бизнесу. Рабочий процесс утверждения скидок позволяет представителям запрашивать утверждения скидок в зависимости от их стоимости, чтобы вы могли избежать ошибок при дисконтировании, которые съедают вашу прибыль.

• Условия. Условия сделок закладывают основу для ваших проектов и контрактов, поэтому они должны быть надежными. Благодаря рабочему процессу утверждения условий и положений руководители групп могут убедиться в отсутствии последних корректировок или ошибок, прежде чем они будут отправлены клиенту.

Распространенные препятствия для рабочего процесса утверждения

Без формального процесса отделы продаж сталкиваются с рядом препятствий в процессе утверждения, которые могут поставить сделки под угрозу:

Узкие места

Плохо продуманный рабочий процесс утверждения создает гигантские узкие места для торговых представителей, пока они ждут утверждения документа. Существует множество документов, которые могут быть отправлены без утверждения, но без формального процесса утверждения представители застревают в ожидании подписания всех документов, прежде чем они смогут двигаться дальше. Это замедляет их сделки и создает дополнительную нагрузку на рецензента, который может даже не иметь доступа к документу, если он находится вдали от своего компьютера.

Ошибки и упущения

Какими бы трудоемкими ни были рабочие процессы утверждения документов, они необходимы. Без них материалы могут выходить с ошибками в ценообразовании, скидках, условиях, результатах и ​​других дорогостоящих ошибках бизнес-предложений. Процесс утверждения необходим для обеспечения точности и актуальности всех документов перед отправкой потенциальным клиентам или клиентам.

дезорганизация

Отсутствие процесса утверждения приводит к отсутствию организации. Без четких шагов, описывающих, как документы распространяются, проверяются и утверждаются внутри компании, существует большая вероятность того, что материалы будут задержаны, забыты или неверны. Нехорошо терять сделку из-за того, что запрос на одобрение затерялся в почтовом ящике менеджера.

Отсутствие прозрачности

Контрольный журнал может помочь вам понять, где согласования зависают и кто за что отвечает на протяжении всего конвейера. Но без формального процесса утверждения и правильных инструментов предложения существует серьезная нехватка прозрачности, которая не позволяет вам получить необходимую информацию.

Как создать эффективный рабочий процесс утверждения

Рабочий процесс утверждения может быть как простым, так и сложным в зависимости от того, как вы его создаете. Но независимо от вашего подхода, каждый рабочий процесс утверждения должен выполнять две задачи: поддерживать точность всех торговых документов и гарантировать, что все документы проверены и утверждены эффективно, чтобы не мешать процессу продаж.

1. Создайте документы продажи

Используя все, чему мы вас научили, о том, как написать коммерческое предложение, создайте предложение или другие торговые документы, чтобы построить вокруг себя процесс утверждения.

2. Установите обязанности

Определите лицо (или людей), которые утверждают документы, и за какие аспекты они отвечают. Определите, что требуется от каждой заинтересованной стороны, прежде чем документ можно будет перейти к следующему этапу процесса продаж.

3. Установите разрешения

Определите уровень полномочий, который должен иметь каждый пользователь. Назначая пользователей в качестве наблюдателей, редакторов или администраторов, вы можете контролировать, кто может редактировать, отклонять или утверждать документы, и гарантировать, что нужные члены команды имеют необходимую видимость и доступ.

4. Создайте временную шкалу

Определите любые соответствующие сроки, связанные с торговыми документами. Это поможет вам установить ожидания и поддерживать рабочие процессы, чтобы предотвратить невыполненные работы как для представителей, так и для менеджеров.

5. Настройте оповещения и уведомления

Автоматические оповещения и уведомления могут помочь вам отслеживать статус ваших торговых документов по всей воронке продаж. Выберите, когда будут отправляться оповещения (т. е. утверждения, отклонения, запросы на обновление, обновления статуса и т. д.) и кому.

6. Документируйте и сообщайте

С помощью правильных инструментов, таких как Proposify, вы можете просматривать историю документов и пользователей на каждом этапе процесса утверждения. Это может помочь вам определить и устранить проблемные области, чтобы ускорить рабочий процесс.

Преимущества оптимизированных рабочих процессов утверждения

Благодаря оптимизированному процессу утверждения ваша команда будет хорошо оснащена для подготовки последовательных и точных документов о продажах, не зацикливаясь на мелких деталях и не урезая углы, чтобы заключить сделку.

Последовательность

Больше не нужно ломать голову над тем, куда отправлять документы на утверждение, или передавать их по нескольким отделам, пока они не будут подписаны. Формальный процесс утверждения означает, что рабочий процесс продаж каждый раз выглядит одинаково. Кроме того, вы можете установить пороговые значения для корректировок, чтобы документы разных клиентов существенно не различались.

Точность

Благодаря установленным ролям и обязанностям все ответственные лица, принимающие решения, видят и подписывают документы перед отправкой. Это гарантирует, что несколько заинтересованных сторон могут проверить точность информации, что оставляет гораздо меньше места для ошибок или упущений.

Эффективность

Оптимизированные рабочие процессы утверждения упрощают подписание, гарантируя, что лица, принимающие решения, могут эффективно просматривать и утверждать соответствующие документы. Вместо того чтобы требовать утверждения всех документов, менеджеры могут выбирать, что им нужно утвердить, чтобы сосредоточиться только на важных деталях.

А благодаря уведомлениям, оповещениям и доступности для мобильных устройств рецензенты могут мгновенно получать доступ к документам и утверждать их на ходу. Больше не нужно ждать, пока менеджеры вернутся к своему рабочему столу, или надеяться, что документ не застрял в их очереди.

Прозрачность

Попрощайтесь с черным ящиком в процессе продаж. Благодаря оптимизированным рабочим процессам утверждения вы получите представление обо всем конвейере, чтобы определить, что работает, а что нет. Подробная информация об утверждении может помочь вам обеспечить подотчетность команд и уменьшить количество препятствий, чтобы ваш процесс продаж проходил гладко.

Вывод

Одобрения — необходимая часть любого эффективного цикла продаж, но они могут сильно замедлить процесс. Правильное программное обеспечение для предложений позволит вам оптимизировать рабочий процесс утверждения, чтобы уменьшить узкие места, сохраняя при этом согласованность и повышая прозрачность. Кроме того, повышение эффективности может помочь вам сократить время вашего предложения, чтобы вы могли сосредоточиться на построении отношений со своими клиентами.