أهمية سير عمل الموافقة على الصفقة (وكيفية إنشائها)

ما هو سير عمل الموافقة؟

سير عمل الموافقة هو عملية رسمية توضح بالتفصيل نهج المؤسسة لاعتماد المستندات أو البيانات. في سياق المبيعات ، هذه هي الطريقة التي يتعامل بها فريقك مع توقيعات المستندات المختلفة طوال دورة المبيعات. إنه يضمن قدرة الأشخاص المناسبين على عرض مستندات المبيعات الضرورية والموافقة عليها بكفاءة بحيث يمكن للممثلين التركيز بشكل أكبر على بناء العلاقات وبدرجة أقل على متابعة الموافقات الداخلية. إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح ، فإن عملية سير عمل الموافقة جيدة التزويد بالصفقات ستخرج الصفقات في وقت أقرب وتساعدك على بناء زخم المبيعات.

أنواع سير عمل الموافقة

الموافقات ضرورية طوال عملية البيع بأكملها ، لكن الموافقات الشاملة على المستندات نادراً ما تكون فعالة. باستخدام برنامج الموافقة على مستندات المبيعات الصحيح ، يمكنك تفويض الأدوار والأذونات بحيث يتم تقديم المراجعين فقط مع المستندات التي تتطلب تسجيل خروجهم ، حتى يتمكنوا من تجنب إضاعة الوقت في التفاصيل الصغيرة.

• الإدارة القيادية. يسمح سير عمل الموافقة على إدارة العملاء المحتملين لقادة الفريق بالتحقق من العملاء المتوقعين والتوقيع عليهم بحيث يقضي مندوبو المبيعات وقتًا وطاقة أقل في مطاردة العملاء المحتملين غير المؤهلين.

• اقتباس. لا ينبغي أن يكون الحصول على عروض أسعار دقيقة للعملاء المحتملين أمرًا صعبًا. من خلال سير عمل الموافقة على عرض الأسعار ، يمكن لمندوبي المبيعات تفويض أذونات الموافقة إلى قادة الفريق أو فرق المنتجات أو العمليات لضمان دقة التسعير وبما يتماشى مع احتياجات العمل.

• قيمة الوثيقة. هناك أوقات لا تحتاج فيها الصفقات التي يقل حجمها عن حجم معين إلى الموافقة. تمنح عملية الموافقة على قيمة المستند المراجعين خيار اختيار المستندات التي يريدون مراجعتها بناءً على القيمة بحيث يمكن للفرق قضاء وقت أقل في الموافقات.

• خصم. يمكن أن تساعد خصومات الأسعار في إتمام الصفقة ، لكن كل خصم يأتي بتكلفة على عملك. يسمح سير عمل الموافقة على الخصم للممثلين بطلب الموافقات على الخصومات بناءً على القيمة بحيث يمكنك تجنب أخطاء الخصم التي تنال من أرباحك.

• البنود و الظروف. تمهد شروط الصفقة الطريق لمشاريعك وعقودك ، لذلك يجب أن تكون صلبة للغاية. من خلال سير عمل الموافقة على الشروط والأحكام ، يمكن لقيادة الفريق التأكد من عدم وجود تعديلات أو أخطاء في اللحظة الأخيرة قبل إرسالها إلى العميل.

عوائق سير عمل الموافقة المشتركة

بدون عملية رسمية ، تواجه فرق المبيعات عددًا من عقبات سير عمل الموافقة التي يمكن أن تعرض الصفقات للخطر:

الاختناقات

تؤدي عملية سير عمل الموافقة سيئة التصميم إلى حدوث اختناقات كبيرة لمندوبي المبيعات أثناء انتظارهم للموافقة على المستند. هناك الكثير من المستندات التي يمكن إخراجها بدون موافقة ، ولكن بدون عملية موافقة رسمية ، يظل المندوبون عالقين في انتظار التوقيع على جميع المستندات قبل أن يتمكنوا من المضي قدمًا. يؤدي هذا إلى إبطاء الصفقات الخاصة بهم إلى حد التوقف ووضع عبء إضافي على المراجع ، الذي قد لا يتمكن حتى من الوصول إلى المستند إذا كان بعيدًا عن أجهزة الكمبيوتر الخاصة به.

الأخطاء والسهو

نظرًا لأن تدفقات سير عمل الموافقة على المستندات قد تستغرق وقتًا طويلاً ، فهي ضرورية. بدونها ، يمكن أن تخرج المواد مع أخطاء في الأسعار والخصومات والشروط والأحكام والتسليمات وغيرها من أخطاء اقتراح الأعمال المكلفة. عملية الموافقة ضرورية للتأكد من أن جميع المستندات دقيقة ومحدثة قبل إرسالها إلى العملاء المحتملين أو العملاء المحتملين.

الفوضى

يؤدي عدم وجود عملية الموافقة إلى نقص التنظيم. بدون خطوات واضحة توضح كيفية توزيع المستندات ومراجعتها والموافقة عليها داخليًا ، هناك احتمال أكبر للمواد المتأخرة أو المنسية أو غير الصحيحة. إنه ليس شعورًا جيدًا أن تفقد صفقة لأن طلب الموافقة كان مدفونًا في صندوق الوارد الخاص بالمدير.

انعدام الشفافية

يمكن أن يساعدك مسار التدقيق في فهم الموافقات التي يتم تعليقها ومن المسؤول عن كل شيء خلال خط الأنابيب. ولكن بدون عملية الموافقة الرسمية وأدوات الاقتراح الصحيحة ، هناك نقص حاد في الشفافية يمنعك من الحصول على البصيرة التي تحتاجها.

كيفية إنشاء عملية سير عمل فعالة للموافقة

يمكن أن تكون عملية سير عمل الموافقة بسيطة أو معقدة بقدر ما تقوم بها. ولكن بغض النظر عن النهج الذي تتبعه ، يجب أن يحقق كل سير عمل للموافقة غرضين: الحفاظ على الدقة في جميع مستندات المبيعات ، والتأكد من مراجعة جميع المستندات والموافقة عليها بكفاءة لتجنب إعاقة عملية المبيعات.

1. إنشاء مستندات المبيعات

باستخدام كل شيء علمناه لك حول كيفية كتابة مقترح عمل أو إنشاء اقتراح أو مستندات مبيعات أخرى لبناء عملية الموافقة الخاصة بك.

2. تحديد المسؤوليات

حدد الشخص (أو الأشخاص) الذي يوافق على المستندات والجوانب المسؤولة عنها. حدد ما هو مطلوب من كل صاحب مصلحة قبل أن ينتقل المستند إلى الخطوة التالية من عملية المبيعات.

3. تعيين الأذونات

حدد مستوى السلطة التي يجب أن يتمتع بها كل مستخدم. من خلال تعيين المستخدمين كمشاهدين أو محررين أو مسؤولين ، يمكنك التحكم في من يمكنه تحرير المستندات أو رفضها أو الموافقة عليها والتأكد من أن أعضاء الفريق المناسبين لديهم الرؤية والوصول الذي يحتاجون إليه.

4. إنشاء جدول زمني

حدد أي مواعيد نهائية مرتبطة بمستندات المبيعات. سيساعدك هذا على تحديد التوقعات والحفاظ على سير العمل الخاص بك متحركًا لمنع التراكم لكل من المندوبين والمديرين.

5. إعداد التنبيهات والإخطارات

يمكن أن تساعدك التنبيهات والإخطارات الآلية في تتبع حالة مستندات المبيعات الخاصة بك من خلال خط أنابيب المبيعات بالكامل. اختر وقت إرسال التنبيهات (مثل الموافقات والرفض وطلبات التحديث وتحديثات الحالة وما إلى ذلك) ولمن.

6. توثيق والتواصل

باستخدام الأدوات المناسبة - مثل Proposify - يمكنك عرض محفوظات المستند والمستخدم خلال كل خطوة من عملية الموافقة. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد مناطق المشكلات ومعالجتها من أجل تسريع سير عملك.

فوائد سير عمل الموافقة المبسط

من خلال عملية الموافقة المبسطة ، سيكون فريقك مجهزًا جيدًا لضخ مستندات مبيعات متسقة ودقيقة دون التعلق بالتفاصيل الصغيرة أو قطع الزوايا لإتمام الصفقة.

التناسق

لا مزيد من التساؤل عن مكان إرسال المستندات للموافقة عليها أو ارتدادها حول أقسام متعددة حتى يتم التوقيع عليها. تعني عملية الموافقة الرسمية أن سير عمل المبيعات يبدو كما هو في كل مرة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تعيين حدود للتعديلات لضمان عدم اختلاف المستندات بشكل كبير بين العملاء.

صحة

من خلال الأدوار والمسؤوليات المحددة ، يرى جميع صانعي القرار الأساسيين المستندات ويوقعون عليها قبل إرسالها. وهذا يضمن أن العديد من أصحاب المصلحة يمكنهم التحقق من المعلومات للتأكد من دقتها ، مما يترك مجالًا أقل للخطأ أو السهو.

نجاعة

تعمل عمليات سير عمل الموافقة المبسطة على تسهيل عملية تسجيل الخروج من خلال ضمان قدرة صانعي القرار على مراجعة الوثائق ذات الصلة والموافقة عليها بشكل فعال. بدلاً من طلب الموافقة على جميع المستندات ، يمكن للمديرين اختيار ما يحتاجون إلى الموافقة عليه حتى يتمكنوا من التركيز فقط على التفاصيل المهمة.

ومن خلال الإخطارات والتنبيهات وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول ، يتمتع المراجعون بالقدرة على الوصول إلى المستندات على الفور والموافقة عليها أثناء التنقل. لا مزيد من انتظار عودة المديرين إلى مكاتبهم أو على أمل ألا يكون المستند عالقًا في تراكم أعمالهم.

الشفافية

قل وداعًا للصندوق الأسود في عملية البيع. من خلال عمليات سير عمل الموافقة المبسطة ، سيكون لديك نظرة ثاقبة لخط الأنابيب بأكمله حتى تتمكن من تحديد ما يعمل وما لا يعمل. يمكن أن تساعدك تفاصيل الموافقة المعقدة في مساءلة الفرق وتقليل العقبات حتى تتم عملية البيع بسلاسة.

خاتمة

تعتبر الموافقات جزءًا ضروريًا من أي دورة مبيعات فعالة ، لكنها يمكن أن تبطئ العملية حقًا. سيسمح لك برنامج الاقتراح الصحيح بتبسيط عملية سير عمل الموافقة لتقليل الاختناقات مع الحفاظ على الاتساق وزيادة الشفافية على طول الطريق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك زيادة الكفاءة في تقليل وقت اقتراحك حتى تتمكن من التركيز على بناء علاقات مع عملائك.