Importanța unui flux de lucru pentru aprobarea ofertei (și cum să creați unul)

Ce este un flux de lucru de aprobare?

Un flux de lucru de aprobare este un proces formal care detaliază abordarea unei organizații pentru aprobarea documentelor sau datelor. Într-un context de vânzări, este modul în care echipa dvs. gestionează semnările diferitelor documente de-a lungul ciclului de vânzări. Se asigură că persoanele adecvate sunt capabile să vadă și să aprobe documentele de vânzări necesare în mod eficient, astfel încât reprezentanții să se poată concentra mai mult pe construirea de relații și mai puțin pe urmărirea aprobărilor interne. Făcut corect, un proces de flux de lucru de aprobare bine uns va scoate oferte mai devreme și vă va ajuta să creați un impuls de vânzări.

Tipuri de fluxuri de lucru de aprobare

Aprobările sunt necesare pe parcursul întregului proces de vânzare, dar aprobările generale ale documentelor sunt rareori eficiente. Cu software-ul potrivit de aprobare a documentelor de vânzări, puteți delega roluri și permisiuni, astfel încât recenzenții să primească doar documente care necesită semnarea lor, astfel încât să poată evita pierderea timpului cu mici detalii.

• Managementul lead-urilor. Un flux de lucru de aprobare a managementului potențial permite liderilor de echipă să verifice și să semneze clienții potențiali, astfel încât reprezentanții de vânzări să petreacă mai puțin timp și energie urmărind potențiali necalificați.

• Citat. Obținerea unor cotații precise pentru potențiali nu ar trebui să fie dificilă. Cu un flux de lucru pentru aprobarea ofertelor, reprezentanții de vânzări pot delega permisiunile de aprobare conducătorilor de echipe, echipelor de produse sau operațiunilor pentru a se asigura că prețurile sunt corecte și în conformitate cu nevoile afacerii.

• Valoarea documentului. Există momente în care ofertele sub o anumită dimensiune nici nu au nevoie de aprobare. Un proces de aprobare a valorii documentului oferă recenzenților opțiunea de a alege ce documente doresc să le examineze în funcție de valoare, astfel încât echipele să poată petrece mai puțin timp aprobărilor.

• Reducere. Reducerile de preț pot ajuta la încheierea ofertei, dar fiecare reducere are un cost pentru afacerea dvs. Un flux de lucru pentru aprobarea reducerilor permite reprezentanților să solicite aprobări pentru reduceri bazate pe valoare, astfel încât să puteți evita erorile de reducere care vă afectează profitul.

• Termeni si conditii. Termenii contractului stabilesc scena pentru proiectele și contractele dvs., așa că trebuie să fie solide. Cu un flux de lucru de aprobare a termenilor și condițiilor, liderii echipei se pot asigura că nu există ajustări sau greșeli de ultimă oră înainte de a fi trimise către client.

Obstacole comune ale fluxului de lucru de aprobare

Fără un proces formal, echipele de vânzări se confruntă cu o serie de obstacole în fluxul de lucru de aprobare care pot pune tranzacțiile în pericol:

Blocajele

Un proces de flux de lucru de aprobare prost conceput creează blocaje uriașe pentru reprezentanții de vânzări în timp ce așteaptă aprobarea documentelor. Există o mulțime de documente care pot fi publicate fără aprobare, dar fără un proces formal de aprobare, reprezentanții sunt blocați în așteptarea semnării tuturor documentelor înainte de a putea merge mai departe. Acest lucru le încetinește până la oprire și pune o povară suplimentară asupra examinatorului, care ar putea să nu aibă nici măcar acces la document dacă este departe de computerul lor.

Erori și omisiuni

Oricât de consumatoare de timp ar fi fluxurile de lucru pentru aprobarea documentelor, acestea sunt necesare. Fără ele, materialele pot ieși cu greșeli de preț, reduceri, termeni și condiții, livrabile și alte erori costisitoare de propunere de afaceri. Este necesar un proces de aprobare pentru a se asigura că toate documentele sunt corecte și actualizate înainte de a fi trimise clienților potențiali.

Dezorganizare

Lipsa unui proces de aprobare duce la o lipsă de organizare. Fără pași clari care subliniază modul în care documentele sunt distribuite, revizuite și aprobate intern, există un potențial mai mare pentru materiale întârziate, uitate sau incorecte. Nu este un sentiment bun să pierzi o afacere, deoarece cererea de aprobare a fost îngropată în căsuța de e-mail a unui manager.

Lipsa de transparență

O pistă de audit vă poate ajuta să înțelegeți unde se blochează aprobările și cine este responsabil pentru ceea ce pe tot parcursul conductei. Dar fără un proces formal de aprobare și instrumentele potrivite de propunere, există o lipsă gravă de transparență care vă împiedică să obțineți informațiile de care aveți nevoie.

Cum să creați un proces eficient de flux de lucru de aprobare

Un proces de flux de lucru de aprobare poate fi la fel de simplu sau la fel de complex pe cât îl faci. Dar, indiferent de abordarea dvs., fiecare flux de lucru de aprobare ar trebui să îndeplinească două scopuri: să mențină acuratețea tuturor documentelor de vânzare și să vă asigurați că toate documentele sunt revizuite și aprobate eficient pentru a evita împiedicarea procesului de vânzare.

1. Creați documentele de vânzare

Folosind tot ceea ce v-am învățat despre cum să scrieți o propunere de afaceri, să creați propunerea sau alte documente de vânzare pentru a vă construi procesul de aprobare.

2. Stabiliți responsabilități

Identificați persoana (sau persoanele) care aprobă documentele și pentru ce aspecte sunt responsabile. Identificați ce este necesar de la fiecare parte interesată înainte ca documentul să poată trece la următorul pas al procesului de vânzare.

3. Setați permisiunile

Definiți nivelul de autoritate pe care ar trebui să-l aibă fiecare utilizator. Prin desemnarea utilizatorilor ca vizualizatori, editori sau administratori, puteți controla cine poate să editeze, să respingă sau să aprobe documente și să vă asigurați că membrii echipei potriviți au vizibilitatea și accesul de care au nevoie.

4. Creați o cronologie

Identificați orice termene relevante asociate cu documentele de vânzare. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți așteptări și să vă mențineți fluxurile de lucru în mișcare pentru a preveni întârzierile atât pentru reprezentanți, cât și pentru manageri.

5. Configurați alerte și notificări

Alertele și notificările automate vă pot ajuta să urmăriți starea documentelor dvs. de vânzări prin întreaga conductă de vânzări. Alegeți când sunt trimise alertele (adică aprobări, respingeri, solicitări de actualizare, actualizări de stare etc.) și cui.

6. Documentați și comunicați

Cu instrumentele potrivite -- cum ar fi Proposify -- puteți vizualiza istoricul documentelor și al utilizatorilor în fiecare pas al procesului de aprobare. Acest lucru vă poate ajuta să identificați și să abordați zonele cu probleme pentru a vă accelera fluxul de lucru.

Beneficiile fluxurilor de lucru simplificate de aprobare

Cu un proces de aprobare simplificat, echipa dvs. va fi bine echipată pentru a furniza documente de vânzări consistente și precise, fără a fi blocat de micile detalii sau a tăia colțuri pentru a încheia afacerea.

Consecvență

Nu vă mai întrebați unde să trimiteți documentele pentru aprobare sau să le trimiteți în mai multe departamente până când sunt semnate. Un proces formal de aprobare înseamnă că fluxul de lucru de vânzări arată același de fiecare dată. În plus, puteți seta praguri pentru ajustări pentru a vă asigura că documentele nu diferă semnificativ între clienți.

Precizie

Cu roluri și responsabilități stabilite, toți factorii de decizie esențiali văd și semnează documentele înainte de a fi trimise. Acest lucru asigură că mai multe părți interesate pot verifica acuratețea informațiilor, ceea ce lasă mult mai puțin spațiu pentru erori sau omisiuni.

Eficienţă

Fluxurile de lucru de aprobare simplificate facilitează semnarea, asigurându-se că factorii de decizie pot revizui și aproba documentele relevante în mod eficient. În loc să solicite aprobarea tuturor documentelor, managerii pot alege ceea ce au nevoie să aprobe, astfel încât să se poată concentra doar asupra detaliilor care contează.

Iar cu notificări, alerte și accesibilitate mobilă, recenzenții au puterea de a accesa documentele instantaneu și de a aproba din mers. Nu mai așteptați ca managerii să se întoarcă la birou sau să sperați că documentul nu este blocat în stocul lor.

Transparenţă

Spune-ți adio cutiei negre în procesul tău de vânzare. Cu fluxurile de lucru de aprobare simplificate, veți avea o perspectivă asupra întregii conducte, astfel încât să puteți determina ce funcționează și ce nu. Detaliile complexe de aprobare vă pot ajuta să trageți echipele la răspundere și să reduceți blocajele, astfel încât procesul dvs. de vânzări să decurgă fără probleme.

Concluzie

Aprobarile sunt o parte necesară a oricărui ciclu de vânzări eficient, dar pot încetini cu adevărat procesul. Software-ul potrivit pentru propuneri vă va permite să vă simplificați procesul de flux de lucru de aprobare pentru a reduce blocajele, menținând în același timp coerența și sporind transparența pe parcurs. În plus, creșterea eficienței vă poate ajuta să reduceți timpul de propunere, astfel încât să vă puteți concentra pe construirea de relații cu clienții dvs.