Ce este software-ul CLM și aveți nevoie de el?

Ce este CLM?

CLM înseamnă managementul ciclului de viață al contractului. Este procesul de gestionare a contractelor de la început până la sfârșit, de la momentul în care sunt redactate și negociate pentru prima dată, până la momentul în care sunt semnate, executate și apoi reînnoite sau anulate.

Ciclul de viață de gestionare a contractelor implică lucruri precum urmărirea termenelor limită, asigurarea că toate părțile respectă termenii și gestionarea oricăror modificări sau probleme care apar pe parcurs.

Ce este software-ul CLM?

Software-ul CLM este un instrument folosit de echipele de vânzări pentru a eficientiza și automatiza diferitele etape de gestionare a contractelor.

O soluție eficientă de gestionare a ciclului de viață a contractului vă poate ajuta pe dvs. și echipa dvs.:

• Imbunatatirea eficientei

• Eficientizarea operațiunilor de vânzări

• Reduceți riscurile legale pentru compania dvs

• Îmbunătățiți conformitatea de ambele părți

• Îmbunătățiți colaborarea

• Optimizați performanța contractului

Software-ul de management al ciclului de viață al contractelor vă ajută echipa să realizeze toate aceste lucruri în etape specifice.

Etapele managementului ciclului de viață al contractului

Procesul de management al ciclului de viață al contractului merge într-o ordine logică. Cel mai bun software CLM include funcții pentru a vă ajuta să treceți eficient de la o etapă la alta.

Crearea contractului

Aceasta implică redactarea termenilor și condițiilor contractului, adesea cu șabloane, limbaj standard sau cerințe specifice. Această etapă poate implica colaborarea între diverse părți interesate ale companiei, inclusiv cele juridice, de achiziții, de management al produselor, vânzări și alte departamente.

Negociere și aprobare

Odată ce proiectul inițial este pregătit, toate părțile implicate pot negocia pentru a ajunge la condiții reciproc acceptabile. Această etapă implică discuții, revizuiri și finalizarea acordului. Părțile interesate pot aproba termenii în timpul negocierii sau pur și simplu pot aproba contractul la finalizare.

Executarea Contractului

Odată ce contractul a fost negociat și aprobat, acesta este semnat de toate părțile prin semnătură electronică, ceea ce îl face obligatoriu din punct de vedere juridic.

Depozitare și organizare

Contractele trebuie să fie stocate și organizate în siguranță pentru un acces ușor. Aceasta implică de obicei un fel de sistem digital de gestionare a documentelor, accesibil tuturor părților și părților interesate.

Managementul obligațiilor

De-a lungul ciclului de viață de gestionare a contractului, toate părțile trebuie să-și îndeplinească obligațiile prevăzute în acord. Software-ul CLM ajută la urmărirea și gestionarea acestor obligații, asigurându-se că ambele părți își îndeplinesc angajamentele contractuale.

Amendamente si Renegociere

Uneori, contractele pot trebui modificate din cauza schimbărilor de circumstanțe sau cerințe. Software-ul CLM poate facilita procesul de gestionare a modificărilor și renegocierilor, asigurându-se că toate modificările sunt documentate corespunzător.

Reînnoire sau reziliere

Spre sfârșitul termenului contractului, software-ul CLM poate oferi memento-uri și notificări pentru datele de reînnoire sau de reziliere. Apoi, părțile implicate pot evalua succesul contractului și pot decide dacă reînnoiesc, renegociază sau reziliază acordul.

Analiză și Raportare

Software-ul CLM poate genera rapoarte privind performanța contractului, conformitatea, riscurile și alte valori cheie. Aceste informații vă pot ajuta pe dvs. și echipa dvs. să luați decizii informate cu privire la contractele viitoare și să îmbunătățiți procesul general de gestionare a ciclului de viață al contractului.

Chiar aveți nevoie de software CLM?

Instrumentele de management al ciclului de viață al contractelor sunt ideale pentru echipele mari de vânzări care generează un număr mare de contracte pentru mai multe servicii. Este construit pentru contracte și procese mai complexe.

De asemenea, cu cât mai multe părți interesate sunt implicate în CLM, cu atât software-ul CLM va face procesul mai ușor. Pe lângă echipele de vânzări, alte părți interesate pot include:

• Departamentele juridice

• Departamentele financiare

• Echipe de achiziții și achiziții

• Echipe de operațiuni

• Administratori și manageri contractuali

  

Dar pentru companiile cu echipe de vânzări mai agile și contracte mai simple, software-ul CLM poate fi un instrument prea puternic și complex. Acest lucru poate însemna, de asemenea, că cheltuiți mai mult decât aveți nevoie cu adevărat.

Acest lucru nu înseamnă că nu ar trebui să utilizați software-ul CLM. Dar s-ar putea să vă fie mai bine cu un instrument mai simplu precum Proposify.

Comparație software CLM

Deși Proposify nu este un software CLM, împărtășește mai multe funcții cu acesta.

Proces de management al contractelor consistent și repetabil

Utilizarea software-ului facilitează un proces consistent și repetabil de gestionare a contractelor prin standardizarea șabloanelor, fluxurilor de lucru și proceselor de aprobare. Acest lucru asigură uniformitatea în crearea, executarea și monitorizarea contractelor, ceea ce duce la o mai mare eficiență, conformitate și diminuare a riscurilor.

Gestionarea rolurilor și a permisiunilor

Gestionarea rolurilor și a permisiunilor vă permite dvs. și echipei dvs. să controlați accesul la datele și funcționalitățile contractuale sensibile în funcție de rolurile și responsabilitățile utilizatorului. Acest lucru asigură că numai personalul autorizat poate vizualiza, edita sau aproba contracte, sporind securitatea și confidențialitatea, promovând în același timp responsabilitatea pe tot parcursul ciclului de viață al contractului.

Biblioteca de conținut

Toate părțile interesate pot accesa activele legate de contract într-o singură bibliotecă de conținut, inclusiv imagini, tabele de prețuri și fragmente utilizate pentru a crea și actualiza contracte.

Semnături electronice obligatorii din punct de vedere juridic

Utilizarea software-ului pentru CLM elimină nevoia de semnături scrise de mână, ceea ce accelerează procesul de finalizare a contractului. Și, deși software-ul CLM utilizează semnături electronice, acestea sunt încă obligatorii din punct de vedere juridic.

Câmpuri și variabile personalizate

Unele câmpuri și variabile personalizate sunt aplicabile tuturor contractelor, indiferent de ceea ce acoperă acestea. Acestea includ lucruri precum informații despre organizație, numele semnatarilor și politicile de reziliere a contractului. Software-ul permite ca aceste informații să se completeze automat în contracte.

Securitate de clasă mondială

Atât Proposify, cât și majoritatea software-ului CLM sunt protejate cu criptare pe 256 de biți, de nivel bancar și criptare cu parolă unidirecțională. Acest lucru vă asigură că clienții potențiali se vor simți în siguranță că datele lor private sunt protejate.

Integrari cu sisteme CRM

Integrarea software-ului este posibilă cu instrumente precum Salesforce, Hubspot și alte programe de management de afaceri.

Și apoi Proposify are câteva caracteristici care îl deosebesc de software-ul CLM standard.

Mai usor de folosit

Proposify este mai puțin complex decât software-ul CLM, așa că este mai ușor de configurat, învățat și utilizat. Acest lucru facilitează adoptarea echipei de vânzări.

Accesibilitate

Pentru că este o tehnologie mai simplă, Proposify este mai puțin costisitor decât software-ul CLM. Este un instrument la fel de eficient ca software-ul CLM, dar este mai rentabil.

Mai multă personalizare vizuală

Proposify oferă șabloane solide de contracte și componente vizuale individuale care pot fi încorporate în documente pentru a le personaliza și a le face mai eficiente.

Poate fi folosit ca software de propunere

Acesta este locul în care Proposify strălucește cu adevărat. Obțineți control și vizibilitate asupra proceselor de propunere și combinați-le cu procesul de gestionare a ciclului de viață al contractului pentru o soluție de vânzări puternică de la capăt la capăt.

Planurile de extindere sunt, de asemenea, pe foaia de parcurs Proposify pentru a adăuga instrumente specifice de gestionare a ciclului de viață al contractului pentru a deveni o soluție software CLM mai completă.

Preluați controlul asupra contractelor dvs

Dacă ajungeți la concluzia că software-ul CLM este mai mult decât aveți nevoie, optați pentru o opțiune mai simplă — Proposify. Vă va ghida eficient prin procesul de gestionare a ciclului de viață al contractului și oferă multe dintre aceleași caracteristici ca software-ul CLM.

Mai important, oferă avantaje pe care software-ul CLM nu le oferă, cum ar fi costuri mai mici, configurare și utilizare mai ușoară și personalizare vizuală mai mare.

Aflați mai multe despre modul în care Proposify vă oferă vizibilitate și control complet asupra procesului dvs. de gestionare a contractelor, pentru a vă ajuta să încheiați oferte mai rapid și mai eficient.