什麼是 CLM 軟體？您需要它嗎？

已發表: 2024-03-16

什麼是 CLM？

CLM 代表合約生命週期管理。 這是從頭到尾處理合約的過程，從最初起草和談判，到簽署、執行，然後續約或取消。

合約管理生命週期涉及追蹤截止日期、確保所有各方遵守條款以及處理在此過程中出現的任何變更或問題等事情。

什麼是 CLM 軟體？

CLM 軟體是銷售團隊用來簡化和自動化管理合約各階段的工具。

有效的合約生命週期管理解決方案可以幫助您和您的團隊：

  • 提高效率

  • 簡化銷售營運

  • 降低您公司的法律風險

  • 提高雙方的合規性

  • 加強協作

  • 優化合約績效

合約生命週期管理軟體可以幫助您的團隊在特定階段完成所有這些事情。

合約生命週期管理的階段

合約生命週期管理流程依邏輯順序進行。 最好的 CLM 軟體包含可協助您有效率地從一個階段過渡到下一階段的功能。

合約創建

這涉及起草合約條款和條件，通常包含模板、樣板語言或特定要求。 此階段可能涉及公司各個利害關係人之間的協作，包括法律、採購、產品管理、銷售和其他部門。

洽談及審批

一旦初步草案準備好，所有相關方都可以進行談判，以達成雙方都能接受的條款。 此階段涉及討論、修訂和最終確定協議。 利害關係人可以在談判期間批准條款，或在最終確定後簡單地批准合約。

合約執行

合約一旦協商並獲得批准，各方將透過電子簽名簽署，從而具有法律約束力。

儲存和組織

合約必須安全地儲存和組織以便於存取。 這通常涉及某種可供所有各方和利害關係人存取的數位文件管理系統。

義務管理

在整個合約管理生命週期中，各方必須履行協議中規定的義務。 CLM 軟體有助於追蹤和管理這些義務，確保雙方履行合約承諾。

修改和重新談判

有時，由於情況或要求的變化，合約可能需要修改。 CLM 軟體可以促進管理修訂和重新談判的過程，確保所有變更均正確記錄。

續約或終止

在合約期限結束時，CLM 軟體可以提供續約或終止日期的提醒和通知。 然後，相關各方可以評估合約的成功並決定是否續約、重新談判或終止協議。

分析和報告

CLM 軟體可以產生有關合約履行、合規性、風險和其他關鍵指標的報告。 這些資訊可以幫助您和您的團隊對未來合約做出明智的決策，並改善整個合約生命週期管理流程。

您真的需要 CLM 軟體嗎？

合約生命週期管理工具非常適合為多種服務產生大量合約的大型銷售團隊。 它是為更複雜的合約和流程而構建的。

此外，參與 CLM 的利害關係人越多，CLM 軟體使流程就越容易。 除了銷售團隊之外，其他利害關係人可能包括：

  • 法律部門

  • 財務部門

  • 採購和採購團隊

  • 營運團隊

  • 合約管理員和經理

但對於擁有更敏捷的銷售團隊和更簡單的合約的公司來說，CLM 軟體可能是一個過於強大和複雜的工具。 這也可能意味著您的支出超出了實際需要。

這並不意味著您不應該使用 CLM 軟體。 但使用 Proposify 等更簡單的工具可能會更好。

CLM 軟體比較

雖然 Proposify 不是 CLM 軟體，但它確實與之分享一些功能。

一致且可重複的合約管理流程

使用軟體透過標準化範本、工作流程和審批流程來促進一致且可重複的合約管理流程。 這確保了合約創建、執行和監控的一致性，從而提高效率、合規性和風險緩解。

角色和權限管理

角色和權限管理可讓您和您的團隊根據使用者角色和職責控制對敏感合約資料和功能的存取。 這確保只有授權人員才能查看、編輯或批准合同，從而增強安全性和保密性，同時促進整個合約生命週期的問責制。

內容庫

所有利害關係人都可以在一個內容庫中存取與合約相關的資產，包括用於建立和更新合約的圖像、定價表和片段。

具有法律約束力的電子簽名

使用 CLM 軟體無需手寫簽名，從而加快了合約完成過程。 儘管 CLM 軟體使用電子簽名，但它們仍然具有法律約束力。

自訂欄位和變數

一些自訂欄位和變數適用於所有合同，無論其涵蓋什麼內容。 這包括組織資訊、簽字人姓名和合約終止政策等資訊。 軟體允許此資訊自動填入合約中。

世界一流的安全性

Proposify 和大多數 CLM 軟體均受到 256 位元銀行級加密和單向密碼加密的保護。 這可以確保您的潛在客戶感到安全，因為他們的私人資料受到保護。

與 CRM 系統集成

可以使用 Salesforce、Hubspot 和其他業務管理軟體等工具進行軟體整合。

此外，Proposify 還具有一些與標準 CLM 軟體不同的功能。

更容易使用

Proposify 比 CLM 軟體簡單，因此更容易設定、學習和使用。 這有利於銷售團隊的採用。

負擔能力

因為技術更簡單，Proposify 比 CLM 軟體便宜。 它與 CLM 軟體一樣有效，但更具成本效益。

更多視覺定制

Proposify 提供強大的合約範本和單獨的視覺化元件，可以嵌入到文件中以對其進行自訂並使其更加有效。

可作為提案軟體

這就是 Proposify 真正閃光的地方。 獲得對提案流程的控制和可見性，並將其與合約生命週期管理流程結合起來，以獲得強大的端到端銷售解決方案。

Proposify 的路線圖上還包括擴展計劃，以添加特定的合約生命週期管理工具，從而成為更全面的 CLM 軟體解決方案。

掌控您的合約

如果您得出的結論是 CLM 軟體超出您的需要，請選擇一個更簡單的選項 - Proposify。 它將有效率地引導您完成合約生命週期管理流程，並提供許多與 CLM 軟體相同的功能。

更重要的是，它提供了 CLM 軟體所沒有的優勢，例如更低的成本、更容易的設定和使用以及更多的視覺化客製化。

詳細了解 Proposify 如何為您提供合約管理流程的端到端可見度和控制，以幫助您更快、更有效率地完成交易。