Was ist CLM-Software und benötigen Sie sie?

Was ist CLM?

CLM steht für Contract Lifecycle Management. Dabei handelt es sich um den Prozess der Vertragsabwicklung von Anfang bis Ende, von der ersten Ausarbeitung und Verhandlung bis zur Unterzeichnung, Ausführung und anschließenden Verlängerung oder Kündigung.

Der Vertragsmanagement-Lebenszyklus umfasst Dinge wie das Verfolgen von Fristen, die Sicherstellung, dass alle Parteien die Bedingungen einhalten, und die Bearbeitung aller Änderungen oder Probleme, die sich dabei ergeben.

Was ist CLM-Software?

CLM-Software ist ein Tool, mit dem Vertriebsteams die verschiedenen Phasen der Vertragsverwaltung rationalisieren und automatisieren.

Eine effektive Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen:

• Effizienz steigern

• Optimieren Sie die Vertriebsabläufe

• Reduzieren Sie rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen

• Verbessern Sie die Compliance auf beiden Seiten

• Verbessern Sie die Zusammenarbeit

• Optimieren Sie die Vertragsleistung

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement hilft Ihrem Team, all diese Dinge in bestimmten Phasen zu erreichen.

Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements

Der Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements verläuft in einer logischen Reihenfolge. Die beste CLM-Software umfasst Funktionen, die Ihnen dabei helfen, effizient von einer Phase zur nächsten zu gelangen.

Vertragserstellung

Dazu gehört die Ausarbeitung der Vertragsbedingungen, oft mit Vorlagen, Standardtexten oder spezifischen Anforderungen. In dieser Phase kann es sich um eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens handeln, darunter Rechtsabteilung, Beschaffung, Produktmanagement, Vertrieb und andere Abteilungen.

Verhandlung und Genehmigung

Sobald der erste Entwurf erstellt ist, können alle beteiligten Parteien verhandeln, um für beide Seiten akzeptable Bedingungen zu erzielen. Diese Phase umfasst Diskussionen, Überarbeitungen und den Abschluss der Vereinbarung. Stakeholder können den Bedingungen während der Verhandlung zustimmen oder den Vertrag einfach nach Abschluss genehmigen.

Vertragsabwicklung

Sobald der Vertrag ausgehandelt und genehmigt wurde, wird er von allen Parteien per elektronischer Signatur unterzeichnet und ist damit rechtsverbindlich.

Lagerung und Organisation

Verträge müssen sicher gespeichert und organisiert sein, damit sie leicht zugänglich sind. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Art digitales Dokumentenmanagementsystem, das allen Beteiligten und Interessengruppen zugänglich ist.

Verpflichtungsmanagement

Während des gesamten Vertragsmanagement-Lebenszyklus müssen alle Parteien ihre in der Vereinbarung festgelegten Verpflichtungen erfüllen. CLM-Software hilft bei der Verfolgung und Verwaltung dieser Verpflichtungen und stellt sicher, dass beide Parteien ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen.

Änderungen und Neuverhandlungen

Manchmal müssen Verträge aufgrund geänderter Umstände oder Anforderungen geändert werden. CLM-Software kann den Prozess der Verwaltung von Änderungen und Neuverhandlungen erleichtern und sicherstellen, dass alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Verlängerung oder Kündigung

Gegen Ende der Vertragslaufzeit kann die CLM-Software Erinnerungen und Benachrichtigungen für Verlängerungs- oder Kündigungstermine bereitstellen. Anschließend können die beteiligten Parteien den Vertragserfolg beurteilen und entscheiden, ob sie den Vertrag verlängern, neu verhandeln oder kündigen.

Analyse und Berichterstattung

CLM-Software kann Berichte über Vertragsleistung, Compliance, Risiken und andere wichtige Kennzahlen erstellen. Diese Informationen können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, fundierte Entscheidungen über zukünftige Verträge zu treffen und den gesamten Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements zu verbessern.

Benötigen Sie wirklich CLM-Software?

Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement sind ideal für große Vertriebsteams, die eine große Anzahl von Verträgen für mehrere Dienstleistungen generieren. Es ist für komplexere Verträge und Prozesse konzipiert.

Und je mehr Stakeholder an Ihrem CLM beteiligt sind, desto einfacher gestaltet sich der Prozess mit der CLM-Software. Zusätzlich zu den Vertriebsteams können weitere Stakeholder sein:

• Rechtsabteilungen

• Finanzabteilungen

• Einkaufs- und Beschaffungsteams

• Einsatzteams

  

• Vertragsadministratoren und -manager

Aber für Unternehmen mit agileren Vertriebsteams und einfacheren Verträgen ist CLM-Software möglicherweise ein zu leistungsfähiges und komplexes Tool. Das kann auch bedeuten, dass Sie mehr ausgeben, als Sie wirklich brauchen.

Das bedeutet nicht, dass Sie keine CLM-Software verwenden sollten. Aber vielleicht sind Sie mit einem einfacheren Tool wie Proposify besser dran.

CLM-Softwarevergleich

Obwohl es sich bei Proposify nicht um eine CLM-Software handelt, teilt es doch mehrere Funktionen mit ihr.

Konsistenter und wiederholbarer Vertragsverwaltungsprozess

Der Einsatz von Software erleichtert einen konsistenten und wiederholbaren Vertragsverwaltungsprozess durch die Standardisierung von Vorlagen, Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen. Dadurch wird eine einheitliche Vertragserstellung, -ausführung und -überwachung gewährleistet, was zu mehr Effizienz, Compliance und Risikominderung führt.

Rollen- und Berechtigungsverwaltung

Mit der Rollen- und Berechtigungsverwaltung können Sie und Ihr Team den Zugriff auf sensible Vertragsdaten und -funktionen basierend auf Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten steuern. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal Verträge einsehen, bearbeiten oder genehmigen kann, was die Sicherheit und Vertraulichkeit erhöht und gleichzeitig die Verantwortlichkeit während des gesamten Vertragslebenszyklus fördert.

Inhaltsbibliothek

Alle Beteiligten können in einer Inhaltsbibliothek auf vertragsbezogene Assets zugreifen, darunter Bilder, Preistabellen und Snippets, die zum Erstellen und Aktualisieren von Verträgen verwendet werden.

Rechtsverbindliche elektronische Signaturen

Durch den Einsatz von Software für CLM entfällt die Notwendigkeit handschriftlicher Unterschriften, was den Vertragsabschlussprozess beschleunigt. Und obwohl CLM-Software elektronische Signaturen verwendet, sind diese dennoch rechtsverbindlich.

Benutzerdefinierte Felder und Variablen

Einige benutzerdefinierte Felder und Variablen gelten für alle Verträge, unabhängig davon, was sie abdecken. Dazu gehören Informationen zur Organisation, die Namen der Unterzeichner und Richtlinien zur Vertragsbeendigung. Durch Software können diese Informationen automatisch in die Verträge eingetragen werden.

Erstklassige Sicherheit

Sowohl Proposify als auch die meisten CLM-Programme sind durch eine 256-Bit-Verschlüsselung auf Bankniveau und eine Einweg-Passwortverschlüsselung geschützt. Dies stellt sicher, dass Ihre potenziellen Kunden das Gefühl haben, dass ihre privaten Daten geschützt sind.

Integrationen mit CRM-Systemen

Softwareintegrationen sind mit Tools wie Salesforce, Hubspot und anderen Unternehmensverwaltungssoftware möglich.

Und dann verfügt Proposify über einige Funktionen, die es von der Standard-CLM-Software unterscheiden.

Einfacher zu verwenden

Proposify ist weniger komplex als CLM-Software und daher einfacher einzurichten, zu erlernen und zu verwenden. Dies erleichtert die Akzeptanz durch das Vertriebsteam.

Bezahlbarkeit

Da es sich um eine einfachere Technologie handelt, ist Proposify kostengünstiger als CLM-Software. Es ist ein ebenso effektives Tool wie CLM-Software, aber kostengünstiger.

Mehr visuelle Anpassung

Proposify bietet robuste Vertragsvorlagen und individuelle visuelle Komponenten, die in Dokumente eingebettet werden können, um diese individuell anzupassen und effektiver zu machen.

Kann als Angebotssoftware verwendet werden

Hier glänzt Proposify wirklich. Gewinnen Sie Kontrolle und Einblick in die Angebotsprozesse und verknüpfen Sie diese mit dem Vertragslebenszyklus-Managementprozess für eine leistungsstarke End-to-End-Vertriebslösung.

Auf der Roadmap von Proposify stehen auch Expansionspläne, um spezifische Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement hinzuzufügen und so eine umfassendere CLM-Softwarelösung zu schaffen.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Verträge

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass CLM-Software mehr ist, als Sie brauchen, entscheiden Sie sich für eine einfachere Option – Proposify. Es führt Sie effizient durch den Vertragslebenszyklus-Managementprozess und bietet viele der gleichen Funktionen wie CLM-Software.

Noch wichtiger ist, dass es Vorteile bietet, die CLM-Software nicht bietet, wie geringere Kosten, einfachere Einrichtung und Verwendung und mehr visuelle Anpassung.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Proposify Ihnen eine durchgängige Transparenz und Kontrolle über Ihren Vertragsverwaltungsprozess bietet, damit Sie Geschäfte schneller und effizienter abschließen können.