Co to jest oprogramowanie CLM i czy jest potrzebne?

Co to jest CLM?

CLM oznacza zarządzanie cyklem życia umowy. Jest to proces obsługi umów od początku do końca, od momentu ich pierwszego sporządzenia i negocjacji, aż do podpisania, wykonania, a następnie odnowienia lub anulowania.

Cykl życia zarządzania umową obejmuje takie elementy, jak śledzenie terminów, upewnianie się, że wszystkie strony dotrzymują warunków oraz obsługa wszelkich zmian i problemów, które pojawiają się po drodze.

Co to jest oprogramowanie CLM?

Oprogramowanie CLM to narzędzie, dzięki któremu zespoły sprzedażowe usprawniają i automatyzują poszczególne etapy zarządzania umowami.

Skuteczne rozwiązanie do zarządzania cyklem życia umowy może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi:

• Popraw wydajność

• Usprawnij operacje sprzedażowe

• Zmniejsz ryzyko prawne dla swojej firmy

• Popraw zgodność po obu stronach

• Usprawnij współpracę

• Optymalizuj realizację kontraktu

Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy pomaga Twojemu zespołowi osiągnąć wszystkie te rzeczy na określonych etapach.

Etapy zarządzania cyklem życia umowy

Proces zarządzania cyklem życia umowy przebiega w logicznym porządku. Najlepsze oprogramowanie CLM zawiera funkcje, które pomogą Ci sprawnie przejść z jednego etapu do następnego.

Tworzenie umowy

Wiąże się to ze sporządzeniem warunków umowy, często przy użyciu szablonów, szablonowego języka lub konkretnych wymagań. Ten etap może obejmować współpracę między różnymi interesariuszami firmy, w tym działami prawnymi, zakupami, zarządzaniem produktami, sprzedażą i innymi działami.

Negocjacje i zatwierdzenie

Po przygotowaniu wstępnego projektu wszystkie zaangażowane strony mogą negocjować w celu osiągnięcia wzajemnie akceptowalnych warunków. Ten etap obejmuje dyskusje, poprawki i sfinalizowanie umowy. Interesariusze mogą zatwierdzić warunki w trakcie negocjacji lub po prostu zatwierdzić umowę po sfinalizowaniu.

Wykonanie umowy

Po wynegocjowaniu i zatwierdzeniu umowa jest podpisana przez wszystkie strony za pomocą podpisu elektronicznego, co czyni ją prawnie wiążącą.

Przechowywanie i organizacja

Umowy muszą być bezpiecznie przechowywane i zorganizowane w sposób zapewniający łatwy dostęp. Zwykle wiąże się to z pewnego rodzaju cyfrowym systemem zarządzania dokumentami, dostępnym dla wszystkich stron i interesariuszy.

Zarządzanie zobowiązaniami

Przez cały cykl życia zarządzania umową wszystkie strony muszą wypełniać swoje obowiązki określone w umowie. Oprogramowanie CLM pomaga śledzić te zobowiązania i zarządzać nimi, zapewniając, że obie strony wywiążą się ze swoich zobowiązań umownych.

Poprawki i renegocjacje

Czasami może zaistnieć potrzeba zmiany umów ze względu na zmiany okoliczności lub wymagań. Oprogramowanie CLM może ułatwić proces zarządzania poprawkami i renegocjacjami, zapewniając odpowiednie udokumentowanie wszystkich zmian.

Odnowienie lub zakończenie

Pod koniec okresu obowiązywania umowy oprogramowanie CLM może wyświetlać przypomnienia i powiadomienia o terminach odnowienia lub rozwiązania umowy. Następnie zainteresowane strony będą mogły ocenić powodzenie umowy i podjąć decyzję o jej przedłużeniu, renegocjacji lub rozwiązaniu.

Analiza i raportowanie

Oprogramowanie CLM może generować raporty dotyczące wykonania umowy, zgodności, ryzyka i innych kluczowych wskaźników. Informacje te mogą pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących przyszłych umów oraz usprawnianiu ogólnego procesu zarządzania cyklem życia umowy.

Czy naprawdę potrzebujesz oprogramowania CLM?

Narzędzia do zarządzania cyklem życia umów są idealne dla dużych zespołów sprzedaży, które generują dużą liczbę umów na wiele usług. Został stworzony z myślą o bardziej złożonych kontraktach i procesach.

Ponadto im więcej interesariuszy zaangażowanych w Twój CLM, tym łatwiejszy będzie proces dzięki oprogramowaniu CLM. Oprócz zespołów sprzedaży do innych interesariuszy mogą należeć:

• Działy prawne

• Działy finansowe

• Zespoły ds. zakupów i zaopatrzenia

• Zespoły operacyjne

• Administratorzy i menadżerowie kontraktów

  

Jednak dla firm z bardziej elastycznymi zespołami sprzedaży i prostszymi umowami oprogramowanie CLM może okazać się zbyt potężnym i złożonym narzędziem. Może to również oznaczać, że wydajesz więcej, niż naprawdę potrzebujesz.

Nie oznacza to, że nie powinieneś używać oprogramowania CLM. Ale może lepiej będzie, jeśli użyjesz prostszego narzędzia, takiego jak Proposify.

Porównanie oprogramowania CLM

Chociaż Proposify nie jest oprogramowaniem CLM, ma z nim kilka wspólnych funkcji.

Spójny i powtarzalny proces zarządzania kontraktem

Korzystanie z oprogramowania ułatwia spójny i powtarzalny proces zarządzania umowami poprzez standaryzację szablonów, przepływów pracy i procesów zatwierdzania. Zapewnia to jednolitość w zakresie tworzenia, realizacji i monitorowania umów, co prowadzi do większej wydajności, zgodności i ograniczenia ryzyka.

Zarządzanie rolami i uprawnieniami

Zarządzanie rolami i uprawnieniami pozwala Tobie i Twojemu zespołowi kontrolować dostęp do wrażliwych danych i funkcjonalności umów w oparciu o role i obowiązki użytkowników. Dzięki temu tylko upoważniony personel może przeglądać, edytować i zatwierdzać umowy, co zwiększa bezpieczeństwo i poufność, a jednocześnie promuje odpowiedzialność przez cały cykl życia umowy.

Biblioteka treści

Wszyscy interesariusze mają dostęp do zasobów związanych z umowami w jednej bibliotece treści, w tym obrazów, tabel cenowych i fragmentów używanych do tworzenia i aktualizowania umów.

Prawnie wiążące podpisy elektroniczne

Korzystanie z oprogramowania dla CLM eliminuje konieczność własnoręcznego składania podpisów, co przyspiesza proces realizacji umowy. I chociaż oprogramowanie CLM wykorzystuje podpisy elektroniczne, są one nadal prawnie wiążące.

Niestandardowe pola i zmienne

Niektóre niestandardowe pola i zmienne mają zastosowanie do wszystkich umów, niezależnie od ich zakresu. Obejmuje to takie informacje, jak informacje o organizacji, nazwiska sygnatariuszy i zasady rozwiązywania umów. Oprogramowanie umożliwia automatyczne umieszczanie tych informacji w umowach.

Bezpieczeństwo na światowym poziomie

Zarówno Proposify, jak i większość oprogramowania CLM są chronione za pomocą 256-bitowego szyfrowania na poziomie bankowym i jednokierunkowego szyfrowania hasłem. Dzięki temu Twoi potencjalni klienci będą czuć się bezpiecznie, ponieważ ich prywatne dane są chronione.

Integracje z systemami CRM

Możliwa jest integracja oprogramowania z narzędziami takimi jak Salesforce, Hubspot i innym oprogramowaniem do zarządzania biznesem.

A Proposify ma kilka funkcji, które odróżniają go od standardowego oprogramowania CLM.

Łatwiejszy w użyciu

Proposify jest mniej skomplikowane niż oprogramowanie CLM, dzięki czemu jest łatwiejsze w konfiguracji, nauce i obsłudze. Ułatwia to adopcję zespołu sprzedaży.

Przystępność

Ponieważ jest to prostsza technologia, Proposify jest tańsze niż oprogramowanie CLM. Jest to narzędzie równie skuteczne jak oprogramowanie CLM, ale tańsze.

Więcej personalizacji wizualnej

Proposify oferuje solidne szablony umów i indywidualne komponenty wizualne, które można osadzić w dokumentach, aby je dostosować i zwiększyć skuteczność.

Może być używany jako oprogramowanie do składania ofert

To właśnie tutaj Proposify naprawdę błyszczy. Uzyskaj kontrolę i wgląd w procesy ofertowe oraz połącz je z procesem zarządzania cyklem życia umowy, aby uzyskać wydajne, kompleksowe rozwiązanie sprzedażowe.

Plany rozbudowy znajdują się również w planie działania Proposify, mającym na celu dodanie konkretnych narzędzi do zarządzania cyklem życia umów, aby stać się pełniejszym rozwiązaniem w zakresie oprogramowania CLM.

Przejmij kontrolę nad swoimi umowami

Jeśli dojdziesz do wniosku, że oprogramowanie CLM to więcej, niż potrzebujesz, wybierz prostszą opcję – Proposify. Skutecznie przeprowadzi Cię przez proces zarządzania cyklem życia umowy i zapewni wiele takich samych funkcji jak oprogramowanie CLM.

Co ważniejsze, oferuje zalety, których nie ma oprogramowanie CLM, takie jak niższy koszt, łatwiejsza konfiguracja i użytkowanie oraz większe możliwości dostosowania wizualnego.

Dowiedz się więcej o tym, jak Proposify zapewnia kompleksowy wgląd w proces zarządzania umowami i kontrolę nad nim, aby pomóc Ci szybciej i efektywniej zamykać transakcje.