Cele mai bune 5 beneficii ale serviciului de salarizare

Descoperiți dacă și de ce ar trebui să angajați un furnizor de servicii de salarizare pentru afacerea dvs.

Angajarea de noi angajați poate fi repere interesante pentru orice afacere. Înseamnă că compania ta este în creștere, dar înseamnă și că trebuie să faci salarizare. Indiferent dacă aveți doar câțiva angajați sau o echipă întreagă, menținerea la nivelul statelor de plată poate dura timp și poate adăuga mai multă complexitate programului dvs. de lucru deja încărcat.

A greșit salarizarea poate fi, de asemenea, costisitoare. Dacă primești greșit salariul brut, afacerea ta ar putea ajunge să plătească mai mult în taxe FICA. O greșeală în statul de plată poate însemna, de asemenea, că trebuie să plătiți o penalitate către IRS. IRS a colectat penalități de aproape 7 miliarde de dolari numai în 2021 ^{[ 1 ]} . Nu toate aceste penalități au avut de-a face cu salarizarea, dar IRS estimează că aproximativ o treime dintre angajatori fac o greșeală de salarizare în fiecare an.

Angajarea unui serviciu de salarizare ar putea fi o soluție pentru afacerea dvs. Dacă te întrebi ce poate face un furnizor de salarizare pentru afacerea ta și care sunt beneficiile angajării unuia, acest articol este pentru tine.

Ce este un serviciu de salarizare?

Un furnizor de servicii de salarizare este o companie care procesează calcule de salarizare, impozite pe salarii, impozite de sfârșit de an și multe altele pentru alte afaceri. Mulți angajatori folosesc furnizori de salarizare pentru a eficientiza operațiunile de afaceri și pentru a se asigura că angajații lor și impozitele sunt plătite cu acuratețe și la timp.

Serviciile oferite de un serviciu de salarizare depind de furnizorul și de nivelurile de preț pe care le au disponibile. Iată câteva servicii comune pe care le oferă serviciile de salarizare:

• Procesarea salariilor: un serviciu de salarizare calculează salariul brut, venitul impozabil și plata netă pentru angajații dvs. și reduce cecurile pentru aceștia sau depune cecurile lor în conturile lor bancare.

• Reținerea impozitului: Un serviciu de salarizare asigură că venitul impozabil al fiecărui angajat este corect și reține impozitele pe venit și FICA. Unele servicii pot oferi o garanție fără erori și pot plăti amenzi care rezultă dintr-o greșeală.

• Sechestrarea salariului: Dacă angajații au hotărâri judecătorești care impun poprirea salariului , un furnizor de salarizare se poate ocupa de acest lucru.

• Raportarea noilor angajări: guvernul federal solicită informații cu privire la orice angajări sau reangajări în termen de 20 de zile de la data angajării, iar acest lucru este ceva ce poate face un serviciu de salarizare pentru dvs.

• Gestionarea PTO: Mulți furnizori de salarizare au caracteristici de resurse umane încorporate în software-ul lor care urmăresc prezența angajaților. Aceste sisteme permit angajaților să solicite zile libere, iar managerilor să le aprobe.

• Raportarea salariilor: multe servicii de salarizare oferă clienților rapoarte detaliate sau funcții de raportare care le permit liderilor de afaceri să aprofundeze detaliile privind salariile.

• Integrari: Majoritatea sistemelor de salarizare se conectează la alte sisteme pe care le utilizați, cum ar fi software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât datele să poată circula liber între ele pentru raportare și informații financiare precise și actualizate.

• Self-service: Majoritatea serviciilor de salarizare oferă un portal online unde managerii pot vizualiza rapoartele, iar angajații își pot vedea taloanele de plată sau pot actualiza informațiile pe cont propriu.

Serviciile moderne de salarizare funcționează în cloud și nu necesită ca dvs. sau angajații dvs. să descărcați și să instalați software, ceea ce înseamnă că puteți rula salarizare, iar angajații își pot vizualiza și actualiza detaliile de oriunde și de pe orice dispozitiv.

Am nevoie de un serviciu de salarizare?

Dacă aveți deja un contabil sau un contabil în echipă care are lățime de bandă sau aveți abilități financiare și timp, răspunsul poate fi nu. Dar înainte de a vă decide, asigurați-vă că adăugați suficient timp pentru această sarcină. Potrivit Bloomberg, este un lucru pe care multe companii îl judecă greșit și, deși 80% dintre angajatori cred că sunt cei mai calificați pentru a-și gestiona propriul salariu, 65% au spus că ar prefera să-l externalizeze ^{[ 2 ]} .

Acesta este motivul pentru care multe companii aleg să își externalizeze salariile din momentul în care își angajează primul angajat. Nu trebuie să-și facă griji cu privire la salarizarea și taxele inexacte sau timpul necesar pentru a le face corect. Atunci când decideți dacă alegerea unui serviciu de salarizare este potrivită pentru dvs., puneți-vă următoarele întrebări:

• Doriți să calculați corect salariile angajaților?

• Vrei ca calcularea și plata impozitelor pe salarii să fie mai simplă pentru că nu trebuie să o faci?

• Doriți să respectați noile reglementări privind documentele de angajare?

• Vrei ca statul de plată să fie fără greșeli?

Da, ai putea să faci toate acestea singur, dar asigură-te că știi în ce te bagi. Ai putea angaja un contabil, dar asta te va costa. Să ne uităm la câteva beneficii ale externalizării statelor de plată înainte de a vă decide.

Beneficiile externalizării salariilor

Există unele beneficii în gestionarea salariilor în interior, dar există multe motive pentru care mai mult de jumătate dintre liderii de afaceri aleg să externalizeze salariile ^{[ 3 ]} . Iată care sunt principalele beneficii ale utilizării serviciilor de salarizare dacă încă vă întrebați de ce ar trebui să utilizați un serviciu de salarizare:

Economii de timp

Gestionarea salariilor nu este ușoară și necesită timp, chiar și pentru persoanele care o fac în fiecare zi. Urmărirea deducerilor de beneficii, popririlor, angajărilor noi, rezilierii și concediilor plătite, asigurându-vă în același timp că afacerea dvs. respectă reglementările federale și de stat, este un act de jongla pe care puțini oameni îl consideră plăcut.

De asemenea, dacă gestionarea salariilor este ceva ce tu sau cineva din echipa ta nu faci în fiecare zi, va dura mai mult decât ar fi nevoie de un profesionist pentru a finaliza cu exactitate salariile. Și în timp ce echipa ta lucrează la salarizare, cel mai probabil va trebui să echilibreze alte sarcini pe care încă mai trebuie să le îndeplinească eficient.

Externalizarea salariilor către un serviciu de salarizare înseamnă că toată lumea face ceva la care se pricepe. Echipa dvs. se poate concentra pe sarcinile care vă dezvoltă afacerea, iar profesioniștii în domeniul salarizării pe care îi angajați pot finaliza rapid și precis salarizarea. De asemenea, ajută să ne amintim că salarizarea nu este un lucru unic. Odată ce vă asumați sarcina, trebuie să o soluționați în fiecare perioadă de plată.

Răspundere minimă

În fiecare an, întreprinderile de toate dimensiunile trebuie să plătească penalități mari către IRS din cauza depunerilor întârziate sau incorecte. Starea de plată imprecisă nu va face angajații fericiți și ar putea duce la declararea incorect a impozitelor. Acest lucru poate duce la o penalizare și, în cel mai rău caz, la un audit.

Angajatorii trebuie să plătească impozite federale, de stat și locale pe venit, impozite FICA și taxe federale și de stat pentru șomaj. Declarațiile de salarizare trebuie, de asemenea, depuse lunar, trimestrial și anual și reținute anual. Este mult de urmărit, iar dacă aveți angajați din mai multe state, salarizarea este și mai complicată. De asemenea, IRS și guvernele statelor sunt cunoscute că schimbă regulile de la un an la altul.

De ce să riscați sancțiunile și să urmăriți singur toate regulile și reglementările când ar putea fi lăsată în seama profesioniștilor care fac asta zilnic? Un serviciu de salarizare se poate asigura că salarizarea dvs. este exactă, fără a vă face griji cu privire la detalii, penalități sau audituri. Unii furnizori chiar garantează acuratețea și vor plăti penalitățile dacă greșesc salarizarea.

Reducerea costurilor

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, externalizarea salariilor poate economisi bani. Companiile mari și consacrate își pot permite să aibă propriul departament de salarizare sau salarizarea poate fi ceva pe care echipa de contabili pe care o au deja se poate ocupa. Dar dacă afacerea dvs. are resurse limitate, angajarea chiar și a unui singur contabil sau contabil poate să nu fie în buget.

Unii proprietari de afaceri mici cred că economisesc bani făcând singuri salariile. Dacă sunteți unul, există o modalitate ușoară de a determina dacă economisiți cu adevărat. Estimați timpul pe care îl petrece echipa dvs. pentru gestionarea salariilor anual. Apoi calculați cât sunt plătiți pentru a finaliza această sarcină. Dacă trebuie să cumpărați un software de salarizare pentru a face acest lucru, adăugați și acel cost. Apoi comparați acest cost cu ceea ce vă va percepe un serviciu de salarizare.

Cel mai probabil, vei economisi bani. Un lucru care nu se regăsește în acest calcul este cât de mult costă afacerea dumneavoastră întârzierea în alte sarcini importante de a vă gestiona statul de plată.

Acces la experți profesioniști

Externalizarea contabilității de salarizare înseamnă că aveți experți care să se ocupe. Acești experți își petrec mult timp ținându-se la curent cu reglementările guvernamentale pentru a se asigura că calculele de plată și impozite ale clienților lor sunt corecte.

Vă puteți însărcina pe dumneavoastră sau pe un membru al echipei să facă același lucru, dar de cât timp vor avea să facă acest lucru? Vor ști ei despre cazurile marginale? Este nevoie de timp pentru ca cineva să se obișnuiască cu toate dezavantajele oricărei sarcini și să învețe când ceva nu este în regulă. Ce se întâmplă când fac o greșeală care nu este descoperită până la sfârșitul anului?

Tehnologie și scalabilitate îmbunătățite

Cu excepția cazului în care efectuați salarizarea manual folosind hârtie și plătiți numai angajații prin cec, veți avea nevoie de software de salarizare. Aceasta înseamnă o investiție mare în avans și plăți regulate pentru upgrade-uri sau un abonament lunar pentru software-ul pe care afacerea dvs. trebuie nu numai să le folosească, ci și să configureze și să gestioneze.

Multe întreprinderi mici nu își pot permite software scump sau nu au personal cu expertiză tehnică pentru a-l gestiona. Cu un serviciu de salarizare, obțineți cel mai recent software de salarizare care se va extinde odată cu creșterea afacerii dvs., ca parte a pachetului. Când aveți probleme cu acesta sau trebuie să faceți o schimbare, profesioniștii în salarizare vor fi acolo pentru a vă ajuta.

Aflați mai multe despre serviciile de salarizare

Dacă ați decis că externalizarea salariilor va funcționa pentru afacerea dvs., nu sunteți singur. Este o funcție non-core care este esențială pentru afacerea dvs. Acest lucru îl face un candidat excelent pentru externalizare și este motivul pentru care mai mult de jumătate dintre companii o fac ^{[ 3 ]} . Pentru a vă ajuta să-l găsiți pe cel potrivit, consultați directorul nostru cu furnizorii de servicii de salarizare, unde restrângeți opțiunile pentru a se potrivi bugetului și nevoilor dvs. Citiți mai multe în ghidul de angajare al companiei de servicii de salarizare Capterra.