5 основных преимуществ службы расчета заработной платы

Узнайте, если и почему вы должны нанять поставщика услуг по расчету заработной платы для вашего бизнеса.

Найм новых сотрудников может стать важной вехой для любого бизнеса. Это означает, что ваша компания растет, но это также означает, что вам нужно начислять заработную плату. Независимо от того, есть ли у вас всего пара сотрудников или целая команда, сохранение заработной платы может занять время и усложнить ваш и без того плотный рабочий график.

Неправильный расчет заработной платы также может быть дорогостоящим. Если вы неправильно определите валовую заработную плату, ваш бизнес может в конечном итоге заплатить больше налогов FICA. Ошибка в расчете заработной платы также может означать, что вам придется заплатить штраф в IRS. Только в 2021 году IRS собрала почти 7 миллиардов долларов в виде штрафов ^{[ 1 ]} . Не все эти штрафы были связаны с начислением заработной платы, но, по оценкам IRS, около трети работодателей ежегодно допускают ошибки в начислении заработной платы.

Наем службы расчета заработной платы может быть решением для вашего бизнеса. Если вам интересно, что поставщик заработной платы может сделать для вашего бизнеса и каковы преимущества его найма, эта статья для вас.

Что такое зарплатная услуга?

Поставщик услуг по расчету заработной платы — это компания, которая обрабатывает расчеты заработной платы, налоги на заработную плату, налоги на конец года и многое другое для других предприятий. Многие работодатели используют поставщиков платежных ведомостей для оптимизации бизнес-операций и обеспечения точной и своевременной выплаты своих сотрудников и налогов.

Какие услуги предоставляет служба расчета заработной платы, зависит от поставщика услуг и доступных ценовых категорий. Вот некоторые общие услуги, которые предлагают службы расчета заработной платы:

• Обработка платежной ведомости. Служба расчета заработной платы рассчитывает валовую заработную плату, налогооблагаемый доход и чистую заработную плату для ваших сотрудников, а также выписывает для них чеки или переводит их зарплату на их банковские счета.

• Удержание налога: служба расчета заработной платы гарантирует, что налогооблагаемый доход каждого сотрудника является правильным, и удерживает подоходный налог и налоги FICA. Некоторые сервисы могут предлагать гарантию безошибочности и оплачивать штрафы в результате ошибки.

• Наложение ареста на заработную плату: если у сотрудников есть судебные постановления, требующие наложения ареста на их заработную плату, с этим может справиться поставщик платежных ведомостей.

• Отчетность о новом найме: федеральное правительство требует информацию о любых нанятых или повторно принятых на работу в течение 20 дней с даты их найма, и это то, что может сделать для вас служба расчета заработной платы.

• Управление PTO: Многие поставщики платежных ведомостей имеют встроенные в свое программное обеспечение функции управления персоналом, которые отслеживают посещаемость сотрудников. Эти системы позволяют сотрудникам запрашивать выходные дни, а руководителям их утверждать.

• Отчетность по заработной плате. Многие службы расчета заработной платы предоставляют клиентам подробные отчеты или функции отчетности, которые позволяют бизнес-лидерам глубже изучить детали заработной платы.

• Интеграция: большинство систем расчета заработной платы подключаются к другим системам, которые вы используете, например, к вашей бухгалтерской программе, поэтому данные могут свободно передаваться между ними для точной, актуальной финансовой отчетности и анализа.

• Самообслуживание: большинство служб расчета заработной платы предоставляют онлайн-портал, где менеджеры могут просматривать отчеты, а сотрудники могут просматривать свои платежные квитанции или обновлять информацию самостоятельно.

Современные службы расчета заработной платы работают в облаке и не требуют от вас или ваших сотрудников загрузки и установки программного обеспечения, что означает, что вы можете выполнять расчет заработной платы, а сотрудники могут просматривать и обновлять свои данные из любого места и с любого устройства.

Нужна ли услуга по расчету заработной платы?

Если в вашей команде уже есть бухгалтер или счетовод, у которого есть пропускная способность, или у вас есть финансовые навыки и время, ответ может быть отрицательным. Но прежде чем принять решение, убедитесь, что вы добавляете достаточно времени для этой задачи. По данным Bloomberg, это то, что многие компании недооценивают, и хотя 80% работодателей считают, что они наиболее квалифицированы для самостоятельного расчета заработной платы, 65% заявили, что предпочли бы отдать это на аутсорсинг ^{[ 2 ]} .

Вот почему многие предприятия выбирают аутсорсинг для расчета заработной платы с момента найма своего первого сотрудника. Им не нужно беспокоиться о неточной платежной ведомости и налогах или времени, которое потребуется, чтобы все исправить. Решая, подходит ли вам услуга расчета заработной платы, задайте себе следующие вопросы:

• Хотите точно рассчитать зарплату сотрудников?

• Вы хотите, чтобы расчет и уплата налогов с заработной платы были проще, потому что вам не нужно это делать?

• Хотите соблюдать новые правила оформления документов на работу?

• Хотите, чтобы в расчете заработной платы не было ошибок?

Да, вы могли бы сделать все это самостоятельно, но убедитесь, что вы знаете, во что ввязываетесь. Вы можете нанять бухгалтера, но это будет стоить вам денег. Давайте посмотрим на некоторые преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, прежде чем принять решение.

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы

Есть некоторые преимущества в расчете заработной платы собственными силами, но есть много причин, по которым более половины бизнес-лидеров выбирают аутсорсинг расчета заработной платы ^{[ 3 ]} . Вот основные преимущества использования услуг по расчету заработной платы, если вы все еще задаетесь вопросом, почему вам следует использовать услугу по расчету заработной платы:

Экономия времени

Управлять расчетом заработной платы непросто, и это требует времени — даже для людей, которые делают это каждый день. Отслеживание вычетов из пособий, арестов, новых наймов, увольнений и оплачиваемых отпусков при обеспечении соответствия вашего бизнеса федеральным и государственным нормам — это жонглирование, которое мало кто находит приятным.

Кроме того, если обработка платежной ведомости — это то, чем вы или кто-то из вашей команды не занимается каждый день, это займет больше времени, чем профессионалу, чтобы правильно заполнить платежную ведомость. И пока ваша команда работает над расчетом заработной платы, им, скорее всего, придется сбалансировать другие задачи, которые им все еще нужно выполнять эффективно.

Аутсорсинг расчета заработной платы службе расчета заработной платы означает, что каждый делает то, в чем он хорош. Ваша команда может сосредоточиться на задачах, способствующих развитию вашего бизнеса, а нанятые вами специалисты по расчету заработной платы смогут быстро и точно рассчитать заработную плату. Также полезно помнить, что начисление заработной платы — это не одноразовая вещь. После того, как вы возьмете на себя задачу, вы должны выполнять ее каждый платежный период.

Минимальная ответственность

Каждый год предприятия всех размеров должны платить огромные штрафы IRS из-за задержки или неправильной подачи документов. Неточный расчет заработной платы не сделает ваших сотрудников счастливыми и может привести к неправильной подаче налогов. Это может привести к штрафу и, в худшем случае, к проверке.

Работодатели должны платить федеральный, штатный и местный подоходный налог, налоги FICA, а также федеральный налог и налог штата на безработицу. Отчеты о заработной плате также должны подаваться ежемесячно, ежеквартально и ежегодно, а также удерживаться ежегодно. За этим нужно следить, и если у вас есть сотрудники из более чем одного штата, начисление заработной платы становится еще сложнее. Также известно, что IRS и правительства штатов из года в год меняют правила.

Зачем рисковать штрафами и отслеживать все правила и положения самостоятельно, когда это можно оставить профессионалам, которые делают это ежедневно? Служба расчета заработной платы может гарантировать точность вашей заработной платы, не беспокоясь о деталях, штрафах или проверках. Некоторые провайдеры даже гарантируют точность и будут платить штрафы, если они неправильно рассчитывают заработную плату.

Снижение цены

Для малого и среднего бизнеса аутсорсинг расчета заработной платы может сэкономить деньги. Крупные, авторитетные компании могут позволить себе иметь собственный отдел расчета заработной платы, или с расчетом заработной платы может справиться уже имеющаяся у них команда бухгалтеров. Но если у вашего бизнеса ограниченные ресурсы, наем даже одного бухгалтера может не входить в бюджет.

Некоторые владельцы малого бизнеса думают, что они экономят деньги, самостоятельно рассчитывая заработную плату. Если вы один из них, есть простой способ определить, действительно ли вы экономите. Оцените время, которое ваша команда ежегодно тратит на расчет заработной платы. Затем подсчитайте, сколько им платят за выполнение этой задачи. Если для этого вам необходимо приобрести программное обеспечение для расчета заработной платы, добавьте и эту стоимость. Затем сравните эту стоимость с тем, что будет взимать с вас услуга расчета заработной платы.

Скорее всего, вы сэкономите деньги. Одна вещь, которой нет в этом расчете, — это то, сколько задержка в других важных задачах, связанных с расчетом заработной платы, стоит вашему бизнесу.

Доступ к профессиональным экспертам

Аутсорсинг расчета заработной платы означает, что у вас есть специалисты, которые справятся с этим. Эти эксперты тратят много времени на то, чтобы быть в курсе правительственных постановлений, чтобы убедиться, что их клиенты правильно рассчитывают заработную плату и налоги.

Вы можете поручить себе или члену команды сделать то же самое, но сколько времени у них будет на это? Будут ли они знать о крайних случаях? Кому-то требуется время, чтобы привыкнуть ко всем тонкостям любой задачи и понять, когда что-то не так. Что происходит, когда они делают ошибку, которая не будет обнаружена до конца года?

Улучшенная технология и масштабируемость

Если вы не делаете расчет заработной платы вручную с помощью бумаги и не платите сотрудникам только чеком, вам понадобится программное обеспечение для расчета заработной платы. Это означает большие авансовые инвестиции и регулярные платежи за обновления или ежемесячную подписку на программное обеспечение, которое ваша компания должна не только использовать, но и настраивать и управлять им.

Многие малые предприятия не могут позволить себе дорогое программное обеспечение или иметь персонал с техническими знаниями для управления им. С услугой расчета заработной платы вы получаете новейшее программное обеспечение для расчета заработной платы, которое будет масштабироваться по мере роста вашего бизнеса как часть пакета. Если у вас возникнут проблемы с ним или вам нужно внести изменения, специалисты по расчету заработной платы будут рядом, чтобы помочь.

Узнайте больше об услугах по расчету заработной платы

Если вы решили, что аутсорсинг вашей заработной платы будет работать для вашего бизнеса, вы не одиноки. Это непрофильная функция, необходимая для вашего бизнеса. Это делает его отличным кандидатом на аутсорсинг, и именно поэтому его используют более половины компаний ^{[ 3 ]} . Чтобы помочь вам найти подходящего, ознакомьтесь с нашим каталогом поставщиков услуг по расчету заработной платы, где вы сузите свой выбор в соответствии с вашим бюджетом и потребностями. Подробнее читайте в руководстве по найму компании Capterra, занимающейся расчетом заработной платы.