薪資服務的前 5 大優勢

了解您是否以及為什麼應該為您的企業聘請薪資服務提供商。

僱用新員工對於任何企業來說都是激動人心的里程碑。 這意味著您的公司正在成長，但也意味著您必須支付工資。 無論您只有幾名員工還是整個團隊，掌握工資單都需要時間，並使本已繁忙的工作日程變得更加複雜。

弄錯工資單也可能代價高昂。 如果你的總工資有誤，你的企業最終可能會支付更多的 FICA 稅。 工資單上的錯誤也可能意味著您必須向美國國稅局支付罰款。 美國國稅局僅在 2021 年就收取了近 70 億美元的罰款^{[ 1 ]} 。 並非所有這些處罰都與工資單有關，但美國國稅局估計每年約有三分之一的雇主在工資單上出錯。

僱用薪資服務可能是您業務的解決方案。 如果您想知道薪資服務提供商可以為您的企業做什麼以及僱用薪資服務提供商的好處是什麼，本文適合您。

什麼是發薪服務？

薪資服務提供商是一家為其他企業處理薪資計算、工資稅、年終稅等的企業。 許多雇主使用工資單提供商來簡化業務運營，並確保他們的員工和稅款得到準確、及時的支付。

薪資服務提供哪些服務取決於提供者和他們可用的定價層。 以下是薪資服務提供的一些常見服務：

• 薪資處理：薪資服務為您的員工計算總工資、應稅收入和淨工資，並為他們開具支票或將他們的薪水存入他們的銀行賬戶。

• 預扣稅款：薪資服務可確保每個員工的應稅收入都是正確的，並預扣所得稅和 FICA 稅。 某些服務可能會提供無錯誤保證並支付因錯誤導致的罰款。

• 工資扣押：如果員工有法院命令要求扣押他們的工資，工資單提供者可以處理。

• 新僱員報告：聯邦政府要求在僱用日期後 20 天內提供有關任何僱用或重新僱用的信息，而這正是薪資服務可以為您做的事情。

• PTO 管理：許多薪資提供商在其軟件中內置了人力資源功能，可以跟踪員工出勤情況。 這些系統允許員工申請休假並由經理批准。

• 薪資報告：許多薪資服務為客戶提供詳細的報告或報告功能，使企業領導者可以更深入地了解薪資細節。

• 集成：大多數薪資系統連接到您使用的其他系統，例如您的會計軟件，因此數據可以在它們之間自由流動，以獲得準確、最新的財務報告和見解。

• 自助服務：大多數薪資服務都提供在線門戶，管理人員可以在其中查看報告，員工可以查看自己的工資單或自行更新信息。

現代薪資服務在雲中運行，不需要您或您的員工下載和安裝軟件，這意味著您可以運行薪資，員工可以從任何地方通過任何設備查看和更新​​他們的詳細信息。

我需要薪資服務嗎？

如果您的團隊中已有會計師或簿記員有帶寬，或者您有財務技能和時間，答案可能是否定的。 但在您決定之前，請確保您為此任務添加了足夠的時間。 據彭博社報導，這是許多公司誤判的事情，儘管 80% 的雇主認為他們最有資格處理自己的工資單，但 65% 的雇主表示他們寧願將其外包^{[ 2 ]} 。

這就是為什麼許多企業從僱用第一位員工時就選擇外包他們的工資單。 他們不必擔心不准確的工資單和稅收，也不必擔心正確處理所需的時間。 在決定使用薪資服務是否適合您時，請問自己以下問題：

• 您想準確計算員工薪水嗎？

• 您是否希望計算和繳納工資稅變得更簡單，因為您不必這樣做？

• 您想遵守新員工文書工作規定嗎？

• 您希望工資單沒有錯誤嗎？

是的，您可以自己完成所有這些，但請確保您知道自己要做什麼。 您可以聘請會計師，但這會花費您。 在您做出決定之前，讓我們看看外包薪資的一些好處。

外包薪資的好處

在內部處理薪資有一些好處，但超過一半的企業領導者選擇外包薪資的原因有很多^{[ 3 ]} 。 如果您仍然想知道為什麼要使用薪資服務，以下是使用薪資服務的最大好處：

節省時間

處理工資單並不容易，而且需要時間——即使對於每天都這樣做的人來說也是如此。 跟踪福利扣除、扣押、新員工、解僱和帶薪休假，同時確保您的企業遵守聯邦和州法規，這是一種很少有人覺得有趣的雜耍行為。

此外，如果處理工資單不是您或您團隊中的某個人每天都做的事情，那麼這將比專業人員準確完成工資單所花費的時間更長。 當您的團隊處理工資單時，他們很可能必須平衡他們仍然需要有效完成的其他任務。

將薪資外包給薪資服務意味著每個人都在做他們擅長的事情。 您的團隊可以專注於建立您的業務的任務，而您僱用的薪資專業人員可以快速準確地完成薪資。 這也有助於記住工資單不是一次性的。 一旦你接下了這個任務，你必須在每個發薪期結算它。

責任最小化

每年，由於延遲或不正確的申報，各種規模的企業都必須向美國國稅局支付巨額罰款。 不精確的工資單不會讓您的員工開心，並可能導致您錯誤地報稅。 這可能會導致處罰，在最壞的情況下，還會導致審計。

雇主必須繳納聯邦、州和地方所得稅、FICA 稅以及聯邦和州失業稅。 還必須每月、每季度和每年提交工資單申報表，並每年預扣稅款。 這需要跟踪很多，如果你有來自多個州的員工，工資單就更複雜了。 眾所周知，美國國稅局和州政府會將規則從一年更改為另一年。

當可以留給每天這樣做的專業人員時，為什麼要冒著受到處罰的風險並自己跟踪所有規則和規定？ 薪資服務可以確保您的薪資準確無誤，而無需擔心細節、罰款或審計。 一些供應商甚至保證準確性，如果他們的工資單有誤，他們將支付罰款。

降低成本

對於中小企業來說，薪資外包可以省錢。 大型、成熟的公司有能力擁有自己的薪資部門，或者薪資可能是他們現有的會計師團隊可以處理的事情。 但是，如果您的企業資源有限，那麼即使僱用一名會計師或簿記員也可能不在預算之內。

一些小企業主認為他們可以通過自己發工資來省錢。 如果你是，有一種簡單的方法可以確定你是否真的在儲蓄。 估計您的團隊每年花在處理工資單上的時間。 然後計算他們為完成這項任務獲得的報酬。 如果您必須購買薪資軟件才能做到這一點，那麼還要加上這筆費用。 然後將此成本與薪資服務向您收取的費用進行比較。

您很可能會省錢。 該計算中沒有的一件事是，您自己運行工資單的其他重要任務的延遲會給您的業務造成多少損失。

接觸專業專家

外包您的工資會計意味著您有專家來處理它。 這些專家花費大量時間了解最新的政府法規，以確保他們客戶的工資和稅收計算是正確的。

你可以讓自己或團隊成員做同樣的事情，但他們需要多少時間來做這件事？ 他們會知道邊緣情況嗎？ 人們需要時間來適應任何任務的所有來龍去脈，並了解什麼時候出現問題。 如果他們犯了一個直到年底才被發現的錯誤，會發生什麼？

改進的技術和可擴展性

除非您使用紙張手動支付工資並且只通過支票支付員工工資，否則您將需要工資軟件。 這意味著大量的前期投資和定期升級費用或每月訂閱您的企業不僅必須使用而且配置和管理的軟件。

許多小型企業買不起昂貴的軟件，或者沒有具備管理軟件專業知識的員工。 通過薪資服務，您可以獲得最新的薪資軟件，該軟件將作為軟件包的一部分隨著您的業務增長而擴展。 當您遇到問題或需要進行更改時，薪資專家將在那裡提供幫助。

了解有關薪資服務的更多信息

如果您決定外包薪資將對您的業務有利，那麼您並不孤單。 它是對您的業務至關重要的非核心功能。 這使其成為外包的絕佳選擇，也是超過一半的企業這樣做的原因^{[ 3 ]} 。 為幫助您找到合適的，請查看我們的薪資服務提供商目錄，您可以在其中縮小選擇範圍以適應您的預算和需求。 在 Capterra 的薪資服務公司招聘指南中閱讀更多內容。