Cum se scrie o propunere de software (cu exemple)

Ce este în acest ghid:

• Ce este o propunere de software?

• Exemple de propuneri de software

• Cum să vă pregătiți pentru scrierea unei propuneri de software

• Cum se scrie o propunere de software

• 5 sfaturi pentru scrierea propunerilor de software

Bucurați-vă de șabloane de propuneri, semnături electronice, urmăriri și analize cu Proposify.

Ce este o propunere de software?

O propunere de software este un document trimis unui client potențial pentru a prezenta valoarea unui produs software și pentru a clarifica serviciile de sprijin incluse în contract, cum ar fi instruirea și integrarea. Propunerile trimise cu software-ul de propunere pot include termenii și semnăturile electronice, astfel încât, odată acceptată, propunerea să acționeze ca un contract obligatoriu între două părți.

Formatul ideal pentru o propunere de software include o privire de ansamblu asupra obiectivelor clientului, a soluției și a ceea ce diferențiază compania.

În timp ce o propunere de software va prezenta doar caracteristicile și asistența clienților ca în secțiunea soluție, alta ar putea include faze de proiect foarte detaliate pentru implementare și instruire.

Care sunt tipurile de propuneri de software?

Principalele tipuri de propuneri de software sunt propunerile de software pentru întreprinderi și propunerile SaaS.

• Propuneri de software pentru întreprinderi - Software-ul pentru întreprinderi se adresează companiilor și organizațiilor mari. Implementarea este mult mai complexă, astfel încât aceste tipuri de propuneri tind să includă nu numai detalii despre soluția propusă, ci și termenele și etapele de lansare și domeniul de activitate pentru integrarea datelor sau integrarea datelor.

• Propuneri SaaS - Propunerile SaaS, pe de altă parte, vând adesea doar acces la software. Nu vor exista livrabile de proiect personalizate. Propunerea SaaS ar putea include câteva detalii despre accesul la asistența clienților, dar nu va fi o mulțime de management de proiect implicat. Aceste propuneri se adresează startup-urilor, antreprenorilor solo și întreprinderilor mici.

Rețineți că o singură companie poate trimite ambele tipuri de propuneri pentru a satisface diferitele segmente de clienți. Multe companii de succes au ramuri SaaS și întreprinderi.

Propunerile de dezvoltare software sunt complet diferite. Aceste propuneri de proiecte software sunt pentru dezvoltarea de aplicații web personalizate sau de aplicații mobile. Clientul va plăti pentru procesul de dezvoltare. Între timp, o propunere de software (descrisă în acest ghid) este concepută pentru a vinde acces la software care există deja și orice servicii personalizate vor ajuta un client să profite la maximum de el.

Exemple de propuneri de software

O propunere excelentă ar trebui să fie detaliată, scurtă și axată pe rezultate.

Iată câteva exemple pe care le puteți folosi ca inspirație.

Exemplu de propunere de software pentru întreprinderi

Există mai multe lucruri pe care le puteți învăța din această propunere de software pentru întreprinderi.

Pentru început, include o pagină Prezentare generală și obiective care menționează creșterea afacerii clientului și provocările asociate. Pagina oferă apoi o listă cu marcatori a soluțiilor necesare pentru a rezolva aceste probleme.

Această propunere include și domeniul de aplicare al proiectului. Lucrarea este împărțită în trei categorii principale: managementul aplicațiilor pentru întreprinderi, managementul relațiilor cu clienții și business intelligence. Pe a doua pagină a secțiunii Scopul Serviciilor, propunerea listează produsele software incluse și oferă o imagine de ansamblu asupra cronologiei proiectului.

În general, propunerea servește ca un exemplu excelent al modului de a combina accesul la software și munca practică.

Vizualizați întregul exemplu de propunere și utilizați-l ca șablon.

Exemplu de propunere SaaS

O propunere SaaS este de obicei mult mai simplă, deoarece de obicei este implicată mai puțină muncă personalizată.

Acest exemplu SaaS oferă câteva lecții. Secțiunea De ce noi include convingerile companiei, istoria, propunerea de valoare și angajamentul față de asistența clienților în doar câteva scurte paragrafe. Folosiți-l ca inspirație atunci când vă creați propria pagină De ce ne.

Partea Ce oferim a propunerii face o treabă excelentă de a combina funcțiile software și beneficiile de afaceri împreună. Asigurați-vă că utilizați această secțiune a propunerii pentru a preciza rezultatele utilizării software-ului dvs., nu doar funcționalitatea.

Acest exemplu de propunere SaaS include, de asemenea, o secțiune luminoasă de prețuri pe marcă, cu diferite opțiuni. Clienții pot selecta cel mai potrivit pentru afacerea lor și apoi pot semna abonamentul.

Una peste alta, propunerea face o treabă excelentă de a vinde software-ul în vocea unică a mărcii companiei și de a distila detalii esențiale într-un singur document.

Vizualizați întregul exemplu de propunere și utilizați-l ca șablon.

Cum să vă pregătiți pentru scrierea unei propuneri de software

Înainte de a putea scrie o propunere, trebuie mai întâi să înțelegeți cazul de afaceri al clientului pentru software-ul dvs.

Cum se identifică nevoile clienților

A pune întrebările potrivite este cea mai importantă parte a oricărui proces de vânzare. Descoperirea clientului vine întotdeauna înainte de a scrie o propunere.

Descoperirea clienților se poate face într-o singură demonstrație de software sau într-o serie de apeluri de vânzări, demonstrații și prezentări cu diferite părți interesate.

Iată câteva întrebări pe care ați putea să le puneți:

• De ce ați decis să rezervați o demo a software-ului nostru?

• Cu ce ​​se luptă echipa ta când vine vorba de [sarcină sau proiect]?

• Ce folosiți în prezent pentru a gestiona [sarcina sau proiect]?

• Cum colaborează echipa ta la [sarcină sau proiect]?

Când faceți demonstrații software, acordați atenție caracteristicilor și poveștilor clienților la care răspund cel mai mult. Acest lucru vă poate ajuta să identificați problemele și obiectivele clientului.

Ce să includă în propunere

Înainte de a vă așeza să vă scrieți propunerea, este important să știți ce ar trebui să includă pentru a vă putea pregăti din timp și a aduna tot ce aveți nevoie.

Schema ideală a propunerii de software va acoperi toate aceste secțiuni (deși numele secțiunilor se pot schimba):

• Pagina de copertă - Aceasta implică o imagine, numele companiei dvs., numele clientului și data

• Prezentare generală a problemei și a obiectivelor - Cunoscută și sub numele de rezumat executiv, această secțiune servește ca o prezentare generală la nivel înalt a situației curente a clientului, a obiectivelor acestuia și a modului în care puteți ajuta.

• De ce noi - Această pagină este mai bună decât o pagină despre, deoarece include detalii biologice ale companiei, precum și diferențieri și propuneri unice de vânzare.

• Soluție - În această secțiune, veți trece peste caracteristicile software-ului și modul în care acest lucru va afecta direct obiectivele companiei. De asemenea, puteți include aici informații de îmbarcare și asistență.

• Implementare - Pentru software-ul de întreprindere, s-ar putea să doriți o secțiune dedicată pentru implementarea software-ului, în care veți schița un proiect personalizat de integrare și formare.

• Studii de caz - Includeți mini studii de caz cu mărturiile clienților pentru a ajuta clientul să își vizualizeze succesul cu platforma dvs.

• Prețuri - Afișați prețul și ceea ce include sau creați un tabel cu diferite opțiuni de preț.

• Contract și semnătură - Pentru a vă transforma propunerea într-un contract, asigurați-vă că includeți termenii și semnăturile electronice atât pentru punctul dvs. de contact, cât și pentru cel al contului.

Cum se scrie o propunere de software

Pentru a scrie o propunere detaliată, urmați acești pași simpli.

Pasul 1. Începeți cu un șablon de propunere de software

Începeți cu un șablon de propunere pentru a economisi timp.

Proposify oferă o varietate de șabloane de propuneri pentru industria software .

Utilizarea unui șablon nu numai că economisește timp la scriere, ci și la proiectare. Puteți trimite șablonul designerului dvs. grafic intern și îi puteți cere să-l creeze pe brand sau să petreceți aproximativ o oră modificându-l singur pentru a se potrivi cu brandul companiei dvs.

Pasul 2. Creați secțiunile reutilizabile pentru a crea propriul șablon al companiei dvs

Următorul pas este să creați mesaje pe care le puteți reutiliza pentru diferiți clienți.

Puteți începe cu secțiunea De ce noi. Ar trebui să fie informat de cercetare competitivă. Să luăm ca exemplu PropertyRadar. Acest software de informații imobiliare oferă peste 250 de criterii pentru a construi liste cu proprietățile perfecte (pentru campanii de direct mail). Concurenții lor oferă mai puțin de 50. Așa că agentul de vânzări ar putea scrie ceva de genul „PropertyRadar oferă de 5 ori mai mult decât criteriile de direcționare, astfel încât să puteți obține un ROI mai bun pentru fiecare campanie de e-mail direct”.

Una peste alta, puteți planifica să creați conținut reutilizabil pentru aceste secțiuni de propunere:

• De ce noi

• Soluţie

• Implementarea

• Studii de caz

• Prețuri

• Contract și semnătură

Pasul 3. Stabiliți cea mai bună ofertă pentru un anumit client

Înainte de a putea personaliza șablonul de propunere al companiei pentru un anumit client, trebuie să vă bazați pe procesul de descoperire a clienților, pe experiența dvs. și pe intuiția dvs. pentru a lua decizii cu privire la ce să prezentați.

Atunci când alegeți cea mai bună abordare pentru fiecare client, iată câteva lucruri de luat în considerare:

• spre ce abonament software să-i orienteze

• Ce produse software suplimentare să oferi

• Ce servicii suplimentare să oferi (integrare personalizată, implementare, integrare, instruire, dezvoltare API etc.)

• Indiferent dacă să includeți sau nu numai opțiunile dorite în propunere sau să oferiți mai multe planuri și suplimente și să le permiteți să aleagă

Pasul 4. Obțineți acordul verbal al clientului

Înainte de a începe să vă personalizați propunerea pentru un client, vă recomandăm să verificați dacă sunteți pe aceeași pagină. Puteți găzdui un apel final pentru a vă propune rapid software-ul și opțiunile de preț și pentru a vedea dacă acesta se potrivește nevoilor și așteptărilor lor. Odată ce ați primit undă verde, mergeți mai departe și treceți la pasul următor.

Dacă este o mare corporație sau o agenție guvernamentală, ați putea întreba punctul dvs. de contact ce informații esențiale vor dori să vadă factorii de decizie. Chiar dacă nu este trimisă o cerere de propunere (RFP) pentru soluții software ca a dvs., puteți solicita să vedeți o cerere de propunere anterioară, fără legătură, astfel încât să știți ce caută această entitate în formatul propunerii.

Pasul 5. Revizuiți secțiunile de propunere care ar trebui să fie unice pentru acel client

Acum este timpul să personalizați șablonul de propunere al companiei dvs. pentru un anumit client. Luați șablonul de propunere și modificați toate aceste secțiuni pentru a se potrivi cu numele companiei clientului și nevoile acestora.

• Coperta

• Privire de ansamblu asupra problemei și obiectivelor

• De ce noi

• Soluţie

• Implementarea

• Studii de caz

• Prețuri

• Contract și semnătură

Pentru a face lucrurile mai umane și mai personale, ați putea chiar să adăugați fotografii și informații de contact ale anumitor membri ai echipei care îi vor asista după ce semnează (cum ar fi specialiștii în integrare sau managerii de succes a clienților).

Pasul 6. Trimiteți propunerea

Acum este timpul să trimiteți propunerea. Propunerile cu semnături electronice atribuite atât expeditorului, cât și destinatarului sunt cu 426% mai multe șanse de a se închide.

Pentru a vă crește șansele de a obține tranzacția încheiată cu încă 36,8%, asigurați-vă că semnați propunerea înainte de a o trimite.

Pasul 7. Faceți ajustări dacă este necesar

Și, în sfârșit, fiți pregătiți să faceți ajustări. Când am cercetat mii de propuneri SaaS, am constatat că propunerile care se închid sunt vizualizate în medie de 2,5 ori, în timp ce propunerile nereușite sunt vizualizate de 3 ori.

Când utilizați Proposify, puteți utiliza valorile de vizualizare în avantajul dvs. Dacă observați că un client potențial a vizualizat o propunere de 3 sau de mai multe ori, dar nu a semnat-o încă, continuați și întrebați-l dacă dorește să schimbe domeniul de aplicare sau să exploreze o altă soluție.

5 sfaturi pentru scrierea propunerilor de software

Pentru a vă schimba propunerile de software, încercați aceste sfaturi inteligente.

1. Includeți imagini și videoclipuri alături de text

Conținutul multimedia poate ajuta la încheierea înțelegerii. Includerea imaginilor într-o propunere SaaS crește rata de închidere cu 23%, în timp ce includerea a cel puțin un videoclip va crește rata de închidere cu 41%.

Pentru imagini, puteți include fotografii de echipă, capturi de ecran de software și grafice cu rezultatele studiului de caz. Pentru videoclipuri, încercați să faceți o prezentare generală simplă și prietenoasă la nivel înalt a propunerii sau să încărcați un videoclip explicativ. Cu Proposify, puteți aranja cu ușurință imagini și videoclipuri pe orice pagină de propunere.

2. Scrieți opțiunile de preț în tabelele interactive de taxe

Când oferiți tabele interactive de taxe - un tabel în care clientul poate selecta suplimente și cantități - puteți crește ratele de închidere cu 173%.

Aceasta este o idee deloc. Prețurile software-ului ar trebui să fie personalizabile, în special pentru companiile mai mari.

3. Încercați mai multe forme de dovezi sociale

Spre deosebire de agenții și firmele mici, companiile de software obțin de obicei o mulțime de recenzii online. Site-uri web precum G2 și Capterra sunt site-uri de recenzii binecunoscute pentru verificarea software-ului de afaceri.

Dacă aveți o medie excelentă de stele sau orice premii de la aceste site-uri, asigurați-vă că includeți acele insigne. Acest lucru vă poate ajuta să adăugați cantitatea dovezii dvs. sociale, în timp ce mărturiile și studiile de caz sunt mai mult despre calitate .

4. Scrieți diferite șabloane pentru diferite niveluri de serviciu

După cum am menționat mai sus, vă recomandăm să începeți cu un șablon software general și apoi să îl personalizați pentru a crea un șablon care este specific afacerii dvs. și poate fi folosit din nou și din nou.

Puteți duce această strategie cu un pas mai departe, creând diferite șabloane pentru diferite produse software, abonamente sau niveluri de serviciu. Acest lucru vă va îmbunătăți drastic viteza atunci când trimiteți propuneri clienților, deoarece va trebui să faceți mai puține personalizări de fiecare dată.

5. Comparați ratele medii de vizionare și ratele de închidere pentru a informa revizuirile șablonului

Pentru a vă asigura că scrierea propunerii dvs. este corectă, vă recomandăm să urmăriți punctele de referință. În interiorul Proposify, puteți verifica statisticile pentru ratele medii de vizionare și ratele de închidere. Apoi puteți compara clienții individuali și propunerile cu aceste valori.

S-ar putea să descoperiți că un tip de propunere se închide la un ritm mai bun decât altul. De exemplu, poate că accesul dvs. la software fără mâini se închide cu o rată de trei ori mai mare decât oferta dvs. de implementare personalizată. Acest lucru vă poate informa că serviciul dvs. personalizat are un preț prea mare și poate că trebuie să încercați să scrieți o ofertă de nivel mediu cu niște servicii practice simple la un preț mai mic.

Obțineți și mai multe sfaturi bazate pe date în State of SaaS Proposals.

Următorii pași: creați o propunere de software în câteva minute

Pentru a crea și a trimite o propunere excelentă de software, aveți nevoie de șabloane, semnături electronice, tabele dinamice de taxe și analize, toate într-un singur loc.

Cu Proposify, obțineți aceste și mai multe funcții concepute pentru a crește ratele de închidere.

Obțineți o demonstrație gratuită a Proposify astăzi și vedeți cum se face.