Como escrever uma proposta de software (com exemplos)

O que há neste guia:

• O que é uma proposta de software?

• Exemplos de propostas de software

• Como se preparar para escrever uma proposta de software

• Como escrever uma proposta de software

• 5 dicas de redação de propostas de software

Aproveite os modelos de proposta, assinaturas eletrônicas, acompanhamentos e análises com o Proposify.

O que é uma proposta de software?

Uma proposta de software é um documento enviado a um cliente em potencial para apresentar o valor de um produto de software e esclarecer os serviços de suporte incluídos no contrato, como treinamento e integração. As propostas enviadas com o software de proposta podem incluir os termos de serviço e assinaturas eletrônicas para que, uma vez aceita, a proposta atue como um contrato vinculativo entre duas partes.

O formato ideal para uma proposta de software inclui uma visão geral dos objetivos do cliente, da solução e do que diferencia a empresa.

Enquanto uma proposta de software mostrará apenas os recursos e suporte ao cliente como na seção de solução, outra pode incluir fases de projeto muito detalhadas para implementação e treinamento.

Quais são os tipos de propostas de software?

Os principais tipos de propostas de software são propostas de software corporativo e propostas de SaaS.

• Propostas de software empresarial - O software empresarial atende a grandes empresas e organizações. A implementação é muito mais complexa, portanto, esses tipos de propostas tendem a incluir não apenas detalhes sobre a solução proposta, mas também cronogramas e marcos de lançamento e o escopo do trabalho para integração de dados ou integração de dados.

• Propostas SaaS - As propostas SaaS, por outro lado, geralmente vendem apenas acesso ao software. Não haverá entregas de projetos personalizados. A proposta de SaaS pode incluir alguns detalhes sobre o acesso ao suporte ao cliente, mas não haverá muito gerenciamento de projetos envolvido. Essas propostas são voltadas para startups, empreendedores autônomos e pequenas empresas.

Lembre-se de que uma única empresa pode enviar os dois tipos de propostas para atender a seus diferentes segmentos de clientes. Muitas empresas de sucesso têm SaaS e filiais corporativas.

As propostas de desenvolvimento de software são completamente diferentes. Essas propostas de projetos de software são para desenvolvimento de aplicativos da Web personalizados ou aplicativos móveis. O cliente pagará pelo processo de desenvolvimento. Enquanto isso, uma proposta de software (descrita neste guia) é projetada para vender acesso a software que já existe e quaisquer serviços personalizados que ajudarão o cliente a aproveitá-lo ao máximo.

Exemplos de propostas de software

Uma ótima proposta deve ser detalhada, breve e focada em resultados.

Aqui estão alguns exemplos que você pode usar como inspiração.

Exemplo de proposta de software empresarial

Há várias coisas que você pode aprender com esta proposta de software empresarial.

Para começar, inclui uma página de Visão Geral e Objetivos que menciona o crescimento do negócio do cliente e os desafios associados. A página oferece uma lista com marcadores das soluções necessárias para resolver esses problemas.

Esta proposta também inclui o escopo do projeto. O trabalho é dividido em três categorias principais: gerenciamento de aplicativos corporativos, gerenciamento de relacionamento com o cliente e inteligência de negócios. Na segunda página da seção Escopo dos Serviços, a proposta lista os produtos de software incluídos e fornece uma visão geral do cronograma do projeto.

No geral, a proposta serve como um ótimo exemplo de como combinar acesso ao software e trabalho prático.

Veja todo o exemplo de proposta e use-o como modelo.

Exemplo de proposta de SaaS

Uma proposta de SaaS geralmente é muito mais simples, porque normalmente há menos trabalho personalizado envolvido.

Este exemplo de SaaS oferece algumas lições. A seção Por que nós inclui as crenças da empresa, história, proposta de valor e compromisso com o suporte ao cliente em apenas alguns parágrafos curtos. Use isso como inspiração ao criar sua própria página Por que nós.

A parte O que oferecemos da proposta faz um excelente trabalho ao combinar recursos de software e benefícios comerciais. Certifique-se de usar esta seção da proposta para explicar os resultados do uso de seu software, não apenas a funcionalidade.

Este exemplo de proposta de SaaS também inclui uma seção brilhante de preços na marca com diferentes opções. Os clientes podem selecionar o melhor ajuste para seus negócios e, em seguida, assinar a assinatura.

Em suma, a proposta faz um excelente trabalho ao vender o software na voz da marca exclusiva da empresa e destilar detalhes essenciais em um único documento.

Veja todo o exemplo de proposta e use-o como modelo.

Como se preparar para escrever uma proposta de software

Antes de escrever uma proposta, você precisa primeiro entender o caso de negócios do cliente para o seu software.

Como identificar as necessidades dos clientes

Fazer as perguntas certas é a parte mais importante de qualquer processo de vendas. A descoberta do cliente sempre vem antes de escrever uma proposta.

A descoberta de clientes pode ser feita em uma única demonstração de software ou em uma série de chamadas de vendas, demonstrações e apresentações com diferentes partes interessadas.

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer:

• Por que você decidiu reservar uma demonstração do nosso software?

• Com o que sua equipe está lutando quando se trata de [tarefa ou projeto]?

• O que você está usando atualmente para gerenciar [tarefa ou projeto]?

• Como sua equipe colabora em [tarefa ou projeto]?

Ao demonstrar seu software, preste atenção em quais recursos e histórias de clientes eles mais respondem. Isso pode ajudá-lo a identificar os problemas e objetivos do cliente.

O que incluir na proposta

Antes de se sentar para escrever sua proposta, é importante saber o que ela deve incluir para que você possa se preparar com antecedência e reunir tudo o que precisa.

O esboço da proposta de software ideal cobrirá todas essas seções (embora os nomes das seções possam mudar):

• Folha de rosto - Isso inclui uma foto, o nome da sua empresa, o nome do cliente e a data

• Visão geral do problema e das metas - Também conhecida como resumo executivo, esta seção serve como uma visão geral de alto nível da situação atual do cliente, suas metas e como você pode ajudar.

• Por que nós - Esta página é melhor do que uma página sobre porque inclui detalhes da biografia da empresa, bem como diferenciais e propostas de vendas exclusivas.

• Solução - Nesta seção, você conhecerá os recursos do software e como isso afetará diretamente os objetivos da empresa. Você também pode incluir informações de integração e suporte aqui.

• Implementação - Para software empresarial, você pode querer uma seção dedicada para implementação de software, onde você delineará um projeto personalizado de integração e treinamento.

• Estudos de caso - Inclua miniestudos de caso com depoimentos de clientes para ajudar o cliente a visualizar seu sucesso com sua plataforma.

• Preços - Mostre o preço e o que ele inclui ou crie uma tabela com diferentes opções de preços.

• Contrato e assinatura - Para transformar sua proposta em um contrato, certifique-se de incluir seus termos de condições e assinaturas eletrônicas tanto para você quanto para o ponto de contato da conta.

Como escrever uma proposta de software

Para escrever uma proposta detalhada, siga estes passos simples.

Etapa 1. Comece com um modelo de proposta de software

Comece com um modelo de proposta para economizar tempo.

O Proposify oferece uma variedade de modelos de propostas para a indústria de software .

Usar um modelo não apenas economiza tempo com a escrita, mas também com o design. Você pode enviar o modelo para seu designer gráfico interno e pedir que ele o faça na marca, ou gastar uma hora ou mais ajustando-o para combinar com a marca da sua empresa.

Etapa 2. Crie as seções reutilizáveis ​​para criar o próprio modelo da sua empresa

A próxima etapa é criar mensagens que você possa reutilizar para diferentes clientes.

Você pode começar com sua seção Por que nós. Deve ser informado por pesquisas competitivas. Vamos usar o PropertyRadar como exemplo. Este software de inteligência imobiliária oferece mais de 250 critérios para a construção de listas de imóveis perfeitos (para campanhas de mala direta). Seus concorrentes oferecem menos de 50. Assim, seu vendedor pode escrever algo como: "O PropertyRadar oferece 5X a quantidade de critérios de segmentação para que você possa obter um ROI melhor em cada campanha de mala direta".

Em suma, você pode planejar a criação de conteúdo reutilizável para estas seções da proposta:

• Por que nós

• Solução

• Implementação

• Estudos de caso

• Preços

• Contrato e assinatura

Etapa 3. Determine a melhor oferta para um cliente específico

Antes de personalizar o modelo de proposta de sua empresa para um cliente específico, você precisa se apoiar em seu processo de descoberta de clientes, em sua experiência e em sua intuição para tomar decisões sobre o que apresentar.

Ao escolher a melhor abordagem para cada cliente, aqui estão algumas coisas a serem consideradas:

• Qual assinatura de software para orientá-los

• Quais produtos de software complementares oferecer

• Quais serviços complementares oferecer (integração personalizada, implementação, integração, treinamento, desenvolvimento de API etc.)

• Incluir ou não apenas as opções desejadas na proposta ou oferecer vários planos e complementos e permitir que eles escolham

Etapa 4. Obtenha o acordo verbal do cliente

Antes de começar a personalizar sua proposta para um cliente, convém verificar se todos estão na mesma página. Você pode hospedar uma chamada final para propor seu software e as opções de preços rapidamente e ver se isso atende às necessidades e expectativas deles. Uma vez que você tenha a luz verde, vá em frente e vá para a próxima etapa.

Se for uma grande corporação ou agência governamental, você pode perguntar ao seu ponto de contato quais informações essenciais os tomadores de decisão gostariam de ver. Mesmo que não haja uma solicitação de proposta (RFP) sendo enviada para soluções de software como a sua, você pode pedir para ver uma RFP anterior não relacionada para saber o que essa entidade procura no formato da proposta.

Etapa 5. Revise as seções da proposta que devem ser exclusivas desse cliente

Agora é hora de personalizar o modelo de proposta da sua empresa para um cliente específico. Pegue o modelo de proposta e altere todas essas seções para corresponder ao nome da empresa do cliente e suas necessidades.

• Capa

• Visão geral do problema e objetivos

• Por que nós

• Solução

• Implementação

• Estudos de caso

• Preços

• Contrato e assinatura

Para tornar as coisas mais humanas e pessoais, você pode até adicionar fotos e informações de contato dos membros específicos da equipe que os ajudarão após a assinatura (como especialistas em integração ou gerentes de sucesso do cliente).

Etapa 6. Envie a proposta

Agora é hora de enviar a proposta. Propostas com assinaturas eletrônicas atribuídas ao remetente e ao destinatário têm 426% mais chances de serem fechadas.

Para aumentar suas chances de fechar o negócio em mais 36,8%, assine a proposta antes de enviá-la.

Etapa 7. Faça ajustes, se necessário

E, finalmente, esteja preparado para fazer ajustes. Quando pesquisamos milhares de propostas de SaaS, descobrimos que as propostas fechadas são visualizadas 2,5 vezes em média, enquanto as propostas malsucedidas são visualizadas 3 vezes.

Ao usar o Proposify, você pode usar as métricas de visualização a seu favor. Se você perceber que um cliente em potencial visualizou uma proposta 3 ou mais vezes, mas ainda não a assinou, pergunte se ele gostaria de alterar o escopo ou explorar uma solução diferente.

5 dicas de redação de propostas de software

Para agitar suas propostas de software, experimente estas dicas inteligentes.

1. Inclua imagens e vídeos ao lado do texto

O conteúdo multimídia pode ajudar a fechar o negócio. Incluir imagens em uma proposta de SaaS aumenta a taxa de fechamento em 23%, enquanto incluir pelo menos um vídeo aumenta a taxa de fechamento em 41%.

Para imagens, você pode incluir fotos da equipe, capturas de tela de software e gráficos de resultados de estudos de caso. Para vídeos, tente fazer uma visão geral simples e amigável de alto nível da proposta ou enviar um vídeo explicativo. Com o Proposify, você pode organizar facilmente imagens e vídeos em qualquer página de proposta.

2. Escreva as opções de preços em tabelas de taxas interativas

Quando você oferece tabelas de taxas interativas - uma mesa onde o cliente pode selecionar complementos e quantidades - você pode aumentar as taxas de fechamento em 173%.

Este é um acéfalo. O preço do software deve ser personalizável, especialmente para empresas maiores.

3. Experimente várias formas de prova social

Ao contrário das agências e pequenas empresas, as empresas de software geralmente recebem muitas avaliações online. Sites como o G2 e o Capterra são sites de avaliação bem conhecidos para a verificação de software de negócios.

Se você tiver uma ótima média de estrelas ou algum prêmio desses sites, inclua esses selos. Isso pode ajudar a adicionar quantidade à sua prova social, enquanto os depoimentos e estudos de caso são mais sobre qualidade .

4. Escreva modelos diferentes para diferentes níveis de serviço

Como mencionado acima, recomendamos começar com um modelo de software geral e depois personalizá-lo para criar um modelo específico para sua empresa e que possa ser usado várias vezes.

Você pode levar essa estratégia um passo adiante criando diferentes modelos para diferentes produtos de software, assinaturas ou níveis de serviço. Isso melhorará drasticamente sua velocidade ao enviar propostas aos clientes, pois você terá que fazer menos personalização a cada vez.

5. Compare suas taxas médias de visualização e taxas de fechamento para informar as revisões do modelo

Para garantir que a redação da sua proposta esteja correta, recomendamos acompanhar seus benchmarks. Dentro do Proposify, você pode verificar suas análises para taxas médias de visualização e taxas de fechamento. Você pode comparar clientes e propostas individuais com essas métricas.

Você pode descobrir que um tipo de proposta fecha com uma taxa melhor do que outro. Por exemplo, talvez o acesso ao software sem intervenção seja 3X a taxa de sua oferta de implementação personalizada. Isso pode informar que seu serviço personalizado tem um preço muito alto e talvez você precise tentar escrever uma oferta de nível médio com algum serviço prático básico a uma taxa mais baixa.

Obtenha ainda mais dicas orientadas por dados no Estado das propostas de SaaS.

Próximos passos: crie uma proposta de software em minutos

Para criar e enviar uma excelente proposta de software, você precisa de modelos, assinaturas eletrônicas, tabelas de taxas dinâmicas e análises em um só lugar.

Com o Proposify, você obtém esses e outros recursos projetados para aumentar as taxas de fechamento.

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