Come scrivere una proposta di software (con esempi)

Cosa c'è in questa guida:

• Che cos'è una proposta software?

• Esempi di proposte software

• Come prepararsi per scrivere una proposta software

• Come scrivere una proposta software

• 5 suggerimenti per la scrittura di proposte software

Goditi modelli di proposta, firme elettroniche, follow-up e analisi con Proposify.

Che cos'è una proposta software?

Una proposta software è un documento inviato a un potenziale cliente per presentare il valore di un prodotto software e chiarire i servizi di supporto inclusi nel contratto, come la formazione e l'onboarding. Le proposte inviate con il software della proposta possono includere i termini del servizio e le firme elettroniche in modo che, una volta accettata, la proposta agisca come un contratto vincolante tra due parti.

Il formato ideale per una proposta software include una panoramica degli obiettivi del cliente, della soluzione e di ciò che distingue l'azienda.

Mentre una proposta software mostrerà solo le funzionalità e l'assistenza clienti come nella sezione della soluzione, un'altra potrebbe includere fasi di progetto molto dettagliate per l'implementazione e la formazione.

Quali sono i tipi di proposte software?

I principali tipi di proposte software sono proposte software aziendali e proposte SaaS.

• Proposte di software aziendali - Il software aziendale si rivolge a grandi aziende e organizzazioni. L'implementazione è molto più complessa, quindi questi tipi di proposte tendono a includere non solo i dettagli sulla soluzione proposta, ma anche i tempi di implementazione e le tappe fondamentali e l'ambito del lavoro per l'integrazione dei dati o l'onboarding dei dati.

• Proposte SaaS - Le proposte SaaS, d'altra parte, spesso vendono solo l'accesso al software. Non ci saranno risultati finali del progetto personalizzati. La proposta SaaS potrebbe includere alcuni dettagli sull'accesso all'assistenza clienti, ma non ci sarà un sacco di gestione del progetto coinvolta. Queste proposte sono rivolte a startup, imprenditori individuali e piccole imprese.

Tieni presente che una singola azienda può inviare entrambi i tipi di proposte per soddisfare i diversi segmenti di clientela. Molte aziende di successo hanno SaaS e filiali aziendali.

Le proposte di sviluppo del software sono completamente diverse. Queste proposte di progetti software riguardano lo sviluppo di app Web personalizzate o app mobili. Il cliente pagherà per il processo di sviluppo. Nel frattempo, una proposta software (descritta in questa guida) è progettata per vendere l'accesso a software già esistente e qualsiasi servizio personalizzato aiuterà un cliente a trarne il massimo.

Esempi di proposte software

Una grande proposta dovrebbe essere dettagliata, breve e incentrata sui risultati.

Ecco un paio di esempi che puoi usare come ispirazione.

Esempio di proposta software aziendale

Ci sono diverse cose che puoi imparare da questa proposta di software aziendale.

Per cominciare, include una pagina Panoramica e obiettivi che menziona la crescita aziendale del cliente e le sfide associate. La pagina offre quindi un elenco puntato delle soluzioni necessarie per risolvere tali problemi.

Questa proposta include anche l'ambito del progetto. Il lavoro è suddiviso in tre categorie principali: gestione delle applicazioni aziendali, gestione delle relazioni con i clienti e business intelligence. Nella seconda pagina della sezione Ambito dei servizi, la proposta elenca i prodotti software inclusi e fornisce una panoramica della sequenza temporale del progetto.

Nel complesso, la proposta costituisce un ottimo esempio di come combinare l'accesso al software e il lavoro pratico.

Visualizza l'intero esempio di proposta e utilizzalo come modello.

Esempio di proposta SaaS

Una proposta SaaS è solitamente molto più semplice, perché in genere è coinvolto meno lavoro personalizzato.

Questo esempio SaaS offre alcune lezioni. La sezione Perché noi include le convinzioni, la storia, la proposta di valore e l'impegno dell'azienda nei confronti dell'assistenza clienti in pochi brevi paragrafi. Usalo come ispirazione per creare la tua pagina Perché noi.

La parte Cosa offriamo della proposta fa un ottimo lavoro nel combinare insieme le funzionalità del software e i vantaggi aziendali. Assicurati di utilizzare questa sezione della proposta per precisare i risultati dell'utilizzo del software, non solo la funzionalità.

Questo esempio di proposta SaaS include anche una sezione dei prezzi in linea con il marchio con diverse opzioni. I clienti possono selezionare la soluzione migliore per la loro attività e quindi firmare l'abbonamento.

Tutto sommato, la proposta fa un ottimo lavoro vendendo il software con la voce unica del marchio dell'azienda e distillando i dettagli essenziali in un unico documento.

Visualizza l'intero esempio di proposta e utilizzalo come modello.

Come prepararsi per scrivere una proposta software

Prima di poter scrivere una proposta, devi prima comprendere il business case del cliente per il tuo software.

Come identificare le esigenze dei clienti

Fare le domande giuste è la parte più importante di qualsiasi processo di vendita. La scoperta del cliente viene sempre prima di scrivere una proposta.

L'individuazione dei clienti può essere effettuata in un'unica demo del software o in una serie di chiamate di vendita, demo e presentazioni con diversi stakeholder.

Ecco alcune domande che potresti porre:

• Perché hai deciso di prenotare una demo del nostro software?

• Con cosa sta lottando il tuo team quando si tratta di [compito o progetto]?

• Cosa stai utilizzando attualmente per gestire [attività o progetto]?

• In che modo il tuo team collabora su [attività o progetto]?

Durante la demo del tuo software, presta attenzione a quali funzionalità e storie dei clienti rispondono di più. Questo può aiutarti a identificare i problemi e gli obiettivi del cliente.

Cosa includere nella proposta

Prima di sederti per scrivere la tua proposta, è importante sapere cosa dovrebbe includere in modo da poterti preparare in anticipo e raccogliere tutto ciò di cui hai bisogno.

Lo schema ideale della proposta software riguarderà tutte queste sezioni (sebbene i nomi delle sezioni possano cambiare):

• Copertina : include un'immagine, il nome della tua azienda, il nome del cliente e la data

• Panoramica del problema e degli obiettivi : nota anche come riepilogo esecutivo, questa sezione funge da panoramica di alto livello della situazione attuale del cliente, dei suoi obiettivi e di come puoi aiutarlo.

• Perché noi - Questa pagina è meglio di una pagina sulle informazioni perché include dettagli sulla biografia dell'azienda, elementi di differenziazione e proposte di vendita uniche.

• Soluzione : in questa sezione verranno illustrate le funzionalità del software e il modo in cui ciò influirà direttamente sugli obiettivi dell'azienda. Puoi anche includere informazioni sull'onboarding e sul supporto qui.

• Implementazione : per il software aziendale, potresti volere una sezione dedicata per l'implementazione del software, in cui delineerai un progetto personalizzato di onboarding e formazione.

• Casi di studio : includi mini casi di studio con le testimonianze dei clienti per aiutare il cliente a visualizzare il proprio successo con la tua piattaforma.

• Prezzi - Mostra il prezzo e cosa include o crea una tabella con diverse opzioni di prezzo.

• Contratto e firma : per trasformare la tua proposta in un contratto, assicurati di includere i termini delle condizioni e le firme elettroniche sia per il tuo punto di contatto che per quello dell'account.

Come scrivere una proposta software

Per scrivere una proposta dettagliata, segui questi semplici passaggi.

Passaggio 1. Inizia con un modello di proposta software

Inizia con un modello di proposta per risparmiare tempo.

Proposify offre una varietà di modelli di proposta per l'industria del software .

L'utilizzo di un modello non solo consente di risparmiare tempo nella scrittura, ma anche nella progettazione. Puoi inviare il modello al tuo grafico interno e chiedere loro di realizzarlo in base al marchio, oppure dedicare circa un'ora a modificarlo tu stesso in modo che corrisponda al marchio della tua azienda.

Passaggio 2. Crea le sezioni riutilizzabili per creare il modello della tua azienda

Il prossimo passo è creare messaggi che puoi riutilizzare per diversi clienti.

Puoi iniziare con la tua sezione Perché noi. Dovrebbe essere informato dalla ricerca competitiva. Prendiamo PropertyRadar come esempio. Questo software di intelligence immobiliare offre oltre 250 criteri per la creazione di elenchi delle proprietà perfette (per campagne di posta diretta). I loro concorrenti offrono meno di 50. Quindi il loro venditore potrebbe scrivere qualcosa del tipo: "PropertyRadar offre 5 volte la quantità di criteri di targeting in modo da poter ottenere un ROI migliore su ogni campagna di direct mail".

Tutto sommato, puoi pianificare la creazione di contenuti riutilizzabili per queste sezioni della proposta:

• Perché noi

• Soluzione

• Implementazione

• Casi studio

• Prezzo

• Contratto e firma

Passaggio 3. Determina la migliore offerta per un cliente specifico

Prima di poter personalizzare il modello di proposta della tua azienda per un cliente specifico, devi basarti sul processo di scoperta del cliente, sulla tua esperienza e sulla tua intuizione per prendere decisioni su cosa presentare.

Quando si sceglie l'approccio migliore per ogni cliente, ecco alcune cose da considerare:

• Verso quale abbonamento software indirizzarli

• Quali prodotti software aggiuntivi offrire

• Quali servizi aggiuntivi offrire (onboarding personalizzato, implementazione, integrazione, formazione, sviluppo API, ecc.)

• Se includere o meno solo le opzioni desiderate nella proposta o offrire più piani e componenti aggiuntivi e consentire loro di scegliere

Passaggio 4. Ottieni l'accordo verbale del cliente

Prima di iniziare a personalizzare la tua proposta per un cliente, potresti voler verificare di essere tutti sulla stessa pagina. Potresti organizzare un'ultima chiamata per proporre rapidamente il tuo software e le opzioni di prezzo e vedere se soddisfa le loro esigenze e aspettative. Una volta ottenuta la luce verde, vai avanti e vai al passaggio successivo.

Se si tratta di una grande azienda o di un'agenzia governativa, potresti chiedere al tuo punto di contatto quali informazioni essenziali i decisori vorranno vedere. Anche se non viene inviata una richiesta di proposta (RFP) per soluzioni software come la tua, potresti chiedere di vedere una precedente RFP non correlata in modo da sapere cosa cerca questa entità nel formato della proposta.

Passaggio 5. Rivedere le sezioni della proposta che dovrebbero essere univoche per quel cliente

Ora è il momento di personalizzare il modello di proposta della tua azienda per un cliente specifico. Prendi il modello di proposta e modifica tutte queste sezioni in modo che corrispondano al nome dell'azienda del cliente e alle sue esigenze.

• Copertina

• Panoramica del problema e degli obiettivi

• Perché noi

• Soluzione

• Implementazione

• Casi studio

• Prezzo

• Contratto e firma

Per rendere le cose più umane e personali, potresti persino aggiungere foto e informazioni di contatto dei membri del team specifici che li assisteranno dopo la firma (come specialisti dell'onboarding o responsabili del successo dei clienti).

Passaggio 6. Invia la proposta

Ora è il momento di inviare la proposta. Le proposte con firme elettroniche assegnate sia al mittente che al destinatario hanno il 426% di probabilità in più di chiudersi.

Per aumentare le tue possibilità di concludere l'affare di un ulteriore 36,8%, assicurati di firmare la proposta prima di inviarla.

Passaggio 7. Se necessario, apportare le modifiche

E infine, preparati ad apportare modifiche. Quando abbiamo ricercato migliaia di proposte SaaS, abbiamo scoperto che le proposte che si chiudono vengono visualizzate in media 2,5 volte, mentre le proposte non riuscite vengono visualizzate 3 volte.

Quando utilizzi Proposify, puoi sfruttare le metriche di visualizzazione a tuo vantaggio. Se noti che un potenziale cliente ha visualizzato una proposta 3 o più volte ma non l'ha ancora firmata, vai avanti e chiedigli se desidera modificare l'ambito o esplorare una soluzione diversa.

5 suggerimenti per la scrittura di proposte software

Per scuotere le tue proposte di software, prova questi suggerimenti intelligenti.

1. Includi immagini e video insieme al testo

I contenuti multimediali possono aiutare a concludere l'affare. L'inclusione di immagini in una proposta SaaS aumenta il tasso di chiusura del 23%, mentre l'inclusione di almeno un video aumenterà il tasso di chiusura del 41%.

Per le immagini, puoi includere foto del team, schermate del software e grafici dei risultati dei casi di studio. Per i video, prova a creare una panoramica di alto livello semplice e amichevole della proposta o a caricare un video esplicativo. Con Proposify, puoi facilmente organizzare immagini e video su qualsiasi pagina della proposta.

2. Scrivi le opzioni di prezzo nelle tabelle tariffarie interattive

Quando offri tabelle tariffarie interattive, una tabella in cui il cliente può selezionare componenti aggiuntivi e quantità, puoi aumentare i tassi di chiusura del 173%.

Questo è un gioco da ragazzi. I prezzi del software dovrebbero essere personalizzabili, soprattutto per le aziende più grandi.

3. Prova più forme di prova sociale

A differenza delle agenzie e delle piccole aziende, le società di software in genere ottengono molte recensioni online. Siti Web come G2 e Capterra sono noti siti di recensioni per il controllo del software aziendale.

Se hai un'ottima media di stelle o premi da questi siti, assicurati di includere quei badge. Ciò può aiutare ad aggiungere quantità alla tua prova sociale, mentre le testimonianze e i casi di studio riguardano più la qualità .

4. Scrivere modelli diversi per diversi livelli di servizio

Come accennato in precedenza, ti consigliamo di iniziare con un modello software generale e quindi di personalizzarlo per creare un modello specifico per la tua attività e che può essere utilizzato ancora e ancora.

Puoi portare questa strategia un ulteriore passo avanti creando modelli diversi per diversi prodotti software, abbonamenti o livelli di servizio. Ciò migliorerà drasticamente la tua velocità quando invii proposte ai clienti, poiché dovrai fare meno personalizzazioni ogni volta.

5. Confronta i tuoi tassi di visualizzazione medi e i tassi di chiusura per informare le revisioni del modello

Per assicurarti che la scrittura della tua proposta sia corretta, ti consigliamo di monitorare i tuoi benchmark. All'interno di Proposify, puoi controllare le tue analisi per i tassi di visualizzazione medi e i tassi di chiusura. È quindi possibile confrontare singoli clienti e proposte con queste metriche.

Potresti scoprire che un tipo di proposta si chiude a un ritmo migliore rispetto a un altro. Ad esempio, è possibile che l'accesso al software in modalità hands-off si chiuda a una velocità 3 volte superiore rispetto all'offerta di implementazione personalizzata. Questo potrebbe informarti che il tuo servizio personalizzato ha un prezzo troppo alto e forse devi provare a scrivere un'offerta di livello medio con un servizio pratico a un prezzo inferiore.

Ottieni ancora più suggerimenti basati sui dati nello stato delle proposte SaaS.

Passi successivi: crea una proposta software in pochi minuti

Per creare e inviare un'eccellente proposta software, hai bisogno di modelli, firme elettroniche, tabelle tariffarie dinamiche e analisi tutto in un unico posto.

Con Proposify, ottieni queste e altre funzionalità progettate per aumentare i tassi di chiusura.

Ottieni una demo gratuita di Proposify oggi e guarda come è fatto.