Cara Menulis Proposal Perangkat Lunak (Dengan Contoh)

Apa yang ada di panduan ini:

• Apa itu proposal perangkat lunak?

• Contoh proposal perangkat lunak

• Bagaimana mempersiapkan untuk menulis proposal perangkat lunak

• Cara menulis proposal perangkat lunak

• 5 tips menulis proposal perangkat lunak

Nikmati template proposal, tanda tangan elektronik, tindak lanjut, dan analitik dengan Proposify.

Apa itu proposal perangkat lunak?

Proposal perangkat lunak adalah dokumen yang dikirim ke calon klien untuk mempresentasikan nilai produk perangkat lunak dan mengklarifikasi layanan pendukung yang disertakan dalam kontrak, seperti pelatihan dan orientasi. Proposal yang dikirim dengan perangkat lunak proposal dapat menyertakan persyaratan layanan dan tanda tangan elektronik sehingga—setelah diterima—proposal tersebut bertindak sebagai kontrak yang mengikat antara dua pihak.

Format ideal untuk proposal perangkat lunak mencakup ikhtisar tujuan klien, solusi, dan apa yang membedakan perusahaan.

Sementara satu proposal perangkat lunak hanya akan menampilkan fitur dan dukungan pelanggan seperti di bagian solusi, proposal lain mungkin menyertakan fase proyek yang sangat rinci untuk implementasi dan pelatihan.

Apa saja jenis proposal perangkat lunak?

Jenis utama dari proposal perangkat lunak adalah proposal perangkat lunak perusahaan dan proposal SaaS.

• Proposal perangkat lunak perusahaan - Perangkat lunak perusahaan melayani perusahaan dan organisasi besar. Implementasinya jauh lebih kompleks, sehingga jenis proposal ini cenderung tidak hanya mencakup detail tentang solusi yang diusulkan, tetapi juga jadwal peluncuran dan pencapaian serta ruang lingkup pekerjaan untuk integrasi data atau orientasi data.

• Proposal SaaS - Proposal SaaS, di sisi lain, seringkali hanya menjual akses perangkat lunak. Tidak akan ada kiriman proyek khusus. Proposal SaaS mungkin menyertakan beberapa detail tentang akses dukungan pelanggan, tetapi tidak akan ada banyak manajemen proyek yang terlibat. Proposal ini ditujukan untuk startup, solopreneur, dan usaha kecil.

Ingatlah bahwa satu perusahaan dapat mengirim kedua jenis proposal untuk memenuhi segmen pelanggan yang berbeda. Banyak perusahaan sukses memiliki SaaS dan cabang perusahaan.

Proposal pengembangan perangkat lunak sangat berbeda. Proposal proyek perangkat lunak ini untuk aplikasi web khusus atau pengembangan aplikasi seluler. Klien akan membayar untuk proses pengembangan. Sementara itu, proposal perangkat lunak (dijelaskan dalam panduan ini) dirancang untuk menjual akses ke perangkat lunak yang sudah ada dan layanan kustom apa pun yang akan membantu klien memanfaatkannya sebaik mungkin.

Contoh proposal perangkat lunak

Proposal yang bagus harus terperinci, singkat, dan berfokus pada hasil.

Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi.

Contoh proposal perangkat lunak perusahaan

Ada beberapa hal yang dapat Anda pelajari dari proposal perangkat lunak perusahaan ini.

Sebagai permulaan, ini mencakup halaman Ikhtisar dan Sasaran yang menyebutkan pertumbuhan bisnis klien, dan tantangan terkait. Halaman tersebut kemudian menawarkan daftar solusi yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut.

Proposal ini juga mencakup ruang lingkup proyek. Pekerjaan ini dipecah menjadi tiga kategori utama: manajemen aplikasi perusahaan, manajemen hubungan pelanggan, dan intelijen bisnis. Pada halaman kedua bagian Lingkup Layanan, proposal mencantumkan produk perangkat lunak yang disertakan dan memberikan gambaran umum tentang garis waktu proyek.

Secara keseluruhan, proposal ini merupakan contoh yang bagus tentang bagaimana menggabungkan akses perangkat lunak dan pekerjaan langsung.

Lihat seluruh contoh proposal dan gunakan sebagai template.

Contoh proposal SaaS

Proposal SaaS biasanya jauh lebih sederhana, karena biasanya ada lebih sedikit pekerjaan kustom yang terlibat.

Contoh SaaS ini menawarkan beberapa pelajaran. Bagian Mengapa Kami mencakup keyakinan, sejarah, proposisi nilai, dan komitmen perusahaan terhadap dukungan pelanggan hanya dalam beberapa paragraf singkat. Gunakan ini sebagai inspirasi saat membuat halaman Mengapa kami sendiri.

Bagian Apa yang Kami Tawarkan dari proposal melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menggabungkan fitur perangkat lunak dan manfaat bisnis secara bersamaan. Pastikan untuk menggunakan bagian proposal ini untuk menjelaskan hasil penggunaan perangkat lunak Anda, bukan hanya fungsinya.

Contoh proposal SaaS ini juga mencakup bagian penetapan harga merek yang cerah dengan opsi yang berbeda. Klien dapat memilih yang paling cocok untuk bisnis mereka, dan kemudian menandatangani langganan.

Secara keseluruhan, proposal tersebut melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menjual perangkat lunak dalam suara merek perusahaan yang unik dan menyaring detail penting ke dalam satu dokumen.

Lihat seluruh contoh proposal dan gunakan sebagai template.

Bagaimana mempersiapkan untuk menulis proposal perangkat lunak

Sebelum Anda dapat menulis proposal, Anda harus terlebih dahulu memahami kasus bisnis klien untuk perangkat lunak Anda.

Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan klien

Mengajukan pertanyaan yang tepat adalah bagian terpenting dari setiap proses penjualan. Penemuan klien selalu datang sebelum menulis proposal.

Penemuan klien dapat dilakukan dalam satu demo perangkat lunak atau serangkaian panggilan penjualan, demo, dan presentasi dengan pemangku kepentingan yang berbeda.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan:

• Mengapa Anda memutuskan untuk memesan demo perangkat lunak kami?

• Apa yang tim Anda perjuangkan dalam hal [tugas atau proyek]?

• Apa yang saat ini Anda gunakan untuk mengelola [tugas atau proyek]?

• Bagaimana tim Anda berkolaborasi dalam [tugas atau proyek]?

Saat mendemonstrasikan perangkat lunak Anda, perhatikan fitur dan cerita pelanggan apa yang paling mereka tanggapi. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah dan tujuan klien.

Apa yang harus disertakan dalam proposal?

Sebelum Anda duduk untuk menulis proposal Anda, penting untuk mengetahui apa yang harus disertakan sehingga Anda dapat mempersiapkan sebelumnya dan mengumpulkan semua yang Anda butuhkan.

Garis besar proposal perangkat lunak yang ideal akan mencakup semua bagian ini (walaupun nama bagian dapat berubah):

• Halaman sampul - Ini mencakup gambar, nama perusahaan Anda, nama klien, dan tanggal

• Ikhtisar masalah dan sasaran - Juga dikenal sebagai ringkasan eksekutif, bagian ini berfungsi sebagai tinjauan umum tingkat tinggi tentang situasi klien saat ini, sasaran mereka, dan bagaimana Anda dapat membantu.

• Mengapa kami - Halaman ini lebih baik daripada halaman tentang karena mencakup detail bio perusahaan serta pembeda dan proposisi penjualan yang unik.

• Solusi - Di bagian ini, Anda akan membahas fitur perangkat lunak dan bagaimana hal ini akan berdampak langsung pada tujuan perusahaan. Anda juga dapat memasukkan informasi orientasi dan dukungan di sini.

• Implementasi - Untuk perangkat lunak perusahaan, Anda mungkin menginginkan bagian khusus untuk implementasi perangkat lunak, tempat Anda akan menguraikan proyek orientasi dan pelatihan khusus.

• Studi kasus - Sertakan studi kasus mini dengan testimonial pelanggan untuk membantu klien memvisualisasikan kesuksesan mereka dengan platform Anda.

• Harga - Pamerkan harga dan apa yang termasuk atau buat tabel dengan opsi harga yang berbeda.

• Kontrak dan tanda tangan - Untuk mengubah proposal Anda menjadi kontrak, pastikan untuk menyertakan syarat ketentuan dan tanda tangan elektronik untuk kontak Anda dan akun.

Cara menulis proposal perangkat lunak

Untuk menulis proposal terperinci, ikuti langkah-langkah sederhana ini.

Langkah 1. Mulailah dengan template proposal perangkat lunak

Mulailah dengan template proposal untuk menghemat waktu.

Proposify menawarkan berbagai template proposal untuk industri perangkat lunak .

Menggunakan template tidak hanya menghemat waktu dengan menulis tetapi dengan merancang juga. Anda dapat mengirim template ke desainer grafis internal Anda dan meminta mereka untuk membuatnya sesuai merek, atau menghabiskan satu jam atau lebih untuk menyesuaikannya sendiri agar sesuai dengan merek perusahaan Anda.

Langkah 2. Buat bagian yang dapat digunakan kembali untuk membuat template perusahaan Anda sendiri

Langkah selanjutnya adalah membuat pesan yang dapat Anda gunakan kembali untuk klien yang berbeda.

Anda dapat memulai dengan bagian Mengapa Kami. Ini harus diinformasikan oleh penelitian kompetitif. Mari kita ambil PropertyRadar sebagai contoh. Perangkat lunak intelijen real estat ini menawarkan 250+ kriteria untuk membuat daftar properti yang sempurna (untuk kampanye surat langsung). Pesaing mereka menawarkan kurang dari 50. Jadi tenaga penjual mereka mungkin menulis sesuatu seperti, “PropertyRadar menawarkan 5X jumlah kriteria penargetan sehingga Anda bisa mendapatkan ROI yang lebih baik di setiap kampanye surat langsung.”

Secara keseluruhan, Anda dapat merencanakan untuk membuat konten yang dapat digunakan kembali untuk bagian proposal ini:

• Mengapa Kami?

• Larutan

• Penerapan

• Studi kasus

• Harga

• Kontrak dan tanda tangan

Langkah 3. Tentukan penawaran terbaik untuk klien tertentu

Sebelum Anda dapat menyesuaikan template proposal perusahaan Anda untuk klien tertentu, Anda perlu bersandar pada proses penemuan klien Anda, pengalaman Anda, dan intuisi Anda untuk membuat keputusan tentang apa yang akan disajikan.

Saat memilih pendekatan terbaik untuk setiap klien, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Langganan perangkat lunak mana yang mengarahkan mereka ke

• Produk perangkat lunak tambahan mana yang ditawarkan

• Layanan tambahan mana yang ditawarkan (onboarding kustom, implementasi, integrasi, pelatihan, pengembangan API, dll.)

• Apakah hanya menyertakan opsi yang Anda inginkan dalam proposal atau tidak atau menawarkan beberapa paket dan add-on dan mengizinkan mereka untuk memilih

Langkah 4. Dapatkan persetujuan verbal klien

Sebelum Anda mulai menyesuaikan proposal untuk klien, Anda mungkin ingin memastikan bahwa Anda semua berada di halaman yang sama. Anda dapat mengadakan panggilan terakhir untuk mengusulkan perangkat lunak Anda dan opsi harga dengan cepat, dan melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka. Setelah Anda mendapatkan lampu hijau, lanjutkan dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

Jika itu adalah perusahaan besar atau lembaga pemerintah, Anda dapat menanyakan kepada kontak Anda informasi penting apa yang ingin dilihat oleh para pembuat keputusan. Meskipun tidak ada permintaan proposal (RFP) yang dikirim untuk solusi perangkat lunak seperti milik Anda, Anda dapat meminta untuk melihat RFP sebelumnya yang tidak terkait sehingga Anda tahu apa yang dicari entitas ini dalam format proposal.

Langkah 5. Revisi bagian proposal yang harus unik untuk klien itu

Sekarang saatnya menyesuaikan template proposal perusahaan Anda untuk klien tertentu. Ambil template proposal dan ubah semua bagian ini agar sesuai dengan nama perusahaan klien dan kebutuhan mereka.

• Halaman sampul

• Ikhtisar masalah dan tujuan

• Mengapa kita?

• Larutan

• Penerapan

• Studi kasus

• Harga

• Kontrak dan tanda tangan

Untuk membuat segalanya lebih manusiawi dan pribadi, Anda bahkan dapat menambahkan foto dan informasi kontak anggota tim tertentu yang akan membantu mereka setelah mereka menandatangani (seperti spesialis orientasi atau manajer sukses pelanggan).

Langkah 6. Kirim proposal

Sekarang saatnya mengirimkan proposal. Proposal dengan tanda tangan elektronik yang diberikan kepada pengirim dan penerima 426% lebih mungkin untuk ditutup.

Untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan kesepakatan ditutup lebih lanjut sebesar 36,8%, pastikan untuk menandatangani proposal sebelum Anda mengirimkannya.

Langkah 7. Lakukan penyesuaian jika perlu

Dan akhirnya, bersiaplah untuk melakukan penyesuaian. Ketika kami meneliti ribuan proposal SaaS, kami menemukan bahwa proposal yang ditutup rata-rata dilihat 2,5 kali, sedangkan proposal yang gagal dilihat 3 kali.

Saat menggunakan Proposify, Anda dapat menggunakan metrik tampilan untuk keuntungan Anda. Jika Anda melihat bahwa prospek telah melihat proposal 3 kali atau lebih tetapi belum menandatanganinya, tanyakan kepada mereka apakah mereka ingin mengubah cakupan atau mencari solusi yang berbeda.

5 tips menulis proposal perangkat lunak

Untuk mengguncang proposal perangkat lunak Anda, cobalah tips cerdas ini.

1. Sertakan gambar dan video di samping teks

Konten multimedia dapat membantu menyegel kesepakatan. Menyertakan gambar dalam proposal SaaS meningkatkan tingkat penutupan sebesar 23%, sementara menyertakan setidaknya satu video akan meningkatkan tingkat penutupan sebesar 41%.

Untuk gambar, Anda dapat menyertakan foto tim, tangkapan layar perangkat lunak, dan grafik hasil studi kasus. Untuk video, coba buat ikhtisar proposal tingkat tinggi yang sederhana dan ramah atau unggah video penjelasan. Dengan Proposify, Anda dapat dengan mudah mengatur gambar dan video di halaman proposal mana pun.

2. Tulis opsi harga dalam tabel biaya interaktif

Saat Anda menawarkan tabel biaya interaktif—tabel tempat klien dapat memilih add-on dan jumlah—Anda dapat meningkatkan tingkat penutupan sebesar 173%.

Ini adalah tidak punya otak. Harga perangkat lunak harus disesuaikan, terutama untuk perusahaan besar.

3. Cobalah berbagai bentuk bukti sosial

Tidak seperti agensi dan perusahaan kecil, perusahaan perangkat lunak biasanya mengumpulkan banyak ulasan online. Situs web seperti G2 dan Capterra adalah situs ulasan terkenal untuk memeriksa perangkat lunak bisnis.

Jika Anda mendapatkan rata-rata bintang yang bagus atau penghargaan apa pun dari situs ini, pastikan untuk menyertakan lencana tersebut. Itu dapat membantu menambah kuantitas pada bukti sosial Anda, sedangkan testimonial dan studi kasus lebih banyak tentang kualitas .

4. Tulis templat yang berbeda untuk tingkat layanan yang berbeda

Seperti disebutkan di atas, kami menyarankan untuk memulai dengan template perangkat lunak umum dan kemudian menyesuaikannya untuk membuat template yang khusus untuk bisnis Anda dan dapat digunakan berulang kali.

Anda dapat mengambil strategi ini selangkah lebih maju dengan membuat templat yang berbeda untuk produk perangkat lunak, langganan, atau tingkat layanan yang berbeda. Ini akan meningkatkan kecepatan Anda secara drastis saat mengirim proposal ke klien, karena Anda harus melakukan lebih sedikit penyesuaian setiap kali.

5. Tolok ukur tingkat penayangan rata-rata dan tingkat penutupan Anda untuk menginformasikan revisi template

Untuk memastikan bahwa penulisan proposal Anda tepat sasaran, sebaiknya lacak tolok ukur Anda. Di dalam Proposify, Anda dapat memeriksa analitik Anda untuk tingkat penayangan rata-rata dan tingkat penutupan. Anda kemudian dapat membandingkan masing-masing klien dan proposal dengan metrik ini.

Anda mungkin menemukan bahwa satu jenis proposal ditutup pada tingkat yang lebih baik daripada yang lain. Misalnya, mungkin akses perangkat lunak lepas tangan Anda ditutup dengan tarif 3X lipat dari penawaran penerapan khusus Anda. Ini dapat memberi tahu Anda bahwa layanan kustom Anda diberi harga terlalu tinggi, dan mungkin Anda perlu mencoba menulis penawaran tingkat menengah dengan beberapa layanan langsung dengan harga yang lebih rendah.

Dapatkan lebih banyak lagi tips berdasarkan data di State of SaaS Proposals.

Langkah selanjutnya: buat proposal perangkat lunak dalam hitungan menit

Untuk membuat dan mengirim proposal perangkat lunak yang luar biasa, Anda memerlukan templat, tanda tangan elektronik, tabel biaya dinamis, dan analitik, semuanya di satu tempat.

Dengan Proposify, Anda mendapatkan ini dan lebih banyak fitur yang dirancang untuk meningkatkan tingkat penutupan.

Dapatkan demo Proposify gratis hari ini dan lihat bagaimana melakukannya.