Como criar um plano de gerenciamento de riscos eficaz para seus projetos
Publicados: 2022-05-07Um plano de gerenciamento de riscos bem pensado ajuda seu projeto a ter sucesso.
Adele, uma gerente de projetos, estava sempre procurando maneiras de provar seu valor, mostrando sua capacidade de lidar com projetos difíceis. Um dia, ela assumiu um projeto que a maioria dos gerentes teria evitado. O projeto era complexo e incluía vários fatores de risco; havia muita coisa que poderia dar errado, mas a recompensa potencial era alta. Adele estava confiante o suficiente para fazer um plano estratégico de gerenciamento de riscos e, assim, conseguiu.
Todos os dias, as pessoas nos negócios assumem riscos. Às vezes, esses riscos compensam, às vezes não. Mas o que separa os tomadores de risco bem-sucedidos como Adele daqueles que falham é sua prontidão para o planejamento de gerenciamento de risco.
Assim como Adele, se você é um gerente de projetos que lida com projetos complexos e deseja mitigar todos os riscos potenciais, criar um plano de gerenciamento de riscos do projeto é o caminho a seguir.
Não ter uma estratégia de gerenciamento de risco é uma receita certa para o desastre, mas, ao mesmo tempo, criar uma pode parecer assustador. É por isso que compilamos cinco etapas simples para ajudá-lo a criar um plano de gerenciamento de risco. Explicamos como essas etapas evitam o surgimento de possíveis problemas. Mas primeiro, vamos aprender os fundamentos do planejamento de gerenciamento de risco.
O que é um plano de gerenciamento de risco?
Um plano de gerenciamento de riscos descreve as etapas para identificar, analisar, avaliar e responder aos riscos. Também inclui estratégias para monitorar os riscos e minimizar seu impacto nos projetos, com o objetivo de maximizar os resultados positivos do projeto.
| Principais componentes de um plano de gerenciamento de riscos do projeto | |
|---|---|
| Histórico de risco do projeto | Isso inclui uma descrição do projeto, seus objetivos e uma lista de todas as partes interessadas envolvidas. |
| Metodologia | Isso inclui uma descrição do processo de gerenciamento de riscos a ser usado e as ferramentas e técnicas a serem empregadas durante o processo. |
| Estrutura de detalhamento de risco | Isso inclui um detalhamento de todos os riscos do projeto por tipo, como técnico, financeiro ou organizacional. |
| Categorias de risco | Isso inclui uma descrição completa de todas as categorias de risco existentes, como alto, médio ou baixo. |
| Matriz de avaliação de risco | Isso inclui uma tabela que lista todos os fatores de risco potenciais, seu impacto e probabilidade de ocorrência. |
| Plano de resposta ao risco | Isso inclui uma descrição das ações a serem tomadas quando ocorre um evento de risco, como prevenção, mitigação ou transferência. |
| Papéis e responsabilidades | Isso inclui uma lista das pessoas responsáveis pela execução de várias tarefas relacionadas ao gerenciamento de riscos. |
Por que você deve ter um plano de gerenciamento de risco?
Nenhum projeto é isento de riscos. Ao pensar e planejar os riscos com antecedência, você reconhece que eles estão presentes e precisam ser abordados. Com um plano de gerenciamento de riscos bem pensado, você pode evitar ou mitigar possíveis problemas antes que eles se tornem obstáculos esmagadores.
A implementação de planos de gerenciamento de riscos adequados e a execução das etapas necessárias para a redução de riscos garantem que seus projetos permaneçam no caminho certo e atinjam os objetivos desejados. É por isso que muitos recrutadores, ao contratar gerentes de projeto, enfatizam a capacidade de gerenciar os riscos do projeto e a consideram uma das habilidades mais importantes do candidato.
Um plano de gerenciamento de riscos do projeto bem formado ajuda a:
- Mantenha os projetos sob controle e cronograma
- Evite surpresas caras
- Mitigar riscos antes que eles se tornem grandes problemas
- Facilitar a comunicação entre os membros da equipe
- Proteja a reputação da sua empresa
Até agora, está claro que um plano de gerenciamento de risco é uma parte crucial de qualquer projeto. Você não pode controlar o mercado, o clima ou os concorrentes, mas sempre pode tomar as precauções necessárias para gerenciar os riscos. Abaixo, temos cinco etapas fáceis para criar um plano de resposta a riscos eficaz para seus projetos.
1. Identifique os riscos e crie um registro de riscos
O primeiro passo é identificar todos os riscos que podem afetar os objetivos do seu projeto. Quando realizada no início do ciclo de vida do projeto, a identificação de riscos ajuda a tomar as medidas certas para mitigar possíveis problemas.
Domine esta etapa fazendo um brainstorming com sua equipe; analisar projetos anteriores; e conduzir uma análise completa de seus pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças – conhecida como análise SWOT.
Riscos comuns para identificar em seu projeto:
- Atrasos ou prazos perdidos: Isso pode acontecer por vários motivos, como subestimar a quantidade de trabalho necessária, problemas com fornecedores ou outros fatores externos.
- Aumento do escopo: é quando o escopo de um projeto se expande e você adiciona mais e mais recursos ou tarefas. Pode ser tentador continuar, mas a expansão do escopo pode levar rapidamente a excessos de custo e tempo.
- Excesso de custos: Isso pode ser causado por custos imprevistos (por exemplo, preços de materiais acima do esperado) ou aumento do escopo (quando o escopo do projeto se expande além do que foi inicialmente acordado).
- Problemas imprevistos com tecnologia ou equipamento: podem ser desde falhas de hardware até problemas de compatibilidade de software.
Depois de ter os "riscos identificados" em mãos, adicione-os a um registro de riscos. Um registro de riscos é um documento que lista todos os riscos, seu impacto potencial e sua probabilidade de ocorrência. É uma ferramenta vital que ajuda a acompanhar todos os riscos e seu status.
2. Analise os riscos e avalie seu impacto
A avaliação de risco é uma etapa crítica no processo de gerenciamento de risco. Depois de identificar e adicionar todos os riscos a um registro de risco, é hora de iniciar a análise de risco. Para cada risco, você precisa analisar o impacto e a probabilidade.
Impacto é a potencial perda financeira ou operacional que pode ocorrer se o risco se materializar, e probabilidade é a probabilidade de que o risco realmente ocorra. Classifique o impacto e a probabilidade em uma escala como baixa, média ou alta. Isso ajudará você a identificar os riscos que precisam ser priorizados.
Algumas maneiras de avaliar o impacto e a probabilidade do risco:
- Use uma matriz de riscos: essa ferramenta ajuda a visualizar os riscos e seu impacto potencial no projeto.
- Use uma avaliação de probabilidade e impacto: Isso envolve avaliar a probabilidade de cada risco ocorrer e seu impacto potencial, caso ocorra.
- Use o método Delphi: essa técnica envolve obter informações sobre os riscos e seu impacto potencial de um grupo de especialistas.
- Use uma ferramenta de classificação de risco: essa ferramenta classifica os riscos com base em seu impacto e probabilidade usando uma escala como baixo, médio e alto.
3. Determine como lidar com os riscos
Agora que você conhece o impacto potencial e a probabilidade de cada risco, determine como lidar com eles. Dependendo do risco e de sua gravidade, você pode desenvolver uma estratégia de mitigação de risco, transferir o risco para outra parte ou aceitar o risco. O mais importante é entender quais são os riscos e o que você pode fazer para mitigá-los.
Algumas maneiras comuns de lidar com riscos:
- Transferir o risco: é quando você transfere o risco para outra parte, como uma companhia de seguros. Isso pode ser feito para riscos financeiros (por exemplo, custos excessivos), riscos operacionais ou problemas com tecnologia.
- Aceite o risco: é quando você decide que o impacto potencial de um risco é aceitável e não toma nenhuma ação para mitigá-lo. Isso só deve ser feito após uma análise cuidadosa e não deve ser usado levianamente.
- Evite o risco: é quando você toma medidas para evitar o risco completamente. Por exemplo, se houver risco de roubo de dados, você instala um software de segurança para proteger sua rede.
Certifique-se de escolher um método que complemente o risco do seu projeto e ajude a gerar o resultado desejado. Ao fazer isso, você pode manter os riscos do projeto sob controle e minimizar as chances de surpresas indesejadas.
4. Desenvolva um plano viável para lidar com os riscos
Depois de determinar a maneira correta de lidar com os riscos, você precisa desenvolver um plano para abordá-los. Este plano deve ser realista, alcançável e adaptado ao seu projeto específico.
Ele deve incluir uma linha do tempo para que você possa acompanhar o progresso das etapas de mitigação. É crucial lembrar que alguns riscos nunca podem ser totalmente eliminados; eles só podem ser gerenciados para minimizar o impacto até certo nível.
Mathias Ahlgren, fundador/CEO da Website Rating, falou com o Capterra sobre a importância de ter um plano de gerenciamento de risco viável e compartilhou seu ponto de vista.
Coisas a considerar ao criar um plano de gerenciamento de riscos:
- Estabeleça um propósito claro: O plano deve ter um propósito claro para que todos os envolvidos entendam para que serve.
- Identifique quem é responsável por cada tarefa: Certifique-se de identificar quem é responsável por cada tarefa no plano. Isso ajudará a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.
- Atribuir prazos: Atribua prazos a cada tarefa no plano para manter todos no caminho certo e focados.
- Crie um plano de comunicação: certifique-se de ter um plano para informar os membros da equipe e as partes interessadas sobre os riscos e como eles estão sendo abordados.
5. Monitore e revise os riscos regularmente
Como o gerenciamento de riscos é um processo contínuo, é fundamental monitorar e revisar continuamente os riscos. Isso ajudará a garantir que os riscos sejam abordados adequadamente e que o plano ainda seja eficaz.
Também é importante atualizar o plano de gerenciamento de riscos à medida que novos riscos surgem ou as etapas de mitigação são concluídas. Ao ficar de olho nos riscos, você pode garantir que seus projetos permaneçam nos trilhos.
Algumas maneiras comprovadas de monitoramento e revisão regulares de riscos:
- Agende reuniões regulares: Agende reuniões regulares com a equipe do projeto para discutir os riscos e como eles estão sendo abordados.
- Comunique-se regularmente com as partes interessadas: Isso ajudará a garantir que todos estejam cientes dos riscos e de como eles estão sendo abordados.
- Revise os riscos em cada etapa do projeto: Isso ajudará a garantir que os riscos sejam abordados de forma eficaz e que os planos ainda estejam no caminho certo.
- Use o software de gerenciamento de riscos : use-o para identificar e avaliar os riscos no início do ciclo do projeto, criar planos de mitigação detalhados e monitorar e revisar os riscos continuamente.
Garanta o sucesso com o planejamento de risco do projeto orientado a resultados
Fazer um plano de gerenciamento de riscos é uma etapa essencial em qualquer projeto. De ciberataques a finanças inesperadas, os riscos podem ser obstáculos difíceis de superar.
No entanto, com uma abordagem orientada a resultados, você pode desenvolver uma compreensão abrangente dos riscos envolvidos em seu projeto e elaborar um plano eficaz para abordá-los.
Se você está lutando para gerenciar os riscos do seu projeto ou enfrentando novos que parecem impossíveis de superar, os passos “fáceis de implementar” mencionados acima podem ajudá-lo a alcançar o sucesso.
Quer ficar atualizado com as últimas novidades no espaço de gerenciamento de projetos? Confira estes recursos do Capterra:
- Como gerenciar riscos: um guia para gerentes de projeto
- 4 estratégias de gerenciamento de risco para a execução bem-sucedida do projeto
- O futuro do gerenciamento de projetos é híbrido
- Como construir a pilha de gerenciamento de projetos certa para o seu negócio
Metodologia de pesquisa
A Capterra realizou a Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho em dezembro de 2021 com 528 profissionais dos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas. Os entrevistados foram selecionados quanto ao status de emprego (em tempo integral), tamanho da empresa (2 a 500 funcionários) e envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvido).