วิธีสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการของคุณ

Adele ผู้จัดการโครงการมักมองหาวิธีพิสูจน์คุณค่าของเธอด้วยการแสดงความสามารถของเธอในการจัดการโครงการที่ยากลำบาก อยู่มาวันหนึ่ง เธอดำเนินโครงการที่ผู้จัดการส่วนใหญ่จะหลีกเลี่ยง โครงการมีความซับซ้อนและมีปัจจัยเสี่ยงหลายประการ มีหลายอย่างที่อาจผิดพลาดได้ แต่รางวัลที่เป็นไปได้นั้นสูง Adele มีความมั่นใจมากพอที่จะจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงเชิงกลยุทธ์ และด้วยเหตุนี้เธอจึงประสบความสำเร็จ

ทุกวัน ผู้คนในธุรกิจเสี่ยงภัย บางครั้งความเสี่ยงเหล่านั้นก็หมดไป บางครั้งก็ไม่เป็นเช่นนั้น แต่สิ่งที่แยกผู้รับความเสี่ยงที่ประสบความสำเร็จอย่าง Adele ออกจากผู้ที่ล้มเหลวคือความพร้อมในการวางแผนการบริหารความเสี่ยง

เช่นเดียวกับ Adele หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่จัดการโครงการที่ซับซ้อนและต้องการลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด การสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการเป็นวิธีที่จะไป

การไม่มีกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงเป็นสูตรสำเร็จสำหรับภัยพิบัติ แต่ในขณะเดียวกัน การสร้างกลยุทธ์นี้อาจดูน่ากลัว นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้รวบรวมห้าขั้นตอนง่ายๆ เพื่อช่วยคุณสร้างแผนการจัดการความเสี่ยง เราอธิบายว่าขั้นตอนเหล่านี้ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่แรกได้อย่างไร แต่ก่อนอื่น เรามาเรียนรู้พื้นฐานของการวางแผนการจัดการความเสี่ยงกันก่อน

แผนการจัดการความเสี่ยงคืออะไร?

แผนการจัดการความเสี่ยงจะสรุปขั้นตอนในการระบุ วิเคราะห์ ประเมิน และตอบสนองต่อความเสี่ยง นอกจากนี้ยังรวมถึงกลยุทธ์ในการติดตามความเสี่ยงและลดผลกระทบต่อโครงการโดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มผลลัพธ์ของโครงการในเชิงบวกให้ได้มากที่สุด

ทำไมคุณควรมีแผนการจัดการความเสี่ยง?

ไม่มีโครงการใดที่ไม่มีความเสี่ยง การไตร่ตรองและวางแผนความเสี่ยงล่วงหน้าแสดงว่าคุณรับทราบว่ามีอยู่แล้วและจำเป็นต้องได้รับการแก้ไข ด้วยแผนการจัดการความเสี่ยงที่รอบคอบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงหรือบรรเทาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนที่จะกลายเป็นอุปสรรคอย่างท่วมท้น

การใช้แผนการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสมและดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการลดความเสี่ยงทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการของคุณอยู่ในการติดตามและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ นั่นเป็นเหตุผลที่นายหน้าจำนวนมากในขณะที่จ้างผู้จัดการโครงการ เน้น ความสามารถในการจัดการความเสี่ยงของโครงการ และพิจารณาว่าเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดของผู้สมัคร

แผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการที่มีรูปแบบที่ดีจะช่วย:

• ติดตามโครงการและกำหนดเวลา
• หลีกเลี่ยงเซอร์ไพรส์ราคาแพง
• ลดความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
• อำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม
• ปกป้องชื่อเสียงของบริษัทของคุณ

ในตอนนี้ ชัดเจนว่าแผนการจัดการความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ คุณไม่สามารถควบคุมตลาด สภาพอากาศ หรือคู่แข่งได้ แต่คุณสามารถใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นเพื่อจัดการความเสี่ยงได้เสมอ ด้านล่างนี้ เรามีห้าขั้นตอนง่ายๆ ในการสร้างแผนตอบสนองความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการของคุณ

1. ระบุความเสี่ยงและสร้างทะเบียนความเสี่ยง

ขั้นตอนแรกคือการระบุความเสี่ยงทั้งหมดที่อาจส่งผลต่อเป้าหมายของโครงการของคุณ เมื่อดำเนินการตั้งแต่เนิ่นๆในวงจรชีวิตของโครงการ การระบุความเสี่ยงจะช่วยดำเนินการตามขั้นตอนที่ถูกต้องเพื่อบรรเทาปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ฝึกฝนขั้นตอนนี้ด้วยการระดมความคิดกับทีมของคุณ การวิเคราะห์โครงการก่อนหน้า และทำการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคามของคุณอย่างละเอียด—เรียกว่าการวิเคราะห์ SWOT

เมื่อคุณมี "ความเสี่ยงที่ระบุ" ในมือแล้ว ให้เพิ่มลงในทะเบียนความเสี่ยง ทะเบียนความเสี่ยงคือเอกสารที่แสดงรายการความเสี่ยงทั้งหมด ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และโอกาสที่จะเกิดขึ้น เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยติดตามความเสี่ยงและสถานะทั้งหมด

2. วิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบ

การประเมินความเสี่ยงเป็นขั้นตอนที่สำคัญในกระบวนการบริหารความเสี่ยง หลังจากที่คุณระบุและเพิ่มความเสี่ยงทั้งหมดลงในทะเบียนความเสี่ยงแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มการวิเคราะห์ความเสี่ยง สำหรับแต่ละความเสี่ยง คุณต้องวิเคราะห์ผลกระทบและโอกาส

ผลกระทบคือความสูญเสียทางการเงินหรือการดำเนินงานที่อาจเกิดขึ้นได้หากความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้นจริง และความน่าจะเป็นคือความน่าจะเป็นที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นจริง ให้คะแนนทั้งผลกระทบและความเป็นไปได้ในระดับ เช่น ต่ำ กลาง หรือสูง ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ

3.กำหนดวิธีการจัดการกับความเสี่ยง

เมื่อคุณทราบผลกระทบและโอกาสที่เป็นไปได้ของแต่ละความเสี่ยงแล้ว ให้พิจารณาว่าจะจัดการกับมันอย่างไร คุณสามารถพัฒนากลยุทธ์การลดความเสี่ยง โอนความเสี่ยงไปยังบุคคลอื่น หรือยอมรับความเสี่ยงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเสี่ยงและความรุนแรง สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจว่าความเสี่ยงคืออะไรและคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกวิธีการที่เติมเต็มความเสี่ยงของโครงการและช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่คุณต้องการ การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถควบคุมความเสี่ยงของโครงการและลดโอกาสเกิดความประหลาดใจที่ไม่ต้องการได้

4. พัฒนาแผนที่เป็นไปได้เพื่อจัดการกับความเสี่ยง

เมื่อคุณได้กำหนดวิธีที่ถูกต้องในการจัดการกับความเสี่ยงแล้ว คุณต้องพัฒนาแผนการจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น แผนนี้ควรเป็นจริง บรรลุได้ และปรับให้เข้ากับโครงการเฉพาะของคุณ

ควรมีไทม์ไลน์เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนการบรรเทาผลกระทบได้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าความเสี่ยงบางอย่างไม่สามารถกำจัดได้ทั้งหมด พวกเขาสามารถจัดการได้เพื่อลดผลกระทบให้เหลือเพียงระดับหนึ่งเท่านั้น

Mathias Ahlgren ผู้ก่อตั้ง/ซีอีโอของการจัดอันดับเว็บไซต์ ได้พูดคุยกับ Capterra เกี่ยวกับความสำคัญของการมีแผนการจัดการความเสี่ยงที่ใช้การได้ และแบ่งปันมุมมองของเขา

5. ติดตามและตรวจสอบความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ

เนื่องจากการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง จึงจำเป็นต้องติดตามและทบทวนความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าความเสี่ยงต่างๆ ได้รับการจัดการอย่างเพียงพอและแผนยังคงมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญคือต้องอัปเดตแผนการจัดการความเสี่ยงเมื่อความเสี่ยงใหม่เกิดขึ้นหรือขั้นตอนบรรเทาผลกระทบเสร็จสิ้นลง การติดตามความเสี่ยงอย่างใกล้ชิดจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณจะยังคงดำเนินต่อไป

วิธีการสำรวจ

Capterra ดำเนินการสำรวจ ความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงาน เมื่อเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 จากผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 – 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ