4 Estratégias de Gerenciamento de Risco para uma Execução de Projeto Bem-sucedida

Imagine uma nova oportunidade de projeto vindo em sua direção. Você reúne sua equipe e prepara um plano bem pensado para concluir o projeto dentro do prazo definido. Você faz tudo para cumprir a visão do projeto do seu cliente, desde a alocação de recursos até a atribuição de metas específicas aos membros da equipe do projeto.

Mas depois de algumas semanas, um de seus recursos mais confiáveis ​​entra em licença prolongada devido a circunstâncias inevitáveis, fazendo com que seu projeto seja interrompido por um tempo. Isso é algo que ninguém poderia ter previsto. Esse risco parece assustador para você? Bem, você não está sozinho!

Muitos gerentes de projeto como você tentam evitar riscos inesperados, mas ainda se deparam com eles. O fato é que todo projeto tem um certo risco de fracasso – não importa o quanto você tente evitá-lo. Riscos imprevistos podem ocorrer a qualquer momento, então não se culpe. Em vez disso, planeje-os com antecedência para que seus planos de projeto não falhem.

Neste artigo, exploramos quatro estratégias de gerenciamento de risco para ajudar a aumentar as chances de sucesso do seu projeto. Mas primeiro, vamos entender o básico das estratégias de gerenciamento de risco e por que é importante tê-las em prática.

O que é uma estratégia de gestão de risco?

Uma estratégia de gerenciamento de riscos é o processo de identificar, avaliar e responder proativamente aos riscos do projeto antes que eles causem problemas sérios ou afetem o cronograma de conclusão do projeto. Esse processo também envolve a atualização e revisão regulares da avaliação de risco com base em novas informações ou ações tomadas.

Como gerente de projeto, você precisa de um plano de gerenciamento de riscos corporativos para identificar, avaliar e controlar os riscos. Ao monitorar os riscos de perto, você pode desenvolver planos de mitigação para diminuir o impacto potencial dos riscos.

Quando você deve incluir estratégias de gerenciamento de risco?

O processo de gerenciamento de projetos envolve planejamento, execução, monitoramento e controle do projeto e encerramento. Quando se trata de métodos de gerenciamento de risco, os especialistas aconselham incluí-los durante os estágios iniciais (ou seja, planejamento), porque ainda há tempo para fazer ajustes e ajustar as coisas. Isso permite uma resposta mais proativa e eficiente a quaisquer riscos que possam surgir.

No entanto, você também deve entender que nem sempre é possível incorporar todas as estratégias de gerenciamento de risco durante os estágios iniciais, pois muitos componentes móveis estão envolvidos.

Para cada estratégia de gerenciamento de risco discutida abaixo, incluímos alguns fatores para ajudá-lo a decidir o momento certo de empregar a estratégia.

É um plano empregado para evitar que possíveis riscos ocorram em primeiro lugar. Um plano de prevenção de riscos normalmente inclui alterar o cronograma ou escopo do projeto ou contratar mais funcionários para gerenciar problemas. Essa estratégia reduz a probabilidade de quaisquer riscos significativos que surjam durante a vigência do projeto.

Por que incluir a prevenção de riscos?

Prevenir é sempre melhor do que remediar. Com a prevenção de riscos, você pode reduzir a possibilidade de riscos potenciais do projeto planejando-os com antecedência e desenvolvendo planos de contingência para mitigá-los.

É mais barato e menos demorado lidar com os riscos antes que eles se tornem problemas completos que já causaram danos. Ao antecipar os riscos e elaborar planos para lidar com eles, você minimiza as chances desses riscos atrapalharem o cronograma do projeto.

Quando incluir a prevenção de riscos?

Depende do seu projeto específico e de seus riscos exclusivos. No entanto, em geral, tente incluir uma estratégia de prevenção de riscos o mais rápido possível. Isso ajudará a minimizar a possibilidade de riscos desde o início do projeto.

Fatores a serem considerados ao decidir se deve ou não incluir uma estratégia de prevenção de riscos em seu projeto:

• A probabilidade de ocorrência de risco.
• A gravidade potencial das consequências se o risco ocorrer.
• O custo e a viabilidade da implementação de uma estratégia de prevenção de riscos.
• O impacto da estratégia de prevenção de riscos no cronograma e orçamento do projeto.

É uma estratégia usada para minimizar os efeitos negativos do risco em um projeto. Um plano de redução de risco inclui estabelecer procedimentos e protocolos claros, desenvolver um plano de backup para riscos imprevistos e identificar e mitigar riscos potenciais logo no estágio de planejamento do projeto.

Por que incluir redução de risco?

Uma estratégia de redução de risco garante que os riscos potenciais sejam identificados e tratados antes que causem problemas sérios. Incorporar essa estratégia em seu plano de projeto significa minimizar as chances de algo dar errado e prejudicar o sucesso do seu projeto.

Ao reduzir a gravidade dos riscos, você minimiza o impacto negativo, mantendo seu projeto dentro do cronograma. Você fica à frente dos problemas e mantém o projeto sob controle planejando vários riscos e suas respostas apropriadas.

Quando incluir a redução de risco?

Não existe uma resposta única para essa pergunta; depende do projeto específico e dos riscos associados a ele. No entanto, os especialistas sugerem que os gerentes de projeto incluam essa estratégia especificamente durante o processo de análise de risco para obter os melhores resultados.

Perguntas a serem feitas ao decidir se deve ou não incluir uma estratégia de redução de risco em seu projeto:

• Quais são os riscos potenciais e qual a probabilidade de ocorrerem?
• Quais são as consequências da ocorrência de um evento de risco?
• Quanto dinheiro e tempo podem ser investidos na redução do risco?
• Existem estratégias de redução de risco existentes que podem ser usadas?

Como o nome indica, é o processo de transferência de risco de uma entidade para outra. Isso geralmente é feito por meio de negociações de contratos, apólices de seguro ou outros meios. Ao transferir o risco, as organizações esperam se proteger de possíveis perdas relacionadas.

Por que incluir a transferência de risco?

Gerenciar bem os riscos é um dos aspectos mais importantes de um projeto bem-sucedido. Ao transferir o risco para outra parte, você pode mitigar o impacto no projeto se algo der errado, protegendo o projeto de possíveis perdas ou contratempos.

A transferência de risco também ajuda a reduzir a exposição ao risco e a responsabilidade financeira do seu negócio. Ele acelera o projeto geral ao se livrar da incerteza ou ambiguidade.

Quando incluir a transferência de risco?

Novamente, não há uma resposta definitiva para essa pergunta; varia de acordo com o projeto e os riscos envolvidos. No entanto, é aconselhável incluir uma estratégia de transferência de risco o mais cedo possível – de preferência durante o estágio de planejamento. Isso o ajudará a tomar todas as medidas necessárias para reduzir ou eliminar qualquer risco potencial.

Fatores a serem considerados ao decidir se deve ou não incluir uma estratégia de transferência de risco em seu projeto:

• A probabilidade de ocorrência do risco.
• Quaisquer requisitos ou restrições legais aplicáveis.
• As opções disponíveis para transferência de risco.
• Os riscos e benefícios de não transferir riscos.

Essa estratégia refere-se à decisão tomada pelo gerente de projeto de aceitar ou rejeitar o risco. A escolha é feita por vários motivos, incluindo (mas não limitado a) o risco não vale a pena agir, sua baixa probabilidade e grande impacto, e não há nenhuma maneira conhecida de reduzi-lo.

Por que incluir a aceitação de riscos?

Ao aceitar os riscos, você reconhece que eles existem e podem impactar potencialmente o projeto. Isso permite que você implemente medidas de mitigação e planos de contingência para lidar com eles, caso ocorram. A aceitação de riscos também permite que você se concentre mais nos aspectos positivos do seu projeto enquanto ainda está preparado para possíveis problemas.

Quando incluir a aceitação de risco?

Um momento comum para usar a aceitação de riscos no gerenciamento de projetos é durante a fase de planejamento. É quando você decide quais riscos assumir e como abordá-los no futuro. Outro momento é durante a fase de monitoramento e controle. É quando você garante que todos os riscos aceitos estão sendo gerenciados adequadamente.

Fatores a serem considerados ao decidir se deve ou não incluir uma estratégia de aceitação de risco em seu projeto:

• O impacto potencial do risco, caso ocorra.
• A disponibilidade de qualquer outra estratégia de mitigação de risco.
• O dinheiro e o tempo orçados para gerenciar riscos no projeto.

Este vídeo explora os prós e os contras do uso de software de gerenciamento de risco para ajudá-lo a decidir se a ferramenta é adequada para as necessidades do seu projeto.

Metodologia de pesquisa

A Pesquisa de usuários de gerenciamento de projetos do Capterra foi realizada em março de 2021 entre 422 gerentes de projeto dos EUA, 367 dos quais são usuários de software de gerenciamento de projetos, para descobrir quem está usando software de gerenciamento de projetos, os recursos que eles usam ou não, quais eles desejam eles usaram e quais resultados eles viram de seu investimento. Os entrevistados qualificados são tomadores de decisão ou têm envolvimento significativo com o gerenciamento de projetos do dia-a-dia em sua organização. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.