Como gerenciar riscos: um guia para gerentes de projeto
Publicados: 2022-05-07Cinco dicas eficazes para gerentes de projeto reduzirem riscos e terem maior taxa de sucesso.
Como gerente de projetos, qual é a primeira coisa que vem à sua mente quando você lê “riscos de gerenciamento de projetos”?
Se você pretende tornar seus projetos livres de erros, a frase “riscos de gerenciamento de projetos” pode parecer alarmante. Os riscos vêm em todas as formas e tamanhos, mas isso não significa que você não possa fazer nada sobre eles. Um risco pode ser uma oportunidade a ser perseguida ou uma ameaça a ser evitada – tudo depende de como você o encara.
Gerenciar riscos é essencial para o sucesso do seu projeto. Mas como você gerencia os riscos corretamente? Onde você começa? Como você garante que seus projetos não dêem errado?
Para ajudá-lo, respondemos a todas essas perguntas neste blog. Também compartilhamos dicas práticas para gerenciar riscos de forma adequada e eficiente para que seus projetos não saiam dos trilhos.
Como os riscos afetam o sucesso do projeto?
O termo “risco” é comumente usado em muitos aspectos da vida. Quando se trata de gerenciamento de projetos, risco é definido como qualquer obstáculo ou evento indesejável que afete o objetivo do projeto. Pode ser qualquer coisa, desde um atraso na conclusão de uma tarefa até o aumento dos custos.
Os riscos afetam o sucesso geral do projeto de várias maneiras:
- Eles aumentam as chances de algo dar errado e afetar negativamente o resultado do projeto.
- Eles levam a atrasos na conclusão do projeto ou, pior ainda, ao cancelamento completo.
- Eles causam um aumento nos custos, o que prejudica o resultado final do projeto.
Em suma, os riscos têm o potencial de impactar negativamente o sucesso do projeto; portanto, devem ser tratados como tal. Por esse motivo, a capacidade de gerenciar os riscos do projeto é considerada uma habilidade essencial na contratação de gerentes de projeto.
Os riscos afetam principalmente os seguintes aspectos de um projeto:
- Escopo: Os riscos levam a mudanças no escopo do projeto, impactando o tempo necessário para concluir o projeto.
- Cronograma: Os riscos atrasam o cronograma do projeto, impactando a data de conclusão e o custo geral do projeto.
- Custo: Os riscos aumentam os custos associados ao projeto, prejudicando o orçamento geral do projeto.
- Qualidade: Os riscos afetam a qualidade das entregas do projeto, prejudicando a reputação do projeto.
1. Faça da identificação de riscos uma atividade de equipe
Quando se trata de gerenciamento de riscos do projeto, uma das coisas mais importantes que você pode fazer é tornar a identificação de riscos uma atividade de equipe. Ao envolver toda a sua equipe, você terá mais chances de identificar o risco potencial associado ao seu projeto.
Além disso, ao envolver sua equipe no processo de identificação de riscos, você obterá a adesão deles para implementar estratégias de gerenciamento de riscos. Veja como você pode tornar a identificação de riscos do projeto uma atividade de equipe:
- Faça com que todos contribuam com suas ideias durante as reuniões: Isso permitirá que sua equipe faça um brainstorming de diferentes cenários de risco e proponha possíveis soluções. Durante essas sessões de brainstorming, peça aos membros da equipe que também relatem os riscos que encontram fora das reuniões da equipe, durante as operações comerciais diárias.
- Certifique-se de que todos entendam o processo de gerenciamento de riscos: isso ajudará a garantir que todos os membros de sua equipe estejam na mesma página sobre como gerenciar riscos.
Dicas para tornar a identificação de riscos uma atividade de equipe mais eficaz
Essas dicas podem ajudar sua equipe a identificar e abordar todos os riscos potenciais, ajudando a evitar problemas e atrasos:- Discuta os riscos com todos os membros da equipe e chegue a um consenso sobre quais são os mais importantes a serem abordados.
- Seja realista. Não tente identificar riscos que são improváveis de ocorrer ou sobre os quais você não pode fazer nada.
- Leve o seu tempo para a avaliação de risco. Não apresse o processo, pois isso pode levar a resultados imprecisos.
- Use uma variedade de métodos de identificação de risco, pois eles podem ajudar a garantir que todos os riscos potenciais sejam identificados.
- Faça o acompanhamento regularmente para garantir que os riscos estejam sendo gerenciados de forma eficaz.
Depois de identificar os riscos, trabalhe com sua equipe para desenvolver estratégias para mitigá-los ou evitá-los. Isso pode envolver o desenvolvimento de planos de contingência, a modificação do cronograma do projeto ou até mesmo alterações no orçamento do projeto.
2. Determine sua tolerância ao risco
Tolerância ao risco é a quantidade de risco que os gerentes de projeto estão dispostos a aceitar para atingir a meta do projeto. Refere-se ao nível de incerteza que é aceitável e à quantidade de perda potencial que é tolerável.
Uma maneira de determinar a tolerância ao risco é usando o recurso de gerenciamento de risco do seu software de gerenciamento de projetos. Isso permitirá que você insira todos os riscos associados ao seu projeto e, em seguida, identifique a probabilidade de cada um. Você pode usar o resultado para criar um plano de resposta a riscos.
Por exemplo, se é improvável que um risco ocorra, mas tenha um impacto severo em um projeto, você pode querer tomar medidas para evitá-lo. Por outro lado, se um risco for mais provável de ocorrer, mas tiver apenas um impacto menor, você pode decidir aceitá-lo.
A pesquisa de usuários de gerenciamento de projetos de 2021 do Capterra descobriu que 43% dos gerentes de projeto têm recursos de gerenciamento de risco em seu software de gerenciamento de projetos e o usam de forma proativa. (Veja a metodologia de pesquisa aqui.)
Considere estes fatores ao determinar a tolerância ao risco do seu projeto:
- A importância do objetivo do projeto
- O impacto dos riscos potenciais no objetivo do projeto
- A probabilidade de ocorrência de riscos
- A capacidade da sua equipe para lidar com riscos potenciais
3. Decida qual risco gerenciar
Nem todos os riscos do projeto podem ou devem ser gerenciados. Você precisa pesar os benefícios e custos potenciais do gerenciamento de riscos em relação aos benefícios e custos potenciais de não gerenciá-los. Depois de identificar e avaliar os riscos, decida em quais agir com base em sua tolerância ao risco e nos recursos disponíveis com você.
Você pode decidir gerenciar todos os riscos identificados ou apenas alguns deles. Por exemplo, se você tiver baixa tolerância, poderá optar por abordar apenas os riscos mais sérios, ou seja, riscos que representem uma ameaça significativa à meta do seu projeto. Não importa quais riscos você escolha gerenciar, certifique-se de ter um plano de mitigação de riscos adequado para abordá-los.
Considere estes fatores ao decidir quais riscos gerenciar:
- Gravidade do impacto: Se um risco provavelmente causar um impacto severo em seu projeto, você deve priorizá-lo.
- Probabilidade de ocorrência: Se um risco for altamente provável de ocorrer, você deve tomar medidas para mitigá-lo ou evitá-lo.
- Recursos disponíveis: Se você tem recursos limitados, é aconselhável gastar seu tempo e dinheiro nos riscos mais graves primeiro.
- Tolerância ao risco: Alguns riscos são mais aceitáveis do que outros. Sua decisão sobre quais riscos priorizar é baseada em sua tolerância ao risco.
4. Desenvolva um plano para mitigar o risco
Depois de decidir quais riscos gerenciar, você precisará desenvolver um plano de ação para evitar ou lidar com esses riscos, bem como estabelecer quem é responsável por cada tarefa no plano. O plano deve ser adaptado aos riscos específicos que você está enfrentando e aos recursos disponíveis para você.
Além disso, seu plano provavelmente envolverá uma combinação de estratégias — desenvolver planos de contingência, modificar o cronograma do projeto e fazer alterações no orçamento do projeto. Você também precisará estabelecer um processo para monitorar e atualizar o plano à medida que o projeto avança.
Considere estes fatores ao fazer planos para evitar ou abordar riscos:
- Quem é responsável por cada tarefa? É crucial identificar quem é responsável por cada tarefa para que todos saibam o que precisam fazer.
- O que deveria ser feito? Certifique-se de que cada tarefa esteja claramente definida para que não haja confusão sobre o que precisa ser feito.
- Quando precisa ser feito? Certifique-se de que cada tarefa tenha uma data de vencimento para que seja concluída no prazo.
- Como será feito? Certifique-se de que cada tarefa seja designada a um membro da equipe que tenha a habilidade e os recursos necessários para completá-la.
A chave para criar um plano de gerenciamento de risco sólido é aproveitar o software de gerenciamento de projeto certo com a funcionalidade de planejamento de projeto. O software ajuda a identificar riscos potenciais desde o início, desenvolver estratégias necessárias e mitigar ameaças para evitar falhas de projeto.
5. Acompanhe o risco ao longo do ciclo de vida do projeto
Depois de desenvolver um plano de mitigação de riscos, você precisará acompanhá-lo durante todo o ciclo de vida do projeto. Isso o ajudará a identificar novos riscos à medida que eles surgirem, bem como determinar se os riscos existentes estão piorando ou melhorando.
O rastreamento de riscos inclui monitorá-los quanto a alterações na gravidade ou probabilidade, bem como rastrear o progresso de seus esforços de mitigação e prevenção. Você pode fazer isso usando várias ferramentas e técnicas, como criar um registro de risco ou realizar reuniões regulares de risco.
Conversamos com Eric McGee, engenheiro de rede sênior da TRG Datacenters que gerencia todos os projetos que lidam com engenharia de rede e sistemas, sobre a importância de ter um registro de riscos e como ele o utiliza para melhorar o monitoramento e a avaliação de riscos.
Eric nos disse que sua abordagem principal para gerenciar os riscos do projeto é criar um registro de riscos no qual ele e sua equipe anotem todos os perigos potenciais do projeto. Como o registro de riscos geralmente é apresentado em forma de gráfico, com cada risco discriminado e o nível de prioridade, impacto potencial e ações de mitigação sugeridas claramente exibidos, torna-se simples gerenciar os riscos.
“Incluir informações qualitativas e quantitativas em um registro de riscos torna a avaliação e a visualização de riscos mais abrangentes.”
Eric McGee
Engenheiro de rede sênior na TRG DatacentersConsidere estes fatores ao rastrear os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto:
- O que precisa ser rastreado? Certifique-se de estar rastreando as informações corretas para identificar quaisquer riscos novos ou potenciais.
- Quem vai rastreá-lo? Atribua alguém para rastrear os riscos para que sejam monitorados e abordados no prazo.
- Quando você deve rastreá-lo? Acompanhe os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto para que você possa identificar riscos novos ou potenciais à medida que surgem.
- Como você deve rastreá-lo? Defina o processo de rastreamento para que todos saibam o que precisa ser feito.
Crie um sistema para relatar novos riscos à medida que surgem e comunique-os regularmente a todas as partes interessadas do projeto. Conduza revisões regulares de riscos, atualize o registro de riscos adequadamente e defina ações de mitigação sempre que necessário. Além disso, faça uma revisão pós-projeto para aprender com os riscos que se materializaram durante o projeto.
Dica bônus: aproveite os riscos
Alguns riscos, se gerenciados adequadamente, podem realmente beneficiar seu projeto. Estas são conhecidas como “oportunidades”. Uma oportunidade é um risco positivo que, se gerenciado corretamente, pode levar a um melhor resultado para o projeto.
Por exemplo, o lançamento de um novo produto pode apresentar vários riscos, mas também oferece uma oportunidade de ganhar participação no mercado. Se você gerenciar bem o lançamento, sua empresa poderá aproveitar a oportunidade e melhorar sua posição no mercado.
Use o gerenciamento de riscos para garantir o sucesso do projetoTodos os projetos têm alguns riscos inerentes, mas usar as dicas acima o ajudará a desenvolver uma estratégia sólida para gerenciar esses riscos. Você pode melhorar as chances de sucesso do projeto identificando os riscos desde o início, determinando sua tolerância ao risco, decidindo quais riscos precisam ser gerenciados, elaborando planos para preveni-los e abordá-los e monitorando-os durante todo o ciclo de vida do projeto. Quando o projeto estiver concluído, não se esqueça de avaliar a eficácia de seus esforços de gerenciamento de riscos. Isso ajudará você a aprender com suas experiências e fazer melhorias para projetos futuros. |
Procurando por software de gerenciamento de risco? Confira a lista do Capterra com as melhores soluções de software de gestão de risco. Além disso, assista a este vídeo para entender os prós e contras de usar o software de gerenciamento de risco para selecionar a ferramenta certa.
Metodologia de pesquisa
A Capterra realizou a Pesquisa de Usuários de Gerenciamento de Projetos em março de 2021 entre 422 gerentes de projeto baseados nos EUA, 367 dos quais são usuários de software de gerenciamento de projetos. Os respondentes qualificados são tomadores de decisão ou têm envolvimento significativo com o gerenciamento de projetos no dia a dia de sua organização. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.
A Capterra realizou a Emotional Intelligence in the Workplace Survey em dezembro de 2021 entre 528 profissionais baseados nos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas. Os entrevistados foram selecionados para status de emprego (tempo integral), tamanho da empresa (2 a 500 funcionários) e envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvido).