5 maneiras diferentes de contar e registrar o tempo

Desde depender do sol e das estrelas, passando pelo uso da água, até a invenção de um relógio atômico. Os humanos sempre foram fascinados pelo tempo e têm procurado formas mais eficientes de contar e registrar o tempo. Acompanhei minhas tarefas de trabalho padrão usando algumas ferramentas diferentes e encontrei algumas coisas interessantes, bem como prós e contras de cada uma ao longo do caminho.

Dispositivos de rastreamento de tempo através do histórico

Hoje em dia, temos a sorte de ter métodos bastante precisos de contar e registrar o tempo. Mas, nem sempre foi assim.

Os seres humanos têm experimentado várias maneiras de monitorar o tempo, aproveitando:

• o movimento do sol e das estrelas, com dispositivos como relógios de sol, obeliscos, merkhets (relógios estelares) e canhões do meio-dia;
• o fluxo de água, com relógios de água;
• incenso e fogo, com relógios de incenso;
• o movimento da areia, com ampulhetas (relógios de areia);
• queima de óleo e vela, com lamparina a óleo e relógios de vela;
• o movimento zig-zag da bola, com relógios Congreve;
• o mecanismo oscilante que indica o movimento do tempo, com relógios mecânicos;
• o movimento de um peso oscilante (pêndulo), com relógios de pêndulo.

Neste momento, algumas dessas ferramentas de rastreamento de tempo existem apenas em museus, como um relógio de incenso. No entanto, outros dispositivos, como um relógio de areia, ainda podem ser encontrados em muitas residências. É por isso que demonstraremos como medir o tempo com uma ampulheta, mas também com algumas ferramentas adicionais de controle de tempo.

Como registrar o tempo usando diferentes dispositivos de rastreamento de tempo?

Para mostrar como você pode utilizar diversos dispositivos de rastreamento de tempo para registrar suas atividades diárias, experimentei várias ferramentas. Alguns deles são dispositivos físicos, como o cronômetro de cozinha Pomodoro, e alguns são aplicativos de rastreamento de tempo, como o Clockify.

Tempo de rastreamento com uma ampulheta

Um dos métodos que empreguei é medir o tempo com uma ampulheta ou relógio de areia. Essas ferramentas de rastreamento de tempo podem medir períodos de tempo fixos mais longos e mais curtos. Mas, os tipos mais comuns são aqueles que duram um ou três minutos. No meu caso, usei um relógio de areia de três minutos.

Agora, se você optar por uma ampulheta online, poderá selecionar o período de tempo desejado. Assim, você também pode planejar seu dia limitando o tempo para cada tarefa. Isso é conhecido como a técnica de timeboxing, que consiste em definir intervalos de tempo para cada atividade durante o dia.

No entanto, neste artigo, vamos nos concentrar em uma ampulheta física.

Como controlar o tempo com uma ampulheta?

Antes de começar a medir o tempo com uma ampulheta, certifique-se de anotar as descrições de suas tarefas em um caderno.

Então, esta é a tarefa que rastreei usando uma ampulheta:

• Modificando um esboço de blog.

O objetivo é revisar o esboço e editar algumas partes, se necessário. Esta tarefa deve durar 15 minutos.

Mas, como eu só conseguia rastrear três minutos com um relógio de areia, decidi dividir essa tarefa de 15 minutos em cinco seções. Assim, cada seção dura três minutos, então terei que editar cada seção de um esboço de blog em três minutos.

Em seguida, comece a cronometrar sua atividade girando uma ampulheta. Sempre que você der uma olhada em um relógio de areia, verá quanto tempo resta para terminar sua tarefa. Lembre-se de virar uma ampulheta quando o tempo acabar.

Prós e contras de rastrear o tempo com uma ampulheta

Na minha experiência, acompanhar as atividades diárias com um relógio de areia me faz perceber o movimento do tempo. Constantemente vejo os grãos de areia caindo rapidamente e sei que é hora de focar nas tarefas. Portanto, eu sempre tento o meu melhor para prestar atenção ao trabalho.

Falando dos benefícios de empregar um relógio de areia como rastreador de tempo, eis o que notei:

• Não há notificações sonoras e, portanto, não há distrações sonoras, para que você possa se concentrar apenas em suas tarefas.
• De acordo com a vantagem anterior, se você não puder ouvir que o tempo passou, às vezes você continuará trabalhando se estiver sentindo uma explosão de inspiração. Embora o tempo tenha expirado, trabalhar por vários minutos a mais terá efeitos positivos em suas tarefas e resultados gerais. Essa flexibilidade será particularmente útil para aqueles que trabalham em indústrias criativas.

Por exemplo, em vez de 15 minutos, levei cerca de 20 minutos para mudar o contorno do blog. Mas, graças a esses cinco minutos adicionais que não planejei, fiquei feliz com a nova versão do esboço do blog.

Por outro lado, estas são as desvantagens de usar um relógio de areia como rastreador de tempo:

• Se estiver cansado, você pode facilmente se distrair olhando para a areia caindo lentamente, o que o impedirá de completar a tarefa.
• Como mencionei anteriormente, não há opções para adicionar o nome ou a descrição da tarefa, a menos que você se lembre de anotá-la em um caderno.

Tempo de rastreamento com um cronômetro

Agora, monitorar o tempo com um cronômetro é um método direto que é especialmente útil para tarefas repetitivas. São atribuições como responder a e-mails, aguardar a aprovação do gerente e participar de reuniões. Se você quiser descobrir quanto tempo gasta em tarefas recorrentes, basta manter um cronômetro por perto quando sua próxima reunião começar.

Além disso, um cronômetro é uma ótima ferramenta para medir o tempo ao fazer atividades pessoais, como correr ou fazer compras.

Como controlar o tempo com um cronômetro?

Você não vai precisar de nenhum equipamento sofisticado. Seu celular, seu relógio ou até mesmo um relógio de fitness farão o truque.

Antes de clicar em um botão “Iniciar”, lembre-se de anotar o nome da tarefa. Por exemplo, acompanhei o tempo necessário para ler todos os e-mails logo pela manhã. Assim, a descrição desta tarefa é “Verificar uma caixa de entrada e responder a e-mails”.

Quando terminar, pare o cronômetro e marque o tempo que você levou para concluir a tarefa. Nesse caso, tenho sorte de não ter muitos e-mails por dia, então terminei essa tarefa em 5 minutos.

Prós e contras de rastrear o tempo com um cronômetro

O tempo de gravação com um cronômetro é perfeito para quem gosta de manter as coisas o mais simples possível.

Então, estes são os lados positivos de empregar um cronômetro:

• Simples de usar, e você não precisa de nenhum equipamento especial.
• Sem distrações visuais ou sonoras.

No entanto, também existem algumas desvantagens :

• Se você for interrompido por um colega ou membro da família, pode facilmente esquecer de pausar ou parar o cronômetro.
• Não há opções para adicionar a descrição/nome da tarefa em que você trabalhou; você tem que se lembrar de escrevê-lo você mesmo.

Tempo de rastreamento com um temporizador Pomodoro

Outro método prático de registrar o tempo é usando a técnica Pomodoro. Este método consiste em sessões de trabalho de 25 minutos (Pomodoros), seguidas de intervalos de 5 minutos entre os intervalos de trabalho.

Agora, para rastrear suas sessões de trabalho, você deve utilizar um aplicativo de cronômetro Pomodoro, como Clockify, ou seu cronômetro de cozinha. Explicaremos as duas maneiras na seção a seguir.

Como rastrear o tempo com o temporizador Clockify Pomodoro?

Para aproveitar o temporizador Pomodoro, primeiro você precisa instalar o aplicativo Clockify para Mac ou usar a extensão do navegador Clockify. Em seguida, crie uma conta e faça o login. Em seguida, vá para configurações e ative o Pomodoro.

Portanto, toda vez que você começar a trabalhar em uma nova tarefa, certifique-se de digitar no que está trabalhando e iniciar o cronômetro. Após 25 minutos, você receberá uma notificação, o que significa que é hora de fazer uma pausa. Você também será notificado quando o intervalo terminar. Em seguida, você pode continuar trabalhando por mais 25 minutos ou parar o cronômetro se tiver concluído sua tarefa.

O temporizador Pomodoro é útil quando você precisa lidar com várias tarefas menores ou uma tarefa mais exigente por um dia. Neste último caso, você provavelmente precisará de um dia inteiro para concluir uma tarefa. Portanto, para facilitar as coisas, organize seu dia trabalhando em incrementos de 25 minutos. Claro, faça pausas rápidas após cada sessão de trabalho. Se necessário, você pode prolongar seu Pomodoros para 45, 60 ou 90 minutos. Apenas certifique-se de alterar esses detalhes nas configurações.

Por exemplo, ao escrever uma postagem no blog, sinto que trabalhar apenas 25 minutos é um período de tempo curto. Geralmente preciso de um período mais longo, como 45 minutos ou até uma hora de trabalho ininterrupto. Dessa forma, é mais provável que eu fique focado no processo de escrita.

Como você pode ver abaixo, analisei minha tarefa principal do dia, escrever uma postagem no blog, em várias sessões de 45 minutos, juntamente com breves intervalos. Além disso, cada Pomodoro aqui contém a descrição da tarefa, como “Escrever seção 1”, “Escrever seção 2” e assim por diante. Ao nomear suas sessões de trabalho, será mais fácil saber quais partes de uma tarefa você concluiu.

Prós e contras de rastrear o tempo com o temporizador Clockify Pomodoro

O cronômetro Pomodoro é uma ótima solução se você estiver com dificuldades para focar sua atenção no trabalho. Se você costuma ter uma atribuição de teclas por dia ou um conjunto de tarefas menores, certamente se beneficiará ao registrar seu tempo com o Pomodoro.

Então, aqui estão as vantagens de usar o temporizador Pomodoro:

• Você pode selecionar o período de tempo que funciona melhor para você e suas atividades, portanto, melhore sua produtividade. Além disso, você receberá uma notificação para os intervalos.
• Você pode escrever o nome das tarefas em que está trabalhando.
• Você não se distrairá ao lidar com suas tarefas porque o cronômetro funciona em segundo plano.

Quando se trata das desvantagens do temporizador Pomodoro, quase não notei nenhuma. Mas, aqui está o que eu experimentei:

• As pausas podem parecer pouco naturais e desnecessárias às vezes. Por exemplo, quando minha mente se sente energizada e pronta para o trabalho de manhã, não preciso fazer uma pausa depois de trabalhar por 45 minutos. Por outro lado, eu não pularia nenhuma pausa de Pomodoro à tarde, quando meus níveis de energia estão muito mais baixos.

Como controlar o tempo com o cronômetro de cozinha Pomodoro?

Você provavelmente usa seu cronômetro de cozinha Pomodoro ao cozinhar macarrão ou ferver um ovo. Além desses propósitos culinários, este prático dispositivo também pode ajudá-lo a monitorar suas tarefas de trabalho. Ao contrário de um cronômetro Pomodoro online, uma versão de cozinha pode não ser perfeita para monitorar um dia inteiro de trabalho e todas as tarefas. Mas você pode experimentar rastreando tarefas que você costuma fazer todos os dias e que duram até 10 ou 15 minutos. Além disso, você pode empregá-lo para atribuições recorrentes. E, se você definir seu cronômetro, você se esforçará para concluir essas tarefas menos exigentes dentro do prazo.

Por exemplo, tenho o hábito de escrever uma lista de tarefas para amanhã, antes de sair do trabalho. Essas listas são extremamente valiosas porque garantem que você não esquecerá nada importante na manhã seguinte. Além disso, fazer planos para o amanhã deve se tornar parte do seu ritual de fim de expediente, o que também o ajudará a se desconectar do trabalho.

Então, eu queria ver se o timer de cozinha Pomodoro pode me ajudar a ser mais eficiente nessa tarefa. Como você já sabe, o processo não poderia ser mais fácil, basta definir o cronômetro e começar a trabalhar em sua tarefa.

Prós e contras de rastrear o tempo com o cronômetro de cozinha Pomodoro

Esta ferramenta de controle de tempo é prática quando você não quer perder muito tempo fazendo uma tarefa repetitiva. Por exemplo, se você quiser organizar sua mesa ou acessar sua caixa de entrada. Falando da tarefa que mencionei anteriormente, escrever uma lista de tarefas, registrar o tempo com o cronômetro de cozinha Pomodoro foi bastante útil. Apesar de ter definido o cronômetro para 15 minutos, consegui concluir a tarefa em 10 minutos.

Aqui está o que eu gostei sobre o temporizador de cozinha Pomodoro:

• É fácil de usar e altamente conveniente para tarefas menores.
• Você pode escolher o período de tempo que precisa, de um a 55 minutos.

Ao mesmo tempo, aqui está o que eu não gostei no cronômetro de cozinha Pomodoro:

• Você não pode pausar o cronômetro se precisar, caso seja interrompido.

Além disso, o som do relógio batendo o tempo todo me fez sentir como se estivesse em um concurso de TV, competindo contra alguém. Mas, talvez esse som seja o que me motivou a ser mais eficiente, pois precisei de menos de 15 minutos fixos para escrever uma lista de tarefas.

Acompanhamento do tempo dentro de aplicativos para trabalho

Você costuma alternar entre diferentes aplicativos de gerenciamento de projetos, comunicação ou produtividade durante um dia de trabalho típico? Por exemplo, você tem várias reuniões do Zoom por dia. Além disso, você precisa lidar com tarefas do Trello ou Asana e verificar seu e-mail com frequência. Para acompanhar todas as tarefas, você precisará de uma ferramenta de rastreamento de tempo que permita registrar o tempo de outros aplicativos, como o Clockify.

Como rastrear o tempo com as integrações do Clockify?

Para usar as integrações de rastreamento de tempo, primeiro você precisa instalar a extensão Clockify para Chrome, Firefox ou Edge. Depois de fazer isso e fazer login, o botão ficará visível. Em seguida, quando você começar a trabalhar em um Google Doc, Figma, QuickBooks ou outros aplicativos, basta iniciar o botão “Iniciar cronômetro”.

Botão "Iniciar timer" no Google Docs

Então, você notará como o ícone da extensão mudou de cor – de cinza para azul. Por exemplo, usei esse método de registro de tempo ao escrever uma postagem de blog no Google Docs. Portanto, a extensão nomeará sua tarefa tomando o nome do documento quando se trata do Google Docs. Mas, você precisa adicionar o nome do projeto por conta própria. Depois que parei o cronômetro, a tarefa foi adicionada automaticamente ao meu tempo rastreado.

Prós e contras de rastrear o tempo com integrações Clockify

Conectar os aplicativos que você normalmente utiliza ao longo do dia de trabalho com um rastreador de tempo pode ser bastante benéfico. Você poderá aprender mais sobre seus hábitos de produtividade.

Então, aqui estão as vantagens de adotar as integrações do Clockify em sua rotina diária:

• Iniciar o cronômetro e adicionar os detalhes sobre suas tarefas é simples. Além disso, se você adicionar uma nova tarefa sempre que alternar para um novo aplicativo, terá uma lista completa de tarefas monitoradas no final do dia.
• É menos provável que você se distraia com um cronômetro, pois ele só muda de cor quando você clica nele. Portanto, você também será mais produtivo.

Falando das desvantagens das integrações do Clockify, não há nenhuma das principais. No entanto, se o seu trabalho exige que você trabalhe em uma tarefa maior durante o dia ou se você trabalha apenas em um aplicativo por dia inteiro, talvez você não ache as integrações do Clockify muito úteis para suas necessidades. Nesse caso, você só deve se lembrar de anotar suas horas de trabalho para o dia e as descrições das tarefas.

Conclusão

Quando se trata de rastreamento de tempo, o bom é que você pode ser criativo. Dependendo de suas tarefas e sua complexidade, você pode medir o tempo com algumas ferramentas simples, como um cronômetro ou uma ampulheta. Ou você pode experimentar o software de rastreamento de tempo, caso precise adicionar alguns detalhes precisos sobre suas atribuições. Esperamos ter despertado seu interesse em registrar o tempo com alguns dos métodos que testamos para este artigo. E quem sabe, talvez você descubra que um determinado dispositivo de rastreamento de tempo atende às suas necessidades profissionais, enquanto outra ferramenta o ajuda a monitorar suas atividades pessoais.