5 modi diversi per raccontare e registrare il tempo

Dall'affidarsi al sole e alle stelle, all'uso dell'acqua, all'invenzione di un orologio atomico. Gli esseri umani sono sempre stati affascinati dal tempo e hanno cercato modi più efficienti per raccontare e registrare il tempo. Ho monitorato le mie attività di lavoro standard utilizzando alcuni strumenti diversi e ho trovato alcune cose interessanti, nonché pro e contro per ciascuno lungo il percorso.

Dispositivi di rilevamento del tempo attraverso la cronologia

Al giorno d'oggi, siamo fortunati ad avere metodi abbastanza accurati per raccontare e registrare il tempo. Ma non è sempre stato così.

Gli esseri umani hanno sperimentato numerosi modi per monitorare il tempo, sfruttando:

• il movimento del sole e delle stelle, con dispositivi come meridiane, obelischi, merkhet (orologi stellari) e cannoni di mezzogiorno;
• il flusso d'acqua, con orologi ad acqua;
• incenso e fuoco, con orologi per incenso;
• il movimento della sabbia, con clessidre (orologi a sabbia);
• olio e candele accese, con lampade a olio e orologi a candele;
• il movimento a zig zag della palla, con gli orologi Congreve;
• il meccanismo oscillante che indica il movimento del tempo, con orologi meccanici;
• il movimento di un peso oscillante (pendolo), con orologi a pendolo.

A questo punto, alcuni di questi strumenti di monitoraggio del tempo esistono solo nei musei, come un orologio per l'incenso. Tuttavia, altri dispositivi, come un orologio a sabbia, possono ancora essere trovati in molte famiglie. Ecco perché dimostreremo come misurare il tempo con una clessidra, ma anche con alcuni strumenti di rilevamento del tempo aggiuntivi.

Come registrare il tempo utilizzando diversi dispositivi di rilevamento del tempo?

Per mostrarti come utilizzare diversi dispositivi di rilevamento del tempo per registrare le tue attività quotidiane, ho provato diversi strumenti. Alcuni di questi sono dispositivi fisici, come il timer da cucina Pomodoro, e alcuni sono app di monitoraggio del tempo, come Clockify.

Monitoraggio del tempo con una clessidra

Uno dei metodi che ho impiegato è misurare il tempo con una clessidra o un orologio a sabbia. Questi strumenti di monitoraggio del tempo possono misurare periodi di tempo fissi sia più lunghi che più brevi. Ma i tipi più comuni sono quelli che durano uno o tre minuti. Nel mio caso, ho usato un orologio a sabbia di tre minuti.

Ora, se opti per una clessidra online, sarai in grado di selezionare l'intervallo di tempo desiderato. Quindi, puoi anche pianificare la tua giornata limitando il tempo per ogni attività. Questa è nota come tecnica del timeboxing, che consiste nell'impostare fasce orarie per ogni attività durante la giornata.

Tuttavia, in questo articolo, ci concentreremo su una clessidra fisica.

Come tenere traccia del tempo con una clessidra?

Prima di iniziare a misurare il tempo con una clessidra, assicurati di annotare le descrizioni delle tue attività su un quaderno.

Quindi, questo è il compito che ho monitorato usando una clessidra:

• Modifica di una struttura del blog.

L'obiettivo è rivedere la struttura e modificare alcune parti, se necessario. Questa attività dovrebbe durare 15 minuti.

Ma, dal momento che potevo tracciare solo tre minuti con un orologio a sabbia, ho deciso di analizzare questo compito di 15 minuti in cinque sezioni. Pertanto, ogni sezione dura tre minuti, quindi dovrò modificare ogni sezione dello schema di un blog entro tre minuti.

Quindi, inizia a cronometrare la tua attività ruotando una clessidra. Ogni volta che dai un'occhiata a un orologio a sabbia, vedrai quanto tempo ti rimane per completare il tuo compito. Ricordati di capovolgere una clessidra una volta scaduto il tempo.

Pro e contro del monitoraggio del tempo con una clessidra

Nella mia esperienza, tenere traccia delle attività quotidiane con un orologio a sabbia mi rende consapevole del movimento del tempo. Vedo costantemente i granelli di sabbia cadere rapidamente e so che è ora di concentrarsi sui compiti. Pertanto, faccio sempre del mio meglio per prestare attenzione al lavoro.

Parlando dei vantaggi dell'utilizzo di un orologio a sabbia come rilevatore del tempo, ecco cosa ho notato:

• Non ci sono notifiche sonore e quindi nessuna distrazione sonora, quindi puoi concentrarti solo sui tuoi compiti.
• In linea con il vantaggio precedente, se non riesci a sentire che il tempo è passato, a volte continuerai a lavorare se senti un'esplosione di ispirazione. Sebbene il tempo sia scaduto, lavorare per diversi minuti in più avrà effetti positivi sulle tue attività e sui risultati complessivi. Questa flessibilità sarà particolarmente utile per coloro che lavorano nelle industrie creative.

Ad esempio, invece di 15 minuti, mi ci sono voluti circa 20 minuti per cambiare la struttura del blog. Ma, grazie a questi cinque minuti aggiuntivi che non avevo pianificato, sono stato contento della nuova versione del profilo del blog.

D'altra parte, questi sono gli svantaggi dell'utilizzo di un orologio a sabbia come rilevatore del tempo:

• Se sei stanco, puoi facilmente distrarti guardando la sabbia che cade lentamente, il che ti impedirà di completare il compito.
• Come accennato in precedenza, non ci sono opzioni per aggiungere il nome o la descrizione dell'attività a meno che non ti ricordi di annotarlo su un taccuino.

Monitoraggio del tempo con un cronometro

Ora, il monitoraggio del tempo con un cronometro è un metodo semplice che è particolarmente utile per le attività ripetitive. Si tratta di incarichi come rispondere alle e-mail, attendere l'approvazione del manager e partecipare alle riunioni. Se desideri scoprire quanto tempo dedichi alle attività ricorrenti, tieni un cronometro nelle vicinanze quando inizia la tua prossima riunione.

Inoltre, un cronometro è un ottimo strumento per misurare il tempo mentre si svolgono attività personali, come andare a correre o fare la spesa.

Come tenere traccia del tempo con un cronometro?

Non avrai bisogno di attrezzature stravaganti. Il tuo cellulare, il tuo orologio o anche un orologio fitness faranno il trucco.

Prima di fare clic su un pulsante "Avvia", ricordarsi di annotare il nome dell'attività. Ad esempio, ho tracciato il tempo necessario per passare attraverso tutte le e-mail come prima cosa al mattino. Pertanto, la descrizione di questa attività è "Controllo di una casella di posta e risposta alle e-mail".

Una volta che hai finito, ferma il timer e segna il tempo impiegato per completare l'attività. In questo caso, sono fortunato a non avere molte e-mail al giorno, quindi ho terminato questo compito in 5 minuti.

Pro e contro del monitoraggio del tempo con un cronometro

La registrazione del tempo con un cronometro è perfetta per chi ama mantenere le cose il più semplici possibile.

Quindi, questi sono i lati positivi dell'utilizzo di un cronometro:

• Semplice da usare e non necessita di alcuna attrezzatura speciale.
• Nessuna distrazione visiva o sonora.

Tuttavia, ci sono anche alcuni inconvenienti :

• Se vieni interrotto da un collega o da un familiare, puoi facilmente dimenticare di mettere in pausa o fermare il timer.
• Non ci sono opzioni per aggiungere la descrizione/il nome dell'attività su cui hai lavorato; devi ricordarti di scriverlo tu stesso.

Tracciare il tempo con un timer Pomodoro

Un altro metodo pratico per registrare il tempo è utilizzare la tecnica del Pomodoro. Questo metodo consiste in sessioni di lavoro di 25 minuti (Pomodori), seguite da pause di 5 minuti tra gli intervalli di lavoro.

Ora, per tenere traccia delle tue sessioni di lavoro, dovresti utilizzare un'app timer Pomodoro, come Clockify, o il tuo timer da cucina. Spiegheremo entrambi i modi nella sezione seguente.

Come tenere traccia del tempo con il timer Clockify Pomodoro?

Per sfruttare il timer Pomodoro, devi prima installare l'app Clockify per Mac o utilizzare l'estensione del browser Clockify. Quindi, crea un account e accedi. Quindi, vai alle impostazioni e abilita Pomodoro.

Quindi, ogni volta che inizi a lavorare su una nuova attività, assicurati di digitare ciò su cui stai lavorando e di avviare il timer. Dopo 25 minuti, riceverai una notifica, il che significa che è ora di fare una pausa. Riceverai una notifica anche al termine della pausa. Quindi, puoi continuare a lavorare per altri 25 minuti o interrompere il timer se hai completato l'attività.

Il timer Pomodoro è utile quando devi affrontare diverse attività più piccole o un'attività più impegnativa per un giorno. In quest'ultimo caso, probabilmente avrai bisogno di un'intera giornata per completare un compito. Pertanto, per rendere le cose più facili, assicurati di organizzare la tua giornata lavorando con incrementi di 25 minuti. Naturalmente, fai delle pause veloci dopo ogni sessione di lavoro. Se necessario, puoi prolungare i tuoi Pomodori a 45, 60 o 90 minuti. Assicurati solo di modificare questi dettagli nelle impostazioni.

Ad esempio, quando scrivo un post sul blog, ho la sensazione che lavorare solo per 25 minuti sia un breve lasso di tempo. Di solito ho bisogno di un periodo più lungo, ad esempio 45 minuti o anche un'ora di lavoro ininterrotto. In questo modo, è più probabile che rimarrò concentrato sul processo di scrittura.

Come puoi vedere di seguito, ho analizzato il mio compito principale della giornata, scrivendo un post sul blog, in diverse sessioni di 45 minuti, insieme a brevi pause. Inoltre, ogni Pomodoro qui contiene la descrizione del compito, come “Scrittura sezione 1”, “Scrittura sezione 2” e così via. Quando assegni un nome alle sessioni di lavoro, sarà più facile sapere quali parti di un'attività hai terminato.

Pro e contro del monitoraggio del tempo con il timer Clockify Pomodoro

Il timer Pomodoro è un'ottima soluzione se stai lottando per concentrare la tua attenzione sul lavoro. Se di solito hai un'assegnazione chiave al giorno o una serie di chiavi più piccole, trarrai sicuramente vantaggio dalla registrazione del tuo tempo con Pomodoro.

Quindi, ecco i vantaggi dell'utilizzo del timer Pomodoro:

• Puoi selezionare l'intervallo di tempo che funziona meglio per te e le tue attività, quindi, migliora la tua produttività. Inoltre, riceverai una notifica per le pause.
• Puoi annotare il nome delle attività su cui stai lavorando.
• Non ti distrarrai mentre svolgi le tue attività perché il timer funziona in background.

Quando si tratta degli svantaggi del timer Pomodoro, non me ne sono quasi accorto. Ma ecco quello che ho sperimentato:

• Le interruzioni potrebbero sembrare innaturali e non necessarie a volte. Ad esempio, quando la mia mente si sente energizzata e pronta per lavorare al mattino, non ho davvero bisogno di fare una pausa dopo aver lavorato per 45 minuti. Non salterei invece nessuna pausa Pomodoro nel pomeriggio, quando le mie energie sono molto più basse.

Come tenere traccia del tempo con il timer da cucina Pomodoro?

Probabilmente usi il tuo timer da cucina Pomodoro quando cucini la pasta o fai bollire un uovo. Oltre a questi scopi culinari, questo pratico dispositivo può aiutarti anche a monitorare i tuoi incarichi di lavoro. A differenza di un timer Pomodoro online, una versione da cucina potrebbe non essere perfetta per monitorare un'intera giornata lavorativa e tutte le attività. Tuttavia, puoi sperimentare monitorando gli incarichi di cui di solito ti occupi ogni giorno e che durano fino a 10 o 15 minuti. Inoltre, puoi utilizzarlo per incarichi ricorrenti. E, se imposti il ​​timer, ti sforzerai di completare queste attività meno impegnative entro il lasso di tempo.

Ad esempio, ho l'abitudine di scrivere una lista di cose da fare per domani, prima di uscire dal lavoro. Questi elenchi sono estremamente preziosi perché assicurano che non dimenticherai nulla di importante la mattina successiva. Inoltre, fare progetti per il domani dovrebbe diventare parte del rituale di fine giornata lavorativa, che ti aiuterà anche a staccare la spina dal lavoro.

Quindi, volevo vedere se il timer da cucina Pomodoro può aiutarmi a essere più efficiente in questo compito. Come già sai, il processo non potrebbe essere più semplice, devi solo impostare il timer e iniziare a lavorare sul tuo compito.

Pro e contro del rilevamento del tempo con il timer da cucina Pomodoro

Questo strumento di monitoraggio del tempo è pratico quando non vuoi perdere troppo tempo a svolgere un'attività ripetitiva. Ad esempio, se desideri riordinare la tua scrivania o sfogliare la tua casella di posta. Parlando del compito che ho menzionato prima, scrivere una lista di cose da fare, registrare il tempo con il timer da cucina Pomodoro è stato abbastanza utile. Anche se ho impostato il timer su 15 minuti, sono riuscito a completare l'attività in 10 minuti.

Ecco cosa mi è piaciuto del timer da cucina Pomodoro:

• È facile da usare e molto conveniente per le attività più piccole.
• Puoi scegliere il periodo di tempo di cui hai bisogno, da uno a 55 minuti.

Allo stesso tempo, ecco cosa non mi è piaciuto del timer da cucina Pomodoro:

• Non puoi mettere in pausa il timer se necessario, nel caso in cui vieni interrotto.

Inoltre, il suono dell'orologio che ticchettava continuamente mi faceva sentire come se fossi in un concorso televisivo, in competizione con qualcuno. Ma forse questo suono è ciò che mi ha motivato a essere più efficiente poiché avevo bisogno di meno di 15 minuti fissi per scrivere una lista di cose da fare.

Monitoraggio del tempo all'interno delle app per il lavoro

Di solito passi tra diverse app di gestione dei progetti, comunicazione o produttività durante una tipica giornata lavorativa? Ad esempio, hai diverse riunioni Zoom al giorno. Inoltre, devi gestire le attività di Trello o Asana e controllare frequentemente la tua posta elettronica. Per essere sempre aggiornato su ogni compito, avrai bisogno di uno strumento di monitoraggio del tempo che ti permetta di registrare il tempo da altre app, come Clockify.

Come tenere traccia del tempo con le integrazioni di Clockify?

Per utilizzare le integrazioni del monitoraggio del tempo, devi prima installare l'estensione Clockify per Chrome, Firefox o Edge. Dopo averlo fatto e aver effettuato l'accesso, il pulsante diventerà visibile. Successivamente, quando inizi a lavorare in Google Doc, Figma, QuickBooks o altre app, avvia semplicemente il pulsante "Avvia timer".

Pulsante "Avvia timer" in Google Documenti

Quindi, noterai come l'icona dell'estensione ha cambiato colore, da grigio a blu. Ad esempio, ho utilizzato questo metodo di registrazione del tempo durante la scrittura di un post sul blog in Google Docs. Quindi, l'estensione nominerà la tua attività prendendo il nome del documento quando si tratta di Google Docs. Ma devi aggiungere il nome del progetto da solo. Una volta interrotto il timer, l'attività è stata automaticamente aggiunta al mio tempo tracciato.

Pro e contro del monitoraggio del tempo con le integrazioni di Clockify

Connettere le app che utilizzi comunemente durante la giornata lavorativa con un rilevatore di tempo può essere piuttosto vantaggioso. Potrai saperne di più sulle tue abitudini di produttività.

Quindi, ecco i vantaggi dell'adozione delle integrazioni di Clockify nella tua routine quotidiana:

• Avviare il timer e aggiungere i dettagli sulle tue attività è semplice. Inoltre, se aggiungi una nuova attività ogni volta che passi a una nuova app, alla fine della giornata avrai un elenco completo di compiti monitorati.
• È meno probabile che tu venga distratto da un timer poiché cambia colore solo quando fai clic su di esso. Pertanto, sarai anche più produttivo.

Parlando degli svantaggi delle integrazioni di Clockify, non ce ne sono di importanti. Tuttavia, se il tuo lavoro richiede di lavorare su un'attività più grande durante il giorno o se lavori solo in un'app per un'intera giornata, forse non troverai le integrazioni di Clockify molto utili per le tue esigenze. In tal caso, dovresti solo ricordarti di annotare le tue ore di lavoro per il giorno e le descrizioni delle attività.

Conclusione

Quando si tratta di tracciare il tempo, la cosa buona è che puoi essere creativo. A seconda delle tue attività e della loro complessità, puoi misurare il tempo con un paio di semplici strumenti come un cronometro o una clessidra. Oppure puoi provare il software di monitoraggio del tempo, nel caso in cui sia necessario aggiungere alcuni dettagli precisi sui tuoi incarichi. Ci auguriamo di essere riusciti a suscitare il tuo interesse per la registrazione del tempo con alcuni dei metodi che abbiamo testato per questo articolo. E chissà, forse scoprirai che un particolare dispositivo di rilevamento del tempo si adatta alle tue esigenze professionali, mentre un altro strumento ti aiuta a monitorare le tue attività personali.