5 melhores opções gratuitas de software de gerenciamento de conhecimento

Como proprietário de uma empresa, você pode estar ciente dos benefícios do software de gerenciamento de conhecimento - você pode criar bases de conhecimento, gerenciar o acesso de funcionários a informações, facilitar o treinamento de funcionários e promover a colaboração.

Embora algumas empresas paguem muito dinheiro por uma ferramenta de gestão do conhecimento, você não precisa (pelo menos até estar convencido). Existem vários produtos de software de gestão do conhecimento que não custam nada para usar.

Abaixo, você encontrará as cinco melhores ferramentas gratuitas de software de gerenciamento de conhecimento e o custo de atualização de cada uma. Essas ferramentas (organizadas em ordem alfabética) foram selecionadas da Shortlist 2021 do Capterra para os principais produtos de gestão do conhecimento, onde cada produto tem uma classificação mínima de 4 (de 5) e pelo menos 10 avaliações de usuários (veja a metodologia de seleção completa aqui).

• Plano gratuito: inclui limite de armazenamento de dados de 5 GB e suporte básico de chat ao vivo.
• Planos pagos: começam em $ 24 por mês para dois usuários e incluem 10 GB de armazenamento de dados e suporte ao chat ao vivo Pro.

O Bitrix24 é uma solução de software de gerenciamento de conhecimento que oferece módulos para colaboração, gerenciamento de tarefas e comunicação. Oferece uma plataforma unificada para gerenciar mensagens, arquivos, projetos, tarefas e contatos. Você também pode registrar e gerenciar interações com clientes, gerar relatórios de vendas e capturar e armazenar dados de leads.

A ferramenta oferece aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

• Plano gratuito: Disponível para até 10 usuários e oferece 2 GB de armazenamento de arquivos.
• Planos pagos: começam em US$ 5 por usuário, por mês e oferecem 250 GB de armazenamento de arquivos.

O Confluence é uma solução de gerenciamento de conhecimento que ajuda a criar, colaborar, organizar e revisar documentos de projetos. Ele oferece implantação baseada em nuvem e no local. Ele permite que você crie e gerencie conteúdo, como notas de reunião, requisitos de produtos e relatórios de pesquisa. Você também pode revisar e compartilhar comentários nos documentos.

Permite restringir o acesso a dados confidenciais. Seu recurso de gerenciamento de tarefas permite delegar e rastrear alterações nas tarefas atribuídas aos membros da equipe. A ferramenta oferece aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

• Plano gratuito: inclui tíquetes por e-mail, tíquetes de mídia social (somente para Facebook e Twitter), gerenciamento de base de conhecimento e relatórios.
• Planos pagos: a partir de US$ 15 por usuário, por mês (cobrado anualmente) e incluem automação de fluxo de trabalho, detecção de colisão de tarefas e relatório de suporte técnico.

O Freshdesk é uma ferramenta de suporte e gerenciamento de conhecimento baseada em nuvem para empresas de todos os tamanhos. Ele permite que sua equipe de suporte ao cliente colabore em tickets. Qualquer membro da equipe pode entrar em contato com outros membros para discutir um tíquete de suporte específico. Eles podem dividir os tickets em subtickets e fazer com que várias pessoas trabalhem neles simultaneamente.

A ferramenta possui aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

• Plano gratuito: inclui regras de negócios e painéis de relatórios e desempenho.
• Planos pagos: a partir de US$ 19 por usuário, por mês (cobrado anualmente).

O Zendesk é uma solução de suporte e gerenciamento de conhecimento baseada em nuvem que oferece ferramentas para criar portais de atendimento ao cliente, bases de conhecimento e comunidades online. Ele oferece um portal front-end personalizável, recursos de bate-papo ao vivo e integração com outros aplicativos, como Salesforce e Google Analytics.

A ferramenta possui aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

• Plano gratuito: suporta três usuários e inclui centro de ajuda, gerenciamento de clientes e suporte técnico multilíngue.
• Planos pagos: a partir de US$ 14 por usuário, por mês (cobrados anualmente) e incluem uma central de ajuda, base de conhecimento público, suporte técnico multilíngue e gerenciamento de tickets baseado em produtos.

O Zoho Desk é um conjunto de gerenciamento de conhecimento baseado em nuvem que oferece recursos de gerenciamento de tickets, recursos de autoatendimento para clientes e ferramentas de produtividade de agentes. Ele ajuda você a converter postagens do Facebook ou Twitter em tickets que podem ser facilmente rastreados e respondidos pela ferramenta. Você pode adicionar palavras-chave específicas para filtrar postagens e mensagens de mídia social e convertê-las em tickets automaticamente.

A ferramenta possui aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

Como escolher o software de gestão de conhecimento gratuito certo para o seu negócio

Essas considerações podem facilitar um pouco a seleção de uma ferramenta gratuita de gerenciamento de conhecimento:

• Verifique quanto você precisa gastar em outros aspectos, como treinamento e suporte. Se for demais, um produto gratuito não economizará muito dinheiro.
• Procure uma solução escalável. À medida que sua empresa cresce, você precisará lidar com mais dados, mais entidades e operações mais complexas.
• Compare os limites de uso gratuito dos produtos (como o número de usuários e recursos disponíveis) e as ferramentas de lista restrita de acordo com suas necessidades.
• Pergunte ao fornecedor sobre as opções de integração. A integração com soluções existentes, como atendimento ao cliente, suporte técnico ou software de emissão de tíquetes, pode ajudar a reduzir muito esforço e tempo na reconciliação de dados entre sistemas. Além disso, verifique se o fornecedor oferece APIs para que você possa criar suas próprias integrações.

Perguntas comuns a serem feitas ao selecionar uma ferramenta gratuita de gerenciamento de conhecimento

É importante obter respostas de fornecedores de software ou de seus representantes de vendas para esclarecer quaisquer dúvidas antes de finalizar uma decisão. Aqui estão algumas perguntas importantes a serem consideradas:

• Precisarei de treinamento adicional para usar a ferramenta? Verifique com o fornecedor do software a complexidade da ferramenta. Pergunte se você precisará de treinamento adicional para se familiarizar com seus recursos e se esse treinamento terá um custo extra.
• O custo de atualização de software inclui suporte técnico por telefone? Isso ajudará você a obter clareza sobre o tipo de suporte premium que receberá quando começar a pagar pelo software.
• Posso falar com um cliente que usou sua ferramenta nos últimos seis meses? A resposta para isso ajudará você a entender se o fornecedor se esforça para garantir a satisfação do cliente. Se o fornecedor estiver relutante em compartilhar os detalhes, é um sinal de que você pode não obter o atendimento ao cliente que espera.

Como avaliamos

Este artigo foi atualizado em 9 de abril de 2021. Os produtos considerados para este artigo deveriam estar na '2021 Shortlist' do Capterra para ferramentas de gestão do conhecimento e:

• Ofereça uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de avaliação do software em que você deve comprar um produto após um período limitado de tempo).
• Conheça nossa definição de gerenciamento de conhecimento: o software de gerenciamento de conhecimento ajuda as empresas a gerenciar ativos intelectuais e criar um local central de informações para referência de funcionários ou clientes.
• Os softwares que atendem à definição de mercado também precisam de um mínimo de 400 avaliações enviadas por usuários e têm uma classificação geral de usuários acima da média em comparação com outros produtos da categoria.
• As ferramentas gratuitas “Top” tiveram uma classificação geral mínima de 4/5 estrelas dos revisores do Capterra no momento da publicação. Selecionamos as 5 principais ferramentas com a classificação geral máxima entre todas as ferramentas '2021 shortlist' (em 9 de abril de 2021).