5 Opsi Perangkat Lunak Manajemen Pengetahuan Gratis Terbaik

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin menyadari manfaat perangkat lunak manajemen pengetahuan—Anda dapat membuat basis pengetahuan, mengelola akses karyawan ke informasi, memfasilitasi pelatihan karyawan, dan mendorong kolaborasi.

Meskipun beberapa bisnis membayar banyak uang untuk alat manajemen pengetahuan, Anda tidak perlu melakukannya (setidaknya sampai Anda yakin). Ada beberapa produk perangkat lunak manajemen pengetahuan yang tidak memerlukan biaya apa pun untuk digunakan.

Di bawah ini, Anda akan menemukan lima perangkat lunak manajemen pengetahuan gratis terbaik dan berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk meningkatkannya. Alat-alat ini (diurutkan menurut abjad) telah dipilih dari Daftar Pendek 2021 Capterra untuk produk manajemen pengetahuan teratas di mana setiap produk memiliki peringkat pengguna minimum 4 (dari 5) dan setidaknya 10 ulasan pengguna (lihat metodologi pemilihan lengkap di sini).

• Paket gratis: Termasuk batas penyimpanan data 5 GB dan dukungan obrolan langsung dasar.
• Paket berbayar: Mulai dari $24 per bulan untuk dua pengguna dan termasuk penyimpanan data 10 GB dan dukungan obrolan langsung Pro.

Bitrix24 adalah solusi perangkat lunak manajemen pengetahuan yang menawarkan modul untuk kolaborasi, manajemen tugas, dan komunikasi. Ini menawarkan platform terpadu untuk mengelola pesan, file, proyek, tugas, dan kontak. Anda juga dapat mencatat dan mengelola interaksi klien, membuat laporan penjualan, dan menangkap serta menyimpan data prospek.

Alat ini menawarkan aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

• Paket gratis: Tersedia hingga 10 pengguna dan menawarkan penyimpanan file 2 GB.
• Paket berbayar: Mulai dari $5 per pengguna, per bulan dan tawarkan penyimpanan file 250 GB.

Confluence adalah solusi manajemen pengetahuan yang membantu membuat, berkolaborasi, mengatur, dan meninjau dokumen proyek. Ini menawarkan penyebaran berbasis cloud dan di tempat. Ini memungkinkan Anda membuat dan mengelola konten seperti catatan rapat, persyaratan produk, dan laporan penelitian. Anda juga dapat meninjau dan berbagi umpan balik dalam dokumen.

Ini memungkinkan Anda membatasi akses ke data rahasia. Fitur manajemen tugasnya memungkinkan Anda untuk mendelegasikan dan melacak perubahan pada tugas yang diberikan kepada anggota tim. Alat ini menawarkan aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

• Paket gratis: Termasuk tiket email, tiket media sosial (hanya untuk Facebook dan Twitter), manajemen basis pengetahuan, dan pelaporan.
• Paket berbayar: Mulai dari $15 per pengguna, per bulan (ditagih setiap tahun) dan termasuk otomatisasi alur kerja, deteksi tabrakan tugas, dan laporan meja bantuan.

Freshdesk adalah manajemen pengetahuan berbasis cloud dan alat helpdesk untuk bisnis dari semua ukuran. Ini memungkinkan tim dukungan pelanggan Anda untuk berkolaborasi dalam tiket. Setiap anggota tim dapat mengulang anggota lain untuk mendiskusikan tiket dukungan tertentu. Mereka dapat membagi tiket menjadi subtiket dan meminta beberapa orang mengerjakannya secara bersamaan.

Alat ini memiliki aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

• Paket gratis: Termasuk aturan bisnis dan pelaporan serta dasbor kinerja.
• Paket berbayar: Mulai dari $19 per pengguna, per bulan (ditagih setiap tahun).

Zendesk adalah solusi manajemen pengetahuan dan meja bantuan berbasis cloud yang menawarkan alat untuk membangun portal layanan pelanggan, basis pengetahuan, dan komunitas online. Ini menawarkan portal front-end yang dapat disesuaikan, fitur obrolan langsung, dan integrasi dengan aplikasi lain seperti Salesforce dan Google Analytics.

Alat ini memiliki aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

• Paket gratis: Mendukung tiga pengguna dan mencakup pusat bantuan, manajemen pelanggan, dan meja bantuan multi-bahasa.
• Paket berbayar: Mulai dari $14 per pengguna, per bulan (ditagih setiap tahun) dan termasuk pusat bantuan, basis pengetahuan publik, meja bantuan multibahasa, dan manajemen tiket berbasis produk.

Zoho Desk adalah rangkaian manajemen pengetahuan berbasis cloud yang menawarkan fitur manajemen tiket, kemampuan layanan mandiri untuk pelanggan, dan alat produktivitas agen. Ini membantu Anda mengubah posting Facebook atau Twitter menjadi tiket yang dapat dengan mudah dilacak dan ditanggapi dari alat ini. Anda dapat menambahkan kata kunci tertentu untuk memfilter posting dan pesan media sosial dan mengubahnya menjadi tiket secara otomatis.

Alat ini memiliki aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen pengetahuan gratis yang tepat untuk bisnis Anda

Pertimbangan ini dapat membuat pemilihan alat manajemen pengetahuan gratis menjadi sedikit lebih mudah:

• Periksa berapa banyak yang perlu Anda keluarkan untuk aspek lain seperti pelatihan dan dukungan. Jika terlalu banyak, maka produk gratis tidak akan menghemat banyak uang.
• Cari solusi yang terukur. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda harus menangani lebih banyak data, lebih banyak entitas, dan operasi yang lebih kompleks.
• Bandingkan batas penggunaan gratis produk (seperti jumlah pengguna dan fitur yang tersedia) dan alat daftar pendek sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Tanyakan vendor tentang opsi integrasi. Integrasi dengan solusi yang ada seperti layanan pelanggan, meja bantuan, atau perangkat lunak tiket dapat membantu mengurangi banyak upaya dan waktu dalam merekonsiliasi data antar sistem. Juga, periksa apakah vendor menawarkan API sehingga Anda dapat membangun integrasi Anda sendiri.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan saat memilih alat manajemen pengetahuan gratis

Sangat penting untuk mendapatkan jawaban dari penyedia perangkat lunak atau perwakilan penjualan mereka untuk menyelesaikan masalah apa pun sebelum menyelesaikan keputusan. Berikut adalah beberapa pertanyaan kunci yang perlu dipertimbangkan untuk ditanyakan:

• Apakah saya memerlukan pelatihan tambahan untuk menggunakan alat ini? Tanyakan kepada penyedia perangkat lunak seberapa rumit alat ini. Tanyakan apakah Anda memerlukan pelatihan tambahan untuk mengenal fitur-fiturnya dan apakah pelatihan ini akan dikenakan biaya tambahan.
• Apakah biaya peningkatan perangkat lunak termasuk dukungan teknis berbasis telepon? Ini akan membantu Anda mendapatkan kejelasan tentang jenis dukungan premium yang akan Anda terima saat Anda mulai membayar perangkat lunak.
• Dapatkah saya berbicara dengan pelanggan yang telah menggunakan alat Anda dalam enam bulan terakhir? Jawaban untuk ini akan membantu Anda memahami jika vendor berupaya memastikan kepuasan pelanggan. Jika vendor enggan membagikan detailnya, maka itu pertanda Anda mungkin tidak mendapatkan layanan pelanggan yang Anda harapkan.

Bagaimana kami menilai

Artikel ini telah diperbarui pada 9 April 2021. Produk yang dipertimbangkan untuk artikel ini harus ada dalam 'Daftar Pendek 2021' Capterra untuk alat manajemen pengetahuan dan:

• Tawarkan versi perangkat lunak yang berdiri sendiri dan gratis (bukan versi uji coba perangkat lunak di mana Anda harus membeli produk setelah waktu yang terbatas).
• Memenuhi definisi manajemen pengetahuan kami: Perangkat lunak manajemen pengetahuan membantu perusahaan mengelola aset intelektual dan menciptakan tempat pusat informasi bagi karyawan atau pelanggan untuk referensi.
• Perangkat lunak yang memenuhi definisi pasar juga membutuhkan minimal 400 ulasan yang dikirim pengguna dan memiliki peringkat pengguna keseluruhan di atas rata-rata dibandingkan dengan produk lain dalam kategori tersebut.
• Alat gratis "Top" memiliki peringkat keseluruhan minimum 4/5 bintang dari pengulas di Capterra pada saat publikasi. Kami memilih 5 alat teratas yang memiliki peringkat keseluruhan maksimum di antara semua alat 'daftar pendek 2021' (per 9 April 2021).