5 meilleures options gratuites de logiciels de gestion des connaissances

En tant que propriétaire d'entreprise, vous connaissez peut-être les avantages d'un logiciel de gestion des connaissances : vous pouvez créer des bases de connaissances, gérer l'accès des employés aux informations, faciliter la formation des employés et favoriser la collaboration.

Bien que certaines entreprises paient beaucoup d'argent pour un outil de gestion des connaissances, vous n'êtes pas obligé de le faire (du moins jusqu'à ce que vous soyez convaincu). Il existe plusieurs produits logiciels de gestion des connaissances qui ne coûtent rien à utiliser.

Ci-dessous, vous trouverez les cinq meilleurs outils logiciels gratuits de gestion des connaissances et le coût de la mise à niveau de chacun. Ces outils (classés par ordre alphabétique) ont été sélectionnés dans la liste restreinte 2021 de Capterra pour les meilleurs produits de gestion des connaissances, où chaque produit a une note d'utilisateur minimale de 4 (sur 5) et au moins 10 avis d'utilisateurs (voir la méthodologie de sélection complète ici).

• Plan gratuit : comprend une limite de stockage de données de 5 Go et une assistance de base pour le chat en direct.
• Forfaits payants : à partir de 24 $ par mois pour deux utilisateurs et incluent un stockage de données de 10 Go et une assistance par chat en direct Pro.

Bitrix24 est une solution logicielle de gestion des connaissances qui propose des modules de collaboration, de gestion des tâches et de communication. Il offre une plate-forme unifiée pour gérer les messages, les fichiers, les projets, les tâches et les contacts. Vous pouvez également enregistrer et gérer les interactions avec les clients, générer des rapports de vente et capturer et stocker des données sur les prospects.

L'outil propose des applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

• Forfait gratuit : disponible jusqu'à 10 utilisateurs et offre un stockage de fichiers de 2 Go.
• Plans payants : Commencez à 5 $ par utilisateur, par mois et offrez 250 Go de stockage de fichiers.

Confluence est une solution de gestion des connaissances qui permet de créer, de collaborer, d'organiser et de réviser des documents de projet. Il offre à la fois un déploiement basé sur le cloud et sur site. Il vous permet de créer et de gérer du contenu tel que des notes de réunion, des exigences de produit et des rapports de recherche. Vous pouvez également consulter et partager des commentaires dans les documents.

Il vous permet de restreindre l'accès aux données confidentielles. Sa fonction de gestion des tâches vous permet de déléguer et de suivre les modifications apportées aux tâches attribuées aux membres de l'équipe. L'outil propose des applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

• Plan gratuit : comprend la billetterie par e-mail, la billetterie sur les réseaux sociaux (uniquement pour Facebook et Twitter), la gestion de la base de connaissances et la création de rapports.
• Forfaits payants : à partir de 15 USD par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et incluent l'automatisation du flux de travail, la détection des collisions de tâches et le rapport du service d'assistance.

Freshdesk est un outil cloud de gestion des connaissances et d'assistance pour les entreprises de toutes tailles. Il permet à votre équipe de support client de collaborer sur les tickets. Tout membre de l'équipe peut faire appel à d'autres membres pour discuter d'un ticket d'assistance spécifique. Ils peuvent diviser les tickets en sous-tickets et faire travailler plusieurs personnes simultanément sur ceux-ci.

L'outil dispose d'applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

• Forfait gratuit : comprend des règles métier, des rapports et des tableaux de bord de performances.
• Forfaits payants : à partir de 19 USD par utilisateur et par mois (facturé annuellement).

Zendesk est une solution cloud de gestion des connaissances et d'assistance qui offre des outils pour créer des portails de service client, des bases de connaissances et des communautés en ligne. Il offre un portail frontal personnalisable, des fonctionnalités de chat en direct et une intégration avec d'autres applications telles que Salesforce et Google Analytics.

L'outil dispose d'applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

• Plan gratuit : prend en charge trois utilisateurs et comprend un centre d'assistance, la gestion des clients et un service d'assistance multilingue.
• Forfaits payants : à partir de 14 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et incluent un centre d'aide, une base de connaissances publique, un service d'assistance multilingue et une gestion des tickets basée sur les produits.

Zoho Desk est une suite de gestion des connaissances basée sur le cloud qui offre des fonctionnalités de gestion des tickets, des capacités de libre-service pour les clients et des outils de productivité des agents. Il vous aide à convertir les publications Facebook ou Twitter en tickets qui peuvent être facilement suivis et auxquels il est possible de répondre à partir de l'outil. Vous pouvez ajouter des mots-clés spécifiques pour filtrer les publications et les messages sur les réseaux sociaux et les convertir automatiquement en tickets.

L'outil dispose d'applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

Comment choisir le bon logiciel gratuit de gestion des connaissances pour votre entreprise

Ces considérations peuvent faciliter un peu la sélection d'un outil de gestion des connaissances gratuit :

• Vérifiez combien vous devez dépenser pour d'autres aspects tels que la formation et l'assistance. Si c'est trop, alors un produit gratuit ne vous fera pas économiser beaucoup d'argent.
• Recherchez une solution évolutive. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez gérer plus de données, plus d'entités et des opérations plus complexes.
• Comparez les limites d'utilisation gratuite des produits (telles que le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités disponibles) et présélectionnez les outils en fonction de vos besoins.
• Renseignez-vous auprès du fournisseur sur les options d'intégration. L'intégration avec des solutions existantes telles que le service client, le service d'assistance ou les logiciels de billetterie peut aider à réduire beaucoup d'efforts et de temps pour rapprocher les données entre les systèmes. Vérifiez également si le fournisseur propose des API afin que vous puissiez créer vos propres intégrations.

Questions courantes à poser lors de la sélection d'un outil de gestion des connaissances gratuit

Il est important d'obtenir des réponses des fournisseurs de logiciels ou de leurs représentants commerciaux pour dissiper toute préoccupation avant de finaliser une décision. Voici quelques questions clés à envisager de poser :

• Aurai-je besoin d'une formation supplémentaire pour utiliser l'outil ? Vérifiez auprès du fournisseur du logiciel la complexité de l'outil. Demandez si vous aurez besoin d'une formation supplémentaire pour vous familiariser avec ses fonctionnalités et si cette formation vous coûtera plus cher.
• Le coût de la mise à niveau du logiciel inclut-il le support technique par téléphone ? Cela vous aidera à clarifier le type de support premium que vous recevrez lorsque vous commencerez à payer pour le logiciel.
• Puis-je parler à un client qui a utilisé votre outil au cours des six derniers mois ? La réponse à cette question vous aidera à comprendre si le fournisseur fait des efforts pour assurer la satisfaction du client. Si le fournisseur hésite à partager les détails, c'est un signe que vous n'obtiendrez peut-être pas le service client auquel vous vous attendez.

Comment nous évaluons

Cet article a été mis à jour le 9 avril 2021. Les produits pris en compte pour cet article devaient figurer dans la "liste restreinte 2021" de Capterra pour les outils de gestion des connaissances et :

• Offrez une version gratuite et autonome du logiciel (pas une version d'essai du logiciel où vous devez acheter un produit après une durée limitée).
• Répondez à notre définition de la gestion des connaissances : un logiciel de gestion des connaissances aide les entreprises à gérer leurs actifs intellectuels et à créer un lieu central d'informations auquel les employés ou les clients peuvent se référer.
• Les logiciels répondant à la définition du marché nécessitaient également un minimum de 400 avis soumis par les utilisateurs et une note globale des utilisateurs supérieure à la moyenne par rapport aux autres produits de la catégorie.
• Les outils gratuits "Top" avaient une note globale minimale de 4/5 étoiles de la part des critiques sur Capterra au moment de la publication. Nous avons sélectionné les 5 meilleurs outils ayant la note globale maximale parmi tous les outils de la "liste restreinte 2021" (au 9 avril 2021).