Die 5 besten kostenlosen Wissensmanagement-Softwareoptionen

Als Geschäftsinhaber sind Sie sich vielleicht der Vorteile von Wissensmanagement-Software bewusst – Sie können Wissensdatenbanken erstellen, den Zugriff der Mitarbeiter auf Informationen verwalten, Mitarbeiterschulungen erleichtern und die Zusammenarbeit fördern.

Obwohl einige Unternehmen viel Geld für ein Wissensmanagement-Tool bezahlen, müssen Sie das nicht tun (zumindest bis Sie überzeugt sind). Es gibt mehrere Wissensmanagement-Softwareprodukte, deren Verwendung kostenlos ist.

Nachfolgend finden Sie die fünf besten kostenlosen Wissensmanagement-Software-Tools und die jeweiligen Upgrade-Kosten. Diese Tools (alphabetisch geordnet) wurden aus Capterras Shortlist 2021 für Top-Wissensmanagementprodukte ausgewählt, wobei jedes Produkt eine Mindestbenutzerbewertung von 4 (von 5) und mindestens 10 Benutzerbewertungen aufweist (siehe vollständige Auswahlmethodik hier).

• Kostenloser Plan: Beinhaltet ein Datenspeicherlimit von 5 GB und grundlegende Live-Chat-Unterstützung.
• Kostenpflichtige Pläne: Beginnen Sie bei 24 $ pro Monat für zwei Benutzer und beinhalten 10 GB Datenspeicher und Pro-Live-Chat-Support.

Bitrix24 ist eine Wissensmanagement-Softwarelösung, die Module für Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Kommunikation bietet. Es bietet eine einheitliche Plattform zur Verwaltung von Nachrichten, Dateien, Projekten, Aufgaben und Kontakten. Sie können auch Kundeninteraktionen protokollieren und verwalten, Verkaufsberichte erstellen und Lead-Daten erfassen und speichern.

Das Tool bietet mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

• Kostenloser Plan: Verfügbar für bis zu 10 Benutzer und bietet 2 GB Dateispeicher.
• Bezahlte Pläne: Beginnen Sie bei 5 $ pro Benutzer und Monat und bieten Sie 250 GB Dateispeicher.

Confluence ist eine Wissensmanagementlösung, die hilft, Projektdokumente zu erstellen, zusammenzuarbeiten, zu organisieren und zu überprüfen. Es bietet sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-Bereitstellung. Es ermöglicht Ihnen, Inhalte wie Besprechungsnotizen, Produktanforderungen und Forschungsberichte zu erstellen und zu verwalten. Sie können auch Feedback in den Dokumenten überprüfen und teilen.

Damit können Sie den Zugriff auf vertrauliche Daten einschränken. Die Aufgabenverwaltungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Aufgaben zu delegieren und zu verfolgen, die Teammitgliedern zugewiesen wurden. Das Tool bietet mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

• Kostenloser Plan: Beinhaltet E-Mail-Ticketing, Social Media-Ticketing (nur für Facebook und Twitter), Wissensdatenbankverwaltung und Berichterstellung.
• Kostenpflichtige Pläne: Beginnen Sie bei 15 $ pro Benutzer und Monat (wird jährlich abgerechnet) und beinhalten Workflow-Automatisierung, Aufgabenkollisionserkennung und Helpdesk-Bericht.

Freshdesk ist ein cloudbasiertes Wissensmanagement- und Helpdesk-Tool für Unternehmen jeder Größe. Es ermöglicht Ihrem Kundensupport-Team, an Tickets zusammenzuarbeiten. Jedes Teammitglied kann andere Mitglieder einschalten, um ein bestimmtes Support-Ticket zu besprechen. Sie können Tickets in Untertickets aufteilen und mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten lassen.

Das Tool verfügt über mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

• Kostenloser Plan: Beinhaltet Geschäftsregeln sowie Berichts- und Leistungs-Dashboards.
• Bezahlte Pläne: Beginnen Sie bei 19 $ pro Benutzer und Monat (jährlich abgerechnet).

Zendesk ist eine cloudbasierte Wissensmanagement- und Helpdesk-Lösung, die Tools zum Aufbau von Kundendienstportalen, Wissensdatenbanken und Online-Communities bietet. Es bietet ein anpassbares Front-End-Portal, Live-Chat-Funktionen und die Integration mit anderen Anwendungen wie Salesforce und Google Analytics.

Das Tool verfügt über mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

• Kostenloser Plan: Unterstützt drei Benutzer und umfasst Help Center, Kundenverwaltung und mehrsprachigen Helpdesk.
• Kostenpflichtige Pläne: Beginnen Sie bei 14 $ pro Benutzer und Monat (wird jährlich abgerechnet) und umfassen ein Hilfezentrum, eine öffentliche Wissensdatenbank, einen mehrsprachigen Helpdesk und eine produktbasierte Ticketverwaltung.

Zoho Desk ist eine Cloud-basierte Wissensmanagement-Suite, die Ticketverwaltungsfunktionen, Self-Service-Funktionen für Kunden und Produktivitätstools für Agenten bietet. Es hilft Ihnen, Facebook- oder Twitter-Posts in Tickets umzuwandeln, die vom Tool aus leicht verfolgt und beantwortet werden können. Sie können bestimmte Schlüsselwörter hinzufügen, um Social-Media-Beiträge und Nachrichten zu filtern und sie automatisch in Tickets umwandeln zu lassen.

Das Tool verfügt über mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

So wählen Sie die richtige kostenlose Wissensmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus

Diese Überlegungen können die Auswahl eines kostenlosen Wissensmanagement-Tools etwas erleichtern:

• Überprüfen Sie, wie viel Sie für andere Aspekte wie Schulung und Support ausgeben müssen. Wenn es zu viel ist, dann wird Ihnen ein kostenloses Produkt nicht viel Geld sparen.
• Suchen Sie nach einer skalierbaren Lösung. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie mehr Daten, mehr Entitäten und komplexere Vorgänge handhaben.
• Vergleichen Sie die kostenlosen Nutzungslimits der Produkte (z. B. Anzahl der Benutzer und verfügbare Funktionen) und wählen Sie Tools nach Ihren Anforderungen aus.
• Fragen Sie den Anbieter nach Integrationsmöglichkeiten. Die Integration mit bestehenden Lösungen wie Kundenservice, Helpdesk oder Ticketing-Software kann dazu beitragen, viel Aufwand und Zeit beim Abgleich von Daten zwischen Systemen zu sparen. Überprüfen Sie auch, ob der Anbieter APIs anbietet, damit Sie Ihre eigenen Integrationen erstellen können.

Häufige Fragen bei der Auswahl eines kostenlosen Wissensmanagement-Tools

Es ist wichtig, Antworten von Softwareanbietern oder ihren Vertriebsmitarbeitern zu erhalten, um alle Bedenken auszuräumen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Benötige ich eine zusätzliche Schulung, um das Tool zu verwenden? Erkundigen Sie sich beim Softwareanbieter, wie komplex das Tool ist. Fragen Sie, ob Sie eine zusätzliche Schulung benötigen, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen, und ob diese Schulung zusätzliche Kosten verursacht.
• Umfasst die Kosten für das Software-Upgrade telefonischen technischen Support? Dadurch erhalten Sie Klarheit über die Art des Premium-Supports, den Sie erhalten, wenn Sie beginnen, für die Software zu bezahlen.
• Kann ich mit einem Kunden sprechen, der Ihr Tool in den letzten sechs Monaten verwendet hat? Die Antwort darauf hilft Ihnen zu verstehen, ob der Anbieter Anstrengungen unternimmt, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Wenn der Anbieter die Details nur ungern preisgibt, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie möglicherweise nicht den erwarteten Kundenservice erhalten.

Wie wir bewerten

Dieser Artikel wurde am 9. April 2021 aktualisiert. Produkte, die für diesen Artikel berücksichtigt wurden, mussten in Capterras „2021 Shortlist“ für Wissensmanagement-Tools stehen und:

• Bieten Sie eine kostenlose, eigenständige Version der Software an (keine Testversion der Software, bei der Sie nach einer begrenzten Zeit ein Produkt kaufen müssen).
• Lernen Sie unsere Wissensmanagement-Definition kennen: Wissensmanagement-Software hilft Unternehmen, geistiges Eigentum zu verwalten und einen zentralen Ort für Informationen zu schaffen, auf den Mitarbeiter oder Kunden verweisen können.
• Software, die der Marktdefinition entsprach, benötigte außerdem mindestens 400 von Benutzern eingereichte Bewertungen und eine überdurchschnittliche Gesamtbenutzerbewertung im Vergleich zu anderen Produkten in der Kategorie.
• „Top“ kostenlose Tools hatten zum Zeitpunkt der Veröffentlichung eine Gesamtbewertung von mindestens 4/5 Sternen von Rezensenten auf Capterra. Wir haben die Top-5-Tools mit der höchsten Gesamtbewertung unter allen „2021-Shortlist“-Tools (Stand: 9. April 2021) ausgewählt.