Jak odzyskać kontrolę nad swoim czasem
Opublikowany: 2022-05-07JRR Tolkien, pod postacią Gandalfa Szarego, powiedział kiedyś: „Musimy tylko zdecydować, co zrobić z danym czasem”.
Ile jednak prawdy możemy dziś znaleźć w tym stwierdzeniu? Tak, wszyscy mamy czas w życiu — ale wydaje się, że rzadko decydujemy, co z nim zrobić.
E-maile, obowiązki domowe, nieuniknione sprawunki, nadmierne obciążenie pracą i ciągłe prośby od innych często sprawiają, że czujemy się tak dalecy od kontrolowania naszego życia, jak to tylko możliwe.
Rzadko wydaje się, że jest wystarczająco dużo czasu, aby wszystko dokończyć w pracy, a kiedy jesteśmy w domu, jesteśmy zbyt zmęczeni, by cieszyć się wolnym czasem.
Dlatego często zastanawiamy się:
„Jak uzyskać więcej wolnego czasu na spędzenie z przyjaciółmi, rodziną lub hobby?”
„Jak zdobyć więcej czasu dla siebie?”
„Jak znaleźć czas na wszystko w pracy?”
„Jak najlepiej wykorzystać 24 godziny?”
„Jak mogę uzyskać więcej czasu w ciągu dnia?”
Innymi słowy: „Jak odzyskać kontrolę nad swoim czasem?”

Aby znaleźć odpowiedzi na te i powiązane pytania, skonsultowaliśmy się z profesjonalnymi ekspertami w tej dziedzinie — trenerami zarządzania czasem i produktywności, trenerami mentalności i życia, terapeutami, autorami zajmującymi się pokrewnymi tematami, trenerami zdrowia i dobrego samopoczucia, a także innymi odpowiednimi ekspertami.
W tym artykule zebraliśmy informacje z ich doświadczenia zawodowego i wiedzy na temat tego, co powstrzymuje ludzi przed wykorzystywaniem czasu tak, jak chcą, a także praktyczne porady, jak najlepiej odzyskać kontrolę nad swoim czasem wolnym i czasem w pracy.
Co powstrzymuje ludzi przed spędzaniem czasu tak, jak chcą?
Zanim będziesz mógł odzyskać kontrolę nad swoim czasem w przyszłości, musisz zrozumieć, co odbiera ci czas w teraźniejszości. Eksperci, z którymi rozmawialiśmy, ujawnili 9 kluczowych przeszkód, które powstrzymują ludzi od organizowania czasu według własnego uznania:
Przerwy
Według Franka Bucka, autora Get Organized! Zarządzanie czasem dla liderów szkół i profesjonalisty ds. zarządzania czasem nr 1 Global Gurus w latach 2019 i 2020, przerwy są kluczowym winowajcą, który odbiera ci czas w pracy. Co więcej, problem ten narastał z biegiem lat:
„Pokolenie temu, gdybyś mógł kontrolować telefon i wpuszczać gości, mógłbyś kontrolować swój czas. Dzisiaj dodaj do tej listy pocztę e-mail, jedną lub więcej aplikacji do obsługi wiadomości tekstowych oraz media społecznościowe, na początek.
W bogatym w informacje środowisku zawsze możemy przeczytać jeszcze jeden tweet, przeczytać jeszcze jeden artykuł z wiadomościami lub zasubskrybować jeszcze jeden biuletyn internetowy. Zalew napływających informacji jest wrogiem skupienia”.
Praca przez całą dobę
Jeśli chodzi o sprawy, które powstrzymują nas od spędzania większej ilości czasu na robieniu rzeczy, które kochamy, okazuje się, że jednym z największych problemów jest – niemożność otrząsnięcia się z pracy. Oto jak wyjaśnia to Frank Buck :
„Mamy tendencję do odkładania rzeczy, które kochamy robić, dopóki nie skończymy tego, co musimy zrobić. Wystarczająco trudno jest dokończyć to, co świat powiedział nam, że musimy zrobić. W rezultacie rzeczy, które sprawiają, że warto żyć, zostają zepchnięte ze stołu. Żyjemy w świecie obfitości, jakiego nie widziała historia. Technologia w naszych kieszeniach sprawia, że skomplikowane rzeczy stają się proste. Mimo to żyjemy w przytłoczeniu”.
Zespół We Level Up, którego misją jest pomaganie ludziom w osiągnięciu pełnego potencjału w zakresie stylu życia i celów, przypisuje tę potrzebę całodobowej pracy finansowej konieczności i ciągłej potrzebie doskonałości:
„W dzisiejszych czasach trudniej jest zarobić przyzwoity dochód i żmudne jest zdobywanie dochodowego zestawu umiejętności przy tym, jak często zmienia się technologia. Jeśli nie osiągasz solidnych dochodów, prawdopodobnie presja naszej gospodarki odbija się na zarządzaniu czasem . Jeśli zarabiasz solidny dochód, są szanse, że jesteś zalany pracą i nie możesz znaleźć wykwalifikowanych pracowników, którzy pomogą ci z tym obciążeniem. Emocjonalna i fizyczna praca włożona w doskonalenie się w dzisiejszym świecie szkodzi naszym relacjom z przyjaciółmi, rodziną i nami samymi”.
Rozproszenia (i nasza potrzeba ich)
Felicia Broccolo , certyfikowana Life Coach w The Life Coach School, powiedziała nam, że kluczowym powodem, dla którego pozornie mamy tak mało czasu na robienie tego, czego potrzebujemy lub pragniemy, są małe, codzienne rozrywki w miejscu pracy:
„Sprawdzanie mediów społecznościowych, czatowanie ze współpracownikiem, decydowanie o tym, co zamierzasz zrobić itp.”
Osobisty trener i konsultant ds. produktywności, Ravindra Kondekar, dodaje, że zwracamy się do rozpraszania uwagi jako sposobu radzenia sobie z brakiem wyjaśnień w pracy:
„Rozproszenia przybierają różne formy, ale podstawową przyczyną jest zawsze to, że ludzie nie mają w tej chwili godnych alternatyw, gotowych do podjęcia. Ludzie naprawdę mogliby zrobić coś związanego z ich priorytetową pracą, ale albo potrzebne działania nie są wyjaśnione, albo jeśli są wyjaśnione, ludzie nie pamiętają ich w momencie, gdy przejmuje ich rozproszenie.”
Katina Mountanos , trenerka mentalności i autorka książki „Moim zdaniem źródło naszych rozrywek sprowadza się do tego, jak nasz ludzki mózg jest okablowany. Celem naszego mózgu jest nieustanne poszukiwanie nowych bodźców — więc trzymanie telefonu obok siebie lub poczty e-mail w tle komputera tworzy środowisko pełne bodźców (czyli rozproszenia). Jeśli chcemy naprawdę zrozumieć nasze największe rozproszenia, przyczyną niekoniecznie są bodźce wokół nas, ale to, jak reagują na nie nasze umysły”.
Wypaczone postrzeganie wykorzystania czasu i priorytetów
Katina Mountanos dodaje do listy kolejny problem — nasze wypaczone postrzeganie codziennych czynności, które prowadzi do niewłaściwego wykorzystania czasu:
„Nasza definicja wypoczynku bardzo się zmieniła w ciągu ostatnich kilku dekad i często przenosimy pracę, a nawet potrzeby związane z przetrwaniem, takie jak spanie i jedzenie, na czas „wypoczynku”.
Z drugiej strony, dorośli Amerykanie spędzają dziś ponad 11 godzin dziennie, konsumując treści.
Tak więc spędzamy czas na jeden z dwóch sposobów: pracując lub przewijając.”
Kelly Harris Perin , członek International Coach Federation i założyciel Little Bites Coaching, zainwestował w pomoc liderom i zespołom w zwiększaniu produktywności w zrównoważony, zdrowy sposób, dodaje, że często nie możemy zdecydować, co jest naszą priorytetową pracą:
„Największym problemem leżącym u podstaw wielu ludzi jest to, że nie mają jasności co do swojej priorytetowej pracy. Jeśli nie masz pewności, co jest najważniejsze i dlaczego, wszystkie zadania mogą wydawać się równe, a będziesz miał tendencję do podskakiwania, gdy pojawi się nowy, błyszczący problem, lub będziesz bardziej skłonny do oderwania się od pracy do dzieci lub wiadomości ”.
Zbytni optymizm w kwestii wykorzystania czasu
Kelly Harris Perin wyjaśnia dalej, że to bezpodstawny optymizm sprawia, że przeceniamy czas potrzebny nam na wykonanie pewnych zadań, a następnie zakłócamy nasze harmonogramy:
„Mamy tendencję do patrzenia na wyzwania związane z zarządzaniem czasem przez pryzmat deficytu i uważamy, że są one wynikiem słabych granic i nieefektywnych nawyków pracy. Lubię to przeformułowywać i myśleć o wyzwaniach związanych z zarządzaniem czasem jako zakorzenionych w optymizmie. Chcemy robić wszystkie rzeczy i żyć pełnią życia, a często jesteśmy po prostu DUŻO zbyt optymistyczni, jeśli chodzi o ilość, jaką możemy zmieścić w ciągu dnia lub tygodnia”.
Kunktatorstwo
Clovis Chow, ekspert ds. edukacji i założyciel bloga edukacyjnego i studenckiego
TimeOrganizeStudy, który uczy studentów zarządzania czasem i produktywności, wymienia prokrastynację jako duży problem w utrzymaniu kontroli nad swoim czasem.
Dotyczy to zwłaszcza osób, które czują, że mają mało czasu na robienie tego, co kochają, takie jak hobby, spędzanie czasu z przyjaciółmi i rodziną lub dbanie o siebie:
„Ci ludzie nieustannie odwlekają lub rozpraszają się. W rezultacie nie są w stanie wykonać swoich zadań do ostatniej chwili, w której nie mają innego wyjścia, jak poświęcić swój czas na pracę zamiast hobby. To smutna rzeczywistość, w której wielu żyje dzień po dniu”.
Wielozadaniowość, czyli przełączanie kontekstu
Trener zarządzania czasem i produktywności, Megan Sumrell, wymienia zmianę kontekstu jako kolejny kluczowy problem produktywności — zwłaszcza w przypadku kobiet:
„To jest, gdy przez cały dzień poruszasz się tam iz powrotem między odgrywanymi rolami (czyli pracownikiem, mamą, właścicielem firmy, żoną, opiekunem itp.). Stwarza to wrażenie bycia na kole dla chomika przez cały dzień bez poczucia produktywności. Właśnie dlatego tak wiele kobiet nie ma wolnego czasu ani czasu na dbanie o siebie… są zbyt zajęte ping-pongowaniem tam i z powrotem przez cały dzień”.
Sandra Glavan , ekspert od lęków i założycielka Amosuir, rzuca światło na wpływ, jaki wielozadaniowość może mieć na Twój czas:
„Z mojego doświadczenia wynika, że wielozadaniowość rozprasza, jest nieskuteczna i nieefektywna, a jednocześnie powoduje niepotrzebny stres i niepokój. Nawet jeśli myślimy, że możemy wykonać wiele zadań jednocześnie, w rzeczywistości nie możemy być w pełni obecni przy żadnym z tych zadań, co zmniejsza naszą wydajność i powoduje rozproszenie uwagi. Według badań wielozadaniowość może wymagać 40% więcej czasu na ukończenie w porównaniu z koncentracją na jednym zadaniu na raz. Bardziej złożone zadania mogą wymagać jeszcze więcej czasu”.
Złe nawyki planowania
Felicia Broccolo przytacza kolejny ważny czynnik niewłaściwego wykorzystania czasu — i jest to niewłaściwe planowanie:
„Problem polega na tym, że większość ludzi zaczyna dzień z niewielkim lub żadnym planem dotyczącym tego, co zamierzają zrobić”.
Sandy Rodrigez , autorka książki „Ludzie często coś przeoczają, ponieważ mają oddzielne listy rzeczy do zrobienia lub przypomnienia i łatwo jest zapomnieć o sprawdzeniu jednego z nich. Mogą mieć kalendarz ścienny, listę w telefonie i gryzmoły na karteczkach samoprzylepnych. Kto mógłby to śledzić?
niechęć do powiedzenia „nie”
Dyrektor ds. Zasobów ds. Test Prep Insight, przeszkolony w psychologii certyfikowany trener zdrowia i dobrego samopoczucia oraz certyfikowany trener życia i relacji, który często pisze na temat stresu i zarządzania czasem, Lynell Ross wyjaśnia, że niechętnie mówimy „nie” nowym zadania, które przejmują kontrolę nad naszym czasem w pracy:
„Większość ludzi ma problemy z koncentracją na własnych priorytetach, ponieważ rozpraszają ich inni ludzie i czują się winni z powodu odmowy. Nawet jeśli jesteś wysoce zmotywowany i zorganizowany, ale pozwalasz innym ludziom przeszkadzać i czynić ich problemy swoimi, nadal będziesz tracić cenny czas”.
Wyjaśnia, że unikamy mówienia „nie” z obawy przed byciem postrzeganym jako „samolubni” — w rezultacie zaniedbujemy swoje osobiste potrzeby na rzecz potrzeb innych:
„Jeśli nie możesz odmówić i nauczysz się rozczarować niektórych ludzi, twoje potrzeby zostaną zepchnięte na sam dół listy. Ludzie często myślą, że powinni pomagać innym nawet na własny koszt, ponieważ czują się winni, że dbają o siebie”.
Antoinette Beauchamp, trener nastawienia umysłu, mówczyni, autorka i nauczycielka medytacji, dodaje, że to poczucie winy jest w rzeczywistości powiązane z tym, jak my (i inni) warunkujemy nasze zachowanie:
„ Kiedy na pierwszym miejscu stawiamy siebie i to, co kochamy, ludziom łatwo jest czuć się winnymi z powodu tego wyboru, ponieważ zostaliśmy uwarunkowani (zwłaszcza kobiety) do bycia opiekunami i przedkładania potrzeb innych nad własne.
Jednak tak naprawdę, jeśli dbamy o siebie, mamy więcej energii i współczucia, aby dbać o innych. Właśnie dlatego każą ci najpierw założyć maskę tlenową w samolocie!”
Porady ekspertów, jak odzyskać kontrolę nad swoim czasem

W poprzedniej sekcji rozmawialiśmy o problemach, które uniemożliwiają nam kontrolę nad naszym czasem — teraz spójrzmy na kilka rozwiązań.
Oto wskazówki, jakie eksperci mają do zaoferowania, jeśli chodzi o odzyskanie kontroli nad czasem w pracy i po pracy:
Wskazówka 1: weź swój czas na własność
Według Franka Bucka kluczem do odzyskania kontroli nad czasem w pracy jest przejęcie odpowiedzialności za swój czas poprzez zaplanowanie go:
„Zacznij dzień od dobrze zdefiniowanej krótkiej listy tego, co jest ważne na dany dzień i dopilnuj, aby wszystko inne było w porządku. Zamknąć drzwi. Zezwól na przełączenie połączeń telefonicznych na pocztę głosową. Nikt nie będzie chronił twojego czasu dla ciebie i nie powinien. To zależy od każdego z nas.”
Trener sukcesu osobistego i biznesowego Mindset Mastery Success Coach i założyciel Mindset Mastery Success, E. Marie Hall , również doradza tę praktykę, aby odzyskać kontrolę nad czasem, który możesz spędzać na dbaniu o siebie:
„Promuj swój dzień — przestań pozwalać, by dzień cię kierował.
Oznacza to zaplanowanie dnia, tygodnia i miesiąca. Przeznacz codziennie wolny czas na zajęcie się ważnymi obszarami swojego życia (kariera, finanse, zdrowie, związki, duchowość).
Twoja samoopieka musi być traktowana priorytetowo, a to oznacza zaplanowane. Kiedy nie podlega negocjacjom, nie ma miejsca na wymówki. Kiedy najpierw dbamy o siebie, mamy więcej do zaoferowania innym. Nic nie można nalać z pustego kubka.”
Porada 2: Bądź precyzyjny podczas planowania czasu
Tak więc, rozmawialiśmy już o tym, jak ważne jest przejęcie odpowiedzialności za swój czas, planując go. Ale według Felicji Broccolo kluczowym czynnikiem w tym planowaniu jest określenie, ile czasu chcesz spędzić na każdym zadaniu, a dokładnie:
„Prawo Parkinsona mówi, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas na jej wykonanie” (tzn. jeśli masz godzinę na zrobienie czegoś, zajmuje ci to godzinę, jeśli masz cały dzień, zajmuje ci to cały dzień).

Moje wskazówki dotyczące oszczędzania czasu w pracy i w domu są takie same.
Zanim zrobisz cokolwiek w poniedziałek rano, poświęć godzinę na zapisanie wszystkiego, co musisz zrobić w tym tygodniu (praca i nie tylko) i zapisz w terminarzu lub kalendarzu dokładnie, kiedy masz zamiar to zrobić i ile czasu ci to zajmie .
Zdziwisz się, jak wiele możesz zrobić.
Jeśli masz tylko 30 minut na zrobienie czegoś, nagle coraz trudniej jest usprawiedliwić przewijanie Instagrama.
Pamiętaj, że twoim problemem nie jest posiadanie wystarczającej ilości czasu, ale posiadanie wystarczającego skupienia.”
Alisha Powell , terapeutka w firmie Amethyst Counseling and Consulting, radzi, abyś planował godziny pracy, co godzinę, w kalendarzu z blokadą czasową:
„Mam kalendarz z przedziałami godzinowymi i mogę dokładnie zapisać zadania, które muszę wykonać danego dnia. Używam go do planowania spotkań, sprawunków i zadań, dzięki czemu mogę być zorganizowany. Zapisuję również swoje zadania według priorytetów, aby zostawić miejsce na nieoczekiwane i zachować elastyczność, gdy coś się pojawi”.
Jesteś menedżerem lub przełożonym, który oprócz organizowania własnego czasu musi martwić się o regularne planowanie czasu pracownika? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po planowaniu czasu pracownika i wypróbuj nasze bezpłatne szablony planowania, które pomogą Ci zaplanować i zaplanować czas pracownika w trybie dziennym, tygodniowym, dwutygodniowym, miesięcznym lub rocznym. Porada 3: Do wszystkiego używaj Sandy Rodrigez oferuje rozwiązanie, które pomoże Ci przejąć kontrolę zarówno nad czynnościami, które musisz wykonać, jak i tymi, które chcesz zrobić i którymi jesteś podekscytowany — kieszonkowy, papierowy planer dnia, który ma pełną pustą stronę na każdy dzień rok:
„Za każdym razem, gdy potrzebuję lub chcę wykonać jakąś czynność, zapisuję ją. Czy to załatwianie spraw, dzwonienie do przyjaciela, pójście na spotkanie, zmywanie naczyń, czy pójście do kina, to się dzieje.
Na odpowiednich stronach zapisuję urodziny i ważne daty; więc nie potrzebuję mediów społecznościowych, aby mnie ostrzec”.
Jeśli coś musi być zrobione w określonym terminie, dodam wcześniejsze przypomnienia.
Jeżeli wpłata musi być dokonana do 10 dnia każdego miesiąca, napiszę to na stronie przeznaczonej na 10 dzień, ale napiszę też „rachunek musi być zapłacony do 10” na poprzedniej stronie, np. za ósmego.
Kiedy ma to sens, dzielę czynności na łatwe do opanowania kawałki.
Zamiast pisać „podatki do akt” na jednej stronie, dzielę to na kroki, takie jak „ustal spotkanie z przygotowującym”, „śledź paragony” itp., każdy na osobnej stronie.
Planuję zajęcia, które lubię w dni powszednie. Pozwala to uniknąć pułapki oszczędzania wszystkiego, co przynosi szczęście tylko na weekendy i pomaga żyć pełnią życia każdego dnia.
Moja technika wymaga, aby wszystko zmieściło się w jednej książce. Kiedy patrzysz na wszystkie swoje spotkania i zajęcia, czujesz się pożądany i produktywny, a skreślanie pozycji z listy jest satysfakcjonujące.
Ten system zapobiega stresowi.
Nie martwię się o rzeczy, które muszą się wydarzyć, ponieważ wszystkie są spisane w łatwo dostępnym miejscu. Ponieważ nie muszę walczyć o zapamiętanie tych informacji, mogę całkowicie wyrzucić z głowy każdą czynność, która nie jest pod ręką. Stwarza to więcej przestrzeni na kreatywność i relaks.”
Porada 4: Zrozum, jak spędzasz czas w pracy
„Pierwszą rzeczą, którą polecam zrobić, jest ocena czasu poprzez rejestrowanie tego, co robisz w każdej minucie dnia przez tydzień”, mówi Amalie Shaffer, współwłaścicielka Systematic Excellence Consulting i certyfikowany doradca, którego obowiązki obejmują pomoc właścicielom firm w poprawie efektywności w ich życie zawodowe i prywatne:
„To żmudne, ale gdy już wiemy, gdzie spędzamy czas, możemy ocenić, co może się zmienić”.
Katina Mountanos wyjaśnia dalej, dlaczego zrozumienie, gdzie spędzasz czas, jest ważne dla odzyskania kontroli nad czasem w pracy, zwłaszcza jeśli chodzi o czas, który możesz marnować na rozpraszanie się:
„Myślę, że naprawdę ważne jest, aby szczerze mówić o swoim stylu pracy. Większość ludzi tak naprawdę nie rozumie, ile czasu spędzają codziennie na angażowaniu się w te bodźce lub rozproszenia.
Tak więc, jeśli często czujesz się rozkojarzony lub odsunięty na bok, ale nie wiesz, dlaczego sugeruję przeprowadzenie na sobie małego eksperymentu.
Niezależnie od tego, czy chodzi o jeden dzień, czy cały tydzień, śledź, jak naprawdę spędzasz czas w ciągu dnia pracy.
Jak często sprawdzasz telefon podczas pracy przed komputerem?
Ile razy robisz „przerwy” w kuchni?
Żadne z tych działań nie jest samo w sobie złe, ale wyjaśnienie, jak wygląda Twój dzień, jest pierwszym krokiem do wprowadzenia zmian.
Stamtąd możesz analizować najgorsze czasy i robić małe zmiany, aby zmienić środowisko pracy, na przykład trzymać telefon w innym pokoju lub rezerwować określone pory dnia na przerwy na przekąski.
Wszystko sprowadza się do zachowania elastyczności i uczciwości wobec siebie.”
Porada 5: Zrozum, ile masz wolnego czasu
Katina Mountanos dodatkowo podkreśla, dlaczego ważne jest, aby zrozumieć, jak również spędzasz swój wolny czas:
„Moja wskazówka numer 1 dotycząca przejmowania kontroli nad swoim wolnym czasem jest podobna do mojej powyższej rekomendacji — naprawdę, naprawdę przejrzyj, jak spędzasz czas teraz .
Możesz być zaskoczony, że masz o wiele więcej czasu niż myślisz, ale spędzasz go w sposób, który jest bardziej wyczerpujący niż satysfakcjonujący.
Po dokładnym ustaleniu, jak wygląda Twój czas, stwórz listę czynności, które naprawdę przyniosą Ci radość — może tych, których nie robiłeś od dzieciństwa, takich jak malowanie lub taniec. Przeznacz co tydzień niewielką ilość czasu na eksperymentowanie z tymi praktykami, abyś mógł zmienić je w nawyk”.
Aby ocenić czas, który spędzasz na zadaniach i rozrywkach, ale także czas, który możesz spędzić na zajęciach rekreacyjnych, możesz wypróbować Clockify, naszą aplikację do śledzenia czasu i zarządzania czasem. Zarejestruj darmowe konto tutaj.
Wskazówka #6: Przejrzyj i zrewiduj swój aktualny harmonogram prac
Kelly Harris Perin . Kelly Harris Perin . Proponuje, abyś zastanowił się, jak teraz planujesz swój czas pracy, aby zapewnić lepszy przepływ pracy w przyszłości: „Polecam cofnąć się o krok od Tetrisa, wydrukować pusty kalendarz tygodniowy i poświęcić trochę czasu na naszkicowanie „idealnego, ale rzeczywistego” tygodniowego przepływu. Zacznij od godzin pracy:
Jaki jest dla ciebie rozsądny czas rozpoczęcia i zakończenia?
Czy chcesz ćwiczyć kilka razy w tygodniu w porze lunchu, czy każdego dnia od 15 do 15, aby bawić się z dziećmi, gdy skończą ze szkołą?
Jaki jest twój idealny przebieg spotkań — wiele z rzędu czy wszystkie rozłożone?
Potrzebujesz chronić czas na głęboką pracę, taką jak pisanie czy analiza danych?
Być może nie zbliżasz się jeszcze do idealnego, ale rzeczywistego tygodniowego przepływu JESZCZE, ale pamiętanie o tym może z czasem zbliżyć się do niego”.
Wskazówka 7: Zawsze zaczynaj swój dzień pracy od właściwych zadań
Ray Zinn , najdłużej urzędujący dyrektor generalny Doliny Krzemowej, autor Tough Things First i Zen of Zinn oraz założyciel i były dyrektor generalny firmy Micrel Semiconductor, powiedział nam, że sposobem na powrót do pracy jest praca nad trudniejszymi zadaniami na początku dzień:
„Moja wskazówka numer jeden dotycząca skrócenia czasu pracy polega na tym, aby zawsze najpierw robić trudne rzeczy. W ten sposób najpierw usuwasz największe głazy i nadajesz ton na bardziej produktywny dzień.
Uczysz się także dyscypliny, która buduje na sobie, co pozwala ci stawać się coraz bardziej wykwalifikowanymi w zadaniach, których prawdopodobnie nienawidziłeś. Kiedy nauczysz się kochać rzeczy, których nienawidziłeś, zabierasz coraz więcej czasu i stajesz się znacznie bardziej produktywny, niż myślałeś, że to możliwe.
Ta jedna strategia umożliwiła mi prowadzenie firmy Micrel Semiconductor przez 37 lat, z czego 36 było zyskownych”.
Wskazówka 8: Zrób sobie przerwę od urządzeń cyfrowych
Urządzenia cyfrowe są niesławnymi pożeraczami czasu — i często sięgamy po nie, ponieważ się nudzimy. Jednak nuda może być okazją do odzyskania czasu, a nie uciążliwością, jak wyjaśnia Manoush Zomorodi w swojej książce „Nuda jest bramą do wędrówki umysłami, która pomaga naszym mózgom tworzyć nowe połączenia, które mogą rozwiązać wszystko, od planowania kolacji po przełom w walce z globalnym ociepleniem”.
Aby uzyskać więcej czasu na „nudę” i opanowanie korzystania z urządzeń cyfrowych, pisze o 7 wyzwaniach, z którymi możesz się zmierzyć:
- Obserwuj siebie — w tym wyzwaniu powinieneś dążyć do śledzenia i zrozumienia swoich cyfrowych nawyków, aby przede wszystkim zobaczyć, jak korzystasz z urządzeń cyfrowych.
- Trzymaj swoje urządzenia poza zasięgiem, gdy jesteś w ruchu — w tym wyzwaniu powinieneś trzymać telefon poza zasięgiem wzroku, gdy idziesz, prowadzisz samochód lub w inny sposób się przemieszczasz.
- Dzień bez zdjęć — w tym wyzwaniu należy powstrzymać się od robienia zdjęć.
- Usuń tę aplikację — w tym wyzwaniu powinieneś wziąć jedną aplikację, bez której nie możesz żyć, i po prostu ją usunąć.
- Weź fałszywe wakacje, czyli „facację” — w tym wyzwaniu powinieneś odłączyć się od wszystkich aplikacji i systemów komunikacyjnych w biurze.
- Obserwuj coś innego — w tym wyzwaniu powinieneś postarać się zauważyć coś innego niż telefon, co jest interesujące w Twoim otoczeniu.
- Znudzone i genialne wyzwanie — w tym wyzwaniu, jako zwieńczeniu poprzednich wyzwań, powinieneś wykorzystać nowo odkrytą „nudę” spowodowaną zminimalizowaniem korzystania z urządzeń cyfrowych, aby lepiej zrozumieć swoje życie i odpowiednio wyznaczyć cele.
Wskazówka nr 9: Przestań sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą przez cały czas
Według ekspertów cytowanych w naszym badaniu z 2020 r. dotyczącym czasu spędzanego na wykonywaniu powtarzających się zadań, ludzie spędzają 28% swojego czasu w pracy na zarządzaniu e-mailami. W sumie prowadzi to do od 1,5 do 2,5 godziny czytania i odpowiadania na e-maile.
Co więcej, badania i eksperci, tacy jak ci, których cytowaliśmy w naszych statystykach dotyczących pracoholizmu, pokazują, że trudno nam oprzeć się pokusie sprawdzania poczty, nawet po pracy. Weźmy jako przykład pracowników z Wielkiej Brytanii:
- 57% sprawdza pocztę w weekendy
- 30% sprawdza pocztę przez całą noc
- 23% sprawdza pocztę na wakacjach
- 20% sprawdza pocztę w łóżku
- 16% nie może jeść bez sprawdzania poczty
Aby odzyskać kontrolę nad tym czasem, Frank Buck proponuje ustrukturyzowane podejście do obsługi wiadomości e-mail:
„Wyłącz powiadomienia e-mail. Kilka razy w ciągu dnia obsłuż każdy e-mail w jednej partii. Pusta skrzynka pocztowa jest nie tylko możliwa, ale konieczna do osiągnięcia spokoju ducha. Uczymy ludzi jak nas traktować. Jeśli natychmiast odpowiemy na każde pytanie, nauczymy ludzi, że mogą poczekać do ostatniej chwili, a my rzucimy wszystko, aby obsłużyć ich prośbę.”
Wskazówka nr 10: Ustal priorytety swoich potrzeb dzięki intuicyjnemu planowaniu
Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. Antoinette Beauchamp zaczyna wyjaśniać, w jaki sposób możesz to wdrożyć Intuicyjne planowanie, technika produktywności, którą wymyśliła, aby priorytetowo traktować Twój wolny czas.
Zgodnie z definicją, planowanie intuicyjne to „metodologia skoncentrowana na sercu, w której planujesz swoje dni zgodnie z tym, co przyniesie Ci najwięcej radości i łatwości — idzie w parze z połączeniem się ze sobą, aby zrozumieć, jakie są Twoje potrzeby osobiście. i profesjonalnie”.
Oto jak Antoinette to ilustruje:
„Jeśli jesteś zmęczony, pozwól sobie na odpoczynek. Jeśli wiesz, że musisz jeść 5 razy dziennie, zawsze miej pod ręką przekąski. Jeśli wiesz, że wypalasz się na spotkaniach, zaplanuj je dalej.
Zacznij od sporządzenia spisu swojego dnia i zauważ, jak wpływają na ciebie określone nawyki i rutyny. Dzięki tej intuicyjnej wiedzy możesz manipulować i dostosowywać swój harmonogram do swoich unikalnych potrzeb — a każdego dnia może on być inny!
Dając sobie pozwolenie na intuicyjne zmiany i płynięcie z prądem, dajesz sobie również więcej miejsca na odkrywanie motywacji, zdobywanie pewności siebie i doskonalenie swojej wersji produktywności.
Tak więc, aby kontrolować swój wolny czas, wszystko sprowadza się do słuchania swoich wnętrzności i zapewnienia sobie przestrzeni. Dlatego intuicyjne planowanie jest tak inspirujące. Przywraca Ci siłę, jeśli chodzi o Twój wolny czas i jak chcesz go spędzić.
Poprzez nadanie priorytetu twoim potrzebom i temu, co twoja intuicja mówi, że jest dla ciebie najlepsze w danym momencie, wspiera większe dobro poprzez przesunięcie energii wokół ciebie.
Coś, czego wszyscy teraz potrzebujemy!”
Wskazówka #11: Poproś o pomoc innych
Melissa Kepler , Trener Mocy w Capital Humans, gdzie koncentruje się na pomaganiu ludziom w rozwoju osobistym, proponuje kolejne ciekawe podejście, które powinno pomóc Ci odnieść sukces w ustalaniu priorytetów własnych potrzeb. Po prostu zamaskuj własne potrzeby jako prośby innych — aby wyglądały na niepodlegające negocjacjom:
„Odkryłem, że ludzie często dokonują cichego, mentalnego rozróżnienia między prośbami wysuwanymi od nich przez *innych * a prośbami, które wysuwają od siebie *.
Prośby od innych osób — termin od szefa lub dwa tuziny babeczek na sprzedaż wypieków — nie podlegają negocjacjom.
Prośby od siebie — aby więcej się wyspać, poświęcić trochę czasu na malowanie, a właściwie pobiegać — czują się fałszywe i mało priorytetowe.
Moja rada, jeśli to do ciebie pasuje, to zhakować swój mózg, prosząc o to, by ktoś inny przesłał ci prośbę — ale muszą to mieć na myśli.
Jeśli twoja najlepsza przyjaciółka błaga cię, ze względu na *jej *, wyjdź z nią na brunch, żeby nadrobić zaległości, nie jest to już coś, co możesz zignorować. To prośba od kogoś innego.
Jeśli twój szef *nalega *, abyś wziął dzień wolny, aby nabrać sił przed rozpoczęciem dużego projektu, nie można temu zaprzeczyć. To nie jest samolubne — to konieczne!”
Tip #12: Naucz się mówić „Nie”
„Aby wieść dobre intencje, musimy nauczyć się sztuki odmawiania!” , wyjaśnia Warren Wong , założyciel i autor bloga, którego misją jest inspirowanie i nauczenie miliona ludzi, jak przejąć kontrolę nad swoim życiem i robić to, co kocha:
„Głosując się do pracy, żonglując małżonkiem i dziećmi, zapominamy o tym, co jest ważne w naszym życiu. Tracimy z oczu nasze zdrowie, relacje i zaczynamy czuć się zagubieni w codziennej harówce.
Naszymi najcenniejszymi zasobami są czas i energia. Bądź bardzo opiekuńczy dla obu!
Jeśli jest osoba, która wysysa Twój czas i energię, unikaj jej lub grzecznie odrzuć jej zaproszenie.
Jeśli jest praca, która wyczerpuje młodość i zdrowie psychiczne, być może nadszedł czas, aby rozpocząć poszukiwanie pracy.
Jeśli absolutnie nienawidzisz tej książki, którą czytasz, to czas powiedzieć „nie” i znaleźć inną.
Mówienie „nie” jest proste, ale potężne. Wymaga to 1 części odwagi, 1 części samoświadomości i 1 części miłości własnej”.
E. Marie Hall dalej sugeruje poświęcenie czasu na podjęcie decyzji, jakiego rodzaju prośby i zadania powiedzieć „Nie”:
„Zrób listę zadań, które można wyeliminować i/lub wyznaczyć.
A jeśli uważasz, że to niemożliwe, zadaj sobie pytanie: „Jeśli moje życie od tego zależało, czy mógłbym odpuścić?”
Najprawdopodobniej odpowiedź brzmiałaby TAK. Od tego zależy jakość twojego życia, więc zacznij od samozarządzania!”
Jako kolejne rozwiązanie ułatwiające powiedzenie „nie”, Lynell Ross sugeruje po prostu planowanie pracy na większą skalę:
„Wyznaczaj priorytety każdego dnia, pracując wstecz od swoich celów końcowych. Spójrz na swoje większe cele, a następnie podziel miesiące, tygodnie i dni na etapy działania z datami ostatecznymi. Kiedy już wiesz, co musisz zrobić, znacznie lepiej będziesz mówić „nie” ludziom, którzy ci przeszkadzają lub proszą o zrobienie czegoś dla nich”.
Tip #13: Walcz ze swoimi nawykami wielozadaniowości
Jeśli chodzi o czasochłonny problem wielozadaniowości (tj. przełączanie kontekstu), Megan Sumrell radzi Ci zwalczyć go, definiując bloki czasowe dla swoich działań:
„Kiedy nauczysz się, jak tworzyć odpowiednie bloki tekstowe w ciągu dnia, aby zminimalizować przełączanie kontekstu, otwierasz drzwi do ogromnej wolności czasu!”
Aby jeszcze bardziej pomóc Ci uniknąć wielozadaniowości, Sandra Glavan radzi, abyś nakreślił swoje priorytetowe zadania i najpierw skoncentrował się na nich:
„Jedynym sposobem, w jaki możesz przejąć kontrolę nad swoim czasem, jest codzienne sporządzanie zaktualizowanej listy priorytetów. Możemy mieć setki zadań, które musimy wykonać, ale aby zacząć je skutecznie przechodzić, zawsze musimy najpierw skupić się na priorytetach.
Wniosek
Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.
Jeśli jednak poświęcisz dodatkowy czas na zaplanowanie wszystkiego, co chcesz zrobić, od zadań zawodowych po zajęcia rekreacyjne, przemyśl to, co uważasz za zadania priorytetowe, a także dołożysz dodatkowego wysiłku, aby ustalić priorytety dla własnych potrzeb, zrobisz duży postęp w kierunku spędzanie czasu w pracy i poza nią w sposób, który jest dla Ciebie najlepszy.