Oszczędzaj pieniądze, renegocjując umowy dotyczące oprogramowania Twojej firmy

Małe firmy mogą zrewidować swoje obecne umowy Software-as-a-Service (SaaS) i renegocjować warunki, aby zaoszczędzić pieniądze w świetle kryzysu COVID-19.

UWAGA: Ten artykuł ma na celu poinformowanie naszych czytelników o problemach związanych z biznesem w Stanach Zjednoczonych. Nie ma na celu w żaden sposób udzielania porad prawnych ani popierania określonego sposobu działania. Aby uzyskać porady dotyczące konkretnej sytuacji, skonsultuj się z radcą prawnym.

Dla fotografki ślubnej i portretowej Alany Lindenfeld decyzja o renegocjacji umów SaaS była łatwa. Epidemia COVID-19 zatrzymała normalne procesy biznesowe, a Lindenfeld musiał obniżyć koszty, aby utrzymać się na powierzchni.

„Musiałem obniżyć wersję oprogramowania, aby pomóc obniżyć koszty, w czasie, gdy prawnie nie wolno mi nagrywać żadnych sesji ani ślubów” — powiedział Lindenfeld.

Była w stanie zaoszczędzić pieniądze na swoich subskrypcjach Adobe i Pixieset, kontaktując się z obydwoma dostawcami i zachęcając inne małe firmy do robienia tego samego:

Małe firmy mogą renegocjować umowy SaaS, aby zaoszczędzić pieniądze podczas spowolnienia gospodarczego. Według Gartnera, 36% firm wynegocjowało lub planuje negocjować nowe warunki z dostawcami i sprzedawcami (pełne badania dostępne dla klientów).

Oto zestawienie, w jaki sposób możesz zrobić to samo i jak działa proces renegocjacji.

5 kroków do renegocjacji umów dotyczących oprogramowania.

1. Ponownie oceń swoje potrzeby w zakresie oprogramowania

COVID-19 zmienił sposób działania firm, zmuszając wielu do szybkiego przejścia od kultury pracy w biurze do kultury zdalnej. Zmieniły się również potrzeby tych firm w zakresie oprogramowania.

Girdharee Saran, szef marketingu SurveySensum, zdał sobie sprawę, że nadszedł czas na ponowną ocenę umów dotyczących oprogramowania firmy po obliczeniu strat spowodowanych przez COVID-19:

Aby rozpocząć ten proces, Saran i jego zespół sporządzili listę wszystkich aktywnych subskrypcji oprogramowania i podzielili je na trzy kategorie:

1. Należy kontynuować : oprogramowanie, które ma kluczowe znaczenie dla procesów biznesowych, nawet jeśli dostawca nie zaoferuje rabatu.
2. Może przetrwać bez : te miesięczne subskrypcje są miłe, ale nie są całkowicie konieczne.
3. Nowe potrzeby : ta kategoria wyłoniła się z przejścia firmy na pracę zdalną i potrzeby oprogramowania ułatwiającego współpracę na odległość i komunikację z innymi członkami zespołu i klientami.

2. Przeczytaj umowę, w tym drobny druk

Po zidentyfikowaniu umów, które chcesz renegocjować, ważne jest, aby przeczytać umowę i zrozumieć jej warunki przed skontaktowaniem się z dostawcą oprogramowania.

Maria Veronica Saladino, prawniczka korporacyjna, która obecnie pomaga firmom w renegocjacjach umów dotyczących oprogramowania, sugeruje firmom odpowiedź na następujące pytania dotyczące oprogramowania, które wyznaczyły do ​​renegocjacji w kroku pierwszym:

• Co obecnie zapewnia istniejąca umowa?
• Na jakich warunkach umowa zostanie rozwiązana?
• Czy umowa zawiera klauzulę renegocjacji w przypadku kryzysu lub pogorszenia koniunktury gospodarczej?
• Co dotychczasowa umowa uznałaby za naruszenie?
• Jakie działania podjąłby sprzedawca, gdybyś nie mógł dokonać płatności?
• Czy istnieje klauzula siły wyższej, która uwolniłaby Cię od umowy w obliczu okoliczności od Ciebie niezależnych (takich jak pandemia)?

Czym jest siła wyższa?

Klauzula siły wyższej zwalnia strony z umowy w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od stron, które mogą sprawić, że nieuzasadnione lub niemożliwe będzie oczekiwanie od strony wypełnienia zobowiązań umownych.

Okoliczności te mogą obejmować wojnę, klęski żywiołowe, strajki lub nieoczekiwane przepisy prawne i zwykle pandemie.

Według Gartnera 18% organizacji powołało się już na klauzule siły wyższej z powodu COVID-19, a 37% to rozważa (pełne badanie dostępne dla klientów).

Decyzji o powołaniu się na klauzulę siły wyższej nie należy podejmować pochopnie i należy zastanowić się, jak wpłynie to na długoterminową relację ze sprzedawcą.

„Wadą próby wywołania siły wyższej jest to, że możesz zatruwać wodę w związku, który chcesz mieć z tym dostawcą przez wiele lat”, powiedział Eric Talley z Columbia Law w wywiadzie dla Gartnera (pełne badania dostępne dla klientów).

Klauzule dotyczące siły wyższej mają na celu ochronę firm, ale mogą również niszczyć relacje z dostawcami. Przed powołaniem się na tę klauzulę powinieneś zasięgnąć rady zewnętrznej.

3. Dowiedz się, co Twój dostawca SaaS już robi, aby dostosować się do klientów

Zanim Lindenfeld skontaktowała się z dostawcami oprogramowania, zbadała, co ci dostawcy już robią dla klientów:

„Słyszałem od kilku innych fotografów, że [Adobe Suite] oferowali kilka miesięcy za darmo lub zasilili twoje konto, więc wiedziałem, czego się spodziewać”.

Wielu dostawców SaaS już zapewnia bezpłatny lub zniżkowy dostęp do narzędzi, które pomagają firmom utrzymać się na powierzchni.

Na przykład HubSpot oferuje swój pakiet dla małych firm po obniżonej cenie i rosnących limitach dla obecnych klientów, a Azooma oferuje całą swoją platformę za darmo do 1 czerwca 2020 r.

Ci dostawcy SaaS i wielu innych już oferują bezpłatny lub zniżkowy dostęp do swoich platform, aby powtórzyć sentyment „jesteśmy w tym razem” i pokazać swoje wsparcie dla społeczności biznesowej.

4. Zdecyduj, co chcesz uzyskać z renegocjacji

Dowiedz się, co chcesz uzyskać z negocjacji, zanim skontaktujesz się z dostawcą oprogramowania. Neil Andrew, założyciel PPC Protect, powiedział:

Niektóre firmy mogą potrzebować lub chcieć anulować umowę, podczas gdy inne chcą wstrzymywać lub opóźniać płatności, stosować rabaty, ograniczać funkcjonalność w celu zaoszczędzenia pieniędzy lub tymczasowo zwiększać funkcjonalność w celu zaspokojenia nowych potrzeb firmy.

Zastanów się, co chcesz uzyskać z renegocjacji i na co jesteś gotów pójść na kompromis. Niektórzy dostawcy SaaS mogą nie chcieć całkowicie anulować umowy, ale mogą obniżyć koszt subskrypcji, zmniejszając funkcjonalność lub liczbę licencji.

„Dostawcy SaaS wolą raczej upewnić się, że otrzymują przynajmniej pewien przepływ gotówki niż w ogóle” – powiedział Andrew. „Dobrzy dostawcy SaaS będą starali się zapewnić wartościową, długoterminową relację, oferując jak najwięcej pomocy”.

5. Bądź przejrzysty i empatyczny oraz miej plan tworzenia kopii zapasowych

Firmy powinny jasno informować o swojej sytuacji finansowej i empatycznie podchodzić do dostawców oprogramowania.

„Sympatyzujemy z naszymi klientami i nigdy nie chcemy, aby poczuli się, jakby byli ponad głową”, powiedział Josh Sanders, kierownik projektu w Alpha Bravo Development. „Jeśli firma opisuje, w jaki sposób jej firma cierpi, coś można wypracować”.

Girdharee Saran skontaktował się z dostawcą CRM swojej firmy i jasno wyjaśnił swoją sytuację finansową: ich płatność za korzystanie z platformy była teraz obciążeniem finansowym w świetle utraty przychodów z powodu COVID-19. W rezultacie byli w stanie wypracować umowę.

Bądź przejrzysty w rozmowie z dostawcą oprogramowania, ale nie zapomnij też o empatii. To stresujący czas dla każdego.

Sean McDermott, założyciel RedMonocle i Windward Consulting Group, chciał przypomnieć firmom, że producenci oprogramowania również walczą w tym czasie:

Dostawcy SaaS w dużej mierze są uzależnieni od przychodów z subskrypcji i chociaż mogą nie być w stanie całkowicie zrezygnować z umowy, mogą chcieć pomóc klientom w znalezieniu rozsądnego rozwiązania. Jeśli nie, rozważ alternatywne rozwiązania programowe.

Saran miał pozytywne doświadczenia z osiągnięciem wzajemnie korzystnego rozwiązania za pomocą swojej platformy CRM, ale nie był w stanie osiągnąć podobnego rozwiązania u swoich dostawców oprogramowania do wideokonferencji i webinarów.

Przed COVID-19 jego firma płaciła za plan dla 100 uczestników. Wraz z oddalaniem się zespołów wzrosło zapotrzebowanie na komunikację zdalną. Saran chciał tymczasowo uaktualnić swój plan, aby pomieścić do 500 uczestników, ale nie było go stać na zwiększenie kosztów. Bezskutecznie próbował negocjować z dostawcą, ale ostatecznie przeszedł na alternatywne, porównywalne rozwiązanie o niższym koszcie i zwiększonej funkcjonalności.

„Funkcje można zastąpić, a dobra obsługa klienta nie — powiedział Ethan Taub, założyciel Goalry, który również wybrał alternatywne rozwiązania po tym, jak firma odmówiła kompromisu w zakresie warunków umowy.

Ponowne negocjowanie umów dotyczących oprogramowania podczas kryzysów może pomóc małym firmom zaoszczędzić pieniądze

Obniżanie kosztów podczas kryzysu może pomóc małym firmom utrzymać się na powierzchni i uniknąć zwolnień, a jednym z miejsc, w którym mogą szukać, są umowy SaaS.

COVID-19 nałożył wyjątkowe obciążenia na każdą branżę, dzięki czemu elastyczność między firmami jest koniecznością, aby przetrwać tę burzę gospodarczą. Współpracuj, aby znaleźć wzajemnie korzystne rozwiązania i pamiętaj o wyzwaniach innych firm.

UWAGA: Aplikacje wybrane w tym artykule są przykładami i nie stanowią rekomendacji ani rekomendacji.