وفر المال عن طريق إعادة التفاوض بشأن عقود البرامج الخاصة بشركتك

يمكن للشركات الصغيرة إعادة النظر في عقود البرامج كخدمة (SaaS) الحالية وإعادة التفاوض على الشروط لتوفير المال في ضوء أزمة COVID-19.

ملاحظة: تهدف هذه المقالة إلى إعلام قرائنا بالمخاوف المتعلقة بالأعمال التجارية في الولايات المتحدة. ولا يُقصد به بأي حال من الأحوال تقديم المشورة القانونية أو المصادقة على مسار عمل محدد. للحصول على المشورة بشأن حالتك الخاصة ، استشر مستشارك القانوني.

بالنسبة لمصورة حفلات الزفاف والصور الشخصية ألانا ليندينفيلد ، كان قرار إعادة التفاوض بشأن عقود SaaS أمرًا سهلاً. أوقف تفشي COVID-19 العمليات التجارية العادية ، وكان Lindenfeld بحاجة إلى خفض التكاليف للبقاء واقفة على قدميها.

قال ليندينفيلد: "لقد اضطررت إلى الرجوع إلى إصدار سابق من بعض البرامج للمساعدة في خفض التكاليف خلال فترة لا يُسمح لي فيها قانونيًا بتصوير أي جلسات أو حفلات زفاف".

لقد كانت قادرة على توفير المال على اشتراكات Adobe و Pixieset الخاصة بها من خلال الوصول إلى كلا البائعين ، وتشجع الشركات الصغيرة الأخرى على فعل الشيء نفسه:

يمكن للشركات الصغيرة إعادة التفاوض بشأن عقود SaaS لتوفير المال خلال هذا الانكماش الاقتصادي. وفقًا لـ Gartner ، تفاوضت 36٪ من الشركات أو تخطط للتفاوض على شروط جديدة مع الموردين والبائعين (البحث الكامل متاح للعملاء).

فيما يلي تفصيل لكيفية القيام بالأمر نفسه ، وكيفية عمل عملية إعادة التفاوض.

5 خطوات لإعادة التفاوض بشأن عقود البرامج الخاصة بك.

1. إعادة تقييم احتياجات البرامج الخاصة بك

غيّر فيروس كوفيد -19 طريقة عمل الشركات ، مما أجبر الكثيرين على التحول بسرعة من ثقافة العمل داخل المكتب إلى ثقافة العمل عن بعد. لقد تغيرت أيضًا احتياجات برامج هذه الشركات.

أدرك جيرداري ساران ، رئيس قسم التسويق في SurveySensum ، أن الوقت قد حان لإعادة تقييم عقود البرمجيات التجارية بعد حساب الخسائر الناجمة عن COVID-19:

لبدء هذه العملية ، وضع ساران وفريقه قائمة بجميع اشتراكات البرامج النشطة وقسموها إلى ثلاث فئات:

1. يجب أن يستمر : برنامج مهم لعملية أعمالهم ، حتى لو لم يقدم المزود خصمًا.
2. يمكن أن تعيش بدون : هذه الاشتراكات الشهرية لطيفة ولكن ليس ضروريًا تمامًا.
3. الاحتياجات الجديدة : ظهرت هذه الفئة من انتقال الشركة للعمل عن بُعد ، وتحتاج إلى برامج لتسهيل التعاون والتواصل عن بُعد مع أعضاء الفريق والعملاء الآخرين.

2. قم بقراءة العقد الخاص بك ، بما في ذلك الشروط المفصلة

بمجرد تحديد العقود التي تريد إعادة التفاوض عليها ، من المهم قراءة العقد وفهم شروطه قبل التواصل مع بائع البرنامج.

تقترح ماريا فيرونيكا سالادينو ، محامية الشركات التي تساعد الشركات حاليًا في إعادة التفاوض بشأن عقود البرامج ، أن تجيب الشركات على الأسئلة التالية بشأن البرنامج الذي خصصوه لإعادة التفاوض في الخطوة الأولى:

• ماذا يقدم العقد الحالي حاليا؟
• ما هي الشروط التي يتم بموجبها إنهاء العقد؟
• هل العقد يحتوي على شرط إعادة التفاوض في حالة حدوث أزمة أو تباطؤ اقتصادي؟
• ما العقد الحالي يعتبر خرق؟
• ما الإجراءات التي سيتخذها البائع إذا لم تتمكن من سداد المدفوعات؟
• هل هناك شرط القوة القاهرة الذي من شأنه أن يحررك من العقد في مواجهة ظروف خارجة عن إرادتك (مثل الوباء)؟

ما هي القوة القاهرة؟

يعفي شرط القوة القاهرة الأطراف من العقد في حالة وجود ظروف خارجة عن سيطرة الأطراف والتي قد تجعل من غير المعقول أو المستحيل توقع وفاء الطرف بالتزاماته التعاقدية.

قد تشمل هذه الظروف الحروب أو الكوارث الطبيعية أو الإضرابات أو التشريعات غير المتوقعة ، وعادة الأوبئة.

وفقًا لـ Gartner ، قامت 18٪ من المؤسسات بالفعل باستدعاء بنود عقود القوة القاهرة بسبب COVID-19 ، ويفكر 37٪ في ذلك (البحث الكامل متاح للعملاء).

لا ينبغي الاستخفاف بقرار استدعاء شرط القوة القاهرة ، ويجب أن تفكر في كيفية تأثير ذلك على علاقتك طويلة الأمد مع البائع.

قال إريك تالي من قانون كولومبيا في مقابلة مع جارتنر: "من عيوب محاولة إثارة قوة قاهرة أنك قد تسمم المياه في علاقة تريدها مع هذا المورد لسنوات قادمة". عملاء).

تم تصميم بنود القوة القاهرة لحماية الأعمال التجارية ولكن يمكن أيضًا أن تلحق الضرر بالعلاقات مع البائعين. قبل الاحتجاج بهذا البند ، يجب أن تسعى إلى مجلس خارجي.

3. اكتشف ما يفعله موفر SaaS بالفعل لاستيعاب العملاء

قبل أن تتواصل Lindenfeld مع بائعي البرامج ، بحثت عما يفعله هؤلاء البائعون بالفعل للعملاء:

يوفر العديد من مزودي SaaS بالفعل وصولاً مجانيًا أو مخفضًا إلى الأدوات لمساعدة الشركات على البقاء واقفة على قدميها.

على سبيل المثال ، تقدم HubSpot مجموعتها للشركات الصغيرة بسعر مخفض وحدود متزايدة للعملاء الحاليين ، وتقدم Adzooma نظامها الأساسي بالكامل مجانًا حتى 1 يونيو 2020.

يقدم مقدمو SaaS والعديد من الآخرين بالفعل وصولاً مجانيًا أو مخفضًا إلى منصاتهم لتكرار شعور "نحن في هذا معًا" وإظهار دعمهم لمجتمع الأعمال.

4. قرر ما تريد الحصول عليه من إعادة التفاوض

تعرف على ما تريد الخروج منه من المفاوضات قبل الوصول إلى بائع البرنامج الخاص بك. قال نيل أندرو ، مؤسس PPC Protect:

قد تحتاج بعض الشركات أو ترغب في إلغاء عقودها ، بينما يتطلع البعض الآخر إلى إيقاف المدفوعات مؤقتًا أو تأخيرها ، أو تطبيق الخصومات ، أو تقليل الوظائف لتوفير المال ، أو زيادة الوظائف مؤقتًا لتلبية الاحتياجات الجديدة لأعمالهم.

فكر فيما تريد الحصول عليه من إعادة التفاوض وما ترغب في التنازل عنه. قد لا يرغب بعض بائعي SaaS في إلغاء العقد بالكامل ، ولكنهم قد يقللون من تكلفة اشتراكك عن طريق تقليل الوظائف أو عدد التراخيص.

قال أندرو: "يفضل بائعو SaaS التأكد من أنهم يحصلون على بعض التدفق النقدي على الأقل بدلاً من عدم وجود تدفق نقدي على الإطلاق". "سوف يتطلع بائعو SaaS الجيدون إلى توفير علاقة قيمة طويلة الأمد من خلال تقديم أكبر قدر ممكن من المساعدة."

5. تحلى بالشفافية والتعاطف ، ولديك خطة احتياطية

يجب أن تكون الشركات شفافة بشأن وضعها المالي ومتعاطفة مع بائعي البرامج.

قال جوش ساندرز ، مدير المشروع في Alpha Bravo Development: "نحن نتعاطف مع عملائنا ولا نريدهم أبدًا أن يشعروا كما لو أنهم فوق رؤوسهم". "إذا وصفت شركة ما مدى الضرر الذي تلحق به أعمالها ، فيمكن عمل شيء ما."

تواصل جيرداري ساران مع مزود إدارة علاقات العملاء في شركته وأوضح بوضوح وضعهم المالي: لقد كانت مدفوعاتهم لاستخدام المنصة الآن ضغوطًا مالية في ضوء خسائر الإيرادات بسبب COVID-19. نتيجة لذلك ، تمكنوا من التوصل إلى صفقة.

تحلى بالشفافية في محادثتك مع بائع البرنامج ، لكن لا تنس أن تكون متعاطفًا أيضًا. هذا وقت مرهق للجميع.

أراد شون ماكديرموت ، مؤسس RedMonocle and Windward Consulting Group ، تذكير الشركات بأن بائعي البرامج يعانون أيضًا في هذا الوقت:

يعتمد بائعو SaaS بشكل كبير على إيرادات الاشتراك ، وعلى الرغم من أنهم قد لا يكونون قادرين على التنازل عن العقد تمامًا ، فقد يكونون على استعداد لمساعدة العملاء في العثور على حل معقول. إذا لم يكن الأمر كذلك ، ففكر في حلول برمجية بديلة.

كان لدى Saran تجربة إيجابية في الوصول إلى حل مفيد للطرفين من خلال نظام CRM الأساسي الخاص به ، لكنه لم يكن قادرًا على الوصول إلى حل مماثل مع موفري برامج مؤتمرات الفيديو والندوات عبر الإنترنت.

قبل COVID-19 ، كانت شركته تدفع مقابل خطة 100 شخص. مع انتقال الفرق عن بُعد ، زاد الطلب على الاتصال عن بُعد. أراد ساران ترقية خطته مؤقتًا لاستضافة ما يصل إلى 500 من الحضور ، لكنه لم يستطع تحمل زيادة التكلفة. لقد حاول التفاوض مع البائع دون جدوى ، لكنه انتقل في النهاية إلى حل بديل وقابل للمقارنة بتكلفة أقل ووظائف متزايدة.

قال إيثان توب ، مؤسس Goalry ، الذي اختار أيضًا حلولًا بديلة بعد أن رفضت الشركة التنازل عن شروط العقد: "يمكن استبدال الميزات ، خدمة العملاء الجيدة لا يمكن أن تكون كذلك".

يمكن أن تساعد إعادة التفاوض بشأن عقود البرامج أثناء الأزمات الشركات الصغيرة على توفير المال

يمكن أن يساعد خفض التكاليف أثناء الأزمات الشركات الصغيرة على البقاء واقفة على قدميها وتجنب تسريح العمال ، ومكان واحد يمكن للشركات البحث فيه هو عقود SaaS الخاصة بهم.

لقد وضع COVID-19 ضغوطًا فريدة على كل صناعة ، مما يجعل المرونة بين الشركات ضرورة للتغلب على هذه العاصفة الاقتصادية. اعملوا معًا لإيجاد حلول مفيدة للطرفين وانتبهوا لتحديات الشركات الأخرى.

ملاحظة: التطبيقات المحددة في هذه المقالة هي أمثلة وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات.