Hemat Uang dengan Menegosiasikan Ulang Kontrak Perangkat Lunak Bisnis Anda
Diterbitkan: 2022-05-07Usaha kecil dapat meninjau kembali kontrak Software-as-a-Service (SaaS) mereka saat ini dan menegosiasikan kembali persyaratan untuk menghemat uang sehubungan dengan krisis COVID-19.
CATATAN: Artikel ini dimaksudkan untuk memberi tahu pembaca kami tentang masalah terkait bisnis di Amerika Serikat. Ini sama sekali tidak dimaksudkan untuk memberikan nasihat hukum atau mendukung tindakan tertentu. Untuk saran tentang situasi khusus Anda, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.
Untuk fotografer pernikahan dan potret Alana Lindenfeld, keputusan untuk menegosiasikan ulang kontrak SaaS-nya adalah keputusan yang mudah. Wabah COVID-19 menghentikan proses bisnis normal, dan Lindenfeld perlu memangkas biaya untuk tetap bertahan.
“Saya harus menurunkan versi beberapa perangkat lunak untuk membantu memangkas biaya selama saya tidak diizinkan secara hukum untuk memotret sesi atau pernikahan apa pun,” kata Lindenfeld.
Dia dapat menghemat uang untuk langganan Adobe dan Pixieset dengan menjangkau kedua vendor, dan mendorong bisnis kecil lainnya untuk melakukan hal yang sama:
“Tidak semua tempat akan memberikan diskon atau pulsa gratis, tapi tidak ada salahnya untuk bertanya, dan tidak butuh waktu lama. Bahkan penghematan $20 sekarang untuk beberapa program berbeda bertambah.”
Usaha kecil dapat menegosiasikan kembali kontrak SaaS untuk menghemat uang selama penurunan ekonomi ini. Menurut Gartner, 36% bisnis telah bernegosiasi atau berencana untuk menegosiasikan persyaratan baru dengan pemasok dan vendor (penelitian lengkap tersedia untuk klien).
Berikut adalah rincian tentang bagaimana Anda dapat melakukan hal yang sama, dan bagaimana proses negosiasi ulang bekerja.
5 langkah untuk menegosiasikan ulang kontrak perangkat lunak Anda.
1. Evaluasi kembali kebutuhan perangkat lunak Anda
COVID-19 mengubah cara bisnis beroperasi, memaksa banyak orang untuk dengan cepat beralih dari budaya kerja di kantor ke budaya jarak jauh. Kebutuhan perangkat lunak bisnis ini juga telah berubah.
Girdharee Saran, kepala pemasaran SurveySensum, menyadari sudah waktunya untuk mengevaluasi kembali kontrak perangkat lunak bisnis setelah menghitung kerugian akibat COVID-19:
“Pendapatan kami turun hampir 25%, dan menjadi prioritas untuk bernegosiasi dengan penyedia SaaS yang kami gunakan.”
Untuk memulai proses ini, Saran dan timnya membuat daftar semua langganan perangkat lunak yang aktif dan membaginya menjadi tiga kategori:
- Harus dilanjutkan : Perangkat lunak yang sangat penting untuk proses bisnis mereka, bahkan jika penyedia tidak menawarkan diskon.
- Dapat bertahan tanpa : Langganan bulanan ini bagus untuk dimiliki tetapi tidak sepenuhnya diperlukan.
- Kebutuhan baru : Kategori ini muncul dari transisi kerja jarak jauh perusahaan, dan membutuhkan perangkat lunak untuk memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi jarak jauh dengan anggota tim dan klien lain.
2. Baca kontrak Anda, termasuk cetakan kecilnya
Setelah Anda mengidentifikasi kontrak yang ingin Anda negosiasikan ulang, penting untuk membaca kontrak dan memahami persyaratannya sebelum menghubungi vendor perangkat lunak Anda.
Maria Veronica Saladino, seorang pengacara perusahaan yang saat ini membantu bisnis dengan negosiasi ulang kontrak perangkat lunak, menyarankan bisnis menjawab pertanyaan berikut untuk perangkat lunak yang telah mereka tentukan untuk negosiasi ulang pada langkah pertama:
- Apa yang diberikan oleh kontrak yang ada saat ini?
- Dalam kondisi apa kontrak akan berakhir?
- Apakah kontrak memiliki klausul renegosiasi jika terjadi krisis atau penurunan ekonomi?
- Apa yang akan dianggap pelanggaran oleh kontrak yang ada?
- Tindakan apa yang akan diambil vendor jika Anda tidak dapat melakukan pembayaran?
- Apakah ada klausul force majeure yang akan membebaskan Anda dari kontrak dalam menghadapi keadaan di luar kendali Anda (seperti pandemi)?
Apa itu force majeure?
Klausa force majeure membebaskan para pihak dari kontrak jika terjadi keadaan di luar kendali para pihak yang mungkin membuat tidak masuk akal atau tidak mungkin mengharapkan pihak tersebut untuk memenuhi kewajiban kontrak.
Keadaan ini mungkin termasuk perang, bencana alam, pemogokan, atau undang-undang yang tidak terduga, dan, biasanya, pandemi.
Menurut Gartner, 18% organisasi telah mengajukan klausul kontrak force majeure karena COVID-19, dan 37% sedang mempertimbangkannya (penelitian lengkap tersedia untuk klien).
Keputusan untuk menerapkan klausa force majeure tidak boleh dianggap enteng, dan Anda harus mempertimbangkan bagaimana hal ini akan berdampak pada hubungan jangka panjang Anda dengan vendor.
“Kerugian dari mencoba memicu force majeure adalah Anda mungkin meracuni air dalam hubungan yang Anda inginkan dengan pemasok ini selama bertahun-tahun yang akan datang,” kata Eric Talley dari Columbia Law dalam sebuah wawancara dengan Gartner (penelitian lengkap tersedia untuk klien).
Klausul force majeure dirancang untuk melindungi bisnis tetapi juga dapat merusak hubungan dengan vendor. Sebelum menerapkan klausa ini, Anda harus mencari dewan di luar.
3. Cari tahu apa yang sudah dilakukan penyedia SaaS Anda untuk mengakomodasi pelanggan
Sebelum Lindenfeld menjangkau vendor perangkat lunak, dia meneliti apa yang sudah dilakukan vendor ini untuk pelanggan:
“Saya telah mendengar dari beberapa fotografer lain bahwa mereka [Adobe Suite] menawarkan beberapa bulan gratis atau dikreditkan ke akun Anda, jadi saya tahu apa yang diharapkan.”
Banyak penyedia SaaS sudah menyediakan akses gratis atau diskon ke alat untuk membantu bisnis tetap bertahan.
Misalnya, HubSpot menawarkan rangkaiannya untuk bisnis kecil dengan harga yang lebih rendah dan batas yang meningkat untuk pelanggan yang sudah ada, dan Adzooma menawarkan seluruh platformnya secara gratis hingga 1 Juni 2020.
Penyedia SaaS ini dan banyak lainnya sudah menawarkan akses gratis atau diskon ke platform mereka untuk menggemakan sentimen "kita bersama-sama" dan menunjukkan dukungan mereka untuk komunitas bisnis.
4. Putuskan apa yang ingin Anda dapatkan dari negosiasi ulang
Ketahui apa yang ingin Anda dapatkan dari negosiasi sebelum menghubungi vendor perangkat lunak Anda. Neil Andrew, pendiri PPC Protect, mengatakan:
“Bersiaplah untuk beberapa memberi dan menerima. Vendor Anda kemungkinan akan memiliki kontrak yang tidak mengizinkan pembatalan atau non-pembayaran karena alasan apa pun, jadi pertimbangkan setiap gerakan dari pendirian itu untuk menjadi sukses.
Beberapa bisnis mungkin perlu atau ingin membatalkan kontrak mereka, sementara yang lain ingin menjeda atau menunda pembayaran, menerapkan diskon, mengurangi fungsionalitas untuk menghemat uang, atau sementara meningkatkan fungsionalitas untuk memenuhi kebutuhan baru bisnis mereka.
Pikirkan tentang apa yang ingin Anda dapatkan dari negosiasi ulang dan apa yang ingin Anda kompromikan. Beberapa vendor SaaS mungkin tidak bersedia untuk membatalkan kontrak sepenuhnya, tetapi dapat mengurangi biaya langganan Anda dengan mengurangi fungsionalitas atau jumlah lisensi.
“Vendor SaaS lebih suka memastikan bahwa mereka mendapatkan setidaknya beberapa arus kas daripada tidak ada arus kas sama sekali,” kata Andrew. “Vendor SaaS yang baik akan berusaha memberikan hubungan jangka panjang yang berharga dengan menawarkan bantuan sebanyak mungkin.”
5. Bersikaplah transparan dan empati, dan miliki rencana cadangan
Bisnis harus transparan tentang situasi keuangan mereka dan berempati terhadap vendor perangkat lunak.
“Kami bersimpati dengan klien kami dan tidak pernah ingin mereka merasa seolah-olah mereka berada di atas kepala mereka,” kata Josh Sanders, manajer proyek di Alpha Bravo Development. "Jika sebuah bisnis menggambarkan bagaimana bisnis mereka terluka, sesuatu dapat diselesaikan."
Girdharee Saran menghubungi penyedia CRM perusahaannya dan dengan jelas menjelaskan situasi keuangan mereka: Pembayaran mereka untuk menggunakan platform sekarang menjadi beban keuangan mengingat kerugian pendapatan akibat COVID-19. Alhasil, mereka berhasil membuat kesepakatan.
Bersikaplah transparan dalam percakapan Anda dengan vendor perangkat lunak, tetapi jangan lupa juga untuk berempati. Ini adalah saat yang menegangkan bagi semua orang.
Sean McDermott, pendiri RedMonocle dan Windward Consulting Group, ingin mengingatkan bisnis bahwa vendor perangkat lunak juga sedang berjuang saat ini:
“Bisnis harus ingat bahwa vendor mereka memiliki karyawan dan vendor mereka sendiri untuk membayar, dan mereka mungkin mengajukan pinjaman seperti bisnis kecil lainnya. Kita semua berjuang dengan dampak COVID-19, jadi milikilah empati untuk bisnis mereka juga. Berfokus pada win-win akan membawa loyalitas bagi kedua belah pihak untuk jangka panjang.”
Vendor SaaS sangat bergantung pada pendapatan langganan, dan meskipun mereka mungkin tidak dapat melepaskan kontrak sepenuhnya, mereka mungkin bersedia membantu pelanggan menemukan solusi yang masuk akal. Jika tidak, pertimbangkan solusi perangkat lunak alternatif.
Saran memiliki pengalaman positif dalam mencapai solusi yang saling menguntungkan dengan platform CRM-nya tetapi tidak dapat mencapai solusi serupa dengan konferensi video dan penyedia perangkat lunak webinar.
Sebelum COVID-19, perusahaannya membayar paket 100 peserta. Saat tim menjadi jauh, permintaan untuk komunikasi jarak jauh meningkat. Saran ingin meningkatkan sementara rencana mereka untuk menampung hingga 500 peserta, tetapi tidak mampu membayar kenaikan biaya. Dia tidak berhasil mencoba bernegosiasi dengan vendor, tetapi akhirnya pindah ke alternatif, solusi yang sebanding dengan biaya yang lebih rendah dan fungsionalitas yang meningkat.
“Fitur bisa diganti, layanan pelanggan yang baik tidak bisa,” kata Ethan Taub, pendiri Goalry, yang juga memilih solusi alternatif setelah perusahaan menolak untuk berkompromi dengan persyaratan kontrak.
Negosiasi ulang kontrak perangkat lunak selama krisis dapat membantu usaha kecil menghemat uang
Memotong biaya selama krisis dapat membantu usaha kecil tetap bertahan dan menghindari PHK, dan satu tempat bisnis dapat melihat adalah kontrak SaaS mereka.
COVID-19 telah memberikan tekanan unik pada setiap industri, menjadikan fleksibilitas antar bisnis sebagai kebutuhan untuk mengatasi badai ekonomi ini. Bekerja sama untuk menemukan solusi yang saling menguntungkan dan memperhatikan tantangan bisnis lain.
Ingin lebih banyak sumber daya?
Kunjungi hub sumber daya kelangsungan bisnis kami untuk informasi lebih lanjut terkait COVID-19, termasuk kiat kerja jarak jauh dan solusi perangkat lunak populer.
MEMULAI
CATATAN: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi.