マーケターと営業担当者向けの8つのGoogleドキュメントのヒントとコツ
公開: 2022-04-27
オフラインワードプロセッシングの時代は終わりに近づいています。 オンラインでの共同コンテンツの作成、およびデータ管理とプレゼンテーションの計画は、特にマーケターと営業担当者にとって、現在と未来です。 セールスプレゼンテーションをまとめる場合でも、ダウンロード可能なPDFを作成する場合でも、ブログ投稿を作成する場合でも、コンテンツを迅速かつ効果的に作成するには、仮想コラボレーションとオンラインストレージが不可欠です。
それで、その分野でトップの犬は誰ですか？ 2016年には、その答えは非常に簡単です。Googleドキュメントと、統合されたコンパニオン、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォームです。
今日のマーケティングと販売では、コンテンツはあなたの価値を伝える方法であるため、コンテンツを作成することはあなたの製品やサービスの需要を生み出すための鍵です。 GoogleドキュメントまたはOffice365などの競合製品が、新しいマーケティングコンテンツの開発と立ち上げの速度を向上させることができる場合は、プロジェクト管理プロセスに統合する価値があります。
Googleドキュメントを使用するこれらの8つの方法で効率を高める
Googleドキュメントの生産性と全体的な有用性は、プラットフォームの3つの事実に由来しています。
- Googleドキュメントは、 Basecamp 、 Trello 、 DoInbound 、 Teamworkなどの多くの一般的なマーケティングプロジェクト管理システムと統合されています
- Googleドキュメントは完全にブラウザベースであるため、どこからでもどこからでもドキュメントにアクセスできます。 すべての変更はリアルタイムで保存されるため、作業内容を失うことは非常に困難です。
- Googleアカウントをお持ちの方ならどなたでも無料でご利用いただけます。 そのため、会社のGoogleドライブのファイルを外部の共同編集者と手間をかけずに共有できます
これらの3つの事実が重要なのはなぜですか？ これらは、Googleドキュメントの次の8つのヒント、トリック、ハックに不可欠だからです。 以下のそれぞれは、あなたの生活を楽にし、あなたのマーケティングをより効果的にするように設計されています。
1.共同編集者にタグを付けて、ドキュメント、スプレッドシート、スライドについてコミュニケーションします
Googleドキュメントは、他の同僚とのコラボレーションを可能にする最高の無料ツールの1つです。 次の簡単な手順を使用してドキュメントを共有するのと同じくらい簡単です。
- ドキュメントを開始したら、右上の「共有」ロゴをクリックします
- それらの共同作業者が実行できる機能（検索、表示、編集、コメントなど）の設定を変更します
また、領域を強調表示し、コメントの挿入（右マージン）を選択してから、コメントボックスに「+」または「@」と入力して目的の共同編集者にタグを付けることで、読み直したり承認したりする必要のある特定の詳細を呼び出すこともできます。その人のメールで。 組織でGoogleドキュメントを利用している場合は、潜在的な連絡先のリストを入力して選択できるようにする必要があります。
2.ドキュメント内のWebを検索して、調査と執筆のプロセスを合理化します
このリサーチツールを使用すると、ドキュメントを離れることなく、リサーチ中に書き込みやメモをとることができます。すべて1か所で行えます。 数回クリックするだけで、調査プロセスを合理化し、物事をより効果的にすることができます。 アクセスするオプションがいくつかあります。
- 特定の単語を右クリックして、[リサーチ]を選択します
- ツールメニューをクリックし、ドロップダウンでリサーチを見つけます
- キーボードショートカットを使用するCtrl+（Cmd OR Alt）+ I
調査を選択すると、調査ツールがドキュメントの右側に次のように表示されます。
ツールを最初に開いたときに何も選択されていない場合は、これまでに作成した内容に基づいてトピックが表示されます。 提案されたトピックをクリックして調査するか、上記の「子猫」の例のように検索バーに独自の用語を入力するかを選択できます。 検索バーのドロップダウンを使用して、ツールがすべて、画像、学者、引用、辞書、または表を選択して戻すコンテンツのタイプを選択できます。 Googleサポートでは、これらのそれぞれの意味についてさらに詳しく説明しています。
3.アドオンプラットフォームを使用してGoogleサービスを強化する
作成するドキュメントの種類によっては、ワークフローを強化できる「アドオン」が存在する可能性があります。 Googleドキュメントが提供するものをチェックして、チームの時間を節約できるものがあるかどうかを確認してください。 一般的なアドオンには、すべてのドキュメントビューアとグラフを使用して電話会議をすばやく作成できるUberConferenceが含まれ、ドキュメント内にグラフを作成する機能があります。 かなり長いドキュメントを作成する場合のもう1つのオプションは、「目次」アドオンです。 このアドオンはナビゲーションサイドバーを作成し、ヘッダーとサブヘッドをクリックしてドキュメントをより簡単にナビゲートする機能を提供します。
4.変更を監視し、削除された進行状況を改訂履歴で復元します
過去に戻りたいと思ったことはありますか。 。 。 作業中のドキュメントの以前のバージョンを参照していますか？ おそらく、あなたはその最近の改訂について興味があります。 Googleドキュメントの改訂履歴機能を使用すると、まさにそれを行うことができます。 元に戻せない変更について嘆く必要はもうありません。
アクセスするには、ドキュメントを開き、[ファイル]>[リビジョン履歴の表示]に移動します。 画面の右側にウィンドウが表示され、誰がいつ変更を加えたかが示されます。 加えられた変更の詳細については、「より詳細な改訂」ボタンをクリックしてください。 誰がリビジョンを作成したか、いつ、古いバージョンに復元するオプションがあるかについての情報を確認できます。
5.独自のショートカットまたは個人辞書を作成する
文章で一般的に使用される単語、フレーズ、アクセント記号、句読点がある場合、Googleドキュメントには独自のカスタマイズ機能があります。 これを行うには、[ツール]>[設定]>[自動置換]に移動します。 プログラムされているものがいくつかあるかもしれませんが、それらのテンプレートを編集してさらに追加することにより、ショートカットを自由にカスタマイズしてください。 チームが同様に利益を得ることができるように、使用している速記フェーズをチームに知らせてください。
6.インタラクティブドキュメントを作成するライブリンクを作成します
このプログラムは、テキストを選択するか、コントロール/コマンドKを押すか、[挿入]> [リンク]に移動することで、ハイパーリンクを簡単に作成する方法を提供します。 選択したテキストに関連して表示されるドロップダウンメニューがあるはずです。または、検索ワードを入力して適切なURLを見つけることができます。
多くのワードプロセッシングアプリケーションにはリンクプロセスがありますが、Googleドキュメントでは、デジタルバージョンを読む人にとって完全にインタラクティブなエクスペリエンスを可能にするため、リンクは特に重要で関連性があります。
7.オフライン編集を忘れないでください
Googleのオンラインオフィスツールは、まあ、オンラインであることで知られています。 多くのユーザーはこれを知りませんが、インターネットに接続していなくてもファイルを表示、編集、または作成できます。 オンラインに戻ると、これらの変更は自動的に同期されます。 これは、インターネットにアクセスできない場合の優れた機能です。
オフライン編集の詳細については、PC Magazineのこのガイドをご覧ください。このガイドでは、GoogleChrome拡張機能を使用してオフラインアクセスを有効にする方法について概説しています。
8.プロジェクトステータスレポート用のリビングドキュメントを作成します
プロジェクトがタイムラインに従ってどのように開発されているかを追跡することは、混乱を招き、困難な場合があります。 これに対抗する簡単な方法は、Googleスプレッドシートを使用して、チームの説明責任を同じページに維持するのに役立つ現在のステータスドキュメントを保持することです。 シャッフルで複数のバージョンが失われる可能性がある代替のプロジェクト管理ソフトウェアを使用する代わりに、Googleスプレッドシートでは、チーム全体で管理できる共同Excelシートを使用できます。
