Guida alla produttività personale: massimizza la produttività con questi metodi e app

La produttività personale gioca un ruolo importante nelle nostre attività quotidiane, in particolare quelle legate al nostro lavoro. Ci sono quei giorni fortunati in cui siamo abbastanza efficaci da completare facilmente i nostri incarichi. Sfortunatamente, ci sono anche momenti in cui siamo alle prese anche con i compiti più semplici.

Ma, indovina un po', ci sono molti modi per battere questo tempo letargico.

In questo articolo, ti mostreremo numerosi passaggi facili da seguire che aumenteranno la tua produttività indipendentemente dall'aspetto che ti crea problemi; che si tratti di distrazioni, difficoltà di concentrazione, cali nella qualità del lavoro, lo chiami. Ecco cosa puoi aspettarti:

La guida passo passo alla produttività personale

Fase uno: "Sono davvero improduttivo?"

Prima di addentrarci nel nocciolo della questione, parliamo di cosa sia veramente la produttività. Perché che ci crediate o no, il concetto stesso è stato distorto nel tempo e l'immagine con cui siamo finiti non potrebbe essere più avulsa dalla realtà.

Aspettative non realistiche

Proprio come con l'aspetto fisico e la salute mentale, c'è un'immagine della persona perfetta produttiva costruita dai social media. Lavorare sulla tua produttività non significa che vivrai improvvisamente quello stile di vita minimalista-luminoso-appartamento-e-pedante-mobili da sogno. Uno in cui ti sveglierai alle 6:00 ogni giorno, farai colazione, fai la doccia e ti alleni prima delle 7:00 e finirai tutto perfettamente in tempo.

Certo, alcune persone possono avere quelle routine e mantenere una vita così minimalista.

Ma per la nostra sanità mentale, è meglio guardare a immagini e post così perfetti come un obiettivo raggiunto attraverso anni di lavoro e dedizione. Quando si parte da zero, i piccoli passi sono molto migliori nel mantenerti motivato rispetto a una bacheca di visione di un giorno nella vita di Pinterest.

Che cos'è davvero la produttività

Il concetto di produttività come lo conosciamo – il rapporto tra input e output – ha le sue radici nell'economia. E in quel contesto, ha senso, poiché la produttività ha un impatto diretto sul successo di vari settori.

Tuttavia, il problema inizia quando applichiamo lo stesso concetto alla produttività nelle nostre vite personali. Non siamo macchine, né possiamo calcolare quantitativamente il lavoro allo stesso modo, ecco perché è necessario ridefinirlo.

La produttività nella propria vita personale può significare cose diverse a seconda degli obiettivi della persona:

• Per alcuni, produttività significa lavorare più velocemente e ridurre i tempi di lunghi processi;
• Per altri essere produttivi significa concentrarsi meglio, garantire risultati di maggiore qualità;
• E poi per alcuni, la produttività consiste nell'imparare a essere meglio organizzati, a sfruttare al meglio la propria giornata.

Quando la guardiamo in questo modo, la produttività diventa un'abilità con percorsi diversi, che portano tutti allo stesso obiettivo: fare un lavoro migliore.

E quindi, questa guida si baserà sulla decisione in quale area di produttività vuoi migliorare e come farlo.

Fase due: scegli un'area di produttività su cui migliorare

La velocità è ciò a cui di solito pensiamo per primo quando qualcuno menziona la produttività. Molto spesso lo colleghiamo a lavorare più velocemente e fare di più entro il tempo assegnato.

Vuoi essere più veloce ed efficiente?

Per coloro che si sentono come se faticassero a portare a termine le cose in tempo perché lavorano lentamente, ci sono diversi modi per migliorare la velocità.

• Cresci in un programma di sonno costante

Devi dare il meglio di te se vuoi esibirti più velocemente. E, naturalmente, non puoi aspettarti di essere al 100% se ti svegli al 60%. Ora, per coloro che hanno bambini e neonati, o svolgono più di un lavoro, può essere difficile mantenere un programma di sonno normale.

Ma, se possibile, è bene scrivere a matita nei giorni in cui vuoi andare a letto presto. In quei giorni, puoi pianificare il tuo lavoro e le faccende domestiche, in modo da avere un po' di tempo per occuparti del tuo programma del sonno. Cerca di mirare per almeno 7 ore e non più di 8.

• Pratica la velocità su altre attività quotidiane

Lavorare più velocemente non arriva all'improvviso. Con il tempo migliori, proprio come con altre abilità: leggere, scrivere, memorizzare, ecc. Quindi, è del tutto possibile praticare la velocità in altri aspetti della tua vita e vedere come si trasferisce nel tuo lavoro.

Ad esempio, lavi i piatti mentre il pranzo cuoce sul fornello. Allo stesso modo, puoi controllare la posta elettronica sul telefono durante gli aggiornamenti di Windows, ad esempio.

Allo stesso modo, se vuoi essere più veloce nella digitazione, digita semplicemente il testo di una canzone che stai ascoltando, di un programma di cucina o di un film. Guarda quanto testo coerente puoi ricavarne, mentre l'audio è ancora attivo.

• Attenersi a un programma

Da un lato, la velocità viene mostrata sulla velocità con cui esegui le singole attività. Dall'altro, si tratta di quante attività puoi completare in diverse ore, un giorno o una settimana. In questi casi, la velocità si riflette nel modo in cui riesci a rispettare il tuo programma.

Per evitare la procrastinazione e mantenere la produttività attraverso la rapidità, attieniti al tuo programma "fino a una T". Ciò significa creare blocchi di tempo nella tua pianificazione (periodi di tempo per quanto tempo dedichi a ciascuna attività) e iniziare e terminare le attività in modo puntuale.

In che modo questo aiuta? Semplicemente non consenti a un'attività di filtrare nel tempo richiesto per l'altra attività. Diciamo che inizi A e lo finisci mezz'ora più tardi del previsto. Ciò significa che avrai 30 minuti in meno per completare l'attività B o sposterai l'intera pianificazione di 30 minuti. In ogni caso, stai rallentando i tuoi progressi.

Inoltre, mantenere una scadenza per ogni attività ti assicurerà di concentrarti meglio e di essere più saggio sul tuo approccio a tale attività, per tenere il passo.

• Scomponi i tuoi compiti

Questo è un consiglio noto. Passaggi più piccoli ti aiutano a portare avanti progetti o attività più grandi.

Affrontare un compito complesso nella sua interezza può richiedere molto tempo ed energia. Inoltre, se non sei sicuro da dove iniziare, o se l'enorme volume di lavoro ti travolge. Ma, se prima lo scomponi in piccoli passaggi, non solo inizierai più velocemente, ma ti renderai più facile progredire attraverso di essi a un ritmo costante.

Compiti più piccoli e facilmente affrontabili danno la motivazione necessaria per continuare a lavorare.

• Tieni tutto a portata di mano

Ora, questo consiglio è un po' più pratico. Quando dai un'occhiata alla tua scrivania, puoi davvero dire che tutto ciò di cui hai bisogno per il lavoro è a portata di mano? Cose come penne, matite, carta extra, post-it, persino la stampante!

Se miri ad essere più veloce, non puoi davvero saltare dalla sedia ogni volta che hai bisogno di qualcosa. A meno che non sia per una pausa o uno stiramento, ovviamente.

È meglio tenere tutte le piccole cose a portata di mano sulla scrivania o in un piccolo cassetto a portata di mano. Cose come:

• Materiale per ufficio: forbici, post-it, pennarelli, graffette, calcolatrice, nastro adesivo, ecc;
• Spuntini (noci, frutta) per quei momenti critici con gocce di zucchero nel sangue;
• Liquido (acqua, succo, caffè, frullato).

Meno volte ti alzi, minori sono le probabilità che qualcosa di non correlato attiri la tua attenzione, causando una distrazione.

• Scopri le scorciatoie del tuo PC

Un altro piccolo trucco per diventare più veloci è conoscere il tuo PC e organizzarlo nel miglior modo possibile. Risparmia tempo senza dover frugare tra le cartelle, filtrare le e-mail, rispondere individualmente e persino usare il mouse.
Ecco cosa puoi fare:

• Pulisci il tuo desktop. Non lasciare nient'altro che cartelle essenziali su di esso;
• Se sei un utente Windows, sposta tutti i tuoi programmi nella barra multifunzione in basso, poiché basta un clic per avviarli, anziché due, e non occuperanno lo spazio necessario sul desktop;
• Ogni sistema operativo ha numerose scorciatoie: cerca un elenco online e trova quelle che ti aiutano a navigare nel sistema senza bisogno del mouse. Proprio come ctrl+C e poi ctrl+V è molto più veloce del fare clic con il pulsante destro del mouse per copiare e incollare, ci sono centinaia di scorciatoie per aprire e-mail, nuove cartelle, spostare file, ecc.

Gestisci meglio il tempo

• Ottieni un forte vantaggio

Questo suggerimento è stato adattato dall'articolo di Simon Reynolds su Forbes . Sostiene che dovremmo "far finta che la nostra giornata finisca alle 11:00", il che significa che crei un vincolo di tempo in cui devi finire tutti i compiti importanti per allora.

Reynolds solleva anche un buon punto: di solito, quando ci sediamo per lavorare, non iniziamo a lavorare subito. È prima il caffè, magari una lettura di notizie o video online, un aggiornamento su Twitter o una chiacchierata mattutina con i colleghi.

Quello che consiglia è di evitare questo rituale e invece di tuffarsi nel lavoro a testa alta. Anche se un inizio informale di una mattinata di lavoro può far parte del tuo programma, è più probabile che sia una distrazione iniziale. Può farti iniziare le tue attività più lentamente e più lentamente.

• Migliora la definizione delle priorità

Qui sul blog di Clockify, crediamo fermamente che la definizione delle priorità sia il fulcro di un'ottima gestione del tempo. Abbiamo pubblicato molti articoli ed esempi sulla definizione delle priorità come tecnica di gestione del tempo. Ed è quello che crediamo fermamente porti a una migliore gestione del tempo anche nella vita personale.

Ci sono alcuni approcci alla definizione delle priorità, ma il più famoso deve essere Eisenhower Matrix, dove decidi quali compiti sono (non) urgenti e quali sono (non) importanti.

Sapere quali compiti hanno la massima priorità in base alla loro importanza e urgenza solleva un grande peso dalle spalle. Puoi prendere decisioni più informate su come gestisci il tempo. E inoltre, quali aspetti del tuo lavoro richiedono più attenzione, rispetto a quali sorprendentemente no.

• Stabilisci obiettivi chiari

Prenditi mezz'ora ogni domenica sera per discutere con te stesso quali dovrebbero essere i tuoi obiettivi per la settimana successiva. Che cosa vuoi o devi ottenere?

Forse vuoi finire un progetto a causa di una scadenza troppo lunga?
O hai una riunione dopo che è più importante?

In linea con il suggerimento sulle priorità, è bene sapere quale attività (o più) è vitale per la tua carriera per quella settimana, quindi ha la massima priorità. Quindi, puoi programmare il tuo tempo in anticipo per assicurarti di dedicargli più tempo possibile. Questo approccio richiede un po' di tempo per abituarsi, ma pensalo come una preparazione per i pasti, così tante famiglie giurano.

Di solito vogliono risparmiare tempo non pensando a cosa cucinare per pranzo ogni giorno. Quindi, trovano le ricette per la settimana, acquistano tutti gli ingredienti e pianificano e preparano il più possibile durante il fine settimana. Questo dà ai loro pasti una struttura per la prossima settimana, che elimina molto stress dal processo di cottura. Quindi, possono concentrarsi su altre cose più importanti.

Puoi applicare lo stesso metodo con qualsiasi aspetto della tua vita che faccia deragliare la tua gestione del tempo.

Sii più concentrato/elimina le distrazioni

Alcuni cercano un miglioramento della produttività per liberarsi dalle distrazioni. Funzionano in modo rapido ed efficiente quando sono "nella zona", ma è raggiungere quella zona il problema. Ronzio costante, notifiche, chiacchiere, allettanti conversazioni di film nelle chat room, ecc.

• Evita il multitasking

È noto che il multitasking crea un calo dell'attenzione. Quando ti sposti da un'attività all'altra, di solito è per:

• Rispondere a una chiamata;
• Rispondere a un messaggio di chat urgente;
• Distrazioni esterne (come animali domestici, famiglia, bambini);
• incontri,
• Un compito più facile (più veloce) a cui hai pensato, ecc.

Ogni volta che vieni interrotto o ti sposti a un'altra attività, esegui ciò che viene chiamato "cambio di contesto". È noto che lo spostamento della messa a fuoco da un luogo all'altro senza interruzioni causa un calo significativo della messa a fuoco. E con ogni nuova attività che inizi, diminuisce ulteriormente. Quindi, se possibile, attieniti a un'attività finché non l'hai terminata e metti dei promemoria per eventuali nuovi che ti vengono in mente.

• Non fare affidamento sulla motivazione

In attesa che un'idea colpisca, o di essere nell'"umore giusto" per lavorare su un compito specifico, sei destinato a vedere un calo della produttività. Sebbene tu possa pensare che la motivazione ti aiuti a concentrarti, in realtà è una questione di disciplina. Puoi fare feng shui su tutta la tua scrivania, fare il miglior programma di sempre, ma alla fine, nessuna quantità di stimoli esterni ti farà concentrare meglio del tuo stesso cervello.

Quindi, per disciplinarti a concentrarti ed evitare la procrastinazione, puoi:

• Regalati un conto alla rovescia di venti secondi, dopodiché devi assolutamente iniziare a lavorare;
• Tieni carta e penna a lato dove sfornerai tutte le cattive idee finché non troverai quella giusta;
• Esercitati a fare pace con le bozze, gli errori iniziali e le e-mail o le presentazioni scadenti, perché la paura dell'imperfezione è ciò che spesso ci fa procrastinare;
• Fai una lista di distrazioni

Quale modo migliore per eliminare le distrazioni che rovinano la tua concentrazione facendo un elenco di esse? Passa una normale giornata di lavoro e prendi nota di ogni distrazione che incontra. Non sono sempre i social media o le e-mail e le riunioni inaspettate.

Può essere pensare a cosa mangiare a pranzo, o quali generi alimentari devono essere acquistati, o forse un collega ha menzionato un film in una chat e ora stai cercando recensioni su Google (o stai pianificando quando guardarlo).

Annotare le distrazioni può dare risultati sorprendenti. Ma soprattutto, ti dà un'idea più precisa di ciò che devi combattere.

• Lavora con qualcuno, anche se sei a distanza

Alcune persone sono più concentrate quando lavorano con gli altri. Trovano la spinta e l'energia nell'avere anche altri vicino a loro che lavorano, contribuendo all'atmosfera frenetica. Ora, in un momento in cui così tanti di noi lavorano da remoto e da soli, può essere difficile trovarlo. Nessuna quantità di video audio da caffetteria ASMR o musica di lavoro può sostituirlo.

Per fortuna, ci sono due soluzioni relativamente nuove per chi ama avere “compagni” di lavoro:

• GIORNO DELLA GROTTA

Caveday.org è un sito Web in cui le persone possono iscriversi per diventare membri di una comunità di lavoratori online. Hanno sessioni di lavoro di messa a fuoco profonda su zoom, con microfoni muti. Prima di ogni sessione, invii all'amministratore della stanza ciò su cui intendi lavorare, quindi inizi. Alla fine di ogni sessione, controlli insieme per vedere se i compiti sono stati completati. Per tutto il tempo anche il gruppo di altri lavoratori remoti è sulla webcam, dando almeno una parvenza di uno spazio ufficio.

• "Studi con me".

Se non ti piace l'idea di fare webcam con estranei, c'è sempre la possibilità di chiedere a un collega o a un amico se vorrebbe provare lo stesso approccio. Tuttavia, se anche questo è un "no", puoi scegliere YouTube. Vale a dire, video preregistrati di persone che studiano o lavorano.

Possono stare tranquilli, con la musica, con ambienti diversi e persino farti sapere se usano la tecnica del Pomodoro e come sarà strutturato il loro video.

Avere risultati migliori

La produttività può anche riflettere la qualità del tuo lavoro. Più in particolare: quanto lavoro di qualità hai svolto entro il tempo stabilito. Ecco alcuni consigli su come migliorare i risultati finali:

• Avere una persona di "garanzia di qualità" tutta tua

Proprio come un'azienda ha un dipartimento QA, anche tu puoi averne uno per te. Se sono disposti e in grado, puoi chiedere ad amici di campi simili o colleghi di valutare il tuo lavoro mentre lo fai o nelle prime fasi.

Per aggiungere a ciò, più feedback diversi e frequenti si ottengono, migliore sarebbe il risultato finale.

• Non aspettare per chiedere

La continuazione del punto precedente sarebbe chiedere un feedback non appena hai qualcosa da mostrare. Aspettare fino alla fine per chiedere commenti può causare una grave battuta d'arresto prima di una scadenza (parlando per esperienza personale qui).

Anche se potresti pensare che il tuo lavoro non sia abbastanza buono per essere guardato o valutato da qualcuno e abbia bisogno di più tempo, la verità è che non lo sarà mai. La chiave è mettere da parte il perfezionismo, poiché un feedback precoce ti consentirà di sistemare le cose in tempo, più velocemente e con meno stress.

• Implementare correttamente il feedback

Infine, per quanto riguarda il feedback, anche se non dovresti accettare tutte le critiche che ti vengono incontro, non dovresti nemmeno respingerle rapidamente. Questo va di pari passo con l'accettazione che il feedback sul tuo lavoro non è una critica a te come persona.

Scegli le persone che sai essere obiettive e di cui apprezzi le opinioni, anche se non ti piacciono. Assicurati di analizzare le critiche e di applicare le modifiche in modo ponderato, non solo alla lettera. Per esempio:

Se dicono: "Non mi piace A, dovresti usare C", l'azione corretta sarebbe chiedere perché A non piace a loro, non cambiarlo immediatamente in C. Vuoi sapere perché qualcosa funziona (o non lo fa), quindi potresti forse applicare quel consiglio in futuro. E forse, dopo aver spiegato il ragionamento, ti rendi conto che non funziona proprio bene e decidi di non prenderlo.

Quindi, sii consapevole di tutti i feedback che ricevi.

• "fallire più velocemente"

Questo deve essere uno dei migliori consigli che tutti temono. "Fallire più velocemente" è un concetto che ti incoraggia a commettere errori. Perché se abbiamo paura di commettere un errore, rimandiamo a lavorare sulle cose e ciò influisce notevolmente sul modo in cui diventiamo produttivi e motivati. Per non parlare delle acrobazie della nostra crescita intellettuale.

Quindi, se vuoi ottenere risultati migliori, dovrai affrontare frontalmente attività, progetti e scadenze non riuscite. Scrutandoli, puoi imparare e migliorare. Aspettare l'idea perfetta, prolungare le scadenze, evitare l'aiuto: tutto contribuisce alla scarsa produttività e alla perdita di tempo.

Un mio ex datore di lavoro diceva: scrivi 30 idee. Né più né meno. Perché di quei 30, 25 saranno davvero pessimi, ma te li tirerai fuori dal cervello. E poi ci saranno quegli altri 5 che potrebbero funzionare. Quindi costruisci su di loro.

• Stabilisci standard realistici

Anche se tutti noi amiamo girare per le stelle (come ci insegnano i film), la verità è che... non c'è vergogna nel conoscere i nostri confini. Non nasciamo immediatamente sorprendenti in tutto. Alcune cose impiegheranno naturalmente del tempo per perfezionarsi. Quindi, quando scegli compiti, metodi o scadenze, assicurati di sapere quanto bene il tuo livello di abilità è all'altezza degli standard che tu o altri impostate.

Pensa alle offerte di lavoro: non faresti domanda per una posizione che richiede un livello C3 di spagnolo quando hai solo A2.

Lo stesso vale per il tuo lavoro e le tue capacità. Metti da parte il tuo orgoglio e affronta compiti che sai di poter svolgere bene e che sono abbastanza impegnativi da espandere le tue abilità. Mordere più di quanto puoi masticare renderà un risultato finale di scarsa qualità o un lavoro affrettato.

Per non parlare di un sacco di stress.

Migliora le tue capacità di risoluzione dei problemi

A volte, la produttività ne risente perché non riusciamo a risolvere i problemi abbastanza rapidamente. Oppure affrontiamo molte sfide lavorative che richiedono il lavoro di squadra o "spegnere piccoli incendi" ogni giorno. L'assistenza clienti, i project manager e il controllo qualità sono solo alcuni dipartimenti che hanno questo tipo di lavoro quotidianamente sul piatto.

• Non rifuggire dall'aiuto

La maggior parte delle persone vorrà lavorare su un problema da sola. C'è uno stigma nel chiedere aiuto sul lavoro: mostra debolezza o mancanza di abilità, forse il datore di lavoro lo inserirà negli archivi come un difetto, intacca la loro fiducia, ecc.

Ma la verità non potrebbe essere più lontana da essa. Sempre più amministratori delegati sono a sostegno della collaborazione aperta e dei colleghi che chiedono aiuto l'uno all'altro. Dopotutto, fa avanzare i progetti, assicura che non vengano rispettate le scadenze e consente alle persone di imparare nuovi trucchi del mestiere.

• Brainstorming spesso (e anche fuori dal lavoro)

Il brainstorming è l'atto di discutere o "rimbalzare idee l'uno sull'altro" con un gruppo di persone. Quando hai un problema specifico che non riesci a risolvere, un modo per accelerare il processo è chiamare i tuoi colleghi e organizzare una riunione veloce.

Durante la sessione di brainstorming, tutti offrono idee o fanno domande sul problema, con l'obiettivo di raggiungere insieme la soluzione migliore. Ancora una volta, questo ti rende più produttivo poiché le idee degli altri alimentano la tua "banca del cervello" per riferimenti futuri, inoltre accelera l'intero processo.

• Esamina mappe mentali e altre tecniche

Un metodo strettamente connesso al brainstorming è la formazione di mappe mentali. Come aiuto visivo, una mappa mentale è una rete di frasi chiave relative al problema che miri a risolvere o a un'idea che vuoi far decollare.

Le mappe mentali ti consentono di allontanarti (letteralmente) dal problema e di portare i tuoi pensieri fuori dalla testa e su una lavagna o un pezzo di carta. Aiuta a creare nuove connessioni per raggiungere una soluzione più rapidamente.

Migliora l'organizzazione

L'organizzazione consiste nel diventare un prioritizzatore migliore. Come afferma la legge di Parkinson: “Il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. Ciò significa che, se hai un'attività di 30 minuti e la scadenza è domani, probabilmente la trascinerai fino agli ultimi cinque minuti prima della scadenza. Tuttavia, per tutto il tempo fino al giorno successivo, la tua mente sarà occupata da pensieri e ansia indipendentemente dal fatto che tu riesca o meno a rispettare la scadenza. Ma per tutto il tempo procrastinerai.

Quindi, per migliorare nell'organizzazione del tuo programma, ecco alcuni suggerimenti.

• Organizza il tuo spazio fisico

Produttività popolare YouTuber Thomas Frank ha un brillante consiglio per chiunque voglia migliorare questa abilità: organizzare lo spazio intorno a te ogni volta che puoi. Hai spesso sentito dire che uno spazio pulito ti motiverà a essere più produttivo. Tuttavia, sviluppare l'abitudine di rimettere al loro posto le cose fisiche significa più creare un'affinità per l'ordine.

Una volta che avrai imparato a tenere in ordine gli strumenti del tuo spazio di lavoro, le decorazioni e altre cose, etichettate e a portata di mano, inizierà a trasferirsi nel tuo spazio mentale. Saprai molto meglio come organizzare il desktop, i file di lavoro, le attività e gli archivi.

• Trova un sistema che funzioni per te

Nel suo video, Frank continua suggerendo che ogni persona ha il proprio sistema per organizzare i propri pensieri, le banche della memoria e il proprio spazio fisico. Quindi, per formare correttamente questa nuova abitudine, sarebbe meglio fare qualche ricerca su che tipo di organizzatore potresti essere.

• Migliora la tua priorità

Il modo in cui dai priorità alle cose (compiti, obiettivi di vita, obiettivi di carriera) ha un impatto diretto sul tuo programma e su come lo organizzi. Quando raggiungi la fine della giornata lavorativa con la sensazione di non aver svolto un lavoro abbastanza significativo, inizi a credere di essere improduttivo.

Quando in realtà, non hai dato la priorità ai tuoi compiti abbastanza bene per sentirti produttivo. Ecco come puoi lavorare sulla tua priorità:

• Inizia a usare Eisenhower Matrix (di cui abbiamo parlato sopra);
• Assegna i numeri di priorità da 1 a 10 (dal più basso al più alto);
• Prova il metodo "Mangia la rana";
• Crea un elenco dei tuoi obiettivi di carriera a lungo termine e poi scomponili in quelli più dettagliati. Quindi basa il tuo programma su quelle attività che contribuiscono al progresso dell'obiettivo a lungo termine.

Fase tre: trova il tuo colpevole di improduttività

Avvicinati al tuo problema di produttività esaminandolo obiettivamente. Spesso abbiamo difficoltà ad ammettere a noi stessi quanto facilmente ci distraiamo e procrastiniamo. Ma se vogliamo migliorare, dobbiamo prima vedere il "lato brutto".

Fattori che influenzano la produttività

• Indugio
• Alte aspettative
• Scadenze irrealistiche
• Carico di lavoro maggiore
• Stanchezza e burnout
• Scarsa comunicazione, mancanza di informazioni
• Feedback insufficiente/Sentirsi non apprezzati

Questi sono tutti motivi per cali significativi della produttività. Soprattutto se si verificano per periodi di tempo più lunghi.

E quindi, sapere cosa influisce negativamente (e positivamente) sulla tua produttività è già metà della battaglia. Trovare una soluzione permanente diventa molto più facile. Per evitare di approfondire la mancanza di produttività in questo articolo, abbiamo molte più risorse altrove:

Come identificare tempo perso e inefficienza

Affrontare la procrastinazione: perché accade e come risolverlo

Fase quattro: stabilire obiettivi chiari

Una volta che sai in quale area di produttività devi migliorare, il passo successivo è fissare obiettivi molto chiari. Per fare progressi concreti, hai bisogno di pietre miliari da superare. È l'unico modo per:

• Sapere se ti stai muovendo nella giusta direzione;
• Scopri quali metodi funzionano più velocemente di altri;
• Identificare nuovi ostacoli;
• Spingiti in avanti.

Quando ci sono criteri precisi che devi soddisfare in un dato momento, sarai più motivato e il tuo flusso di lavoro sarà semplificato che se non ne avessi.

Come stabilisci gli obiettivi?

Abbiamo scritto molti articoli su questo argomento, che puoi trovare di seguito. Ma in sostanza, ci sono diversi modi.

• Stabilisci obiettivi dal punto di vista del tuo sviluppo professionale generale;

Pensa a breve e lungo termine, pianifica l'istruzione aggiuntiva (corsi, tutor, seminari),...

• Utilizzare la metodologia degli obiettivi SMART;

S pecifico , misurabile , realizzabile, rilevante , vincolato al tempo

• Ottieni alcune app per aiutarti a tenere traccia dei progressi e spingerti avanti;
• Prova OKR (obiettivi e risultati chiave)

Un metodo che ha aiutato aziende come Google ad arrivare dove sono oggi.

Che obiettivo deve avere

Metodi a parte, ogni obiettivo deve selezionare diverse caselle per poter essere considerato utile e progressivo.

Deve essere obiettivo , il che significa che non dovresti sopravvalutarti o sottovalutarti.

Stabilisci obiettivi in ​​base a tempi realistici in cui puoi portare a termine compiti o progetti e imposta anche la loro difficoltà di conseguenza.

L'obiettivo dovrebbe essere raggiungibile , quindi inizia con piccoli passi e, quando avrai un'idea del ritmo (che cosa esattamente ti spinge a essere più produttivo), prova a rendere questi obiettivi più ampi.

Ad esempio: in primo luogo, prova a lavorare con una concentrazione profonda, ininterrotta, per 25 minuti. Quindi, dopo una settimana, aumenta quel numero fino a 40 minuti. Dopo un'altra settimana, se l'abitudine persiste, fissa un nuovo obiettivo per 50 minuti.

L'obiettivo deve essere specifico : l'esempio sopra mostra come funziona questo criterio.

Ogni obiettivo che ti sei prefissato deve avere un livello definito di abilità che devi raggiungere e il periodo di tempo per raggiungerlo. Altrimenti, è impossibile tenere traccia dei progressi.

Assicurati che i tuoi obiettivi abbiano questi tre passaggi inclusi in ogni obiettivo che pianifichi e il resto del viaggio sarà molto più semplice.

Passaggio cinque: migliora il tuo dialogo interiore

Un'altra parte del viaggio per diventare più produttivi include cambiare la tua mentalità in una più solidale.

Lavorare per migliorare le proprie capacità e costruire nuove abitudini non è un'impresa facile. Soprattutto se hai l'abitudine di aspettarti troppo da te stesso o di essere troppo severo con i tuoi progressi. Il rigore con noi stessi è uno dei motivi principali per cui rinunciamo a prendere nuove abitudini o falliamo a metà. Quindi, come puoi essere la tua migliore cheerleader, rimanendo realistico?

• Scrivi il tuo discorso negativo

Siediti e scava in profondità. Pensa a questo passaggio come a una sorta di sessione di terapia con te stesso. Identifica tutti i modi in cui parli negativamente a te stesso, rimproveri te stesso per i tuoi fallimenti, trova scuse, ecc. Scrivi le situazioni, i sentimenti e i risultati che derivano da quel discorso negativo.

Questo è un processo, tuttavia, e non sarai in grado di identificare tutti i modi in cui ti abbatti. Ma è importante imparare a individuare comportamenti negativi, fermarti e trovare un nuovo modo per affrontare un problema o un ostacolo. Ad esempio, perdi una scadenza mentre un collega meno qualificato finisce anche prima.

Autoconversazione negativa: “Cosa è successo? Cosa c'è di sbagliato in me? Ho procrastinato troppo/non ho lavorato abbastanza. Hanno fatto più straordinari di me? Forse avrei dovuto lavorare più ore…”

E la spirale va avanti finché non inizi a pensare a quanto sei cattivo di persona , o quanto sei incompetente (nella tua stessa testa). Questo tipo di pensiero non ti aiuta in alcun modo a spingerti avanti. Invece, ti blocca in un ciclo di non pensare mai di essere abbastanza bravo, né che migliorerai mai.

Conversazione positiva: “Ok, qui è successo qualcosa. Cosa mi sono perso? Cosa avrei potuto fare di meglio? È un errore e capita a chiunque, quindi cosa posso imparare da questo? X e Y sembrano avermi distratto, quindi la prossima volta proverò qualcosa di diverso.

Mentre possiamo pensare che dietro il nostro discorso negativo ci sia un'intenzione ben intenzionata di spingere noi stessi, è il discorso positivo che dà risultati concreti. È orientato all'obiettivo e alla soluzione, non si sofferma su cause e conseguenze più del necessario e non identifica mai i tuoi fallimenti e successi professionali con te come persona .

• Impara ad accettare il fallimento

Il fallimento è un processo perfettamente normale, comune e atteso. I migliori esempi sono ovunque guardi. Conosciamo già il detto popolare secondo cui nessuno dovrebbe paragonare la propria vita alla "bobina dei momenti salienti" di qualcuno. Tesla, Apple, Sony e molte altre sono aziende che mettono in mostra i loro momenti salienti, mentre dietro le quinte ci sono migliaia di errori e fallimenti su cui sono stati costruiti i loro prodotti.

A Thomas Edison una volta sarebbe stato chiesto come si fosse sentito a fallire così tante volte durante la progettazione di una lampadina, a cui ha risposto: “Non ho fallito 1.000 volte. La lampadina era un'invenzione con 1.000 passi".

E quindi, abituati al fallimento e acquisisci familiarità con esso. Perché quando affronti i tuoi passi falsi, diventa più facile imparare da loro e non ripeterli in futuro. Separali, analizza le loro cause e le tue risposte e vedi come puoi fare di meglio la prossima volta. E se fallisci di nuovo, anche questo è valido. Finché continui a spingere e a progredire a poco a poco.

Passaggio sei: traccia e registra i tuoi progressi

Una volta che la paura del fallimento e la sindrome dell'impostore sono scese a livelli gestibili, puoi iniziare con il lavoro vero e proprio. Tuttavia, utilizzare i programmi predefiniti e seguire gli obiettivi che ti sei prefissato è solo metà della storia. Il monitoraggio dei tuoi progressi è l'altra metà.

Perché è importante se tengo traccia dei progressi o meno?

Affinché la produttività migliori, dovrai sapere dove commetti errori, con quale frequenza si verificano, trovare le ore di punta (quando sei più concentrato) e persino il modo in cui le pause alimentari influiscono sul tuo flusso di lavoro.

• Il cibo specifico può renderti più o meno produttivo. L'analisi di questi dati può farti sapere quali alimenti rallentano il tuo metabolismo, causandoti sonnolenza e perdita di concentrazione. Un doppio cheeseburger con patatine fritte e cipolle fritte ti farà venire voglia di un pisolino, mentre un pollo alla griglia fatto in casa con verdure a lato ti farà sentire pieno senza la sonnolenza. Impara i tuoi cibi che aumentano la produttività e crea un piano alimentare sano e personalizzato.
• Utilizzando un rilevatore di tempo, puoi dire quali attività richiedono più o meno tempo per essere eseguite, il che porta a fare stime del tempo migliori in futuro. Puoi strutturare molto meglio la tua giornata, il che a sua volta porta a più tempo libero.
• Il monitoraggio del tempo ti aiuta anche a notare quanto spesso ti distrai. Anche se è per 5 minuti alla volta, i minuti possono accumularsi fino a un'ora o anche di più al giorno!

Senza informazioni vitali come questa, è meno probabile che tu faccia progressi. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like In sintesi

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.