Persönlicher Produktivitätsleitfaden: Maximieren Sie die Produktivität mit diesen Methoden und Apps

Die persönliche Produktivität spielt eine wichtige Rolle in unseren täglichen Aktivitäten, insbesondere in Bezug auf unsere Arbeit. Es gibt diese glücklichen Tage, an denen wir effektiv genug sind, um unsere Aufgaben problemlos zu erledigen. Leider gibt es auch Momente, in denen wir selbst mit den einfachsten Aufgaben zu kämpfen haben.

Aber raten Sie mal, es gibt viele Möglichkeiten, diese lethargische Zeit zu überwinden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen zahlreiche einfach zu befolgende Schritte, die Ihre Produktivität steigern, egal welcher Aspekt Sie daran stört; seien es Ablenkungen, Konzentrationsschwierigkeiten, Einbrüche in der Arbeitsqualität, was auch immer. Hier ist, was Sie erwarten können:

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur persönlichen Produktivität

Schritt eins: „Bin ich wirklich unproduktiv?“

Bevor wir ins Wesentliche eintauchen, lassen Sie uns darüber sprechen, was Produktivität wirklich ist. Denn ob Sie es glauben oder nicht, das Konzept selbst wurde im Laufe der Zeit verzerrt, und das Bild, das wir am Ende hatten, könnte nicht weiter von der Realität entfernt sein.

Unrealistische Erwartungen

Genau wie bei der körperlichen Erscheinung und der psychischen Gesundheit gibt es ein Bild der perfekten produktiven Person, das von den sozialen Medien konstruiert wird. An deiner Produktivität zu arbeiten bedeutet nicht, dass du plötzlich diesen minimalistischen Lebensstil mit hellen Wohnungen und pedantisch-verträumten Möbeln leben wirst. Eines, in dem Sie jeden Tag um 6:00 Uhr aufstehen, vor 7:00 Uhr frühstücken, duschen und trainieren und alles pünktlich erledigen.

Zugegeben, manche Menschen können diese Routinen haben und ein so minimalistisches Leben führen.

Aber für unsere eigene geistige Gesundheit ist es am besten, solche bildschönen Bilder und Posts als ein Ziel zu betrachten, das durch jahrelange Arbeit und Hingabe erreicht wurde. Wenn Sie bei null anfangen, halten kleine Schritte Sie viel besser motiviert als ein Vision Board eines Pinterest-Tags im Leben.

Was Produktivität wirklich ist

Das Konzept der Produktivität, wie wir es kennen – das Verhältnis von Input zu Output – hat seine Wurzeln in der Wirtschaft. Und in diesem Zusammenhang macht es Sinn, da die Produktivität den Erfolg verschiedener Branchen direkt beeinflusst.

Das Problem beginnt jedoch, wenn wir das gleiche Konzept auf die Produktivität in unserem Privatleben anwenden. Wir sind keine Maschinen und können Arbeit auch nicht auf diese Weise quantitativ berechnen, weshalb es notwendig ist, sie neu zu definieren.

Produktivität im Privatleben kann je nach Ziel unterschiedliche Bedeutungen haben:

• Für manche bedeutet Produktivität, schneller zu arbeiten und Zeit bei langen Prozessen einzusparen;
• Für andere bedeutet produktiv zu sein, sich besser zu konzentrieren und bessere Ergebnisse zu erzielen;
• Und für manche geht es bei Produktivität darum, zu lernen, wie sie besser organisiert sind, um ihren Tag optimal zu nutzen.

So gesehen wird Produktivität zu einer Fähigkeit mit unterschiedlichen Pfaden, die alle zum selben Ziel führen: bessere Arbeit leisten.

Daher basiert dieser Leitfaden auf der Entscheidung, in welchem ​​Bereich der Produktivität Sie sich verbessern möchten und wie Sie dies tun.

Schritt 2: Wählen Sie einen Produktivitätsbereich aus, den Sie verbessern möchten

Geschwindigkeit ist das, woran wir normalerweise zuerst denken, wenn jemand Produktivität erwähnt. Wir verbinden es meistens damit, schneller zu arbeiten und innerhalb der vorgegebenen Zeit mehr zu tun.

Sie wollen schneller und effizienter sein?

Für diejenigen, die das Gefühl haben, dass sie Probleme haben, Dinge rechtzeitig zu erledigen, weil sie langsam arbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Geschwindigkeit zu verbessern.

• Wachsen Sie in einen festen Schlafrhythmus hinein

Du musst in Bestform sein, wenn du schneller sein willst. Und natürlich können Sie nicht erwarten, bei 100 % zu sein, wenn Sie bei 60 % aufwachen. Für diejenigen, die Kinder und Babys haben oder mehr als einem Job nachgehen, kann es schwierig sein, einen normalen Schlafrhythmus aufrechtzuerhalten.

Aber wenn möglich, ist es gut, Tage einzuplanen, an denen Sie früh ins Bett gehen möchten. An diesen Tagen können Sie Ihre Arbeit und Ihre Hausarbeiten planen, sodass Sie etwas Zeit haben, sich um Ihren Schlafplan zu kümmern. Versuchen Sie, mindestens 7 Stunden und nicht mehr als 8 Stunden anzustreben.

• Üben Sie Schnelligkeit bei anderen täglichen Aufgaben

Schneller zu arbeiten kommt nicht von heute auf morgen. Sie werden mit der Zeit besser, genau wie bei anderen Fähigkeiten: Lesen, Schreiben, Auswendiglernen usw. Es ist also durchaus möglich, Geschwindigkeit in anderen Aspekten Ihres Lebens zu üben und zu sehen, wie es sich auf Ihre Arbeit überträgt.

Sie spülen zum Beispiel Geschirr, während das Mittagessen auf dem Herd kocht. Auf die gleiche Weise können Sie beispielsweise E-Mails auf Ihrem Telefon abrufen, während Windows aktualisiert wird.

Wenn Sie beim Tippen schneller werden möchten, tippen Sie einfach den Text eines Lieds, das Sie gerade hören, oder einer Kochsendung oder eines Films ein. Sehen Sie, wie viel kohärenter Text Sie daraus machen können, während der Ton noch läuft.

• Halten Sie sich an einen Zeitplan

Einerseits zeigt sich die Geschwindigkeit daran, wie schnell Sie einzelne Aufgaben erledigen. Andererseits geht es darum, wie viele Aufgaben Sie innerhalb von mehreren Stunden, einem Tag oder einer Woche erledigen können. In diesen Fällen spiegelt sich Geschwindigkeit darin wider, wie gut Sie Ihren Zeitplan einhalten können.

Um Verzögerungen zu vermeiden und die Produktivität durch Schnelligkeit zu erhalten, halten Sie sich „to a T“ an Ihren Zeitplan. Das bedeutet, dass Sie Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan erstellen (Zeitrahmen dafür, wie lange Sie für jede Aufgabe aufwenden werden) und Aufgaben pünktlich beginnen und beenden.

Wie hilft das? Sie lassen einfach nicht zu, dass eine Aufgabe in die Zeit versickert, die für die andere Aufgabe benötigt wird. Nehmen wir an, Sie beginnen A und beenden es eine halbe Stunde später als beabsichtigt. Das bedeutet, dass Sie entweder 30 Minuten weniger Zeit haben, um Aufgabe B zu erledigen, oder den gesamten Zeitplan um 30 Minuten nach oben verschieben. In jedem Fall verlangsamen Sie Ihren Fortschritt.

Darüber hinaus stellt das Einhalten einer Frist für jede Aufgabe sicher, dass Sie sich besser konzentrieren und klüger bei der Herangehensweise an die genannte Aufgabe sind, um Schritt zu halten.

• Teilen Sie Ihre Aufgaben auf

Das ist ein altbekannter Ratschlag. Kleinere Schritte helfen Ihnen, Projekte oder größere Aufgaben zu bewältigen.

Eine komplexe Aufgabe in ihrer Gesamtheit zu bewältigen, kann viel Zeit und Energie kosten. Mehr noch, wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, oder die schiere Menge an Arbeit Sie überfordert. Aber wenn Sie es zuerst in winzige Schritte unterteilen, werden Sie nicht nur schneller beginnen, sondern es sich auch leichter machen, sie in einem gleichmäßigen Tempo zu durchlaufen.

Kleinere, leicht zu bewältigende Aufgaben geben die nötige Motivation zum Weiterarbeiten.

• Halten Sie alles in Reichweite

Nun, dieser Ratschlag ist etwas praktischer. Wenn Sie sich Ihren Schreibtisch ansehen, können Sie wirklich sagen, dass alles, was Sie für die Arbeit brauchen, in Reichweite ist? Dinge wie Kugelschreiber, Bleistifte, zusätzliches Papier, Haftnotizen, sogar der Drucker!

Wenn Sie schneller sein wollen, dann können Sie nicht wirklich aus Ihrem Stuhl springen, wenn Sie etwas brauchen. Es sei denn, es ist natürlich eine Pause oder eine Dehnung.

Am besten bewahren Sie all die kleinen praktischen Dinge entweder auf Ihrem Schreibtisch oder in einer kleinen Schublade in Reichweite auf. Dinge wie:

• Büromaterial: Schere, Haftnotizen, Marker, Büroklammern, Taschenrechner, Klebeband usw.;
• Snacks (Nüsse, Obst) für die kritischen Blutzucker-Tropfen-Momente;
• Flüssigkeit (Wasser, Saft, Kaffee, Smoothie).

Je seltener Sie aufstehen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas anderes Ihre Aufmerksamkeit erregt und Sie ablenkt.

• Erfahren Sie mehr über die Verknüpfungen Ihres PCs

Ein weiterer netter kleiner Trick, um schneller zu werden, besteht darin, Ihren PC kennenzulernen und ihn so gut wie möglich zu organisieren. Sparen Sie Zeit, indem Sie nicht in Ordnern stöbern, E-Mails filtern, einzeln darauf antworten und sogar Ihre Maus verwenden müssen.
Folgendes können Sie tun:

• Räumen Sie Ihren Desktop auf. Lassen Sie nichts als wichtige Ordner darauf;
• Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind, verschieben Sie alle Ihre Programme in das untere Menüband, da es nur einen Klick braucht, um sie zu starten, anstatt zwei, und sie nehmen nicht den erforderlichen Desktop-Platz ein;
• Jedes Betriebssystem hat zahlreiche Verknüpfungen – suchen Sie online nach einer Liste und finden Sie diejenigen, die Ihnen helfen, ohne Maus durch das System zu navigieren. Genauso wie Strg+C und dann Strg+V viel schneller ist als ein Rechtsklick zum Kopieren und Einfügen, gibt es Hunderte von Verknüpfungen zum Öffnen von E-Mails, neuen Ordnern, Verschieben von Dateien usw.

Zeit besser managen

• Verschaffen Sie sich einen starken Vorsprung

Dieser Tipp wurde aus dem Forbes -Artikel von Simon Reynolds übernommen. Er argumentiert, wir sollten „so tun, als ob unser Tag um 11 Uhr endet“, was bedeutet, dass Sie eine Zeitbeschränkung schaffen, in der Sie alle wichtigen Aufgaben bis dahin erledigen müssen.

Reynolds spricht auch einen guten Punkt an: Wenn wir uns zur Arbeit hinsetzen, fangen wir normalerweise nicht sofort mit der Arbeit an. Es ist zuerst Kaffee, vielleicht ein paar Online-Nachrichten oder Videos lesen, auf Twitter aktualisieren oder ein morgendliches Gespräch mit Kollegen führen.

Er rät, dieses Ritual zu vermeiden und sich stattdessen direkt in die Arbeit zu stürzen. Während ein zwangloser Start in einen Arbeitsmorgen ein Teil Ihres Zeitplans sein kann, ist es eher eine anfängliche Ablenkung. Es kann dazu führen, dass Sie Ihre Aufgaben langsamer und träger starten.

• Priorisierung verbessern

Hier im Blog von Clockify glauben wir leidenschaftlich daran, dass Priorisierung der Kern eines großartigen Zeitmanagements ist. Wir haben viele Artikel und Beispiele zur Priorisierung als Zeitmanagementtechnik veröffentlicht. Und wir glauben fest daran, dass es auch im Privatleben zu einem besseren Zeitmanagement führt.

Es gibt einige Ansätze zur Priorisierung, aber der bekannteste ist sicherlich die Eisenhower-Matrix, in der Sie entscheiden, welche Aufgaben (nicht) dringend und welche (un)wichtig sind.

Zu wissen, welche Aufgaben aufgrund ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit die höchste Priorität haben, nimmt einem eine große Last von den Schultern. Sie können fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Und auch, welche Aspekte Ihrer Arbeit mehr Aufmerksamkeit erfordern und welche überraschenderweise nicht.

• Setzen Sie sich klare Ziele

Nehmen Sie sich jeden Sonntagabend eine halbe Stunde Zeit, um mit sich selbst zu besprechen, was Ihre Ziele für die folgende Woche sein sollten. Was wollen oder müssen Sie erreichen?

Vielleicht möchten Sie ein Projekt wegen einer sich nähernden Frist beenden?
Oder haben Sie danach ein Meeting, das wichtiger ist?

Im Einklang mit dem Tipp zu den Prioritäten ist es gut zu wissen, welche Aufgabe (oder mehr) in dieser Woche für Ihre Karriere von entscheidender Bedeutung ist, damit sie höchste Priorität erhält. Dann können Sie Ihre Zeit im Voraus planen, um sicherzustellen, dass Sie so viel Zeit wie möglich dafür aufwenden. Dieser Ansatz ist etwas gewöhnungsbedürftig, aber betrachten Sie es als Meal Prep, auf das so viele Haushalte schwören.

Sie wollen normalerweise Zeit sparen, indem sie nicht jeden Tag darüber nachdenken, was sie zum Mittagessen kochen sollen. Also finden sie Rezepte für die Woche, kaufen alle Zutaten und planen und bereiten so viel wie möglich am Wochenende vor. Das gibt der Essenszeit eine Struktur für die nächste Woche, was viel Stress vom Kochen nimmt. So können sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.

Sie können die gleiche Methode auf jeden Aspekt Ihres Lebens anwenden, der Ihr Zeitmanagement entgleist.

Seien Sie konzentrierter/beseitigen Sie Ablenkungen

Einige suchen nach Produktivitätssteigerungen, indem sie sich von Ablenkungen befreien. Sie arbeiten schnell und effizient, wenn sie „in der Zone“ sind, aber das Erreichen dieser Zone ist das Problem. Ständiges Summen, Benachrichtigungen, Geschwätz, verlockende Filmgespräche in Chatrooms usw.

• Vermeiden Sie Multitasking

Multitasking ist bekannt dafür, dass der Fokus nachlässt. Wenn Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, geschieht dies normalerweise für:

• Einen Anruf entgegennehmen;
• Beantworten einer dringenden Chat-Nachricht;
• Ablenkungen von außen (wie Haustiere, Familie, Kinder);
• Treffen,
• Eine einfachere (schnellere) Aufgabe, an die Sie gedacht haben usw.

Wann immer Sie unterbrochen werden oder zu einer anderen Aufgabe wechseln, führen Sie einen sogenannten „Kontextwechsel“ durch. Es ist bekannt, dass das Verschieben des Fokus von einem Ort zum anderen ohne Unterbrechung zu einem erheblichen Abfall des Fokus führt. Und mit jeder neuen Aufgabe, die Sie beginnen, sinkt sie noch weiter. Bleiben Sie also, wenn möglich, bei einer Aufgabe, bis Sie sie erledigt haben, und platzieren Sie Erinnerungen für alle neuen Aufgaben, die Ihnen in den Sinn kommen.

• Verlassen Sie sich nicht auf Motivation

Wenn Sie auf eine Idee warten oder in der „richtigen Stimmung“ sind, um an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, werden Sie zwangsläufig einen Produktivitätsabfall feststellen. Während Sie vielleicht denken, dass Motivation Ihnen hilft, sich zu konzentrieren, ist es eigentlich eine Frage der Disziplin. Sie können Ihren gesamten Schreibtisch nach Feng Shui gestalten, den besten Zeitplan aller Zeiten erstellen – aber am Ende werden Sie sich durch keine Menge äußerer Reize besser konzentrieren als durch Ihr eigenes Gehirn.

Um sich selbst zu disziplinieren, sich zu konzentrieren und Aufschub zu vermeiden, können Sie:

• Gönnen Sie sich einen Countdown von zwanzig Sekunden, danach müssen Sie unbedingt mit der Arbeit beginnen;
• Haben Sie einen Stift und Papier auf der Seite, wo Sie alle schlechten Ideen am laufenden Band haben, bis Sie die richtige finden;
• Üben Sie sich darin, mit groben Entwürfen, anfänglichen Fehlern und schlechten E-Mails oder Präsentationen Frieden zu schließen, denn die Angst vor Unvollkommenheit lässt uns oft zögern;
• Erstellen Sie eine Ablenkungsliste

Welchen besseren Weg gibt es, um Ablenkungen zu eliminieren, die Ihre Konzentration ruinieren, indem Sie eine Liste davon erstellen? Gehe einen normalen Arbeitstag durch und achte auf jede Ablenkung, die dir in den Weg kommt. Es sind nicht immer soziale Medien oder unerwartete E-Mails und Meetings.

Es kann daran denken, was es zu Mittag zu essen gibt, oder welche Lebensmittel gekauft werden müssen, oder vielleicht hat ein Kollege einen Film in einem Chatroom erwähnt, und jetzt googeln Sie Rezensionen (oder planen, wann Sie ihn ansehen möchten).

Das Aufschreiben von Ablenkungen kann zu überraschenden Ergebnissen führen. Aber vor allem gibt es dir eine genauere Vorstellung davon, wogegen du kämpfen musst.

• Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, auch wenn Sie remote sind

Manche Menschen sind konzentrierter, wenn sie mit anderen zusammenarbeiten. Sie finden den Antrieb und die Energie, wenn andere in ihrer Nähe arbeiten, was zu der geschäftigen Atmosphäre beiträgt. Jetzt, in einer Zeit, in der so viele von uns remote und alleine arbeiten, kann es schwierig sein, das zu finden. Keine Menge ASMR-Coffeeshop-Soundvideos oder Arbeitsmusik kann es ersetzen.

Glücklicherweise gibt es zwei relativ neue Lösungen für diejenigen, die es lieben, Arbeitskollegen zu haben:

• Höhlentag

Caveday.org ist eine Website, auf der sich Menschen anmelden können, um Mitglied einer Gemeinschaft von Online-Arbeitern zu werden. Sie haben konzentrierte Arbeitssitzungen über Zoom mit stummgeschalteten Mikrofonen. Vor jeder Sitzung schickst du dem Admin des Raums, woran du arbeiten möchtest, und beginnst dann. Am Ende jeder Sitzung überprüfen Sie gemeinsam, ob die Aufgaben erfüllt wurden. Währenddessen ist auch die Gruppe anderer Telearbeiter vor der Webcam, was zumindest den Anschein eines Büroraums erweckt.

• „Lerne mit mir“.

Wenn Ihnen die Idee, mit Fremden per Webcam zu chatten, nicht gefällt, haben Sie immer die Möglichkeit, einen Kollegen oder Freund zu fragen, ob er den gleichen Ansatz ausprobieren möchte. Wenn das jedoch auch ein „Nein“ ist, können Sie YouTube wählen. Nämlich vorab aufgezeichnete Videos von Menschen, die studieren oder arbeiten.

Sie können ruhig sein, mit Musik, mit unterschiedlichen Atmosphären und Sie sogar wissen lassen, ob sie die Pomodoro-Technik verwenden und wie ihr Video strukturiert sein wird.

Habe bessere Ergebnisse

Produktivität kann auch die Qualität Ihrer Arbeit widerspiegeln. Vor allem – wie viel Qualitätsarbeit Sie in der vorgegebenen Zeit geleistet haben. Hier sind einige Ratschläge, wie Sie Ihre Endergebnisse verbessern können:

• Haben Sie eine eigene Person für die „Qualitätssicherung“.

So wie ein Unternehmen eine QA-Abteilung hat, können auch Sie selbst eine haben. Wenn sie bereit und in der Lage sind, können Sie Freunde aus ähnlichen Bereichen oder Kollegen bitten, Ihre Arbeit während oder in der Anfangsphase zu bewerten.

Hinzu kommt, je vielfältiger und häufiger Feedback Sie erhalten, desto besser wäre das Endergebnis.

• Warten Sie nicht, um zu fragen

Die Fortsetzung des vorherigen Punktes wäre, um Feedback zu bitten, sobald Sie etwas zu zeigen haben. Bis ganz zum Schluss zu warten, um nach Kommentaren zu fragen, kann kurz vor Ablauf der Frist einen großen Rückschlag verursachen (ich spreche hier aus persönlicher Erfahrung).

Während Sie vielleicht denken, dass Ihre Arbeit nicht gut genug ist, um von jemandem angesehen oder bewertet zu werden, und mehr Zeit braucht, ist die Wahrheit – das wird es nie sein. Der Schlüssel ist, Perfektionismus beiseite zu lassen, da Sie durch frühzeitiges Feedback die Dinge rechtzeitig, schneller und mit weniger Stress beheben können.

• Feedback richtig umsetzen

Abschließend zum Thema Feedback: Sie sollten nicht jede Kritik annehmen, die Ihnen in den Weg kommt, aber Sie sollten sie auch nicht schnell abweisen. Dies geht Hand in Hand damit, zu akzeptieren, dass Feedback zu Ihrer Arbeit keine Kritik an Ihnen als Person ist.

Wählen Sie Menschen, von denen Sie wissen, dass sie objektiv sind und deren Meinung Sie schätzen, auch wenn Sie sie nicht mögen. Achten Sie darauf, die Kritik zu analysieren, und nehmen Sie Änderungen sorgfältig vor, nicht nur wörtlich. Zum Beispiel:

Wenn sie sagen: „Ich mag A nicht, du solltest C verwenden“, wäre die richtige Aktion, zu fragen, warum sie A nicht mögen, und es nicht sofort zu C zu ändern. Sie möchten wissen, warum etwas funktioniert (bzw nicht), also können Sie diesen Rat vielleicht in Zukunft anwenden. Und vielleicht erkennen Sie, nachdem sie die Gründe erklärt haben, dass es nicht wirklich gut funktioniert, und Sie entscheiden sich, es nicht zu nehmen.

Achten Sie also auf all das Feedback, das Sie erhalten.

• „Schneller scheitern“

Dies muss einer der besten Tipps sein, vor denen jeder Angst hat. „Schneller scheitern“ ist ein Konzept, das Sie dazu ermutigt, Fehler zu machen. Denn wenn wir Angst haben, einen Fehler zu machen, verschieben wir die Arbeit an Dingen, und das wirkt sich stark darauf aus, wie produktiv und motiviert wir werden. Ganz zu schweigen davon, dass es unser intellektuelles Wachstum hemmt.

Wenn Sie also bessere Ergebnisse erzielen möchten, müssen Sie sich gescheiterten Aufgaben, Projekten und verpassten Fristen stellen. Indem Sie sie hinterfragen, können Sie lernen und sich verbessern. Auf die perfekte Idee warten, Fristen verlängern, Hilfe scheuen – all das trägt zu geringer Produktivität und Zeitverschwendung bei.

Ein ehemaliger Arbeitgeber von mir hat mal gesagt: Schreibe 30 Ideen auf. Nicht mehr oder weniger. Denn von diesen 30 werden 25 wirklich schlecht sein, aber Sie werden sie aus Ihrem Gehirn pumpen. Und dann gibt es noch die anderen 5, die vielleicht funktionieren. Also baust du darauf auf.

• Setzen Sie realistische Maßstäbe

Während wir alle gerne nach den Sternen greifen (wie uns Filme lehren), ist die Wahrheit … es ist keine Schande, unsere Grenzen zu kennen. Wir werden nicht sofort in allem erstaunlich geboren. Einige Dinge werden natürlich eine Weile dauern, bis sie perfekt sind. Wenn Sie sich also für Aufgaben, Methoden oder Fristen entscheiden, sollten Sie wissen, wie gut Ihr Qualifikationsniveau den von Ihnen oder anderen festgelegten Standards entspricht.

Denken Sie an Stellenausschreibungen – Sie würden sich nicht auf eine Stelle bewerben, die ein C3-Niveau in Spanisch erfordert, wenn Sie nur über A2 verfügen.

Dasselbe gilt für Ihre eigene Arbeit und Fähigkeiten. Legen Sie Ihren Stolz beiseite und übernehmen Sie Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie sie gut erledigen können und die gerade herausfordernd genug sind, um Ihre Fähigkeiten zu erweitern. Wenn Sie mehr abbeißen, als Sie kauen können, führt dies zu einem qualitativ schlechten Endergebnis oder zu überstürzter Arbeit.

Von viel Stress ganz zu schweigen.

Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung

Manchmal leidet die Produktivität, weil wir Probleme nicht schnell genug lösen können. Oder wir stehen vor vielen Arbeitsherausforderungen, die Teamarbeit erfordern, oder täglich „kleine Feuer löschen“. Kundensupport, Projektmanager und QA sind nur einige Abteilungen, die diese Art von Arbeit täglich zu erledigen haben.

• Scheuen Sie sich nicht vor Hilfe

Die meisten Menschen wollen allein an einem Problem arbeiten. Es gibt ein Stigma, um Hilfe bei der Arbeit zu bitten: Es zeigt Schwäche oder mangelnde Fähigkeiten, der Arbeitgeber wird es vielleicht als Fehler in die Unterlagen eintragen, es beeinträchtigt sein Selbstvertrauen usw.

Aber die Wahrheit könnte nicht weiter davon entfernt sein. Immer mehr CEOs unterstützen eine offene Zusammenarbeit und Kollegen, die sich gegenseitig um Hilfe bitten. Schließlich treibt es Projekte voran, sorgt dafür, dass keine Fristen versäumt werden, und lässt die Leute neue Tricks des Handels lernen.

• Brainstorming oft (und sogar außerhalb der Arbeit)

Brainstorming ist der Vorgang des Diskutierens oder „Austauschens von Ideen“ mit einer Gruppe von Menschen. Wenn Sie ein bestimmtes Problem haben, das Sie anscheinend nicht lösen können, besteht eine Möglichkeit, den Prozess zu beschleunigen, darin, Ihre Kollegen einzuladen und ein kurzes Meeting zu organisieren.

Während des Brainstormings bringen alle Ideen ein oder stellen Fragen zum Problem, mit dem Ziel, gemeinsam die beste Lösung zu finden. Auch dies macht Sie produktiver, da die Ideen anderer Ihre eigene „Gehirnbank“ für zukünftige Referenzen füttern, und es beschleunigt den gesamten Prozess.

• Sehen Sie sich Mind Maps und andere Techniken an

Eine Methode, die eng mit Brainstorming verbunden ist, ist das Erstellen von Mind Maps. Als visuelle Hilfe ist eine Mindmap ein Netzwerk aus Schlüsselsätzen, die sich auf das Problem beziehen, das Sie lösen möchten, oder auf eine Idee, die Sie auf den Weg bringen möchten.

Mit Mind Maps können Sie sich (buchstäblich) vom Problem entfernen und Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf auf eine Tafel oder ein Blatt Papier bringen. Es hilft, neue Verbindungen zu knüpfen, um schneller zu einer Lösung zu gelangen.

Werden Sie besser im Organisieren

Bei der Organisation geht es darum, ein besserer Priorisierer zu werden. Wie das Parkinsonsche Gesetz besagt: „Die Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit auszufüllen, die für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht“. Das heißt, wenn Sie eine 30-minütige Aufgabe haben und die Frist morgen ist, werden Sie sie wahrscheinlich bis zu den letzten fünf Minuten vor der Frist hinausziehen. Allerdings wird Ihr Geist die ganze Zeit bis zum nächsten Tag damit beschäftigt sein, darüber nachzudenken und sich Sorgen zu machen, ob Sie die Frist einhalten werden oder nicht. Aber die ganze Zeit werden Sie zögern.

Damit Sie Ihren Zeitplan besser organisieren können, hier ein paar Tipps.

• Organisieren Sie Ihren physischen Raum

Der beliebte Produktivitäts-YouTuber Thomas Frank hat einen brillanten Ratschlag für alle, die diese Fähigkeit verbessern möchten – organisieren Sie den Raum um sich herum, wann immer Sie können. Sie haben oft gehört, dass ein sauberer Arbeitsplatz Sie motiviert, produktiver zu sein. Bei der Entwicklung der Gewohnheit, physische Dinge wieder an ihren Platz zu bringen, geht es jedoch eher darum, eine Affinität zur Ordnung zu schaffen.

Sobald Sie es beherrschen, Ihre Arbeitsgeräte, Dekorationen und andere Dinge in Ordnung, beschriftet und in Reichweite zu halten, wird es beginnen, sich auf Ihren mentalen Raum zu übertragen. Sie werden viel besser wissen, wie Sie Ihren Desktop, Ihre Arbeitsdateien, Aufgaben und Archive organisieren.

• Finden Sie ein System, das für Sie funktioniert

In seinem Video schlägt Frank weiter vor, dass jeder Mensch sein eigenes System hat, um seine Gedanken, Gedächtnisspeicher und seinen physischen Raum zu organisieren. Um diese neue Gewohnheit richtig zu entwickeln, wäre es also am besten, einige Nachforschungen darüber anzustellen, welche Art von Organisator Sie sein könnten.

• Verbessern Sie Ihre Priorisierung

Die Art und Weise, wie Sie Dinge priorisieren (Aufgaben, Lebensziele, Karriereziele), wirkt sich direkt auf Ihren Zeitplan aus und wie Sie ihn organisieren. Wenn Sie das Ende des Arbeitstages mit dem sinkenden Gefühl erreichen, dass Sie nicht genug sinnvolle Arbeit geleistet haben, beginnen Sie zu glauben, dass Sie unproduktiv waren.

In Wirklichkeit haben Sie Ihre Aufgaben einfach nicht gut genug priorisiert, um sich produktiv zu fühlen. So können Sie an Ihrer Priorisierung arbeiten:

• Beginnen Sie mit der Eisenhower-Matrix (die wir oben angesprochen haben);
• Weisen Sie Prioritätsnummern von 1 bis 10 (niedrigste bis höchste) zu;
• Probieren Sie die „Eat the Frog“-Methode aus;
• Erstellen Sie eine Liste Ihrer langfristigen Karriereziele und brechen Sie sie dann in detailliertere herunter. Richten Sie Ihren Zeitplan dann nach den Aufgaben aus, die zum Erreichen des langfristigen Ziels beitragen.

Schritt drei: Finden Sie den Schuldigen für die Unproduktivität

Gehen Sie Ihr Produktivitätsproblem an, indem Sie es objektiv untersuchen. Es fällt uns oft schwer, uns einzugestehen, wie leicht wir uns ablenken lassen und aufschieben. Aber wenn wir uns verbessern wollen, müssen wir zuerst die „hässliche Seite“ sehen.

Faktoren, die die Produktivität beeinflussen

• Prokrastination
• Hohe Erwartungen
• Unrealistische Fristen
• Größere Arbeitsbelastung
• Müdigkeit und Burnout
• Schlechte Kommunikation, fehlende Informationen
• Nicht genug Feedback/Fühlen Sie sich nicht wertgeschätzt

All dies sind Gründe für erhebliche Produktivitätseinbrüche. Vor allem, wenn sie über längere Zeiträume auftreten.

Zu wissen, was sich negativ (und positiv) auf Ihre Produktivität auswirkt, ist also bereits die halbe Miete. Es wird viel einfacher, eine dauerhafte Lösung zu finden. Um zu vermeiden, in diesem Artikel ausführlich auf den Mangel an Produktivität einzugehen, haben wir an anderer Stelle viel mehr Ressourcen:

So erkennen Sie Zeitverschwendung und Ineffizienz

Umgang mit Aufschub – warum es passiert und wie man es behebt

Vierter Schritt: Setzen Sie sich klare Ziele

Sobald Sie wissen, in welchem ​​Produktivitätsbereich Sie sich verbessern müssen, besteht der nächste Schritt darin, sehr klare Ziele zu setzen. Um tatsächliche Fortschritte zu erzielen, müssen Sie Meilensteine ​​​​überwinden. Es ist die einzige Möglichkeit:

• Wissen Sie, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen;
• Finden Sie heraus, welche Methoden schneller funktionieren als andere;
• Identifizieren Sie neue Hürden;
• Schieben Sie sich nach vorne.

Wenn es genaue Kriterien gibt, die Sie in einer bestimmten Zeit erfüllen müssen, werden Sie motivierter und Ihr Arbeitsablauf rationalisiert, als wenn Sie keine hätten.

Wie setzen Sie sich Ziele?

Wir haben viele Artikel zu diesem Thema geschrieben, die Sie unten finden können. Aber im Grunde gibt es mehrere Möglichkeiten.

• Setzen Sie Ziele aus der Perspektive Ihrer gesamten Karriereentwicklung;

Kurz- und langfristig denken, Weiterbildung planen (Kurse, Tutoren, Seminare),…

• Verwenden Sie die SMART-Ziele-Methodik;

Spezifisch , M essbar, Erreichbar, R elevant , Zeitgebunden

• Holen Sie sich ein paar Apps, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen und vorantreiben können.
• Probieren Sie OKR (Objectives and Key Results) aus

Eine Methode, die Unternehmen wie Google geholfen hat, dorthin zu gelangen, wo sie heute sind.

Was ein Ziel haben muss

Abgesehen von den Methoden muss jedes Ziel mehrere Kästchen ankreuzen, um als nützlich und fortschrittlich zu gelten.

Es muss objektiv sein – das heißt, Sie sollten sich weder über- noch unterschätzen.

Setzen Sie Ziele in Abhängigkeit von realistischen Zeiten, in denen Sie Aufgaben oder Projekte abschließen können, und legen Sie auch deren Schwierigkeit entsprechend fest.

Das Ziel sollte erreichbar sein – beginnen Sie also mit kleinen Schritten, und wenn Sie ein Gefühl für den Rhythmus bekommen (was genau Sie dazu bringt, produktiver zu sein), versuchen Sie, diese Ziele breiter zu fassen.

Zum Beispiel: Versuchen Sie zunächst, 25 Minuten lang konzentriert und ununterbrochen zu arbeiten. Dann, nach einer Woche, erhöhen Sie diese Zahl auf 40 Minuten. Wenn die Gewohnheit nach einer weiteren Woche anhält, setzen Sie sich ein neues Ziel für 50 Minuten.

Das Ziel muss spezifisch sein – das obige Beispiel zeigt, wie dieses Kriterium funktioniert.

Jedes Ziel, das Sie sich setzen, muss ein definiertes Fähigkeitsniveau haben, das Sie erreichen müssen, und den Zeitrahmen, um es zu erreichen. Andernfalls ist es unmöglich, den Fortschritt zu verfolgen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele diese drei Schritte in jedem Ziel enthalten, das Sie planen, und der Rest der Reise viel einfacher ist.

Schritt fünf: Verbessern Sie Ihre Selbstgespräche

Ein weiterer Teil der Reise, produktiver zu werden, besteht darin, Ihre Denkweise zu einer unterstützenderen zu ändern.

An der Verbesserung Ihrer Fähigkeiten und dem Aufbau neuer Gewohnheiten zu arbeiten, ist keine leichte Aufgabe. Vor allem, wenn Sie die Angewohnheit haben, zu viel von sich selbst zu erwarten oder zu streng mit Ihrem eigenen Fortschritt zu sein. Strenge mit uns selbst ist einer der Hauptgründe, warum wir aufgeben, neue Gewohnheiten zu entwickeln oder auf halbem Weg zu scheitern. Also, wie kannst du deine eigene beste Cheerleaderin sein und dabei realistisch bleiben?

• Schreibe dein negatives Gespräch auf

Setz dich hin und grabe tief. Betrachten Sie diesen Schritt als eine Art Therapiesitzung mit sich selbst. Identifizieren Sie alle Arten, in denen Sie negativ mit sich selbst sprechen, sich selbst für Ihre Fehler beschimpfen, Ausreden finden usw. Schreiben Sie die Situationen, Gefühle und Ergebnisse auf, die sich aus diesem negativen Gespräch ergeben haben.

Dies ist jedoch ein Prozess, und Sie werden nicht in der Lage sein, alle Arten zu identifizieren, auf die Sie sich selbst herabsetzen. Aber es ist wichtig zu lernen, wie man negatives Verhalten erkennt, sich selbst stoppt und einen neuen Weg findet, mit einem Problem oder einer Hürde umzugehen. Sie verpassen beispielsweise einen Termin, während ein weniger qualifizierter Kollege noch früher fertig ist.

Negatives Selbstgespräch: „Was ist passiert? Was stimmt mit mir nicht? Ich habe zu viel gezögert/nicht hart genug gearbeitet. Haben sie mehr Überstunden gemacht als ich? Vielleicht hätte ich länger arbeiten sollen…“

Und die Spirale geht weiter, bis Sie anfangen zu denken, wie schlecht Sie als Mensch sind oder wie inkompetent Sie sind (in Ihrem eigenen Kopf). Diese Art des Denkens bringt Sie in keiner Weise voran. Stattdessen sperrt es Sie in eine Schleife, in der Sie niemals denken, dass Sie gut genug sind oder dass Sie sich jemals verbessern werden.

Positives Selbstgespräch: „Okay, hier ist etwas passiert. Was habe ich verpasst? Was hätte ich besser machen können? Es ist ein Fehler und passiert jedem – was kann ich daraus lernen? X und Y scheinen mich abgelenkt zu haben, also versuche ich das nächste Mal etwas anderes.“

Während wir vielleicht denken, dass hinter unserem negativen Gerede eine wohlmeinende Absicht steckt, uns selbst anzutreiben, ist es das positive Gerede, das zu tatsächlichen Ergebnissen führt. Es ist ziel- und lösungsorientiert, geht nicht unnötig auf Ursachen und Folgen ein und setzt Ihre beruflichen Misserfolge und Erfolge niemals mit Ihnen als Person gleich .

• Lernen Sie, das Scheitern anzunehmen

Scheitern ist ein völlig normaler, häufiger und erwarteter Prozess. Die besten Beispiele sind überall, wo man hinschaut. Wir kennen bereits den beliebten Spruch, dass niemand sein eigenes Leben mit jemandes „Highlight-Film“ vergleichen sollte. Tesla, Apple, Sony und viele mehr sind Unternehmen, die ihre Highlight-Rollen zeigen, während hinter den Kulissen Tausende von Fehlern und Misserfolgen zu sehen sind, auf denen ihre Produkte aufgebaut wurden.

Angeblich wurde Thomas Edison einmal gefragt, wie es sich angefühlt habe, beim Entwerfen einer Glühbirne so oft zu scheitern, worauf er antwortete: „Ich bin nicht 1.000 Mal gescheitert. Die Glühbirne war eine Erfindung mit 1.000 Schritten.“

Gewöhnen Sie sich also an das Scheitern und machen Sie sich damit vertraut. Denn wenn Sie sich Ihren Fehltritten stellen, wird es einfacher, daraus zu lernen und sie in Zukunft nicht zu wiederholen. Ziehen Sie sie auseinander, analysieren Sie ihre Ursachen und Ihre Reaktionen und sehen Sie, wie Sie es beim nächsten Mal besser machen können. Und wenn du wieder scheiterst – das gilt auch. Solange Sie weiter pushen und Stück für Stück vorankommen.

Schritt 6: Verfolgen und protokollieren Sie Ihre Fortschritte

Wenn Sie die Versagensängste und das Hochstapler-Syndrom auf ein überschaubares Maß gebracht haben, können Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Die Verwendung der vorgefertigten Zeitpläne und das Befolgen der von Ihnen festgelegten Ziele ist jedoch nur die halbe Miete. Die Verfolgung Ihres Fortschritts ist die andere Hälfte.

Warum ist es wichtig, ob ich den Fortschritt verfolge oder nicht?

Um die Produktivität zu verbessern, müssen Sie wissen, wo Sie Ausrutscher machen, wie oft sie passieren, Ihre Spitzenzeiten finden (wenn Sie am konzentriertesten sind) und sogar die Art und Weise, wie Essenspausen Ihren Arbeitsablauf beeinflussen.

• Bestimmte Lebensmittel können Sie mehr oder weniger produktiv machen. Der Einblick in diese Daten kann Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Lebensmittel Ihren Stoffwechsel verlangsamen, was dazu führt, dass Sie sich schläfrig fühlen und die Konzentration verlieren. Ein doppelter Cheeseburger mit Pommes und Röstzwiebeln macht Lust auf ein Nickerchen, während ein hausgemachtes gegrilltes Hähnchen mit Gemüse dazu ein Sättigungsgefühl ohne Schläfrigkeit hinterlässt. Lernen Sie Ihre produktivitätssteigernden Lebensmittel kennen und erstellen Sie einen gesunden, personalisierten Speiseplan.
• Mithilfe einer Zeiterfassung können Sie feststellen, welche Aufgaben länger oder kürzer dauern, was zu besseren Zeitschätzungen in der Zukunft führt. Du kannst deinen Tag viel besser strukturieren, was wiederum zu mehr Freizeit führt.
• Die Zeiterfassung hilft Ihnen auch zu erkennen, wie oft Sie abgelenkt werden. Selbst wenn es nur 5 Minuten am Stück sind, können sich die Minuten auf eine Stunde oder sogar mehr pro Tag summieren!

Ohne wichtige Informationen wie diese ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Fortschritte machen. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like Zusammenfassend

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.