Przewodnik po produktywności osobistej: zmaksymalizuj produktywność dzięki tym metodom i aplikacjom

Wydajność osobista odgrywa ważną rolę w naszych codziennych czynnościach, zwłaszcza tych związanych z naszą pracą. Są takie szczęśliwe dni, kiedy jesteśmy na tyle skuteczni, że łatwo wykonujemy nasze zadania. Niestety zdarzają się też momenty, kiedy zmagamy się z nawet najprostszymi zadaniami.

Ale zgadnij co, jest wiele sposobów na pokonanie tego letargu.

W tym artykule pokażemy Ci wiele łatwych do wykonania kroków, które zwiększą Twoją produktywność bez względu na to, jaki aspekt Cię niepokoi; czy to rozpraszanie uwagi, trudności z koncentracją, spadki jakości pracy, co tylko chcesz. Oto czego możesz się spodziewać:

Przewodnik krok po kroku dotyczący osobistej produktywności

Krok pierwszy: „Czy naprawdę jestem nieproduktywny?”

Zanim przejdziemy do sedna sprawy, porozmawiajmy o tym, czym naprawdę jest produktywność. Wierzcie lub nie, ale sama koncepcja z czasem uległa wypaczeniu, a obraz, który otrzymaliśmy, nie może być bardziej oderwany od rzeczywistości.

Nierealne oczekiwania

Podobnie jak w przypadku wyglądu fizycznego i zdrowia psychicznego, istnieje obraz idealnej produktywnej osoby konstruowany przez media społecznościowe. Praca nad swoją produktywnością nie oznacza, że ​​nagle zaczniesz żyć w minimalistycznym, jasnym mieszkaniu i pedantycznym, marzycielskim stylu życia. Takiego, w którym codziennie budzisz się o 6 rano, zjesz śniadanie, weźmiesz prysznic i poćwiczysz przed 7 rano, a wszystko skończysz perfekcyjnie na czas.

To prawda, że ​​niektórzy ludzie mogą mieć takie rutyny i prowadzić tak minimalistyczne życie.

Ale dla naszego własnego zdrowia psychicznego najlepiej jest patrzeć na takie doskonałe zdjęcia i posty jako cel osiągnięty przez lata pracy i poświęcenia. Zaczynając od zera, małe kroki są znacznie lepsze w utrzymaniu motywacji niż tablica wizyjna z codziennego życia na Pintereście.

Czym tak naprawdę jest produktywność

Pojęcie produktywności, jakie znamy – stosunek nakładów do produkcji – ma swoje korzenie w gospodarce. I w tym kontekście ma to sens, ponieważ produktywność bezpośrednio wpływa na sukces różnych branż.

Jednak problem zaczyna się, gdy zastosujemy tę samą koncepcję do produktywności w naszym życiu osobistym. Nie jesteśmy maszynami ani nie możemy w ten sam sposób obliczać ilościowo pracy, dlatego konieczne jest jej przedefiniowanie.

Produktywność w życiu osobistym może oznaczać różne rzeczy w zależności od celów danej osoby:

• Dla niektórych produktywność oznacza szybszą pracę i skrócenie długich procesów;
• Dla innych bycie produktywnym oznacza lepszą koncentrację, zapewniając lepsze wyniki;
• A dla niektórych produktywność polega na uczeniu się, jak być lepiej zorganizowanym, aby w pełni wykorzystać swój dzień.

Kiedy patrzymy na to w ten sposób, produktywność staje się umiejętnością o różnych ścieżkach, prowadzących do tego samego celu: lepszej pracy.

Dlatego ten przewodnik będzie opierał się na podjęciu decyzji, w którym obszarze produktywności chcesz poprawić i jak to zrobić.

Krok drugi: Wybierz obszar produktywności do poprawy

Szybkość to to, o czym zwykle myślimy jako pierwsze, gdy ktoś wspomina o produktywności. Najczęściej łączymy to z szybszą pracą i robieniem więcej w wyznaczonym czasie.

Chcesz być szybszy i bardziej wydajny?

Dla tych, którzy czują, że mają problemy z wykonaniem zadań na czas, ponieważ pracują wolno, istnieje kilka sposobów na poprawę szybkości.

• Stań się stałym harmonogramem snu

Musisz być jak najlepiej, jeśli chcesz działać szybciej. I oczywiście nie możesz oczekiwać, że będziesz w 100%, jeśli obudzisz się w 60%. Teraz dla tych, którzy mają dzieci i niemowlęta lub pracują w więcej niż jednej pracy, utrzymanie normalnego harmonogramu snu może być trudne.

Ale jeśli to w ogóle możliwe, dobrze jest pisać ołówkiem w dni, kiedy chcesz wcześnie iść spać. W te dni możesz zaplanować swoją pracę i obowiązki, aby mieć trochę czasu na zadbanie o swój harmonogram snu. Staraj się celować przez co najmniej 7 godzin, ale nie więcej niż 8.

• Ćwicz szybkość w innych codziennych zadaniach

Szybsza praca nie przychodzi nagle. Z czasem stajesz się lepszy, podobnie jak z innymi umiejętnościami: czytaniem, pisaniem, zapamiętywaniem itp. Tak więc jest całkowicie możliwe ćwiczenie szybkości w innych aspektach swojego życia i obserwowanie, jak przekłada się to na twoją pracę.

Na przykład zmywasz naczynia, gdy obiad gotuje się na kuchence. W ten sam sposób możesz na przykład sprawdzać pocztę e-mail w telefonie podczas aktualizacji systemu Windows.

Podobnie, jeśli chcesz przyspieszyć pisanie, po prostu wpisz tekst piosenki, której słuchasz, programu kulinarnego lub filmu. Zobacz, ile spójnego tekstu można z tego wydobyć, podczas gdy dźwięk wciąż trwa.

• Trzymaj się harmonogramu

Z jednej strony prędkość jest pokazywana na podstawie tego, jak szybko wykonujesz poszczególne zadania. Z drugiej chodzi o to, ile zadań możesz wykonać w ciągu kilku godzin, dnia lub tygodnia. W takich przypadkach szybkość jest odzwierciedlona w tym, jak dobrze możesz trzymać się harmonogramu.

Aby uniknąć zwlekania i zachować produktywność dzięki szybkości, trzymaj się swojego harmonogramu „do T”. Oznacza to tworzenie bloków czasowych w swoim harmonogramie (ramy czasowe, ile czasu spędzisz na każdym zadaniu) oraz rozpoczynanie i kończenie zadań z kropką.

Jak to pomaga? Po prostu nie pozwalasz, aby jedno zadanie przeniknęło do czasu potrzebnego na drugie. Powiedzmy, że zaczynasz A i kończysz pół godziny później niż zamierzałeś. Oznacza to, że będziesz miał 30 minut mniej na ukończenie zadania B lub przesuniesz cały harmonogram o 30 minut w górę. W każdym przypadku spowalniasz swoje postępy.

Dodatkowo dotrzymanie terminu każdego zadania sprawi, że lepiej się skoncentrujesz i będziesz mądrzejszy w swoim podejściu do tego zadania, aby nadążyć.

• Podziel swoje zadania

To dobrze znana rada. Mniejsze kroki pomagają w realizacji projektów lub większych zadań.

Wykonanie całościowego złożonego zadania może zająć dużo czasu i energii. Moreso, jeśli nie wiesz, od czego zacząć, lub przytłacza Cię ilość pracy. Ale jeśli najpierw podzielisz to na małe kroki, nie tylko zaczniesz szybciej, ale ułatwisz sobie przejście przez nie w stałym tempie.

Mniejsze, łatwe do wykonania zadania dają niezbędną motywację do dalszej pracy.

• Trzymaj wszystko w zasięgu ręki

Ta rada jest trochę bardziej praktyczna. Kiedy spojrzysz na swoje biurko, czy naprawdę możesz powiedzieć, że wszystko, czego potrzebujesz do pracy, jest w zasięgu ręki? Rzeczy takie jak długopisy, ołówki, dodatkowy papier, karteczki samoprzylepne, nawet drukarka!

Jeśli chcesz być szybszy, nie możesz tak naprawdę wyskakiwać z krzesła, kiedy czegoś potrzebujesz. Chyba że chodzi o przerwę lub odcinek, oczywiście.

Najlepiej trzymać wszystkie podręczne rzeczy na biurku lub w małej szufladzie w zasięgu ręki. Rzeczy jak:

• Materiały biurowe: nożyczki, karteczki samoprzylepne, markery, spinacze, kalkulator, taśma klejąca itp.;
• Przekąski (orzechy, owoce) na te krytyczne chwile spadku cukru we krwi;
• Płyn (woda, sok, kawa, smoothie).

Im mniej razy wstajesz, tym mniejsze szanse na to, że coś niezwiązanego przyciągnie twoją uwagę, powodując rozproszenie uwagi.

• Dowiedz się o skrótach na swoim komputerze

Kolejną fajną sztuczką, aby stać się szybszym, jest poznanie komputera i zorganizowanie go najlepiej, jak potrafisz. Skróć czas, nie szperając w folderach, filtrując e-maile, odpowiadając na nie indywidualnie, a nawet używając myszy.
Oto, co możesz zrobić:

• Oczyść swój pulpit. Zostaw na nim tylko niezbędne foldery;
• Jeśli jesteś użytkownikiem systemu Windows, przenieś wszystkie swoje programy na dolną wstążkę, ponieważ do ich uruchomienia wystarczy jedno kliknięcie, a nie dwa, a nie zajmą one wymaganego miejsca na pulpicie;
• Każdy system operacyjny ma wiele skrótów — poszukaj w Internecie listy i znajdź te, które pomogą Ci poruszać się po systemie bez potrzeby używania myszy. Podobnie jak ctrl + C, a następnie ctrl + V jest znacznie szybsze niż kliknięcie prawym przyciskiem myszy, aby skopiować i wkleić, istnieją setki skrótów do otwierania wiadomości e-mail, nowych folderów, przenoszenia plików itp.

Lepiej zarządzaj czasem

• Uzyskaj silną przewagę na starcie

Ta wskazówka została zaadaptowana z artykułu Simona Reynoldsa na temat Forbes . Twierdzi, że powinniśmy „udawać, że nasz dzień kończy się o 11 rano”, co oznacza, że ​​tworzysz ograniczenie czasowe, w którym musisz do tego czasu zakończyć wszystkie ważne zadania.

Reynolds również zwraca uwagę na dobrą sprawę: zwykle, gdy siadamy do pracy, nie zaczynamy jej od razu. Najpierw kawa, może przeczytanie wiadomości lub filmów online, aktualizacja na Twitterze lub poranny czat ze współpracownikami.

To, co radzi, to unikanie tego rytuału, a zamiast tego zagłębienie się w pracę. Chociaż nieformalny poranek do pracy może być częścią twojego harmonogramu, bardziej prawdopodobne jest, że będzie to początek rozpraszania. Może sprawić, że zaczniesz swoje zadania wolniej i wolniej.

• Popraw priorytety

Tutaj, na blogu Clockify, żarliwie wierzymy, że ustalanie priorytetów jest podstawą doskonałego zarządzania czasem. Zrobiliśmy wiele artykułów i przykładów na temat ustalania priorytetów jako techniki zarządzania czasem. Mocno wierzymy, że prowadzi to do lepszego zarządzania czasem również w życiu osobistym.

Istnieje kilka podejść do ustalania priorytetów, ale najbardziej znanym z nich jest macierz Eisenhowera, w której decydujesz, które zadania są (nie)pilne, a które (nie)ważne.

Wiedza o tym, które zadania mają najwyższy priorytet w oparciu o ich wagę i pilność, zdejmuje z ciebie wielki ciężar. Możesz podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zarządzania czasem. A także, które aspekty Twojej pracy wymagają więcej uwagi, a które zaskakująco – nie.

• Wyznacz jasne cele

Poświęć pół godziny w każdą niedzielę wieczorem, aby przedyskutować ze sobą, jakie powinny być twoje cele na następny tydzień. Co chcesz lub musisz osiągnąć?

A może chcesz dokończyć projekt z powodu zbliżającego się terminu?
A może po nim masz spotkanie, które jest ważniejsze?

Zgodnie ze wskazówką dotyczącą priorytetów dobrze jest wiedzieć, jakie zadanie (lub więcej) jest kluczowe dla Twojej kariery w danym tygodniu, więc ma ono najwyższy priorytet. Następnie możesz zaplanować swój czas z wyprzedzeniem, aby zapewnić mu jak najwięcej czasu. Do tego podejścia trzeba się trochę przyzwyczaić, ale pomyśl o tym jako o przygotowaniu posiłku, tak wiele gospodarstw domowych przysięga.

Zwykle chcą zaoszczędzić czas, nie myśląc codziennie o tym, co ugotować na lunch. Znajdują więc przepisy na tydzień, kupują wszystkie składniki, planują i przygotowują tyle, ile mogą w weekend. Daje to ich czas posiłku strukturę na następny tydzień, co eliminuje wiele stresu z procesu gotowania. Mogą więc skupić się na innych, ważniejszych rzeczach.

Możesz zastosować tę samą metodę do każdego aspektu swojego życia, który wykolei Twoje zarządzanie czasem.

Bądź bardziej skoncentrowany/Wyeliminuj czynniki rozpraszające

Niektórzy szukają poprawy wydajności w pozbyciu się rozproszeń. Działają szybko i wydajnie „w strefie”, ale problemem jest dotarcie do tej strefy. Ciągłe brzęczenie, powiadomienia, paplanina, kuszące rozmowy filmowe na czacie itp.

• Unikaj wielozadaniowości

Wiadomo, że wielozadaniowość powoduje spadek koncentracji. Kiedy przechodzisz z jednego zadania do drugiego, zwykle dotyczy to:

• Odbieranie połączenia;
• Odpowiadanie na pilną wiadomość na czacie;
• Zewnętrzne rozrywki (takie jak zwierzęta domowe, rodzina, dzieci);
• Spotkania,
• Łatwiejsze (szybsze) zadanie, o którym myślałeś itp.

Za każdym razem, gdy zostaniesz przerwany lub przejdziesz do innego zadania, robisz coś, co nazywa się „przełączaniem kontekstu”. Wiadomo, że przenoszenie skupienia z jednego miejsca na drugie bez przerwy powoduje znaczny spadek skupienia. A z każdym nowym zadaniem, które zaczynasz, spada jeszcze bardziej. Tak więc, jeśli to możliwe, trzymaj się jednego zadania, dopóki go nie skończysz, i umieszczaj przypomnienia o nowych, które przyjdą Ci do głowy.

• Nie polegaj na motywacji

Czekając na pojawienie się pomysłu lub bycia w „odpowiednim nastroju” do pracy nad konkretnym zadaniem, z pewnością zauważysz spadek produktywności. Chociaż możesz myśleć, że motywacja pomaga Ci się skoncentrować, w rzeczywistości jest to kwestia dyscypliny. Możesz feng shui na całym biurku, układać najlepszy harmonogram w historii – ale ostatecznie żadna ilość bodźców zewnętrznych nie sprawi, że skupisz się lepiej niż własny mózg.

Tak więc, aby zdyscyplinować się w skupieniu i uniknąć zwlekania, możesz:

• Daj sobie odliczanie dwudziestu sekund, po których bezwzględnie musisz zacząć pracę;
• Miej długopis i papier z boku, gdzie będziesz masowo wyrzucać wszystkie złe pomysły, dopóki nie znajdziesz właściwego;
• Ćwicz pogodzenie się z prymitywnymi szkicami, początkowymi błędami i kiepskimi e-mailami lub prezentacjami, ponieważ strach przed niedoskonałością często sprawia, że ​​zwlekamy;
• Zrób listę rozpraszającą

Czy jest lepszy sposób na wyeliminowanie rozproszeń, które psują twoją koncentrację, poprzez sporządzenie ich listy? Przechodź przez normalny dzień pracy i zwracaj uwagę na każde rozproszenie, które pojawia się na Twojej drodze. Nie zawsze są to media społecznościowe lub nieoczekiwane e-maile i spotkania.

Może to być myślenie o tym, co zjeść na lunch lub jakie artykuły spożywcze należy kupić, a może współpracownik wspomniał o filmie na czacie, a teraz przeglądasz recenzje w Google (lub planujesz, kiedy go obejrzeć).

Zapisywanie rozproszeń może dać zaskakujące rezultaty. Ale przede wszystkim daje dokładniejsze wyobrażenie o tym, z czym musisz walczyć.

• Pracuj z kimś, nawet jeśli jesteś odległy

Niektórzy ludzie są bardziej skoncentrowani podczas pracy z innymi. Odnajdują motywację i energię w pracy innych osób w pobliżu, co przyczynia się do pracowitej atmosfery. Teraz, w czasach, gdy tak wielu z nas pracuje zdalnie i samotnie, znalezienie tego może być trudne. Żadna ilość nagrań dźwiękowych z kawiarni ASMR ani muzyki do pracy nie może ich zastąpić.

Na szczęście istnieją dwa stosunkowo nowe rozwiązania dla tych, którzy uwielbiają mieć „kumpli” do pracy:

• DZIEŃ JASKINI

Caveday.org to strona internetowa, na której ludzie mogą zarejestrować się, aby zostać członkiem społeczności pracowników online. Mają sesje robocze z głębokim skupieniem nad zoomem, z wyciszonymi mikrofonami. Przed każdą sesją wysyłasz administratorowi pokoju, nad czym zamierzasz pracować, a następnie zaczynasz. Na koniec każdej sesji wspólnie sprawdzacie, czy zadania zostały wykonane. Przez cały czas grupa innych zdalnych pracowników również jest na kamerze, co daje przynajmniej pozory przestrzeni biurowej.

• „Ucz się ze mną”

Jeśli nie podoba Ci się pomysł kamerowania z nieznajomymi, zawsze możesz zapytać współpracownika lub przyjaciela, czy chcieliby wypróbować to samo podejście. Jeśli jednak jest to również „nie”, możesz wybrać YouTube. Mianowicie nagrane wcześniej filmy osób uczących się lub pracujących.

Mogą być cicho, z muzyką, z różnymi nastrojami, a nawet dać znać, czy używają techniki Pomodoro i jak będą skonstruowane ich wideo.

Mieć lepsze wyniki

Wydajność może również odzwierciedlać jakość Twojej pracy. Co więcej – ile pracy wysokiej jakości wykonasz w określonym czasie. Oto kilka rad dotyczących sposobów na poprawę wyników końcowych:

• Miej własną osobę „zapewniającą jakość”

Tak jak firma ma dział kontroli jakości, tak i Ty możesz go mieć dla siebie. Jeśli są chętni i zdolni, możesz poprosić znajomych z podobnych dziedzin lub współpracowników, aby ocenili twoją pracę w trakcie jej wykonywania lub na wczesnych etapach.

Co więcej, im bardziej zróżnicowane i częstsze informacje zwrotne otrzymasz, tym lepszy będzie efekt końcowy.

• Nie czekaj, aby zapytać

Kontynuacją poprzedniego punktu byłoby poproszenie o informację zwrotną, gdy tylko będziesz miał coś do pokazania. Czekanie do samego końca z prośbą o komentarze może spowodować poważne niepowodzenie tuż przed upływem terminu (mówiąc z własnego doświadczenia tutaj).

Chociaż możesz uważać, że twoja praca nie jest wystarczająco dobra, aby ktoś ją oglądał lub oceniał i potrzebuje więcej czasu, prawda jest taka – nigdy nie będzie. Kluczem jest odłożenie na bok perfekcjonizmu, ponieważ wczesne informacje zwrotne pozwolą Ci naprawić rzeczy na czas, szybciej i bez stresu.

• Prawidłowo wdrażaj informacje zwrotne

Wreszcie, jeśli chodzi o informacje zwrotne, chociaż nie powinieneś akceptować każdej krytyki, która pojawia się na twojej drodze, nie powinieneś też ich szybko odrzucać. To idzie w parze z akceptacją, że opinie na temat twojej pracy nie są krytyką ciebie jako osoby.

Wybierz ludzi, o których wiesz, że są obiektywni i których opinie cenisz, nawet jeśli ich nie lubisz. Pamiętaj, aby przeanalizować krytykę i rozważnie wprowadzać zmiany, a nie tylko dosłownie. Na przykład:

Jeśli powiedzą: „Nie lubię A, powinieneś użyć C”, właściwym działaniem byłoby zapytać, dlaczego nie lubią A, a nie od razu zmienić go na C. Chcesz wiedzieć, dlaczego coś działa (lub nie), więc może możesz zastosować tę radę w przyszłości. I może, po wyjaśnieniu rozumowania, zdajesz sobie sprawę, że to nie działa dobrze i postanawiasz tego nie brać.

Dlatego pamiętaj o wszystkich otrzymywanych opiniach.

• „Szybsze niepowodzenie”

To musi być jedna z najlepszych wskazówek, których wszyscy się boją. „Szybsza porażka” to koncepcja, która zachęca do popełniania błędów. Ponieważ jeśli boimy się popełnić błąd, odkładamy pracę nad rzeczami, a to ma ogromny wpływ na to, jak bardzo jesteśmy produktywni i zmotywowani. Nie wspominając o tym, że hamuje to nasz rozwój intelektualny.

Tak więc, jeśli chcesz uzyskać lepsze wyniki, będziesz musiał stawić czoła nieudanym zadaniom, projektom i niedotrzymanym terminom. Analizując je, możesz się uczyć i doskonalić. Oczekiwanie na idealny pomysł, przedłużanie terminów, unikanie pomocy – to wszystko wpływa na słabą produktywność i marnowanie czasu.

Mój były pracodawca mawiał: zapisz 30 pomysłów. Ani mniej, ani więcej. Ponieważ z tych 30, 25 będzie naprawdę złych, ale wypompujesz je z mózgu. A potem będą te inne 5, które po prostu mogą działać. Więc budujesz na nich.

• Ustal realistyczne standardy

Chociaż wszyscy uwielbiamy strzelać dla gwiazd (jak uczą nas filmy), prawda jest taka, że… nie ma wstydu, gdy znamy nasze granice. Nie rodzimy się od razu wspaniali we wszystkim. Niektóre rzeczy naturalnie trochę potrwają, zanim zostaną udoskonalone. Tak więc, wybierając zadania, metody lub terminy, upewnij się, że wiesz, jak dobrze Twój poziom umiejętności odpowiada standardom wyznaczonym przez Ciebie lub innych.

Pomyśl o ofertach pracy – nie ubiegałbyś się o stanowisko, które wymaga znajomości języka hiszpańskiego na poziomie C3, gdy masz tylko A2.

To samo dotyczy Twojej własnej pracy i umiejętności. Odłóż na bok swoją dumę i podejmuj zadania, o których wiesz, że potrafisz dobrze wykonać, a które są wystarczająco trudne, aby poszerzyć swoje umiejętności. Odgryzanie więcej niż możesz przeżuć spowoduje słabą jakość efektu końcowego lub pospieszną pracę.

Nie wspominając o całym stresie.

Popraw swoje umiejętności rozwiązywania problemów

Czasami cierpi na tym produktywność, ponieważ nie możemy wystarczająco szybko rozwiązać problemów. Albo stajemy przed wieloma wyzwaniami w pracy, które wymagają pracy zespołowej lub „gaszenia małych pożarów” każdego dnia. Obsługa klienta, kierownicy projektów i kontrola jakości to tylko niektóre działy, które mają tego typu pracę na co dzień.

• Nie wahaj się od pomocy

Większość ludzi będzie chciała pracować samodzielnie nad problemem. Z prośbą o pomoc w pracy jest piętno: świadczy to o słabości lub braku umiejętności, może pracodawca zapisze to w ewidencji jako błąd, wpływa to na jego pewność siebie itp.

Ale prawda nie mogła być dalej od tego. Coraz więcej prezesów popiera otwartą współpracę, a współpracownicy proszą się o pomoc. W końcu popycha projekty do przodu, zapewnia, że ​​żadne terminy nie są przekraczane, i pozwala ludziom uczyć się nowych sztuczek w branży.

• Często burz mózgów (a nawet poza pracą)

Burza mózgów to akt dyskusji lub „odbijania się od siebie nawzajem” z grupą ludzi. Kiedy masz konkretny problem, którego nie możesz rozwiązać, jednym ze sposobów na przyspieszenie procesu jest pozyskanie współpracowników i zorganizowanie szybkiego spotkania.

Podczas burzy mózgów każdy przedstawia pomysły lub zadaje pytania dotyczące problemu, aby wspólnie znaleźć najlepsze rozwiązanie. Ponownie, zwiększa to produktywność, ponieważ pomysły innych zasilają Twój własny „bank mózgów” do wykorzystania w przyszłości, a także przyspiesza cały proces.

• Spójrz na mapy myśli i inne techniki

Jedną z metod ściśle związanych z burzą mózgów jest tworzenie map myśli. Jako pomoc wizualna mapa myśli to sieć kluczowych fraz odnoszących się do problemu, który chcesz rozwiązać, lub pomysłu, który chcesz oderwać od ziemi.

Mapy myśli pozwalają odejść (dosłownie) od problemu i przenieść myśli z głowy na tablicę lub kartkę papieru. Pomaga tworzyć nowe połączenia, aby szybciej znaleźć rozwiązanie.

Stań się lepszy w organizowaniu

Organizacja polega na tym, by stać się lepszym priorytetem. Jak mówi Prawo Parkinsona: „Praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Oznacza to, że jeśli masz zadanie 30-minutowe, a termin upływa jutro, prawdopodobnie przeciągniesz je do ostatnich pięciu minut przed terminem. Jednak przez cały czas, aż do następnego dnia, twój umysł będzie zajęty myślami o tym i niepokojem, czy dotrzymasz terminu. Ale przez cały czas będziesz zwlekał.

Oto kilka wskazówek, aby lepiej organizować swój harmonogram.

• Zorganizuj swoją fizyczną przestrzeń

Popularny YouTuber dotyczący produktywności, Thomas Frank, ma świetną radę dla każdego, kto chce poprawić tę umiejętność – organizuj przestrzeń wokół siebie, kiedy tylko możesz. Często słyszałeś, że czysta przestrzeń zmotywuje Cię do większej produktywności. Jednak wyrobienie w sobie nawyku umieszczania rzeczy fizycznych z powrotem na ich miejscu polega bardziej na tworzeniu powinowactwa do porządku.

Kiedy już opanujesz utrzymywanie porządku, oznaczeń i innych rzeczy w obszarze roboczym, zacznie to przenosić się do Twojej mentalnej przestrzeni. Będziesz wiedział znacznie lepiej, jak organizować pulpit, pliki robocze, zadania i archiwa.

• Znajdź system, który działa dla Ciebie

W swoim filmie Frank dalej sugeruje, że każda osoba ma swój własny system organizowania myśli, banków pamięci, a także przestrzeni fizycznej. Tak więc, aby właściwie uformować ten nowy nawyk, najlepiej byłoby przeprowadzić rozeznanie, jakiego rodzaju organizatorem możesz być.

• Popraw swoje priorytety

Sposób, w jaki ustalasz priorytety (zadania, cele życiowe, cele zawodowe) bezpośrednio wpływa na Twój harmonogram i sposób jego organizacji. Kiedy zbliżasz się do końca dnia pracy z poczuciem, że nie wykonałeś wystarczająco dużo sensownej pracy, zaczynasz wierzyć, że nie jesteś produktywny.

Kiedy w rzeczywistości po prostu nie określiłeś priorytetów swoich zadań na tyle dobrze, aby czuć się produktywnym. Oto jak możesz pracować nad ustalaniem priorytetów:

• Zacznij korzystać z matrycy Eisenhowera (którą poruszyliśmy powyżej);
• Przypisz numery priorytetowe od 1 do 10 (od najniższego do najwyższego);
• Wypróbuj metodę „Zjedz żabę”;
• Sporządź listę swoich długoterminowych celów zawodowych, a następnie podziel je na bardziej szczegółowe. Następnie oprzyj swój harmonogram wokół tych zadań, które przyczyniają się do długoterminowego postępu celu.

Krok trzeci: znajdź sprawcę nieproduktywności

Podejdź do problemu z produktywnością, patrząc na niego obiektywnie. Często mamy trudności z przyznaniem się przed sobą, jak łatwo ulegamy rozproszeniu i zwlekaniu. Ale jeśli chcemy się poprawić, najpierw musimy zobaczyć „brzydką stronę”.

Czynniki wpływające na produktywność

• Kunktatorstwo
• Wysokie oczekiwania
• Nierealistyczne terminy
• Większe obciążenie pracą
• Zmęczenie i wypalenie
• Słaba komunikacja, brak informacji
• Za mało opinii/uczucie niedoceniania

To wszystko są powody znacznych spadków produktywności. Zwłaszcza jeśli występują przez dłuższy czas.

A zatem wiedza o tym, co negatywnie (i pozytywnie) wpływa na Twoją produktywność, to już połowa sukcesu. Znalezienie trwałego rozwiązania staje się znacznie łatwiejsze. Aby uniknąć zagłębiania się w brak produktywności w tym artykule, mamy dużo więcej zasobów gdzie indziej:

Jak rozpoznać zmarnowany czas i nieefektywność

Radzenie sobie z prokrastynacją – dlaczego tak się dzieje i jak to naprawić

Krok czwarty: wyznacz jasne cele

Gdy już wiesz, w którym obszarze produktywności musisz poprawić, następnym krokiem jest wyznaczenie bardzo jasnych celów. Aby osiągnąć rzeczywisty postęp, potrzebne są kamienie milowe do pokonania. To jedyny sposób, aby:

• Wiedz, czy zmierzasz we właściwym kierunku;
• Dowiedz się, które metody działają szybciej niż inne;
• Zidentyfikuj nowe przeszkody;
• Pchnij się do przodu.

Gdy istnieją precyzyjne kryteria, które musisz spełnić w określonym czasie, będziesz bardziej zmotywowany, a przepływ pracy usprawniony, niż gdybyś ich nie miał.

Jak wyznaczasz cele?

Na ten temat napisaliśmy wiele artykułów, które znajdziecie poniżej. Ale w istocie istnieje kilka sposobów.

• Wyznaczaj cele z perspektywy ogólnego rozwoju kariery;

Myśl krótko- i długoterminowo, zaplanuj dodatkową edukację (kursy, korepetycje, seminaria),…

• Skorzystaj z metodologii celów SMART;

Konkretny , mierzalny , osiągalny , istotny , ograniczony czasowo

• Pobierz kilka aplikacji, które pomogą Ci śledzić postępy i popchnąć Cię do przodu;
• Wypróbuj OKR (cele i kluczowe wyniki)

Metoda, która pomogła firmom takim jak Google dotrzeć do miejsca, w którym są dzisiaj.

Jaki cel musi mieć

Pomijając metody, każdy cel musi zaznaczyć kilka pól, aby mógł być uważany za użyteczny i postępowy.

Musi być obiektywny – co oznacza, że ​​nie należy przeceniać lub lekceważyć siebie.

Wyznaczaj cele w zależności od realistycznych czasów, w których możesz zakończyć zadania lub projekty, a także odpowiednio ustaw ich poziom trudności.

Cel powinien być osiągalny – więc zacznij od małych kroków, a kiedy poczujesz rytm (co dokładnie pcha Cię do większej produktywności), spróbuj poszerzyć te cele.

Na przykład: Najpierw spróbuj pracować z głębokim skupieniem, nieprzerwanie, przez 25 minut. Następnie, po tygodniu, zwiększ tę liczbę do 40 minut. Po kolejnym tygodniu, jeśli nawyk się utrzyma, wyznacz sobie nowy cel na 50 minut.

Cel musi być konkretny – powyższy przykład pokazuje, jak działa to kryterium.

Każdy wyznaczony cel musi mieć określony poziom umiejętności, który musisz osiągnąć, oraz ramy czasowe do jego osiągnięcia. W przeciwnym razie nie da się śledzić postępów.

Upewnij się, że Twoje cele zawierają te trzy kroki w każdym zaplanowanym przez Ciebie celu, a reszta podróży będzie znacznie łatwiejsza.

Krok piąty: popraw swój sposób mówienia

Kolejna część drogi do zwiększenia produktywności obejmuje zmianę nastawienia na bardziej wspierające.

Praca nad doskonaleniem swoich umiejętności i budowaniem nowych nawyków nie jest łatwym zadaniem. Zwłaszcza jeśli masz zwyczaj zbyt wiele od siebie oczekiwać lub jesteś zbyt surowy w kwestii własnych postępów. Surowość wobec siebie jest jednym z największych powodów, dla których rezygnujemy z nowych nawyków lub popadamy w półmetek. Jak więc możesz być swoją najlepszą cheerleaderką, pozostając realistą?

• Zapisz swoją negatywną przemowę

Usiądź i kop głęboko. Pomyśl o tym kroku jako o sesji terapeutycznej z samym sobą. Zidentyfikuj wszystkie sposoby, w jakie negatywnie mówisz do siebie, skarcisz się za swoje porażki, wymyślasz wymówki itp. Zapisz sytuacje, uczucia i rezultaty, które przyszły z tej negatywnej rozmowy.

Jest to jednak proces i nie będziesz w stanie zidentyfikować wszystkich sposobów, w jakie się poniżasz. Ale ważne jest, aby nauczyć się rozpoznawać negatywne zachowanie, powstrzymywać się i znaleźć nowy sposób radzenia sobie z problemem lub przeszkodą. Na przykład przegapiłeś termin, gdy mniej wykwalifikowany współpracownik skończył pracę jeszcze wcześniej.

Negatywna samoocena: „Co się stało? Co jest ze mną nie tak? Za dużo zwlekałem/Nie pracowałem wystarczająco ciężko. Czy pracowali więcej nadgodzin niż ja? Może powinienem był pracować dłużej…”

I spirala trwa, dopóki nie zaczniesz myśleć, jak zły jesteś z osoby lub jak niekompetentny jesteś (we własnej głowie). Ten rodzaj myślenia w żaden sposób nie pomaga popychać Cię do przodu. Zamiast tego zamyka cię w pętli, w której nigdy nie myślisz, że jesteś wystarczająco dobry, ani że nigdy się nie poprawisz.

Pozytywna samoocena: „Ok, coś się tu wydarzyło. Co mnie ominęło? Co mogłem zrobić lepiej? To pomyłka i zdarza się każdemu – więc czego mogę się z tego nauczyć? Wydaje się, że X i Y rozpraszały mnie, więc następnym razem spróbuję czegoś innego”.

Chociaż możemy sądzić, że za naszą negatywną gadaniną kryje się dobrze nastawiona intencja, by się popchnąć, to pozytywna rozmowa daje rzeczywiste rezultaty. Jest zorientowany na cele i rozwiązania, nie skupia się na przyczynach i konsekwencjach bardziej niż to konieczne i nigdy nie przyrównuje twoich niepowodzeń i sukcesów zawodowych do ciebie jako osoby .

• Naucz się akceptować porażkę

Porażka jest całkowicie normalnym, powszechnym i oczekiwanym procesem. Najlepsze przykłady są wszędzie. Znamy już popularne powiedzenie, że nikt nie powinien porównywać własnego życia do czyjejś „rolki najciekawszych momentów”. Tesla, Apple, Sony i wiele innych to firmy, które wyświetlają swoje podświetlane bębny, podczas gdy za kulisami są tysiące błędów i niepowodzeń, na których zbudowano ich produkty.

Thomasa Edisona podobno kiedyś zapytano, jak to było, gdy projektowałem żarówkę tyle razy, że się nie powiodło, na co odpowiedział: „Nie zawiodłem 1000 razy. Żarówka była wynalazkiem z 1000 stopni.”

A więc przyzwyczaj się do porażki i oswajaj z nią. Ponieważ kiedy napotykasz swoje błędy, łatwiej jest się z nich uczyć i nie powtarzać ich w przyszłości. Rozdziel je, przeanalizuj ich przyczyny i reakcje, i zobacz, jak następnym razem możesz zrobić lepiej. A jeśli znowu ci się nie uda – to również jest ważne. Tak długo, jak będziesz pchał i robił postępy krok po kroku.

Krok szósty: Śledź i rejestruj swoje postępy

Kiedy strach przed porażką i syndrom oszusta spadnie do rozsądnych poziomów, możesz zacząć od właściwej pracy. Korzystanie z gotowych harmonogramów i przestrzeganie wyznaczonych celów to tylko połowa historii. Śledzenie postępów to druga połowa.

Dlaczego to ma znaczenie, czy śledzę postępy, czy nie?

Aby poprawić produktywność, musisz wiedzieć, gdzie popełniasz wpadki, jak często się zdarzają, znaleźć godziny szczytu (kiedy jesteś najbardziej skoncentrowany), a nawet sposób, w jaki przerwy na jedzenie wpływają na Twój przepływ pracy.

• Określona żywność może sprawić, że będziesz mniej lub bardziej produktywny. Wgląd w te dane może dać ci znać, które pokarmy spowalniają twój metabolizm, powodując senność i utratę koncentracji. Podwójny cheeseburger z frytkami i smażoną cebulką sprawi, że będziesz mieć ochotę na drzemkę, a domowy grillowany kurczak z warzywami na boku sprawi, że poczujesz się syty bez senności. Naucz się żywności zwiększającej produktywność i przygotuj zdrowy, spersonalizowany plan posiłków.
• Korzystając z narzędzia do śledzenia czasu, możesz określić, które zadania trwają dłużej lub krócej, co prowadzi do lepszych szacunków czasu w przyszłości. Możesz znacznie lepiej zorganizować swój dzień, co z kolei prowadzi do większej ilości wolnego czasu.
• Czas śledzenia pomaga również zauważyć, jak często się rozpraszasz. Nawet jeśli trwa to 5 minut na raz, minuty mogą skumulować się do godziny lub nawet więcej dziennie!

Bez takich ważnych informacji jest mniej prawdopodobne, że zrobisz postępy. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like W podsumowaniu

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.