Come impostare e gestire le firme di posta elettronica a livello aziendale in Outlook

1. Perché utilizzare il componente aggiuntivo Microsoft Newoldstamp?
2. Come impostare l'integrazione Newoldstamp tramite il componente aggiuntivo Microsoft
3. Firma e-mail come canale di marketing aggiuntivo
4. Come impostare campagne banner
5. Usa la funzione di analisi per monitorare le prestazioni delle tue firme

Se hai mai provato a configurare le firme e-mail per l'intero team in Outlook, probabilmente sei ben consapevole di quanto possa essere una seccatura.

Creare un marchio e un messaggio coerenti è già abbastanza difficile, ma poi devi capire come convincere ogni dipendente ad applicare correttamente la propria firma e utilizzarla nelle proprie comunicazioni. E poi devi capire come prevenire problemi di consegna, che potrebbero far deragliare intere conversazioni con clienti chiave e partner commerciali.

La buona notizia è che se si utilizzano gli strumenti giusti, il processo di configurazione delle firme di posta elettronica a livello aziendale in Outlook non deve essere complicato. Con il nostro nuovo componente aggiuntivo Microsoft 365 per Outlook , puoi distribuire firme e-mail professionali direttamente dal dashboard alle e-mail di tutti i dipendenti.

Invece di fare in modo che i tuoi dipendenti scarichino e configurino manualmente le loro firme, il nuovo componente aggiuntivo semplifica il processo e garantisce coerenza all'interno dell'organizzazione. Scopri come funziona il componente aggiuntivo Microsoft e come sfruttare appieno le sue funzionalità di seguito.

Perché utilizzare il componente aggiuntivo Microsoft Newoldstamp?

Quando si scopre come impostare una firma in Outlook , ci sono molte ragioni per passare al nuovo componente aggiuntivo Microsoft Newoldstamp.

Copiare e incollare le firme è una seccatura abbastanza grande quando si lavora da soli. Quando devi assicurarti che ogni dipendente abbia dettagli coerenti nella propria firma e che venga inviato con ogni e-mail, le cose possono diventare molto più complicate molto rapidamente.

Quando usi Newoldstamp e il suo comodo componente aggiuntivo Microsoft, elimini istantaneamente la stragrande maggioranza delle attività manuali che dovrebbero essere eseguite in tutta l'azienda per garantire firme coerenti. Il componente aggiuntivo è progettato per fornirti una dashboard centrale che controlla ogni aspetto della tua strategia di firma e-mail, consentendoti di apportare modifiche di grande impatto con un semplice clic.

Ma in che modo esattamente l'impostazione della firma di Outlook utilizzando il componente aggiuntivo di Newoldstamp può semplificare il processo? Bene, ci sono molte ragioni per cui lo strumento può essere un punto di svolta per le piccole e medie imprese, così come per le piccole imprese.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi di maggior impatto che può offrire di seguito.

Aggiorna firme automaticamente

Forse la sfida più grande che potresti incontrare quando si implementa una politica di firma e-mail a livello aziendale è convincere ogni dipendente a seguire le linee guida e utilizzare correttamente le firme e-mail. Anche se fai del tuo meglio, un processo manuale ti garantirà quasi che avrai a che fare regolarmente con firme incoerenti.

Nel frattempo, se usi il componente aggiuntivo di Outlook, puoi risparmiare molto tempo e fatica aggiornando le firme dei dipendenti senza il loro coinvolgimento tramite la sincronizzazione con Azure Active Directory. Ciò garantisce che le firme siano coerenti in tutta l'azienda e che il tuo marchio sia rappresentato nel miglior modo possibile con ogni e-mail che esce.

Puoi personalizzare le firme utilizzando i modelli di firme professionali Newoldstamp, che ti consentono di impostare tutto rapidamente e apportare modifiche mentre scopri quali design di firme stanno offrendo i migliori risultati. Puoi utilizzare banner, icone dei social media, inviti all'azione e altri elementi per assicurarti che la firma di ogni dipendente abbia il massimo impatto.

Non è necessario che i dipendenti installino il componente aggiuntivo

Una delle parti più frustranti della centralizzazione degli sforzi di marketing all'interno della tua azienda è che i dipendenti eseguano attività manuali, come l'installazione di componenti aggiuntivi o software che dovrebbero capire come utilizzare da soli.

Il software Newoldstamp elimina questo problema, poiché l'amministratore di Microsoft 365 può installare il componente aggiuntivo in tutti gli Outlook centralmente tramite Microsoft 365 Admin Center per gli utenti dell'organizzazione. I dipendenti non dovranno nemmeno installare il componente aggiuntivo o fare nulla da soli; ogni aspetto della firma viene gestito centralmente, con il componente aggiuntivo distribuito dall'amministratore di Office 365 negli account Outlook dei singoli dipendenti.

Invece di passare giorni o addirittura settimane a convincere tutti a installare e imparare a utilizzare il componente aggiuntivo per la firma, puoi iniziare a utilizzare immediatamente le sue funzionalità. Collega semplicemente le e-mail del tuo team tramite Azure Active Directory e sarai pronto per iniziare a personalizzare e sincronizzare le firme dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 .

Nessun altro può modificare le firme

Come accennato in precedenza, la coerenza è fondamentale quando si cerca di massimizzare l'impatto positivo che le firme e-mail possono avere sulla propria azienda. E poiché la firma Newoldstamp per il componente aggiuntivo Outlook non richiede alcuna azione da parte dei dipendenti, ciò significa anche che non dovrai preoccuparti che apportino modifiche che potrebbero causare problemi.

Non consentire ai dipendenti di modificare e personalizzare le proprie firme può sembrare limitante, ma in realtà è un passaggio importante per impedire che informazioni false o fuorvianti entrino nella firma finale che viene inviata. Le persone possono sempre partecipare alla progettazione delle firme e dare suggerimenti, ma passare attraverso una dashboard di amministrazione centrale garantisce che eventuali modifiche siano approvate e contengano dettagli accurati sull'azienda, sul singolo dipendente e su qualsiasi altra cosa che desideri venga inclusa.

Le firme appariranno automaticamente

Quando crei firme per l'intera organizzazione, una cosa che vuoi assicurarti è che le persone che le utilizzano abbiano un'esperienza semplice. E con Newoldstamp, il processo di configurazione della firma e-mail di Outlook non richiede agli utenti di intraprendere alcuna azione.

Ogni volta che un utente scrive un'e-mail, la firma apparirà automaticamente, riducendo il numero di passaggi da eseguire e massimizzando le possibilità che le firme vengano effettivamente utilizzate in tutta l'azienda.

La firma può essere vista nel corpo dell'e-mail mentre viene composta, eliminando qualsiasi incertezza per l'utente e fornendo loro un'esperienza conveniente, una sensazione di sicurezza e la certezza che la firma raggiungerà il destinatario ogni volta .

Rischio ridotto di ritardi nella consegna e di e-mail che non vengono inviate

Quando la tua azienda invia e-mail aziendali, desideri che vengano consegnate rapidamente e senza ritardi. Ancora più importante, è necessario che raggiungano il destinatario di destinazione e non finiscano contrassegnati o nella cartella spam.

Tuttavia, alcuni processi di firma dell'e-mail richiedono il reindirizzamento dell'e-mail per funzionare, il che può causare problemi di consegna significativi che possono interrompere la comunicazione. In questo scenario, un messaggio di posta elettronica creato deve passare a Microsoft Azure Active Directory, quindi al sito Web del provider di servizi di firma, quindi di nuovo ad Azure e solo successivamente al destinatario. Come puoi immaginare, l'ampio reindirizzamento aumenta notevolmente le possibilità che l'e-mail venga contrassegnata e non consegnata.

Nel frattempo, quando si utilizza il componente aggiuntivo Newoldstamp Outlook elimina questo problema perché il processo è molto più semplice, poiché l'e-mail viene creata con la firma già aggiunta. Ciò significa che può quindi passare direttamente a Microsoft Azure ed essere inviato al destinatario senza reindirizzamenti, potenziali ritardi di consegna o altri problemi.

Come configurare l'integrazione Newoldstamp tramite il componente aggiuntivo Microsoft

Il collegamento della firma Newoldstamp nell'e-mail di Outlook è un processo intuitivo e conveniente, anche quando si impostano le firme per i team più grandi. Il componente aggiuntivo utilizza le informazioni già disponibili in Microsoft 365 Active Directory, consentendo di creare firme istantaneamente utilizzando l'API Graph.

In effetti, il processo richiede solo pochi semplici passaggi che dovrai completare. Ma come impostare una firma in Outlook per la prima volta? Esaminiamo le diverse opzioni di seguito.

Configurare un'integrazione con Microsoft 365 Active Directory

Il primo passaggio del processo è la registrazione dell'app Microsoft Graph in Microsoft Azure Active Directory . Questo è importante per garantire che il tuo account sia connesso e che la firma possa essere applicata automaticamente a ogni email.

Innanzitutto, dovrai registrare la tua app in Azure Active Directory. Potrai quindi inserire il nome, selezionare gli account supportati e selezionare un URL di reindirizzamento, se lo desideri.

Dopo aver registrato l'account, dovrai creare un segreto client per la nuova applicazione. Puoi farlo anche in Azure Active Directory, nelle registrazioni delle app. Lì, in Certificati e segreti, fai clic su Nuovo segreto client per aggiungerlo. Scrivi una descrizione, imposta una data di scadenza e salva il codice segreto che ti servirà per accedervi in ​​seguito.

A questo punto, puoi selezionare l'applicazione che hai creato e andare su Permessi API. Puoi quindi aggiungere autorizzazioni a gruppi e utenti, concedendo il consenso dell'amministratore in base ai criteri che decidi.

Infine, vai all'applicazione Newoldstamp e inserisci l'App ID, il Client Secret e l'ID tenant per finalizzare il processo di integrazione.

Come distribuire il componente aggiuntivo Microsoft nell'interfaccia di amministrazione

Quando inizi a utilizzare il sistema professionale di gestione delle firme di Outlook di Newoldstamp, potresti chiederti se ogni dipendente debba installare il componente aggiuntivo da solo. Tuttavia, quando si utilizza il componente aggiuntivo Newoldstamp per Outlook, è preferibile distribuire i componenti aggiuntivi di Office agli utenti dell'organizzazione in modo centralizzato , utilizzando la funzionalità di distribuzione centralizzata.

Per iniziare, vai all'interfaccia di amministrazione e seleziona l'opzione Distribuisci componente aggiuntivo. Ti verrà quindi chiesto di caricare app personalizzate, cosa che puoi fare scaricando il file manifest.xml per Newoldstamp.

Quindi, sarai in grado di configurare la distribuzione del componente aggiuntivo assegnando gli utenti. Puoi selezionare Tutti, Utenti/gruppi specifici o Solo io, a seconda delle tue preferenze. Una volta distribuito il componente aggiuntivo, verrà visualizzato un segno di spunta verde per confermare che tutto funziona correttamente.

Crea firme per il team

Outlook può diventare un'app incredibilmente flessibile e conveniente durante la creazione di firme di posta elettronica con Newoldstamp . Utilizzando il componente aggiuntivo Microsoft Newoldstamp, puoi generare firme e-mail a livello aziendale che sembreranno coerenti e appariranno automaticamente.

Diamo un'occhiata ai diversi modi in cui puoi impostare rapidamente le firme per il tuo team.

Come importare dati da Active Directory utilizzando il componente aggiuntivo?

L'importazione dei dati da Active Directory è un processo rapido che richiede solo pochi passaggi. Dopo aver confermato che le informazioni sull'utente in Azure Active Directory sono corrette e pronte, è possibile creare una firma principale che verrà usata come modello per le firme standardizzate tra i reparti o l'intera azienda. Puoi includere elementi come il nome, il sito Web e il logo dell'azienda, nonché varie informazioni personali che puoi personalizzare. I dettagli aziendali che decidi di includere possono essere scelti come predefiniti per tutte le firme, garantendo la coerenza in ogni firma.

Una volta che la firma principale è pronta, puoi fare clic sul pulsante Importa dati e selezionare Microsoft 365 Active Directory. Ciò ti consentirà di mappare i campi della firma, collegandoli ai dati rilevanti per garantire la coerenza. Sarà inoltre necessario selezionare se si desidera importare le foto personali dalla Directory personale, altrimenti verrà utilizzata quella della Master Signature.

Infine, scegli se vuoi importare tutti gli utenti o selezionare singoli utenti o gruppi. Quindi, fai clic su Importa e le firme e-mail verranno generate automaticamente. Dovresti esaminarli per assicurarti che i dati siano corretti.

Come creare firme utilizzando un file CSV?

Puoi anche creare firme utilizzando un CSV se devi creare molte firme simili. Funziona bene anche se hai solo bisogno di aggiungere alcune firme e-mail e vuoi essere in grado di compilare rapidamente alcuni campi personali mantenendo gli altri fissi.

Innanzitutto, dovrai creare un design e un layout della firma che ti piacciono e selezionare i campi che desideri bloccare, rendendoli coerenti in tutte le firme. Compila questi campi e lascia quelli che intendi lasciare sbloccati (cioè modificabili).

Quindi, fai clic su Importa dati e seleziona il file CSV per scaricarlo. Apri il file CSV sul tuo computer e inserisci le informazioni che hai lasciato sbloccato. Quindi, carica semplicemente il file CSV aggiornato, consenti l'importazione e le tue firme saranno pronte per l'uso in pochi secondi!

Come aggiornare le firme in Outlook?

Se desideri aggiornare le firme in Outlook, puoi farlo modificando il modello nella dashboard centrale, selezionando i criteri che desideri modificare e personalizzando i dettagli di conseguenza. Indipendentemente dal metodo utilizzato per aggiungere le firme, Newoldstamp rende facile apportare modifiche rapide e garantire che le informazioni siano corrette e aggiornate. E quando un amministratore di Microsoft 365 autorizzato apporta modifiche alla firma principale, anche tutte le firme del dipartimento erediteranno immediatamente le modifiche.

Come distribuire le firme utilizzando il componente aggiuntivo Microsoft 365?

A questo punto, dovresti avere le tue firme pronte importandole da Active Directory, utilizzando il metodo del file CSV o creando ognuna di esse manualmente. Ma affinché le firme siano utili, è comunque necessario distribuirle ciascuna ai rispettivi utenti che rappresentano.

La buona notizia è che il processo di distribuzione delle firme utilizzando il componente aggiuntivo Microsoft 365 è relativamente semplice.

Dopo aver verificato che le firme contengano le informazioni corrette, vedrai un pop-up che ti mostra l'elenco delle firme. Se vengono creati utilizzando account Microsoft 365, verranno automaticamente associati alla persona giusta tramite il suo indirizzo di posta elettronica.

Tuttavia, per le firme create manualmente, dovrai associarle a un indirizzo e-mail. Dovrai inserire ogni firma e-mail e fare clic su Verifica utenti per verificare se esistono in Active Directory. Una volta verificato, fai clic su Distribuisci e le firme inizieranno a essere implementate. Una volta completato con successo, dovresti vedere un'etichetta "Installato" su di essi.

Se apporti modifiche alla firma, dovrai ridistribuire la firma principale o le firme dei singoli utenti, a meno che tu non crei le firme tramite Active Directory e non abbia abilitato l'Aggiornamento automatico della firma, che lo sincronizzerà ogni sette giorni.

Firma e-mail come canale di marketing aggiuntivo

Le firme e-mail non sono solo un modo per mantenere la coerenza nelle comunicazioni e fornire più contesto in ogni e-mail inviata dalla tua azienda. È anche un utile canale di marketing aggiuntivo che può aiutare con il branding, la generazione di lead e le vendite.

In effetti, puoi eseguire una campagna di marketing di firma e-mail di successo per una serie di motivi convincenti . Diamo un'occhiata a loro di seguito.

Distribuzione dei contenuti

Creare contenuti è un duro lavoro. Che tu stia scrivendo post sul blog, realizzando video o mettendo insieme infografiche complete, dovrai dedicare molto tempo a ciascun contenuto se vuoi che il tuo pubblico sia interessato.

Per questo motivo, quando hai un articolo o un video fresco che sai che i tuoi clienti apprezzeranno, vuoi farlo conoscere a quante più persone possibile. E le firme e-mail potrebbero essere il canale perfetto per ottenere ai tuoi contenuti l'esposizione iniziale di cui ha bisogno per decollare e potenzialmente diventare virale.

Quando imposti un sistema per includere contenuti importanti nelle firme e-mail della tua azienda, non sei limitato a promuovere solo gli aggiornamenti del blog; puoi anche mostrare i tuoi nuovi rapporti ed ebook, collegandoti ai tuoi lead magnet e convincendo le persone a entrare nelle tue canalizzazioni. Le firme e-mail possono anche essere utilizzate per promuovere i tuoi webinar, che possono trasformarsi in potenti strumenti per generare vendite se ottieni l'offerta davanti alle persone giuste.

Supporto alle vendite

Un altro modo per utilizzare le firme e-mail per il marketing è un veicolo efficace per supportare e aumentare le vendite. Poiché la consegna e la leggibilità delle e-mail sono così elevate, è il posto perfetto per inserire informazioni importanti sui tuoi prodotti che possono portare a più vendite senza che tu debba fare nient'altro.

Ad esempio, puoi condividere i mercati in cui i clienti possono accedere ai tuoi prodotti, semplificando l'acquisto da te e incoraggiando le persone a controllare la tua selezione. Puoi anche condividere i tuoi premi, promuovere offerte speciali e aggiungere allettanti pulsanti di invito all'azione che incoraggiano le persone a pianificare una demo o iniziare la prova gratuita.

Ottieni follower sulle tue pagine aziendali

I social media rimangono un potente strumento per coinvolgere il tuo pubblico e far notare il tuo marchio online. Ma per sfruttare al meglio ciò che i social media per le aziende hanno da offrire, è necessario utilizzare metodi efficaci per aumentare costantemente il numero di follower mese dopo mese.

E quando utilizzi firme e-mail professionali, puoi facilmente inserire icone di social media per varie piattaforme in cui sei presente, consentendo alle persone di saperne di più sulla tua attività e seguire i tuoi account per aggiornamenti, offerte e contenuti informativi.

Promuovi eventi con il marketing delle firme e-mail

Se hai un evento imminente, il tuo successo dipenderà in gran parte dalla possibilità di far sapere ai tuoi migliori potenziali partecipanti quando sta accadendo e di cosa si tratta. E mentre ci sono molti modi per farlo, è molto facile creare un banner accattivante su una firma e-mail che farà conoscere alle persone il tuo evento e perché è qualcosa da non perdere.

In questo modo, ogni e-mail che tu e il tuo team inviate diventa un invito indiretto al vostro evento, aumentando le vostre iscrizioni virtualmente con il pilota automatico dopo la configurazione iniziale.

Come impostare campagne banner

Una campagna banner efficace può portare i tuoi sforzi di marketing di firma a un nuovo livello. Ma anche se i banner possono essere incredibilmente potenti e permetterti di promuovere le tue migliori offerte, nuovi lanci o eventi, capire come creare e integrare perfettamente un banner in una firma e-mail non è facile.

Quindi, per aiutarti a iniziare a utilizzare le campagne banner, esaminiamo cosa sono e come funzionano.

Che cos'è un banner di firma e-mail?

Un banner di firma e-mail è un'immagine grafica per un annuncio che viene inserito sotto i dettagli di contatto in una firma. Questi banner sono un ottimo modo per mostrare informazioni rilevanti che invogliano gli utenti a saperne di più sulla tua azienda, sulle sue offerte o sulla selezione dei prodotti.

Se utilizzati in modo efficace, i banner nelle firme e-mail sono un modo eccellente per aggiungere un elemento visivo che attiri l'attenzione che attirerà i lettori a fare clic sui tuoi collegamenti, fornendoti traffico e potenziali vendite.

Uno degli aspetti migliori dell'utilizzo dei banner di firma è che, una volta impostati, ogni e-mail che invii conterrà un CTA personalizzato che lavorerà per far crescere la tua azienda, completamente con il pilota automatico. Oltre a fungere da strumento di lead generation, rafforzerà anche l'immagine del tuo marchio e racconterà una storia su ciò che la tua azienda fa e rappresenta, che è una parte cruciale per stabilire una relazione più forte con ogni persona con cui la tua azienda interagisce.

Ci sono dozzine di momenti in cui l'utilizzo di banner firmati è la soluzione perfetta. E con Newoldstamp, puoi impostarne uno in pochi minuti e aggiornarlo facilmente per presentare le tue offerte più recenti e pertinenti.

Come funzionano i banner di firma e-mail?

I tuoi dipendenti inviano migliaia di e-mail ogni anno. E ognuna di queste e-mail è una grande opportunità per informare i destinatari sul tuo marchio, prodotti e notizie. Ma senza un comodo sistema per creare, aggiornare e pianificare i banner delle firme, è praticamente impossibile garantire che le firme vengano visualizzate correttamente e siano utilizzate dai dipendenti.

La buona notizia è che con Newoldstamp, creare campagne di banner di firma e-mail unificate e coerenti è molto semplice. In effetti, puoi anche programmare in anticipo gli aggiornamenti dei banner e farli apparire in orari prestabiliti, ad esempio prima delle promozioni stagionali.

Per impostare un banner di firma e-mail , vai al tuo account Newoldstamp e seleziona la scheda Campagne banner. Quindi, scegli un banner dalla galleria o carica il tuo e fai clic su pianifica la campagna. Assicurati di dare un nome alla tua campagna e personalizzare i dipartimenti o gli utenti che desideri utilizzarla.

È quindi possibile applicare l'indirizzo della pagina a cui verranno indirizzati gli utenti e specificare il periodo di tempo per il quale la campagna banner deve essere attiva.

A questo punto, la scheda Campagne banner inizierà a mostrare il tuo banner e sarà il luogo in cui potrai accedere e gestire le tue campagne banner in futuro. Puoi avere banner attivi, completati e predefiniti, che sono banner utilizzati dai dipartimenti quando non sono in esecuzione altre campagne attive.

Utilizza la funzione di analisi per monitorare le prestazioni delle tue firme

L'unico modo per sapere che le tue campagne di firma e-mail stanno funzionando è monitorare le prestazioni . Ma quando hai collegamenti nel tuo logo, icone social, sito Web e banner, è facile rimanere sopraffatti dal processo di tenere sotto controllo il rendimento dei diversi collegamenti.

Ma quando usi Newoldstamp, il processo di raccolta e analisi dei dati sulle tue firme diventa un gioco da ragazzi. Puoi utilizzare le nostre funzionalità di analisi per rimanere aggiornato sulle prestazioni delle tue firme e apportare miglioramenti coerenti alle tue campagne.

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare l'analisi nelle tue campagne di firme. Puoi:

• Tieni traccia delle impressioni dei banner e scopri se le tue migliori offerte attirano l'attenzione e attirano la curiosità.
• Misura i clic su link e call-to-action in tempo reale, apportando modifiche rapide per massimizzare l'impatto delle tue e-mail.
• Confronta l'efficacia delle campagne lanciate in diversi segmenti, scoprendo preziose informazioni su cosa sta funzionando e su come mettere a punto i tuoi messaggi per vari gruppi di clienti.

Asporto

Se desideri aggiungere firme in Outlook per la tua azienda, Newoldstamp ha un processo comodo e veloce per impostare le firme automatiche per l'intero team. Puoi assicurarti che ogni dipendente disponga di una firma e-mail coerente con la messaggistica e il marchio dell'azienda, senza che ogni persona debba installare il componente aggiuntivo o eseguire passaggi aggiuntivi.

Le firme e-mail di Newoldstamp per Outlook sono dotate di una gamma di potenti funzionalità, opzioni di personalizzazione e capacità di tracciamento, che ti danno il controllo completo sulle tue campagne di firma e-mail e sulle loro prestazioni.