Comment configurer et gérer les signatures de courrier électronique à l'échelle de l'entreprise dans Outlook

1. Pourquoi utiliser le complément Microsoft Newoldstamp ?
2. Comment configurer l'intégration Newoldstamp via Microsoft Add-In
3. La signature électronique comme canal de marketing supplémentaire
4. Comment configurer des campagnes de bannières
5. Utilisez la fonction d'analyse pour suivre les performances de vos signatures

Si vous avez déjà essayé de configurer des signatures de courrier électronique pour toute votre équipe dans Outlook, vous savez probablement à quel point cela peut être compliqué.

Créer une image de marque et des messages cohérents est déjà assez difficile, mais vous devez ensuite trouver comment amener chaque employé à appliquer correctement sa signature et à l'utiliser dans ses communications. Et puis, vous devez comprendre comment éviter les problèmes de délivrabilité, qui pourraient faire dérailler des conversations entières avec des clients et partenaires commerciaux clés.

La bonne nouvelle est que si vous utilisez les bons outils, le processus de configuration des signatures de courrier électronique à l'échelle de l'entreprise dans Outlook n'a pas à être compliqué. Avec notre nouveau complément Microsoft 365 pour Outlook , vous pouvez déployer des signatures d'e-mails professionnelles directement depuis le tableau de bord vers les e-mails de tous les employés.

Au lieu de demander à vos employés de télécharger et de configurer manuellement leurs signatures, le nouveau complément rationalise le processus et assure la cohérence au sein de votre organisation. Découvrez ci-dessous comment fonctionne le complément Microsoft et comment tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.

Pourquoi utiliser le complément Microsoft Newoldstamp ?

Lorsque vous déterminez comment configurer une signature dans Outlook , il existe de nombreuses raisons de passer au nouveau complément Microsoft Newoldstamp.

Copier et coller des signatures est assez compliqué lorsque vous travaillez seul. Lorsque vous devez vous assurer que chaque employé a des détails cohérents dans sa signature et qu'elle accompagne chaque e-mail, les choses peuvent devenir beaucoup plus compliquées très rapidement.

Lorsque vous utilisez Newoldstamp et son complément Microsoft pratique, vous éliminez instantanément la grande majorité des tâches manuelles qui devraient être effectuées dans toute l'entreprise pour garantir des signatures cohérentes. Le complément est conçu pour vous fournir un tableau de bord central qui contrôle chaque aspect de votre stratégie de signature d'e-mail, vous permettant d'apporter des modifications percutantes d'un simple clic.

Mais comment exactement la configuration de la signature Outlook à l'aide du complément de Newoldstamp peut-elle faciliter le processus ? Eh bien, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l'outil peut changer la donne pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les petites entreprises.

Examinons ci-dessous certains des avantages les plus importants qu'il peut offrir.

Mettre à jour les signatures automatiquement

Le plus grand défi auquel vous pourriez être confronté lors de la mise en œuvre d'une politique de signature d'e-mail à l'échelle de l'entreprise est peut-être d'amener chaque employé à suivre les directives et à utiliser correctement les signatures d'e-mail. Même si vous faites de votre mieux, un processus manuel garantira presque que vous serez régulièrement confronté à des signatures incohérentes.

Pendant ce temps, si vous utilisez le complément Outlook, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'efforts en mettant à jour les signatures des employés sans leur implication en synchronisant avec Azure Active Directory. Cela garantit que les signatures sont cohérentes dans toute l'entreprise et que votre marque sera représentée de la meilleure façon possible avec chaque e-mail envoyé.

Vous pouvez personnaliser les signatures à l'aide des modèles de signature professionnels Newoldstamp, ce qui vous permet de tout configurer rapidement et de faire des ajustements au fur et à mesure que vous découvrez quels modèles de signature donnent les meilleurs résultats. Vous pouvez utiliser des bannières, des icônes de médias sociaux, des appels à l'action et d'autres éléments pour vous assurer que la signature de chaque employé a un impact maximal.

Pas besoin pour les employés d'installer le complément

L'une des parties les plus frustrantes de la centralisation des efforts de marketing au sein de votre entreprise est que les employés effectuent des tâches manuelles, telles que l'installation de compléments ou de logiciels qu'ils sont censés comprendre comment utiliser par eux-mêmes.

Le logiciel Newoldstamp élimine ce problème, car l'administrateur Microsoft 365 peut installer le complément pour tous les Outlook de manière centralisée via le centre d'administration Microsoft 365 pour les utilisateurs de l'organisation. Les employés n'auront même pas besoin d'installer le complément ou de faire quoi que ce soit eux-mêmes ; chaque aspect de la signature est géré de manière centralisée, le complément étant déployé par l'administrateur Office 365 sur les comptes Outlook individuels des employés.

Au lieu de passer des jours, voire des semaines, à faire en sorte que tout le monde installe et apprenne à utiliser le complément de signature, vous pouvez commencer à utiliser ses fonctionnalités immédiatement. Connectez simplement les e-mails de votre équipe via Azure Active Directory et vous serez prêt à commencer à personnaliser et à synchroniser les signatures à partir du centre d'administration Microsoft 365 .

Personne d'autre ne peut modifier les signatures

Comme mentionné précédemment, la cohérence est essentielle lorsque vous essayez de maximiser l'impact positif que les signatures d'e-mails peuvent avoir sur votre entreprise. Et comme la signature Newoldstamp pour le complément Outlook ne nécessite aucune action de la part des employés, cela signifie également que vous n'aurez pas à vous soucier qu'ils apportent des modifications qui pourraient entraîner des problèmes.

Ne pas autoriser les employés à modifier et à personnaliser leurs signatures peut sembler limité, mais c'est en fait une étape importante pour empêcher que des informations fausses ou trompeuses ne se retrouvent dans la signature finale qui est envoyée. Les gens peuvent toujours participer à la conception des signatures et faire des suggestions, mais passer par un tableau de bord d'administration central garantit que toutes les modifications sont approuvées et contiennent des détails précis sur l'entreprise, l'employé individuel et tout ce que vous souhaitez inclure.

Les signatures apparaîtront automatiquement

Lors de la création de signatures pour l'ensemble de l'organisation, une chose que vous voulez vous assurer est que les personnes qui les utilisent ont une expérience simple. Et avec Newoldstamp, le processus de configuration de la signature électronique Outlook ne nécessite aucune action des utilisateurs.

Chaque fois qu'un utilisateur compose un e-mail, la signature apparaît automatiquement, ce qui réduit le nombre d'étapes à effectuer et maximise les chances que les signatures soient effectivement utilisées dans l'entreprise.

La signature peut être vue dans le corps de l'e-mail au fur et à mesure de sa composition, supprimant toute incertitude pour l'utilisateur et lui offrant une expérience pratique, un sentiment de sécurité et la confiance que la signature atteindra le destinataire à chaque fois. .

Risque réduit de retards de livraison et d'e-mails non envoyés

Lorsque votre entreprise envoie des e-mails professionnels, vous souhaitez qu'ils soient livrés rapidement et sans délai. Plus important encore, vous en avez besoin pour atteindre leur destinataire cible et ne pas se retrouver marqué ou dans le dossier spam.

Cependant, certains processus de signature d'e-mails nécessitent un réacheminement des e-mails pour fonctionner, ce qui peut entraîner des problèmes de délivrabilité importants susceptibles de perturber la communication. Dans ce scénario, un e-mail créé doit être dirigé vers Microsoft Azure Active Directory, puis vers le site Web du fournisseur de services de signature, puis vers Azure, et ensuite seulement vers le destinataire. Comme vous pouvez l'imaginer, le reroutage étendu augmente considérablement les chances que l'e-mail soit signalé et non livré.

Pendant ce temps, lorsque vous utilisez le complément Outlook Newoldstamp, ce problème est éliminé car le processus est beaucoup plus simple, car l'e-mail est créé avec la signature déjà ajoutée. Cela signifie qu'il peut ensuite aller directement à Microsoft Azure et être envoyé au destinataire sans réacheminement et sans retards de livraison potentiels ou autres problèmes.

Comment configurer l'intégration Newoldstamp via Microsoft Add-In

La connexion de la signature Newoldstamp dans la messagerie Outlook est un processus intuitif et pratique, même lors de la configuration de signatures pour des équipes plus importantes. Le complément utilise les informations déjà disponibles dans Microsoft 365 Active Directory, vous permettant de créer des signatures instantanément à l'aide de l'API Graph.

En fait, le processus ne prend que quelques étapes simples que vous devrez suivre. Mais comment configurer une signature dans Outlook pour la première fois ? Passons en revue les différentes options ci-dessous.

Configurer une intégration avec Microsoft 365 Active Directory

La première étape du processus consiste à enregistrer l'application Microsoft Graph sur Microsoft Azure Active Directory . Ceci est important pour vous assurer que votre compte est connecté et que la signature peut être appliquée automatiquement à chaque e-mail.

Tout d'abord, vous devez inscrire votre application sur Azure Active Directory. Vous pourrez ensuite saisir le nom, sélectionner les comptes pris en charge et sélectionner une URL de redirection si vous le souhaitez.

Une fois le compte enregistré, vous devrez créer un secret client pour la nouvelle application. Vous pouvez également le faire dans Azure Active Directory, sous les inscriptions d'application. Là, sous Certificats et secrets, cliquez sur Nouveau secret client pour l'ajouter. Rédigez une description, fixez une date d'expiration et enregistrez le code secret dont vous aurez besoin pour y accéder ultérieurement.

À ce stade, vous pouvez sélectionner l'application que vous avez créée et accéder aux autorisations de l'API. Vous pouvez ensuite ajouter des autorisations aux groupes et aux utilisateurs, en accordant le consentement de l'administrateur en fonction des critères que vous choisissez.

Enfin, accédez à l'application Newoldstamp et saisissez l'ID de l'application, le secret client et l'ID du locataire pour finaliser le processus d'intégration.

Comment déployer le complément Microsoft dans le centre d'administration

Lorsque vous commencez à utiliser le système professionnel de gestion des signatures Outlook de Newoldstamp, vous vous demandez peut-être si chaque employé doit installer lui-même le complément. Mais lorsque vous utilisez le complément Outlook Newoldstamp, il est préférable de déployer les compléments Office pour les utilisateurs de votre organisation de manière centralisée , en utilisant la fonctionnalité de déploiement centralisé.

Pour commencer, accédez au centre d'administration et sélectionnez l'option Déployer le complément. Vous serez ensuite invité à télécharger des applications personnalisées, ce que vous pouvez faire en téléchargeant le fichier manifest.xml pour Newoldstamp.

Ensuite, vous pourrez configurer le déploiement du complément en attribuant des utilisateurs. Vous pouvez sélectionner Tout le monde, Utilisateurs/groupes spécifiques ou Moi uniquement, selon vos préférences. Une fois le complément déployé, une coche verte apparaîtra pour confirmer que tout fonctionne correctement.

Créer des signatures pour l'équipe

Outlook peut devenir une application incroyablement flexible et pratique lors de la création de signatures électroniques avec Newoldstamp . En utilisant le complément Microsoft Newoldstamp, vous pouvez générer des signatures de courrier électronique à l'échelle de l'entreprise qui seront cohérentes et apparaîtront automatiquement.

Examinons les différentes manières de configurer rapidement des signatures pour votre équipe.

Comment importer des données depuis Active Directory à l'aide de Add-in ?

L'importation des données à partir d'Active Directory est un processus rapide qui ne comporte que quelques étapes. Après avoir confirmé que les informations utilisateur dans Azure Active Directory sont correctes et prêtes, vous pouvez créer une signature principale qui sera utilisée comme modèle pour les signatures standardisées entre les services ou l'ensemble de l'entreprise. Vous pouvez inclure des éléments tels que le nom, le site Web et le logo de l'entreprise, ainsi que diverses informations personnelles que vous pouvez personnaliser. Les détails à l'échelle de l'entreprise que vous décidez d'inclure peuvent être choisis par défaut pour toutes les signatures, garantissant ainsi la cohérence de chaque signature.

Une fois la signature principale prête, vous pouvez cliquer sur le bouton Importer des données et sélectionner Microsoft 365 Active Directory. Cela vous permettra de cartographier les champs de signature, en les connectant aux données pertinentes pour assurer la cohérence. Vous devrez également sélectionner si vous souhaitez importer des photos personnelles à partir du répertoire personnel, sinon celle de la signature principale sera utilisée.

Enfin, choisissez si vous souhaitez importer tous les utilisateurs ou sélectionner des utilisateurs ou des groupes individuels. Ensuite, cliquez sur Importer et les signatures d'e-mail seront générées automatiquement. Vous devriez les examiner pour vous assurer que les données sont correctes.

Comment créer des signatures à l'aide d'un fichier CSV ?

Vous pouvez également créer des signatures à l'aide d'un fichier CSV si vous devez créer de nombreuses signatures similaires. Cela fonctionne même bien si vous avez juste besoin d'ajouter quelques signatures d'e-mail et que vous souhaitez pouvoir remplir rapidement certains champs personnels tout en maintenant les autres fixes.

Tout d'abord, vous devrez créer une conception et une mise en page de signature que vous aimez et sélectionner les champs que vous souhaitez verrouiller, en les rendant cohérents pour toutes les signatures. Remplissez ces champs et laissez ceux que vous avez l'intention de laisser non verrouillés (c'est-à-dire modifiables).

Ensuite, cliquez sur Importer des données et sélectionnez le fichier CSV pour le télécharger. Ouvrez le fichier CSV sur votre ordinateur et remplissez les informations que vous avez laissées déverrouillées. Ensuite, téléchargez simplement le fichier CSV mis à jour, autorisez son importation et vos signatures seront prêtes à être utilisées en quelques secondes !

Comment mettre à jour les signatures dans Outlook ?

Si vous souhaitez mettre à jour les signatures dans Outlook, vous pouvez le faire en modifiant le modèle dans le tableau de bord central, en sélectionnant les critères que vous souhaitez modifier et en personnalisant les détails en conséquence. Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour ajouter des signatures, Newoldstamp facilite les modifications rapides et garantit que les informations sont correctes et à jour. Et lorsqu'un administrateur Microsoft 365 autorisé apporte des modifications à la signature principale, toutes les signatures du service héritent également immédiatement des modifications.

Comment déployer des signatures à l'aide du complément Microsoft 365 ?

À ce stade, vous devriez avoir vos signatures prêtes soit en les important depuis Active Directory, en utilisant la méthode du fichier CSV, soit en les créant manuellement. Mais pour que les signatures soient utiles, vous devez toujours les déployer auprès des utilisateurs respectifs qu'elles représentent.

La bonne nouvelle est que le processus de déploiement des signatures à l'aide du complément Microsoft 365 est relativement simple.

Après avoir confirmé que les signatures contiennent les informations correctes, vous verrez une fenêtre contextuelle qui vous montrera la liste des signatures. S'ils sont créés à l'aide de comptes Microsoft 365, ils seront automatiquement associés à la bonne personne via leur adresse e-mail.

Cependant, pour les signatures créées manuellement, vous devrez les faire correspondre à une adresse e-mail. Vous devrez saisir chaque signature d'e-mail et cliquer sur Vérifier les utilisateurs pour vérifier s'ils existent dans Active Directory. Une fois vérifié, cliquez sur Déployer et les signatures commenceront à se déployer. Une fois qu'il est terminé avec succès, vous devriez voir une étiquette "Installé" dessus.

Si vous apportez des modifications à la signature, vous devrez redéployer la signature principale ou les signatures utilisateur individuelles, sauf si vous créez les signatures via Active Directory et avez activé la mise à jour automatique de la signature, qui la synchronisera tous les sept jours.

Signature d'e-mail comme canal de marketing supplémentaire

Les signatures d'e-mail ne sont pas seulement un moyen de maintenir la cohérence des communications et de fournir plus de contexte dans chaque e-mail envoyé par votre entreprise. C'est également un canal de marketing supplémentaire utile qui peut aider à l'image de marque, à la génération de prospects et aux ventes.

En fait, vous pouvez mener une campagne de marketing par signature électronique réussie pour diverses raisons impérieuses . Regardons-les ci-dessous.

Diffusion de contenu

La création de contenu est un travail difficile. Que vous écriviez des articles de blog, réalisiez des vidéos ou créiez des infographies complètes, vous devrez passer beaucoup de temps sur chaque élément de contenu si vous voulez que votre public soit intéressé.

Pour cette raison, lorsque vous avez un nouvel article ou une nouvelle vidéo que vous savez que vos clients vont adorer, vous voulez le présenter au plus grand nombre de personnes possible. Et les signatures d'e-mails pourraient être le canal idéal pour donner à votre contenu l'exposition initiale dont il a besoin pour décoller et potentiellement devenir viral.

Lorsque vous configurez un système pour inclure du contenu important dans les signatures de courrier électronique de votre entreprise, vous n'êtes pas limité à la simple promotion des mises à jour du blog ; vous pouvez également présenter vos nouveaux rapports et livres électroniques, en créant des liens vers vos aimants principaux et en incitant les gens à entrer dans vos entonnoirs. Les signatures électroniques peuvent même être utilisées pour promouvoir vos webinaires, qui peuvent se transformer en outils puissants pour générer des ventes si vous obtenez l'offre devant les bonnes personnes.

Soutien aux ventes

Une autre façon d'utiliser les signatures d'e-mails pour le marketing est de les utiliser comme un moyen efficace de soutenir et de stimuler les ventes. Étant donné que la délivrabilité et la lisibilité des e-mails sont si élevées, c'est l'endroit idéal pour insérer des informations importantes sur vos produits qui peuvent conduire à plus de ventes sans que vous ayez à faire quoi que ce soit d'autre.

Par exemple, vous pouvez partager les marchés où les clients peuvent accéder à vos produits, ce qui facilite l'achat chez vous et encourage les gens à consulter votre sélection. Vous pouvez également partager vos récompenses, promouvoir des offres spéciales et ajouter des boutons d'appel à l'action attrayants qui encouragent les gens à planifier une démo ou à commencer leur essai gratuit.

Gagnez des abonnés sur vos pages d'entreprise

Les médias sociaux restent un outil puissant pour engager votre public et faire remarquer votre marque en ligne. Mais pour tirer le meilleur parti de ce que les médias sociaux pour les entreprises ont à offrir, vous devez utiliser des méthodes efficaces pour augmenter constamment le nombre d'abonnés mois après mois.

Et lorsque vous utilisez des signatures électroniques professionnelles, vous pouvez facilement insérer des icônes de médias sociaux pour diverses plates-formes où vous êtes présent, permettant aux gens d'en savoir plus sur votre entreprise et de suivre vos comptes pour les mises à jour, les offres et le contenu informatif.

Promouvoir des événements avec le marketing par signature électronique

Si vous avez un événement à venir, votre succès dépendra en grande partie de votre capacité à faire savoir à vos meilleurs participants potentiels quand il se déroule et de quoi il s'agit. Et bien qu'il existe de nombreuses façons de le faire, il est très facile de créer une bannière attrayante sur une signature d'e-mail qui permettra aux gens de connaître votre événement et pourquoi c'est quelque chose qu'ils ne devraient pas manquer.

De cette façon, chaque e-mail que vous et votre équipe envoyez devient une invitation indirecte à votre événement, augmentant virtuellement vos inscriptions en pilote automatique après la configuration initiale.

Comment configurer des campagnes de bannières

Une campagne de bannières efficace peut porter vos efforts de marketing de signature à un nouveau niveau. Mais même si les bannières peuvent être incroyablement puissantes et vous permettre de promouvoir vos meilleures offres, nouveaux lancements ou événements, il n'est pas facile de comprendre comment créer et intégrer de manière transparente une bannière dans une signature électronique.

Donc, pour vous aider à démarrer avec les campagnes de bannières, voyons ce qu'elles sont et comment elles fonctionnent.

Qu'est-ce qu'une bannière de signature électronique ?

Une bannière de signature d'e-mail est une image graphique pour une annonce placée sous les coordonnées d'une signature. Ces bannières sont un excellent moyen de présenter des informations pertinentes qui incitent les utilisateurs à en savoir plus sur votre entreprise, ses offres ou la sélection de produits.

Lorsqu'elles sont utilisées efficacement, les bannières dans les signatures d'e-mails sont un excellent moyen d'ajouter un élément visuel accrocheur qui incitera les lecteurs à cliquer sur vos liens, vous offrant ainsi du trafic et des ventes potentielles.

L'un des meilleurs aspects de l'utilisation des bannières de signature est qu'une fois qu'elles sont configurées, chaque e-mail que vous envoyez comportera un CTA conçu sur mesure qui contribuera à développer votre entreprise, entièrement sur pilote automatique. En plus d'agir comme un outil de génération de prospects, il renforcera également votre image de marque et racontera une histoire sur ce que votre entreprise fait et représente, ce qui est un élément crucial pour établir une relation plus solide avec chaque personne avec laquelle votre entreprise interagit.

Il y a des dizaines de moments où l'utilisation de bannières de signature est la solution parfaite. Et avec Newoldstamp, vous pouvez en configurer un en quelques minutes et le mettre à jour facilement pour présenter vos offres les plus récentes et les plus pertinentes.

Comment fonctionnent les bannières de signature d'e-mail ?

Vos employés envoient des milliers d'e-mails chaque année. Et chacun de ces e-mails est une excellente occasion d'informer les destinataires sur votre marque, vos produits et vos actualités. Mais sans un système pratique pour créer, mettre à jour et planifier des bannières de signature, il devient pratiquement impossible de s'assurer que les signatures s'affichent correctement et sont utilisées par vos employés.

La bonne nouvelle est qu'avec Newoldstamp, il est très facile de créer des campagnes de bannières de signature d'e-mail unifiées et cohérentes. En fait, vous pouvez même programmer les mises à jour des bannières à l'avance et les faire apparaître à des moments précis, par exemple avant les promotions saisonnières.

Pour configurer une bannière de signature d'e-mail , rendez-vous sur votre compte Newoldstamp et sélectionnez l'onglet Campagnes de bannières. Ensuite, choisissez une bannière dans la galerie ou téléchargez la vôtre et cliquez sur programmer une campagne. Assurez-vous de nommer votre campagne et de personnaliser les services ou les utilisateurs que vous souhaitez utiliser.

Vous pouvez ensuite appliquer l'adresse de la page à laquelle les utilisateurs seront envoyés et spécifier la période pendant laquelle la campagne de bannières doit être active.

À ce stade, votre onglet Campagnes de bannières commencera à afficher votre bannière et sera l'endroit où vous pourrez accéder et gérer vos campagnes de bannières à l'avenir. Vous pouvez avoir des bannières actives, terminées et par défaut, qui sont des bannières utilisées par les départements lorsqu'aucune autre campagne active n'est en cours.

Utilisez la fonction d'analyse pour suivre les performances de vos signatures

La seule façon de savoir si vos campagnes de signature électronique fonctionnent est de suivre les performances . Mais lorsque vous avez des liens dans votre logo, vos icônes sociales, votre site Web et vos bannières, il est facile de se laisser submerger par le processus consistant à surveiller les performances des différents liens.

Mais lorsque vous utilisez Newoldstamp, le processus de collecte et d'analyse des données sur vos signatures devient un jeu d'enfant. Vous pouvez utiliser nos fonctionnalités d'analyse pour rester au top des performances de vos signatures et apporter des améliorations cohérentes à vos campagnes.

Voici quelques façons d'utiliser l'analyse dans vos campagnes de signature. Tu peux:

• Suivez les impressions de bannières et sachez si vos meilleures offres attirent l'attention et attisent la curiosité.
• Mesurez les clics sur les liens et les incitations à l'action en temps réel, en apportant des modifications rapides pour maximiser l'impact de vos e-mails.
• Comparez l'efficacité des campagnes lancées dans différents segments, en découvrant des informations précieuses sur ce qui fonctionne et sur la manière d'affiner votre messagerie pour différents groupes de clients.

Plats à emporter

Si vous souhaitez ajouter des signatures dans Outlook pour votre entreprise, Newoldstamp dispose d'un processus pratique et rapide pour configurer des signatures automatiques pour toute votre équipe. Vous pouvez vous assurer que chaque employé dispose d'une signature électronique cohérente avec la messagerie et l'image de marque de l'entreprise, sans avoir besoin que chaque personne installe le complément ou effectue des étapes supplémentaires.

Les signatures d'e-mails de Newoldstamp pour Outlook sont livrées avec une gamme de fonctionnalités puissantes, d'options de personnalisation et de capacités de suivi, vous donnant un contrôle total sur vos campagnes de signatures d'e-mails et leurs performances.