Cómo configurar y administrar firmas de correo electrónico de toda la empresa en Outlook
Publicado: 2022-10-05
1. ¿Por qué usar el complemento de Microsoft Newoldstamp?
2. Cómo configurar la integración de Newoldstamp a través del complemento de Microsoft
3. Firma de correo electrónico como canal de marketing adicional
4. Cómo configurar campañas de banner
5. Utilice la función de análisis para realizar un seguimiento del rendimiento de sus firmas
Si alguna vez ha intentado configurar firmas de correo electrónico para todo su equipo en Outlook, probablemente sea consciente de lo complicado que puede ser.
Crear una marca y un mensaje consistentes es bastante difícil, pero luego debe descubrir cómo hacer que cada empleado aplique su firma correctamente y la use en sus comunicaciones. Y luego debe descubrir cómo evitar problemas de capacidad de entrega, lo que podría descarrilar conversaciones enteras con clientes clave y socios comerciales.
La buena noticia es que, si utiliza las herramientas adecuadas, el proceso de configuración de las firmas de correo electrónico de toda la empresa en Outlook no tiene por qué ser complicado. Con nuestro nuevo complemento de Microsoft 365 para Outlook , puede implementar firmas de correo electrónico profesionales directamente desde el tablero en los correos electrónicos de todos los empleados.
En lugar de que sus empleados descarguen y configuren manualmente sus firmas, el nuevo complemento agiliza el proceso y garantiza la coherencia en toda su organización. Descubra cómo funciona el complemento de Microsoft y cómo aprovechar al máximo sus funciones a continuación.
¿Por qué usar el complemento de Microsoft Newoldstamp?
Al descubrir cómo configurar una firma en Outlook , hay muchas razones para cambiar al nuevo complemento Newoldstamp de Microsoft.
Copiar y pegar firmas es una molestia bastante grande cuando trabaja solo. Cuando tiene que asegurarse de que cada empleado tenga detalles consistentes en su firma y que se envíe con cada correo electrónico, las cosas pueden complicarse mucho más rápidamente.
Cuando usa Newoldstamp y su conveniente complemento de Microsoft, elimina instantáneamente la gran mayoría de las tareas manuales que deberían realizarse en toda la empresa para garantizar firmas consistentes. El complemento está diseñado para brindarle un tablero central que controla todos los aspectos de su estrategia de firma de correo electrónico, lo que le permite realizar cambios impactantes con solo hacer clic en un botón.
Pero, ¿cómo puede la configuración de la firma de Outlook con el complemento de Newoldstamp facilitar el proceso? Bueno, hay muchas razones por las que la herramienta puede cambiar las reglas del juego para las pequeñas y medianas empresas, así como para las pequeñas empresas.
Veamos a continuación algunos de los beneficios más impactantes que puede ofrecer.
Actualizar firmas automáticamente
Quizás el mayor desafío que podría enfrentar al implementar una política de firma de correo electrónico en toda la empresa es lograr que cada empleado siga las pautas y utilice las firmas de correo electrónico correctamente. Incluso si hace lo mejor que puede, un proceso manual casi garantizará que lidiará con firmas inconsistentes regularmente.
Mientras tanto, si usa el complemento de Outlook, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo al actualizar las firmas de los empleados sin su participación mediante la sincronización con Azure Active Directory. Esto garantiza que las firmas sean consistentes en toda la empresa y que su marca se represente de la mejor manera posible con cada correo electrónico que se envíe.
Puede personalizar las firmas utilizando las plantillas de firmas profesionales de Newoldstamp, lo que le permite configurar todo rápidamente y hacer ajustes a medida que descubre qué diseños de firmas ofrecen los mejores resultados. Puede usar pancartas, íconos de redes sociales, llamados a la acción y otros elementos para asegurarse de que la firma de cada empleado tenga el máximo impacto.
No es necesario que los empleados instalen complementos
Una de las partes más frustrantes de centralizar los esfuerzos de marketing dentro de su empresa es hacer que los empleados realicen tareas manuales, como instalar complementos o software que se supone que deben descubrir cómo usar por su cuenta.
El software Newoldstamp elimina este problema, ya que el administrador de Microsoft 365 puede instalar el complemento en todos los Outlook de forma centralizada a través del Centro de administración de Microsoft 365 para los usuarios de la organización. Los empleados ni siquiera necesitarán instalar el complemento ni hacer nada por sí mismos; cada aspecto de la firma se gestiona de forma centralizada, y el administrador de Office 365 implementa el complemento en las cuentas de Outlook de los empleados individuales.
En lugar de pasar días o incluso semanas haciendo que todos instalen y aprendan a usar el complemento de firma, puede comenzar a usar sus funciones de inmediato. Simplemente conecte los correos electrónicos de su equipo a través de Azure Active Directory y estará listo para comenzar a personalizar y sincronizar las firmas desde el Centro de administración de Microsoft 365 .
Nadie más puede modificar las firmas
Como se mencionó anteriormente, la consistencia es clave cuando se trata de maximizar el impacto positivo que las firmas de correo electrónico pueden tener en su empresa. Y debido a que la firma Newoldstamp para el complemento de Outlook no requiere ninguna acción por parte de los empleados, eso también significa que no tendrá que preocuparse de que realicen cambios que podrían generar problemas.
No permitir que los empleados editen y personalicen sus firmas puede parecer una limitación, pero en realidad es un paso importante para evitar que la información falsa o engañosa se incluya en la firma final que se envía. Las personas siempre pueden participar en el diseño de las firmas y hacer sugerencias, pero pasar por un panel de administración central garantiza que los cambios se aprueben y contengan detalles precisos sobre la empresa, el empleado individual y cualquier otra cosa que desee incluir.
Las firmas aparecerán automáticamente
Al crear firmas para toda la organización, una cosa que debe asegurarse es que las personas que las usan tengan una experiencia sencilla. Y con Newoldstamp, el proceso de configuración de la firma de correo electrónico de Outlook no requiere que los usuarios realicen ninguna acción.
Cada vez que un usuario redacta un correo electrónico, la firma aparecerá automáticamente, lo que reduce la cantidad de pasos que deben realizarse y maximiza las posibilidades de que las firmas se utilicen realmente en toda la empresa.
La firma se puede ver en el cuerpo del correo electrónico a medida que se redacta, eliminando cualquier incertidumbre para el usuario y brindándole una experiencia conveniente, una sensación de seguridad y la confianza de que la firma llegará al destinatario en todo momento. .
Reducción del riesgo de retrasos en la entrega y correos electrónicos que no se envían
Cuando su empresa envía correos electrónicos comerciales, desea que se entreguen rápidamente y sin demoras. Aún más importante, los necesita para llegar a su destinatario objetivo y no terminar marcados o en la carpeta de correo no deseado.
Sin embargo, algunos procesos de firma de correo electrónico requieren el desvío del correo electrónico para que funcione, lo que puede causar problemas de entrega significativos que pueden interrumpir la comunicación. En este escenario, un correo electrónico que se crea debe ir a Microsoft Azure Active Directory, luego al sitio web del proveedor de servicios de firma, luego de regreso a Azure y solo luego al destinatario. Como puede imaginar, el desvío extenso aumenta en gran medida las posibilidades de que el correo electrónico se marque y no se entregue.
Mientras tanto, cuando usa el complemento de Outlook Newoldstamp, se elimina este problema porque el proceso es mucho más simple, ya que el correo electrónico se crea con la firma ya agregada. Eso significa que puede ir directamente a Microsoft Azure y enviarse al destinatario sin desvío y sin posibles retrasos en la entrega u otros problemas.
Cómo configurar la integración de Newoldstamp a través del complemento de Microsoft
Conectar la firma Newoldstamp en el correo electrónico de Outlook es un proceso intuitivo y conveniente, incluso cuando se configuran firmas para equipos más grandes. El complemento utiliza la información que ya está disponible en Microsoft 365 Active Directory, lo que le permite crear firmas al instante con Graph API.
De hecho, el proceso solo toma unos pocos pasos simples que deberá seguir. Pero, ¿cómo configurar una firma en Outlook por primera vez? Veamos las diferentes opciones a continuación.
Configurar una integración con Microsoft 365 Active Directory
El primer paso del proceso es registrar la aplicación Microsoft Graph en Microsoft Azure Active Directory . Esto es importante para asegurarse de que su cuenta esté conectada y la firma se pueda aplicar automáticamente a cada correo electrónico.
Primero, deberá registrar su aplicación en Azure Active Directory. Luego podrá ingresar el nombre, seleccionar las cuentas admitidas y seleccionar una URL de redirección si lo desea.
Una vez que registre la cuenta, deberá crear un secreto de cliente para la nueva aplicación. También puede hacer esto en Azure Active Directory, en registros de aplicaciones. Allí, en Certificados y secretos, haga clic en Nuevo secreto de cliente para agregarlo. Escriba una descripción, establezca una fecha de caducidad y guarde el código secreto que necesitará para acceder a él más adelante.
En este punto, puede seleccionar la aplicación que creó e ir a los permisos de la API. Luego puede agregar permisos a grupos y usuarios, otorgando el consentimiento del administrador de acuerdo con los criterios que decida.
Finalmente, vaya a la aplicación Newoldstamp e ingrese la ID de la aplicación, el secreto del cliente y la ID del inquilino para finalizar el proceso de integración.
Cómo implementar el complemento de Microsoft en el Centro de administración
Cuando comience a utilizar el sistema profesional de administración de firmas de Outlook de Newoldstamp, es posible que se pregunte si cada empleado debe instalar el complemento por sí mismo. Pero cuando se usa el complemento de Outlook de Newoldstamp, es mejor implementar los complementos de Office para los usuarios de su organización de forma centralizada , mediante la función de implementación centralizada.
Para comenzar, vaya al centro de administración y seleccione la opción Implementar complemento. Luego se le pedirá que cargue aplicaciones personalizadas, lo que puede hacer descargando el archivo manifest.xml para Newoldstamp.
Luego, podrá configurar la implementación del complemento mediante la asignación de usuarios. Puede seleccionar Todos, Usuarios/grupos específicos o Solo yo, según sus preferencias. Una vez que se implementa el complemento, aparecerá una marca de verificación verde para confirmar que todo funciona correctamente.
Crear firmas para el equipo
Outlook puede convertirse en una aplicación increíblemente flexible y conveniente al crear firmas de correo electrónico con Newoldstamp . Al utilizar el complemento de Microsoft Newoldstamp, puede generar firmas de correo electrónico para toda la empresa que se verán consistentes y aparecerán automáticamente.
Veamos las diferentes formas en que puede configurar rápidamente firmas para su equipo.
¿Cómo importar datos de Active Directory usando Add-in?
Importar los datos de Active Directory es un proceso rápido que implica solo unos pocos pasos. Después de confirmar que la información del usuario en Azure Active Directory es correcta y está lista, puede crear una firma maestra que se usará como plantilla para firmas estandarizadas en todos los departamentos o en toda la empresa. Puede incluir cosas como el nombre de la empresa, el sitio web y el logotipo, así como información personal diversa que puede personalizar. Los detalles de toda la empresa que decida incluir se pueden elegir como predeterminados para todas las firmas, lo que garantiza la coherencia en cada firma.
Una vez que la firma maestra esté lista, puede hacer clic en el botón Importar datos y seleccionar Microsoft 365 Active Directory. Eso le permitirá mapear los campos de firma, conectándolos con datos relevantes para garantizar la coherencia. También deberá seleccionar si desea importar fotos personales desde el Directorio personal, ya que de lo contrario se utilizará la de la Firma principal.
Finalmente, elija si desea importar todos los usuarios o seleccionar usuarios individuales o grupos. Luego, haga clic en Importar y las firmas de correo electrónico se generarán automáticamente. Debe revisarlos para asegurarse de que los datos sean correctos.
¿Cómo crear firmas usando un archivo CSV?
También puede crear firmas usando un CSV si necesita crear muchas firmas similares. Incluso funciona bien si solo necesita agregar algunas firmas de correo electrónico y desea poder completar rápidamente algunos campos personales mientras mantiene los demás fijos.
Primero, deberá crear un diseño de firma y un diseño que le gusten y seleccionar los campos que desea bloquear, haciéndolos consistentes en todas las firmas. Rellene estos campos y deje los que desee dejar desbloqueados (es decir, modificables).
Luego, haga clic en Importar datos y seleccione el archivo CSV para descargarlo. Abra el archivo CSV en su computadora y complete la información que dejó desbloqueada. Luego, simplemente cargue el archivo CSV actualizado, permita que se importe y sus firmas estarán listas para usar en segundos.
¿Cómo actualizar las firmas en Outlook?
Si desea actualizar las firmas en Outlook, puede hacerlo editando la plantilla en el tablero central, seleccionando los criterios que desea cambiar y personalizando los detalles en consecuencia. Independientemente del método que utilice para agregar firmas, Newoldstamp facilita la realización de cambios rápidos y garantiza que la información sea correcta y esté actualizada. Y cuando un administrador autorizado de Microsoft 365 realiza cambios en la firma maestra, todas las firmas del departamento también heredarán inmediatamente los cambios.
¿Cómo implementar firmas con el complemento de Microsoft 365?
En este punto, debe tener listas sus firmas importándolas desde Active Directory, utilizando el método de archivo CSV o creando cada una de ellas manualmente. Pero para que las firmas sean útiles, aún debe implementar cada una de ellas en los usuarios respectivos que representan.
La buena noticia es que el proceso de implementación de firmas con el complemento de Microsoft 365 es relativamente simple.
Después de confirmar que las firmas contienen la información correcta, verá una ventana emergente que le muestra la lista de firmas. Si se crean con cuentas de Microsoft 365, se asociarán automáticamente con la persona adecuada a través de su dirección de correo electrónico.
Sin embargo, para las firmas creadas manualmente, deberá hacerlas coincidir con una dirección de correo electrónico. Deberá ingresar cada firma de correo electrónico y hacer clic en Verificar usuarios para verificar si existen en Active Directory. Una vez verificado, haga clic en Implementar y las firmas comenzarán a implementarse. Una vez que se complete con éxito, debería ver una etiqueta de "Instalado" en ellos.
Si realiza cambios en la firma, deberá volver a implementar la firma maestra o las firmas de usuarios individuales, a menos que cree las firmas a través de Active Directory y haya habilitado la actualización automática de firmas, que se sincronizará cada siete días.
Firma de correo electrónico como canal de marketing adicional
Las firmas de correo electrónico no son solo una forma de mantener la coherencia en las comunicaciones y brindar más contexto en cada correo electrónico que envía su empresa. También es un canal de marketing adicional útil que puede ayudar con la marca, la generación de clientes potenciales y las ventas.
De hecho, puede ejecutar una campaña de marketing de firma de correo electrónico exitosa por una variedad de razones convincentes . Veámoslos a continuación.
Distribución de contenido
Crear contenido es un trabajo duro. Ya sea que esté escribiendo publicaciones de blog, haciendo videos o elaborando infografías completas, deberá dedicar mucho tiempo a cada contenido si desea que su audiencia esté interesada.
Por eso, cuando tiene un artículo o video nuevo que sabe que a sus clientes les encantará, desea mostrarlo a la mayor cantidad de personas posible. Y las firmas de correo electrónico pueden ser el canal perfecto para que su contenido tenga la exposición inicial que necesita para despegar y potencialmente volverse viral.
Cuando configura un sistema para incluir contenido importante en las firmas de correo electrónico de su empresa, no está limitado a promocionar actualizaciones de blog; también puede exhibir sus nuevos informes y libros electrónicos, vincularlos a sus imanes principales y atraer a las personas a ingresar a sus embudos. Las firmas de correo electrónico incluso se pueden usar para promocionar sus seminarios web, que pueden convertirse en herramientas poderosas para generar ventas si presenta la oferta a las personas adecuadas.
Ventas de soporte
Otra forma de utilizar las firmas de correo electrónico para marketing es como un vehículo efectivo para respaldar e impulsar las ventas. Dado que la capacidad de entrega y legibilidad de los correos electrónicos es tan alta, es el lugar perfecto para insertar información importante sobre sus productos que puede generar más ventas sin que usted tenga que hacer nada más.
Por ejemplo, puede compartir los mercados donde los clientes pueden acceder a sus productos, lo que facilita que le compren y anima a las personas a ver su selección. También puede compartir sus premios, promocionar ofertas especiales y agregar atractivos botones de llamado a la acción que animen a las personas a programar una demostración o comenzar su prueba gratuita.
Obtenga seguidores en sus páginas comerciales
Las redes sociales siguen siendo una herramienta poderosa para atraer a su audiencia y hacer que su marca se destaque en línea. Pero para aprovechar al máximo lo que las redes sociales para empresas tienen para ofrecer, debe utilizar métodos efectivos para aumentar constantemente la cantidad de seguidores mes tras mes.
Y cuando usa firmas de correo electrónico profesionales, puede insertar fácilmente íconos de redes sociales para varias plataformas en las que tiene presencia, lo que permite que las personas obtengan más información sobre su negocio y sigan sus cuentas para obtener actualizaciones, ofertas y contenido informativo.
Promocione eventos con el marketing de firmas de correo electrónico
Si tiene un próximo evento, su éxito dependerá en gran medida de poder informar a sus mejores posibles asistentes cuándo se llevará a cabo y de qué se trata. Y si bien hay muchas maneras de hacerlo, es muy fácil crear un banner atractivo en una firma de correo electrónico que les permita a las personas conocer su evento y por qué es algo que no deben perderse.
De esa manera, cada correo electrónico que usted y su equipo envíen se convierte en una invitación indirecta a su evento, lo que aumenta sus registros prácticamente en piloto automático después de la configuración inicial.
Cómo configurar campañas de banner
Una campaña de banner eficaz puede llevar sus esfuerzos de marketing característicos a un nuevo nivel. Pero a pesar de que los banners pueden ser increíblemente poderosos y permitirle promocionar sus mejores ofertas, nuevos lanzamientos o eventos, descubrir cómo crear e integrar perfectamente un banner en una firma de correo electrónico no es fácil.
Entonces, para ayudarlo a comenzar a usar campañas de banner, repasemos qué son y cómo funcionan.
¿Qué es un banner de firma de correo electrónico?
Un banner de firma de correo electrónico es una imagen gráfica para un anuncio que se coloca debajo de los detalles de contacto en una firma. Estos banners son una excelente manera de mostrar información relevante que atrae a los usuarios a obtener más información sobre su empresa, sus ofertas o la selección de productos.
Cuando se usan de manera efectiva, los banners en las firmas de correo electrónico son una excelente manera de agregar un elemento visual que llame la atención y atraiga a los lectores a hacer clic en sus enlaces, brindándole tráfico y ventas potenciales.
Uno de los mejores aspectos del uso de banners de firma es que una vez que se configuran, cada correo electrónico que envíe contará con un CTA diseñado a medida que funcionará para hacer crecer su empresa, completamente en piloto automático. Además de actuar como una herramienta de generación de prospectos, también fortalecerá la imagen de su marca y contará una historia sobre lo que hace y representa su empresa, lo cual es una parte crucial para establecer una relación más sólida con cada persona con la que interactúa su empresa.
Hay docenas de momentos en los que usar banners de firma es la solución perfecta. Y con Newoldstamp, puede configurar uno en minutos y actualizarlo fácilmente para mostrar sus ofertas más recientes y relevantes.
¿Cómo funcionan los banners de firma de correo electrónico?
Sus empleados envían miles de correos electrónicos cada año. Y cada uno de esos correos electrónicos es una gran oportunidad para informar a los destinatarios sobre su marca, productos y novedades. Pero sin un sistema conveniente para crear, actualizar y programar pancartas de firmas, garantizar que las firmas se muestren correctamente y que sus empleados las utilicen se vuelve prácticamente imposible.
La buena noticia es que con Newoldstamp, es muy fácil crear campañas de banner de firma de correo electrónico unificadas y consistentes. De hecho, incluso puede programar las actualizaciones de los banners con anticipación y hacer que aparezcan en los momentos designados, como antes de las promociones de temporada.
Para configurar un banner de firma de correo electrónico , diríjase a su cuenta Newoldstamp y seleccione la pestaña Campañas de banner. Luego, elija un banner de la galería o cargue el suyo propio y haga clic en programar campaña. Asegúrese de nombrar su campaña y personalizar los departamentos o usuarios que desea que la utilicen.
Luego puede aplicar la dirección de la página a la que se enviará a los usuarios y especificar el período de tiempo durante el cual la campaña de banners debe estar activa.
En este punto, la pestaña Campañas de banner comenzará a mostrar su banner y será el lugar donde podrá acceder y administrar sus campañas de banner en el futuro. Puede tener pancartas activas, completadas y predeterminadas, que son pancartas que usan los departamentos cuando no hay otras campañas activas en ejecución.
Utilice la función de análisis para realizar un seguimiento del rendimiento de sus firmas
La única forma de saber que sus campañas de firmas de correo electrónico están funcionando es realizar un seguimiento del rendimiento . Pero cuando tiene enlaces en su logotipo, íconos sociales, sitio web y pancartas, es fácil sentirse abrumado con el proceso de controlar el rendimiento de los diferentes enlaces.
Pero cuando usa Newoldstamp, el proceso de recopilación y análisis de datos sobre sus firmas se vuelve muy sencillo. Puede utilizar nuestras funciones de análisis para estar al tanto del rendimiento de sus firmas y realizar mejoras constantes en sus campañas.
Aquí hay algunas formas en que puede utilizar análisis en sus campañas de firma. Puedes:
- Realice un seguimiento de las impresiones de los banners y sepa si sus mejores ofertas atraen la atención y despiertan la curiosidad.
- Mida los clics en enlaces y llamadas a la acción en tiempo real, realizando cambios rápidos para maximizar el impacto de sus correos electrónicos.
- Compare la efectividad de las campañas lanzadas en diferentes segmentos, descubriendo información valiosa sobre lo que está funcionando y cómo ajustar sus mensajes a varios grupos de clientes.
comida para llevar
Si desea agregar firmas en Outlook para su empresa, Newoldstamp tiene un proceso conveniente y rápido para configurar firmas automáticas para todo su equipo. Puede asegurarse de que cada empleado tenga una firma de correo electrónico que sea coherente con los mensajes y la marca de la empresa, sin necesidad de que cada persona instale el complemento o realice pasos adicionales.
Las firmas de correo electrónico de Newoldstamp para Outlook vienen con una gama de potentes funciones, opciones de personalización y capacidades de seguimiento, lo que le brinda un control total sobre sus campañas de firma de correo electrónico y su rendimiento.