10 Cara Mengakhiri Email Untuk Mendapatkan Respons yang Diinginkan

1. Memelihara Hubungan
2. Menunjukkan Rasa Syukur
3. Mengirim Pengingat
4. Mengantisipasi Hal-Hal Baik yang Akan Datang
5. Melanggar Norma
6. Personalisasi Sign-Off Anda
7. Berakhir Dengan Sebuah Pertanyaan
8. Meminta Pertemuan
9. Akhiran Email Profesional yang Singkat dan Ringkas
10. Pendaftaran Email Semi-Profesional

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pemasaran Email Hubspot - Platform otomatisasi pemasaran
4. MailerLite - Pembuat halaman arahan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Baik Anda mengirim email ke pelanggan, kolega, atau karyawan, cara Anda menutup email memiliki dampak besar pada apakah Anda mendapatkan respons yang diinginkan atau tidak.

Daripada mengetikkan tanda tangan email yang sama di semua pesan Anda (misalnya salam, tulus, harapan terbaik, dll.), Anda harus menyesuaikan setiap akhiran tergantung pada konteks penjangkauan email Anda.

Mengapa ini penting? Sign-off yang tepat tidak hanya akan menunjukkan akhir dari pesan tetapi juga akan meninggalkan kesan yang baik bagi pembaca dan memotivasi mereka untuk mengambil tindakan . Misalnya, Anda mungkin mengakhiri email dengan pertanyaan yang meminta penerima untuk membalas, bukan hanya mengesampingkan email setelah membacanya.

Dalam artikel ini, kita melihat beberapa cara terbaik untuk mengakhiri email profesional untuk mendapatkan tanggapan dari berbagai target yang berbeda.

Tapi pertama-tama, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat membuat penutup email Anda.

• Format Akhir Berdasarkan Jenis Audiens: Format akhir email Anda berdasarkan tipe audiens yang Anda ajak berkomunikasi, seperti pelanggan B2C dan B2B baru dan berulang, kolega profesional, manajer atau eksekutif, dan lainnya.
  
  
• Gunakan Akhiran yang Singkat dan Ringkas: Ada taktik universal tertentu untuk mengakhiri email yang dapat Anda gunakan terlepas dari targetnya, tetapi pastikan bahwa akhirannya selalu pendek dan ringkas.
  
  
• Langsung Dengan Niat Anda: Apakah Anda ingin mengirim pengingat, ucapan selamat, atau ucapan terima kasih, pastikan Anda sangat langsung dengan niat Anda untuk menghindari kesalahpahaman.
  
  
• Beri Pengguna Berbagai Cara untuk Terhubung: Latih pengelolaan saluran yang baik dengan membuat tanda tangan email yang menawarkan berbagai cara bagi pengguna untuk terhubung dengan merek Anda di berbagai platform, seperti media sosial, email, telepon, situs web, dll. Sebagai bagian dari pengenalan merek, pastikan untuk menggunakan pembuat logo untuk membuat logo profesional, membagikan slogan bisnis Anda, dll.
  
  
• Selalu Periksa Ejaan Anda: Terlepas dari seberapa tulus penutupan email Anda, orang-orang yang membaca email Anda tidak akan percaya bahwa Anda berusaha keras untuk menyusunnya jika diisi dengan kesalahan ketik. Selain itu, email yang berisi kesalahan tidak menginspirasi banyak kepercayaan pada penerima Anda tentang kemampuan Anda untuk berdedikasi dan berorientasi pada detail dalam hal kolaborasi lebih lanjut.

Kiat Pro: Gunakan alat seperti Grammarly untuk memeriksa ejaan Anda sebelum mengirim email.

• Selenggarakan Pertemuan Dengan Anggota Tim untuk Membahas Email

Saat membuat akhiran email baru atau bagian lain dari email, selalu yang terbaik adalah meminta orang lain untuk melihatnya sebelum Anda mengirimkannya.

Dengan mengumpulkan anggota tim atau karyawan Anda di seluruh perusahaan untuk melihat dan mendiskusikan email bersama, Anda dapat lebih memahami apakah email tersebut benar-benar sesempurna yang mungkin Anda pikirkan sebelumnya.

Satu hal hebat yang perlu dipertimbangkan ketika mengadakan pertemuan ini adalah menjadi tuan rumah secara virtual. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk menjaga jarak sosial dan memastikan bahwa pekerja jarak jauh dan hibrida dapat hadir.

Selain itu, Anda dapat menggunakan perangkat lunak perekaman layar komputer selama rapat untuk merekam apa yang dikatakan semua orang.

Dengan kembali dan meninjau komentar dan kritik rekan Anda setelah rapat, Anda dapat memastikan untuk mengintegrasikan semua umpan balik mereka secara efektif ke dalam draf akhir email.

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan yang kuat tentang beberapa praktik terbaik yang paling penting untuk menulis akhiran email yang efektif, berikut adalah 10 cara untuk mengakhiri pesan email untuk mendapatkan tanggapan yang tepat .

Saya telah mengkategorikannya berdasarkan apa niat Anda:

1. Memelihara Hubungan

Salah satu hal pertama yang harus dilakukan sebelum memutuskan akhiran email terbaik untuk digunakan adalah menentukan jenis hubungan yang Anda miliki dengan penerima.

Misalnya, saat menghubungi orang asing, Anda harus terdengar formal tanpa terlihat terlalu tegang.

Namun, jika Anda memiliki hubungan yang lama dan menyenangkan dengan koresponden, bersikap terlalu formal kemungkinan akan merusak hubungan itu. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menambahkan signoff email yang lebih akrab dan hangat.

Jika Anda tidak yakin seberapa formal Anda, ambil isyarat dari orang lain yang mengirim email. Periksa apakah mereka lebih suka menjaga hal-hal profesional atau jika mereka menggunakan daftar yang lebih informal dan melakukan hal yang sama.

Berikut adalah beberapa contoh bagus untuk mengakhiri email yang memelihara hubungan:

• Teruslah berjuang dengan perjuangan yang baik.
• Tetap mengagumkan!
• Saya menghargai semua yang Anda lakukan!
• Sampai saya mendengar kabar dari Anda, saya harap Anda baik-baik saja.

Cara hebat lainnya untuk memelihara hubungan adalah dengan memasukkan "pesan PS" dengan tautan ke konten bermerek seperti kursus yang Anda buat di platform kursus online , podcast di direktori podcast, tautan ke meme yang baru-baru ini dibagikan di Facebook, promosi TikTok yang menarik. produk terbaru yang ditawarkan merek Anda, dan banyak lagi.

Alih-alih hanya meninggalkan kesan positif di benak pelanggan Anda, Anda juga dapat memberi mereka sesuatu untuk terlibat lebih dekat dengan merek Anda saat mereka masih dalam pola pikir itu. Ini adalah taktik yang bagus untuk membangun duta merek dan pemasar evangelis.

Lihat contoh di bawah ini yang menunjukkan akhir dari email yang dirancang untuk memelihara hubungan dengan pelanggan.

sumber: Rightinbox

Email ini memberikan nilai yang sangat besar bagi penerimanya, cara yang terbukti untuk menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda menghargai mereka dan mendukung upaya mereka untuk mencapai tujuan mereka. Dengan akhiran seperti ini, mudah untuk melihat bagaimana pelanggan Anda dapat dibujuk untuk mengambil tindakan yang diinginkan.

2. Menunjukkan Rasa Syukur

Menunjukkan rasa terima kasih dalam email Anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan tingkat respons Anda. Semua orang menghargai ucapan terima kasih, tetapi jangan gunakan jenis penutupan ini jika hasil yang Anda inginkan tidak pasti, jika tidak, Anda mungkin terlihat memaksakan atau memaksa.

Berikut adalah beberapa contoh khas penutupan email yang menyampaikan rasa terima kasih:

• Terima kasih atas pertimbangan Anda: Ini adalah akhir konteks khusus ketika Anda menerima semacam bantuan.
• Senang bekerja sama dengan Anda: Gunakan jenis akhiran email ini untuk menyimpulkan bagian dari kolaborasi Anda dan menyiapkan fondasi untuk kemungkinan korespondensi di masa mendatang.
• Terima kasih sebelumnya atas kerja sama Anda: Hanya gunakan yang ini jika Anda cukup yakin untuk menerima jawaban positif.

Menggunakan akhiran email sebagai cara untuk menyampaikan atau menekankan rasa terima kasih kepada penerima adalah pilihan yang bagus di lingkungan profesional mana pun. Menurut penelitian, email yang diakhiri dengan beberapa variasi "terima kasih" mendapatkan tingkat respons 62% lebih tinggi daripada yang tidak.

sumber: Boomarangapp

3. Mengirim Pengingat

Untuk sebagian besar, orang memindai email untuk poin utama dan jika Anda harus mengirim pengingat, pastikan Anda merangkum poin utama Anda dan menyoroti ajakan bertindak, seperti pada contoh di bawah ini:

• Jangan lupa untuk [tindakan spesifik]
• Sekali lagi, tolong [tindakan yang diinginkan]
• Hanya pengingat cepat untuk [ajakan bertindak]

Ingatlah untuk membuatnya singkat dan to the point. Akhiran email yang lebih pendek lebih efektif dan telah terbukti memiliki tingkat respons yang lebih tinggi, sebagaimana dibuktikan oleh gambar di bawah ini:

sumber: Snov.io

4. Mengantisipasi Hal-Hal Baik yang Akan Datang

Seperti yang telah Anda lihat sejauh ini, email sign-off dapat berfungsi ganda sebagai ajakan bertindak yang efektif , terutama saat Anda mengakhiri email dengan sebuah pertanyaan.

Namun, Anda juga dapat mencapainya dengan menggunakan contoh di bawah ini untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan respons yang menguntungkan.

• Berharap untuk segera terhubung: Jenis akhiran ini sangat ideal jika Anda tidak yakin media mana yang mungkin Anda gunakan untuk berkomunikasi di masa mendatang.
• Senang bekerja sama dengan Anda di [proyek tertentu]: Akhiran email ini menunjukkan kepada prospek bahwa Anda serius bekerja dengan mereka.
• Berharap mendapat tempat di kalender Anda: Jika Anda belum mulai berkolaborasi, penutupan email ini sangat cocok untuk menunjukkan keinginan Anda kepada prospek tanpa terburu-buru atau mengganggu mereka.

Jenis akhiran ini meningkatkan kemungkinan penerima email akan fokus pada proyek atau tugas yang akan datang dengan cara yang lebih positif, sehingga kemungkinan besar mereka akan membalas Anda dengan balasan yang menyenangkan.

5. Melanggar Norma

Jika Anda merasa nyaman melanggar norma, maka Anda mungkin menghargai penutup email lucu yang dapat berfungsi sebagai alat yang menarik untuk meningkatkan tingkat balasan Anda.

Berikut adalah beberapa cara lucu untuk mengakhiri email:

• Pesan ini dibuat dari 100% elektron daur ulang
• Terima kasih, saya akan melihat diri saya keluar
• Diketik dengan jempol besar di ponsel kecil

sumber: Brafton

Apa pun yang dapat Anda lakukan untuk menyimpang dari norma dan konvensi akan membuat pesan Anda lebih mudah diingat oleh penerima. Pada gilirannya, ini akan membantu meningkatkan peluang Anda untuk menerima tanggapan dari mereka.

6. Personalisasi Sign-Off Anda

Kebanyakan orang menggunakan template email untuk menghemat waktu dan mengotomatisasi banyak proses pemasaran dan penjualan mereka .

Jika Anda melakukan hal yang sama, pastikan Anda menerapkan setidaknya beberapa personalisasi ke dalam kampanye email Anda.

Ini bisa sesederhana menggunakan signoff yang memungkinkan Anda menambahkan nama penerima Anda. Menggunakan nama seseorang dalam email telah terbukti membangun kepercayaan dan membantu mereka mengingat percakapan Anda dengan lebih baik.

Atau, gunakan templat tempat Anda dapat menambahkan pesan yang dipersonalisasi dan/atau ajakan bertindak bagi pembaca untuk mengambil beberapa jenis tindakan.

Anda juga dapat mempersonalisasi akhiran email Anda sesuai dengan waktu pengiriman, seperti pada contoh di bawah ini:

• Selamat berakhir pekan (untuk email yang dikirim pada hari Jumat).
• Semoga akhir pekan Anda berjalan lancar (untuk email yang dikirim pada hari Sabtu atau Minggu).
• Nikmati liburan Anda!

Ketika Anda mempersonalisasi pesan email Anda, itu menyampaikan kepada pembaca bahwa Anda menghargai mereka. Ini menunjukkan kepada mereka bahwa Anda cukup peduli untuk mengetahui nama, tanggal lahir, preferensi, dll.

Apa pun detail kehidupan mereka yang dapat Anda gunakan untuk membuat penerima merasa seperti VIP, bukan hanya email lain di database Anda, akan membantu Anda mendorong keterlibatan dan memenangkan respons yang baik dari mereka.

7. Berakhir Dengan Sebuah Pertanyaan

Selain menambahkan ajakan bertindak ke penutup email Anda, Anda juga dapat menambahkan pertanyaan ke kalimat terakhir email Anda. Karena ini adalah hal terakhir yang akan dibaca oleh penerima email, itu akan menjadi yang paling segar di benak mereka.

Anda dapat lebih memanfaatkan ini dengan memasukkan sesuatu yang akan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan.

Misalnya, Anda mungkin mulai dengan pertanyaan yang mengungkapkan kebutuhan atau tujuan mereka (relevan dengan subjek yang dibahas dalam email) dan kemudian menambahkan panggilan bagi mereka untuk mencoba produk atau layanan Anda (sebagai solusi sempurna untuk masalah mereka).

Misalnya, “ Apakah Anda mengalami masalah dengan proses orientasi perangkat lunak? ”, atau “ Apakah Anda memerlukan bantuan untuk meningkatkan tingkat konversi Anda? ”

Berikut ini contoh akhiran email dari Hunter.io:

sumber: Hunter.io

Jenis pertanyaan ini meningkatkan kemungkinan penerima email Anda akan menanggapi pesan Anda daripada hanya mengakhiri email Anda dengan akhiran yang normal, seperti “ Salam ”.

8. Meminta Pertemuan

Kapan pun Anda membutuhkan informasi atau jawaban dari penerima email Anda, ingatlah bahwa kebanyakan orang memindai email daripada membaca setiap kalimat.

Inilah sebabnya mengapa penting untuk memastikan informasi penting Anda disorot untuk memudahkan penyampaian pesan Anda sehingga Anda mendapatkan respons yang diinginkan.

Cara yang bagus untuk melakukannya adalah dengan menambahkan "PS ." baris untuk mengulangi poin Anda. Saat meminta pertemuan , pastikan Anda menyertakan dua hal penting ini:

• Apa untungnya bagi mereka - nilai apa yang akan mereka dapatkan
• Waktu yang singkat yang Anda minta

Misalnya, " PS Layanan kami dapat meningkatkan lalu lintas situs web Anda hingga 27% hanya dalam waktu 30 hari. Yang diperlukan hanyalah 15 menit dengan saya dan Anda akan pergi dengan strategi yang solid. "

Menggunakan email yang berakhiran seperti ini saat meminta pertemuan akan meningkatkan peluang mendapatkan respons yang tepat.

9. Akhiran Email Profesional yang Singkat dan Ringkas

Anda tidak akan pernah goyah dengan akhiran email yang singkat dan padat seperti contoh di bawah ini:

• Terbaik: Ini adalah penandatanganan yang singkat dan manis, yang diakui secara universal.
• Salam: Anda tidak akan pernah salah dengan sign-off email langsung ini.
• Best Regards/Kind Regards: Yang satu ini sangat ideal jika Anda perlu terdengar sedikit lebih profesional.
• Hormat kami: Meskipun agak kuno, ini masih merupakan tanda profesional yang dapat Anda gunakan untuk email apa pun.
• Seperti biasa: Akhiran email ini meyakinkan penerima Anda bahwa hubungan Anda tetap tidak berubah, memberi mereka rasa stabilitas.

Jenis akhiran ini menunjukkan kepada penerima bahwa hubungan Anda adalah hubungan yang hangat, profesional, dan stabil. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat seseorang merasa nyaman dan membuatnya lebih mungkin untuk merespons dengan cara yang sama hangat dan profesionalnya.

10. Pendaftaran Email Semi-Profesional

Selain contoh yang diuraikan di atas, Anda juga dapat menggunakan tanda tangan email semi-profesional . Ini adalah penutup yang sangat memadai dan bekerja sangat baik jika akhir email Anda tidak terlalu bergantung pada konteks pesan atau jenis hubungan yang Anda miliki dengan penerima.

Berikut adalah beberapa contoh persetujuan email universal yang netral namun tetap menyenangkan.

• Terima kasih!: Akhir semi-profesional ini bagus untuk merobek email yang Anda minta dari penerima.
• Cheers!: Penandatanganan universal ini sesuai dalam situasi di mana Anda telah menjalin ikatan dengan penerima email.
• Nanti!: Tanda tangan kasual lainnya yang paling baik digunakan pada orang yang sudah Anda kenal, atau jika tidak, Anda berisiko tanda tangan Anda disalahartikan.

Semakin santai hubungan Anda dengan penerima email, semakin tepat menggunakan tanda tangan email seperti ini.

Menurut penelitian, jenis akhiran ini sangat efektif - kedua setelah akhiran email yang menyampaikan rasa terima kasih, seperti yang ditunjukkan oleh grafik di bawah ini:

sumber: Cience

Kesimpulan

Ini dia. 10 cara untuk menyelesaikan email profesional Anda dan mendapatkan tanggapan yang tepat dari penerima dalam setiap situasi.

Mulai sekarang, Anda dapat mengirim persetujuan khusus ke skenario dan orang yang berbeda alih-alih persetujuan umum yang sama. Dan, kecuali jika Anda mengirim email massal, seperti email penjangkauan dingin, dll., ini adalah sesuatu yang akan sangat dihargai oleh penerima email Anda.

Ke Anda. Akhiran email apa lagi yang Anda gunakan untuk mendapatkan tanggapan yang tepat dari penerima? Bagikan di komentar di bawah!