Cara Membeli Perangkat Lunak Bisnis dalam 6 Langkah

Menavigasi proses pembelian perangkat lunak itu sulit, tetapi kami di sini untuk membantu.

Memilih perangkat lunak bisa sangat melelahkan, tetapi jangan takut. Dalam artikel ini, kami akan menguraikan enam langkah yang harus Anda ikuti untuk menemukan perangkat lunak yang tepat dan merasa yakin dengan keputusan Anda.

6 langkah kunci untuk menemukan perangkat lunak yang tepat

Langkah 1: Tentukan masalah Anda

Langkah pertama dari proses pembelian perangkat lunak melibatkan mencari tahu kebutuhan Anda dan memastikan mereka selaras dengan tujuan bisnis Anda.

Tanyakan pada diri sendiri: Masalah apa yang harus saya pecahkan?

Mengidentifikasi masalah membantu Anda mempersempit jenis perangkat lunak yang Anda butuhkan. Mulailah dengan masalah spesifik yang didorong oleh tujuan bisnis, seperti:

• Kami membutuhkan karyawan kami untuk berkolaborasi lebih cepat dalam proyek.
• Kami perlu melacak inventaris kami di beberapa lokasi toko dengan lebih akurat.
• Kita perlu meningkatkan komunikasi kita dengan pelanggan.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut adalah beberapa cara untuk mengidentifikasi masalah Anda dan bagaimana masalah tersebut terkait dengan tujuan bisnis Anda:

• Bicaralah dengan tim Anda untuk menunjukkan masalah saat ini. Gali lebih dalam percakapan untuk menemukan masalah mendasar, bukan hanya gejalanya.
• Evaluasi perangkat lunak Anda saat ini dan diskusikan masalah penggunaannya dengan tim Anda.
• Tanyakan kepada orang lain di jaringan dan/atau industri Anda apakah mereka mengalami masalah serupa.

Langkah 2: Tentukan persyaratan perangkat lunak Anda

Kemungkinan ada lusinan, jika bukan ratusan, produk perangkat lunak yang dirancang untuk mengatasi masalah yang Anda alami. Tapi itu tidak cukup. Anda memerlukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Tanyakan pada diri sendiri: Bagaimana kita ingin menggunakan perangkat lunak ini?

Mengetahui apa yang ingin Anda dapatkan dari perangkat lunak yang Anda gunakan akan membantu Anda lebih dekat dengan pilihan yang tepat untuk bisnis Anda. Berikut beberapa persyaratan yang perlu diperhatikan:

• Fitur (semua hal yang perlu Anda lakukan)
• Jumlah pengguna (jika Anda memerlukan akun terpisah untuk setiap pengguna)
• Kemudahan penggunaan (betapa mudahnya tim Anda menggunakannya)
• Integrasi (bagaimana ia berinteraksi dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan)
• Potensi pertumbuhan (seberapa baik perangkat lunak akan memenuhi kebutuhan masa depan)
• Harga (berapa banyak yang ingin Anda keluarkan untuk perangkat lunak)

Namun, jangan berhenti menjawab pertanyaan ini. Bawa informasi tambahan untuk menyempurnakan kebutuhan Anda dengan mengunjungi direktori perangkat lunak Capterra untuk menelusuri ulasan pengguna yang mendalam dari orang lain seperti Anda. Anda akan melihat fitur apa yang dilihat oleh perusahaan serupa sebagai hal yang harus dimiliki.

Untuk membangun kepercayaan pada persyaratan Anda, bicarakan dengan tim Anda untuk melihat apa yang sebenarnya dibutuhkan pengguna. Anda juga dapat melihat satu atau dua perusahaan perangkat lunak terkemuka dan melihat fitur tambahan apa yang mereka tawarkan. Bandingkan dengan perangkat lunak lain yang Anda pertimbangkan untuk melihat fitur mana yang tidak dapat Anda lakukan tanpanya dan mana yang merupakan bonus bagus.

Langkah 3: Identifikasi opsi dan buat daftar pendek Anda

Langkah selanjutnya dalam pencarian perangkat lunak Anda melibatkan pembuatan daftar lengkap semua solusi yang memenuhi kebutuhan Anda. Mencari Capterra untuk kategori perangkat lunak Anda adalah tempat yang bagus untuk memulai.

Setelah membuat daftar perangkat lunak yang komprehensif, saatnya untuk mempersempitnya menjadi daftar pilihan realistis yang dapat dikelola. Idealnya, daftar itu harus memiliki tiga hingga tujuh produk—lebih dari itu dan proses seleksi berisiko menjadi terlalu panjang dan rumit.

Tanyakan pada diri Anda sendiri: Apakah solusi perangkat lunak ini harus ada dalam daftar pendek saya?

Untuk menjawab pertanyaan ini, mulailah membandingkan perangkat lunak pada daftar Anda dengan persyaratan yang Anda buat di langkah kedua, dengan hati-hati untuk mengevaluasi hal-hal berikut:

• Apakah produk memecahkan masalah utama Anda dan mendukung tujuan bisnis Anda?
• Apakah produk memenuhi persyaratan fitur Anda?
• Seberapa ramah pengguna solusinya?
• Apakah produk berfungsi (terintegrasi) dengan perangkat lunak yang Anda gunakan sekarang?
• Apakah produk memiliki ulasan pengguna yang baik?
• Apakah produk sesuai anggaran Anda?

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar solusi pada daftar panjang awal Anda dapat dihapus. Untuk lebih mengurangi daftar Anda, gunakan alat pemfilteran Capterra dan ulasan pengguna.

Alat filter (ditemukan pada halaman kategori perangkat lunak tertentu) memungkinkan Anda untuk mengurangi hasil Anda dengan fitur populer, opsi harga, dan banyak lagi. Ulasan pengguna (ditemukan di halaman produk perangkat lunak tertentu) akan memberi Anda peringkat keseluruhan, serta peringkat untuk kemudahan penggunaan, layanan pelanggan, nilai keseluruhan, dan fitur.

Anda juga dapat melihat industri dan ukuran bisnis pengulas. Sebuah produk mungkin bagus di atas kertas, tetapi Anda ingin memastikan orang-orang seperti Anda benar-benar menikmati menggunakannya.

/ Dapatkan Saran

Ikuti kuis kami dan dapatkan daftar pendek perangkat lunak Anda sendiri

IKUTI KUIS

Langkah 4: Pilih pilihan utama Anda

Anda telah melakukan banyak penelitian pada titik ini, dan siap untuk membuat pilihan akhir dari daftar pendek Anda. Untuk merasa sepenuhnya yakin dengan keputusan Anda, berikut adalah beberapa pemeriksaan terakhir untuk memastikan Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda.

Tanyakan pada diri Anda: Apakah saya memercayai perusahaan ini dengan bisnis saya?

Hubungan Anda dengan vendor perangkat lunak akan menjadi kemitraan. Berikut adalah beberapa cara untuk membangun kepercayaan itu:

• Baca ulasan pengguna di Capterra dari pelanggan saat ini yang memiliki kebutuhan serupa dengan Anda. Buat daftar pertanyaan untuk vendor berdasarkan kekhawatiran yang Anda miliki setelah membaca ulasan.
• Hubungi vendor, jadwalkan demo, dan ajukan pertanyaan. Melihat kemampuan perangkat lunak dari dekat memungkinkan Anda membuat perbandingan yang lebih bermakna.
• Hubungi vendor di daftar Anda untuk menentukan harga akhir dan tingkat layanan, serta materi pelatihan dan orientasi apa pun. Perusahaan perangkat lunak yang berbeda menyediakan berbagai tingkat layanan setelah pembelian Anda, jadi jika Anda menginginkan sesuatu yang praktis, bicarakan dengan vendor sebelumnya.

Setelah menyelesaikan pemeriksaan ini, Anda akan merasa lebih percaya diri dengan pilihan Anda. Langkah selanjutnya adalah memastikan tim Anda berbagi kepercayaan ini.

Langkah 5: Dapatkan dukungan tim

Sebelum Anda membeli perangkat lunak baru, Anda perlu dukungan dari orang lain di tim Anda. Tidak semua orang akan menghabiskan banyak waktu untuk penelitian perangkat lunak seperti Anda, jadi bagikan temuan Anda dan beri tahu mereka bagaimana Anda sampai pada pilihan akhir Anda.

Tanyakan pada diri Anda: Siapa yang akan terpengaruh oleh keputusan ini?

Sertakan siapa saja yang akan terpengaruh oleh perubahan perangkat lunak dalam presentasi dan diskusi. Itu bisa termasuk:

• Anggota tim yang akan menggunakan perangkat lunak baru
• Mereka yang bertanggung jawab atas anggaran perangkat lunak
• Eksekutif yang akan menandatangani pembelian perangkat lunak
• Personil TI yang akan mengimplementasikan perangkat lunak baru
• Manajemen yang akan bertanggung jawab untuk mendorong perubahan

Bagikan alasan penelitian dan pemilihan Anda, dan berikan banyak waktu untuk umpan balik. Setelah mereka yang terpengaruh oleh perubahan (dan mereka yang bertanggung jawab atas anggaran perangkat lunak) bergabung, Anda akan siap untuk membeli.

Langkah 6: Beli perangkat lunak baru Anda

Langkah terakhir ini adalah yang paling mudah, tetapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum Anda menandatangani di garis putus-putus dan mengirimkan pembayaran resmi pertama itu:

• Pastikan Anda telah berkomunikasi dengan vendor sebelumnya tentang persyaratan kontrak Anda.
• Tanyakan tentang diskon apa pun yang mungkin memenuhi syarat untuk bisnis Anda (misalnya, jika Anda bekerja untuk organisasi nirlaba).
• Diskusikan rencana pembayaran, dan tanyakan tentang diskon untuk pembayaran tahunan, bukan bulanan.
• Diskusikan apa yang akan menjadi tanggung jawab vendor perangkat lunak untuk pasca-pembelian (ini dapat mencakup pelatihan staf dan orientasi, ketersediaan layanan pelanggan, dan akses ke pembaruan perangkat lunak di masa mendatang).
• Jika membayar dengan jadwal bulanan atau rutin lainnya, bekerjalah dengan keuangan secara internal untuk memastikan anggaran akan tersedia saat dibutuhkan.

Setelah Anda secara resmi membeli paket perangkat lunak, tepuk punggung Anda atas kerja keras Anda, dan merasa yakin bahwa Anda telah membuat pilihan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda karena Anda meluangkan waktu untuk melakukan proses pembelian dengan benar. Saatnya merayakan efisiensi yang lebih besar dan manfaat lain dari perangkat lunak baru Anda.

Informasi tentang survei “Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil” Capterra

Capterra melakukan survei ini pada Juli dan Agustus 2018 di antara 420 usaha kecil dan menengah (UKM) yang berbasis di AS, Jerman, dan Prancis. Responden disaring untuk ukuran perusahaan dan pendapatan untuk memenuhi syarat sebagai UKM. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki pengaruh signifikan terhadap keputusan yang terkait dengan pembelian teknologi untuk organisasi mereka.

Mereka diharuskan membeli setidaknya satu perangkat lunak senilai $5.000 atau lebih dalam 12 bulan terakhir. Responden diminta setidaknya menjadi manajer kantor, yang memengaruhi keputusan pembelian perangkat lunak di organisasi mereka.