Как купить программное обеспечение для бизнеса за 6 шагов

Навигация по процессу покупки программного обеспечения непроста, но мы здесь, чтобы помочь.

Выбор программного обеспечения может быть ошеломляющим, но не бойтесь. В этой статье мы разберем шесть шагов, которым вы должны следовать, чтобы найти подходящее программное обеспечение и быть уверенным в своем решении.

6 ключевых шагов для поиска подходящего программного обеспечения

Шаг 1. Определите свою проблему

Первый шаг в процессе покупки программного обеспечения включает в себя определение ваших потребностей и обеспечение их соответствия вашим бизнес-целям.

Спросите себя: какую проблему мне нужно решить?

Выявление проблемы помогает сузить выбор необходимого программного обеспечения. Начните с конкретной проблемы, связанной с бизнес-целями, например:

• Нам нужно, чтобы наши сотрудники быстрее сотрудничали в проектах.
• Нам нужно более точно отслеживать наши запасы в нескольких магазинах.
• Нам необходимо улучшить наше общение с клиентами.

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько способов определить ваши проблемы и то, как они связаны с вашими бизнес-целями:

• Поговорите со своей командой, чтобы точно определить текущие проблемы. Копайте глубже в разговоре, чтобы найти основную проблему, а не только симптомы.
• Оцените свое текущее программное обеспечение и обсудите проблемы его использования с вашей командой.
• Спросите других в вашей сети и/или отрасли, если у них возникают подобные проблемы.

Шаг 2. Определите требования к программному обеспечению

Вероятно, существуют десятки, если не сотни программных продуктов, предназначенных для решения вашей проблемы. Но этого недостаточно. Вам нужно программное обеспечение, которое будет соответствовать конкретным потребностям вашего бизнеса.

Спросите себя: как мы хотим использовать это программное обеспечение?

Знание того, что вы хотите получить от программного обеспечения, которое вы используете, поможет вам сделать правильный выбор для вашего бизнеса. Вот некоторые требования, которые следует учитывать:

• Особенности (все, что вам нужно)
• Количество пользователей (если вам нужны отдельные учетные записи для каждого пользователя)
• Простота использования (насколько легко будет использовать вашу команду)
• Интеграции (как это взаимодействует с другим программным обеспечением, которое вы используете)
• Потенциал роста (насколько хорошо программное обеспечение будет соответствовать будущим потребностям)
• Цена (сколько вы готовы потратить на программное обеспечение)

Однако не останавливайтесь на ответе на этот вопрос. Внесите дополнительную информацию, чтобы уточнить свои требования, посетив каталоги программного обеспечения Capterra, чтобы просмотреть подробные отзывы пользователей от других людей, таких как вы. Вы увидите, какие функции похожие компании считают обязательными.

Чтобы укрепить уверенность в своих требованиях, поговорите со своей командой, чтобы узнать, что на самом деле нужно пользователям. Вы также можете обратиться к одной или двум ведущим компаниям-разработчикам программного обеспечения и посмотреть, какие дополнительные функции они предлагают. Сравните их с другим программным обеспечением, которое вы рассматриваете, чтобы увидеть, без каких функций вы не можете обойтись, а какие являются приятными бонусами.

Шаг 3: Определите варианты и составьте свой краткий список

Следующим шагом в поиске программного обеспечения является создание исчерпывающего списка всех решений, отвечающих вашим потребностям. Поиск Capterra для вашей категории программного обеспечения — отличное место для начала.

После создания исчерпывающего списка программного обеспечения пришло время сузить его до управляемого короткого списка реалистичных вариантов. В идеале в этом списке должно быть от трех до семи продуктов — если больше, то процесс выбора рискует стать слишком длинным и сложным.

Спросите себя: должно ли это программное решение быть в моем списке?

Чтобы ответить на этот вопрос, начните сравнивать программное обеспечение из вашего списка с требованиями, изложенными на втором шаге, постаравшись оценить следующее:

• Решает ли продукт вашу ключевую проблему и поддерживает ли ваши бизнес-цели?
• Соответствует ли продукт вашим требованиям?
• Насколько удобно решение?
• Продукт работает (интегрируется) с программным обеспечением, которое вы сейчас используете?
• Есть ли у продукта хорошие отзывы пользователей?
• Продукт находится в рамках вашего бюджета?

Как только вы ответите на эти вопросы, вы обнаружите, что большинство решений из вашего первоначального длинного списка можно удалить. Чтобы еще больше сократить свой список, используйте инструмент фильтрации Capterra и отзывы пользователей.

Инструмент фильтрации (находящийся на страницах определенных категорий программного обеспечения) позволяет сократить результаты поиска по популярным функциям, вариантам ценообразования и т. д. В отзывах пользователей (которые можно найти на страницах конкретных программных продуктов) вы получите общие оценки, а также оценки простоты использования, обслуживания клиентов, общей ценности и функций.

Вы также можете увидеть отрасль и размер бизнеса рецензентов. Продукт может быть хорош на бумаге, но вы хотите, чтобы люди, подобные вам, действительно получали от него удовольствие.

/ Получить предложения

Пройдите наш тест и получите свой собственный список программного обеспечения

ПРОЙДИТЕ ВИКТОРИНУ

Шаг 4: Выберите лучший вариант

К этому моменту вы провели много исследований и готовы сделать окончательный выбор из своего списка. Чтобы быть полностью уверенным в своем решении, вот несколько последних проверок, чтобы убедиться, что вы выбираете правильное программное обеспечение для своего бизнеса.

Спросите себя: доверяю ли я этой компании свой бизнес?

Ваши отношения с поставщиком программного обеспечения будут партнерскими. Вот несколько способов построить это доверие:

• Прочитайте отзывы пользователей о Capterra от существующих клиентов, у которых есть потребности, аналогичные вашим. Создайте список вопросов для поставщиков на основе любых опасений, которые у вас возникнут после прочтения отзывов.
• Свяжитесь с поставщиками, запланируйте демонстрации и задайте вопросы. Увидев возможности программного обеспечения вблизи, вы сможете сделать более значимые сравнения.
• Свяжитесь с поставщиками из вашего списка, чтобы определить окончательные цены и уровни обслуживания, а также любые материалы для обучения и адаптации. Различные компании-разработчики программного обеспечения предоставляют различные уровни обслуживания после покупки, поэтому, если вы хотите что-то практическое, заранее поговорите с поставщиком.

После завершения этих проверок вы должны чувствовать себя еще более уверенно в своем выборе. Следующий шаг — убедиться, что ваша команда разделяет эту уверенность.

Шаг 5. Заручитесь поддержкой команды

Прежде чем приобретать новое программное обеспечение, вам необходимо заручиться поддержкой других членов вашей команды. Не все потратят столько времени на исследования программного обеспечения, как вы, поэтому поделитесь своими выводами и сообщите им, как вы пришли к своему окончательному выбору.

Спросите себя: на кого повлияет это решение?

Включайте всех, кого затронет изменение программного обеспечения, в презентации и обсуждения. Это может включать:

• Члены команды, которые будут использовать новое программное обеспечение
• Те, кто отвечает за бюджет программного обеспечения
• Руководители, которые подпишут покупку программного обеспечения
• ИТ-персонал, который будет внедрять новое программное обеспечение
• Руководство, которое будет нести ответственность за внедрение изменений

Поделитесь своими исследованиями и причинами выбора и оставьте достаточно времени для обратной связи. Как только те, кого затронет изменение (и те, кто отвечает за бюджет программного обеспечения), присоединятся к вам, вы будете готовы к покупке.

Шаг 6: Приобретите новое программное обеспечение

Этот последний шаг является самым простым, но есть несколько вещей, о которых следует знать, прежде чем вы подпишетесь на пунктирной линии и отправите первый официальный платеж:

• Убедитесь, что вы связались с поставщиком заранее об условиях вашего контракта.
• Спросите о скидках, на которые может претендовать ваш бизнес (например, если вы работаете в некоммерческой организации).
• Обсудите планы платежей и спросите о скидках при оплате ежегодно, а не ежемесячно.
• Обсудите, за что поставщик программного обеспечения будет нести ответственность после покупки (это может включать адаптацию и обучение персонала, доступность обслуживания клиентов и доступ к будущим обновлениям программного обеспечения).
• Если вы платите ежемесячно или по другому повторяющемуся графику, работайте с финансами внутри компании, чтобы убедиться, что бюджет будет доступен, когда это необходимо.

После того, как вы официально купили программный пакет, похвалите себя за проделанную работу и почувствуйте уверенность в том, что вы сделали правильный выбор программного обеспечения для своего бизнеса, потому что вы потратили время на то, чтобы правильно оформить процесс покупки. Пришло время отметить большую эффективность и другие преимущества вашего нового программного обеспечения.

Информация об исследовании Capterra «Тенденции покупки программного обеспечения для малого бизнеса»

Capterra провела этот опрос в июле и августе 2018 года среди 420 предприятий малого и среднего бизнеса (SMB), базирующихся в США, Германии и Франции. Респонденты были проверены по размеру компании и доходам, чтобы квалифицироваться как SMB. Квалифицированные респонденты принимали решения или имели значительное влияние на решения, связанные с приобретением технологий для их организации.

Они должны были приобрести по крайней мере одну часть программного обеспечения на сумму не менее 5000 долларов США в течение последних 12 месяцев. Респонденты должны были быть как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.