Cara Menggunakan Partisi & Peran Berbasis Tim di HubSpot CRM

Salah satu hal hebat tentang rangkaian alat yang didukung CRM HubSpot adalah bahwa siapa pun di perusahaan Anda dengan nama pengguna dan kata sandi dapat bekerja di dalam platform dan mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa bantuan pengembang web atau profesional TI.

Tetapi juga benar bahwa salah satu hal paling menakutkan tentang platform HubSpot adalah bahwa siapa pun dengan nama pengguna dan kata sandi dapat bekerja di dalam alat dan mengakses informasi CRM dan pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, dan aset situs web!

Apakah Anda melihat potensi masalah di sini?

Itulah mengapa izin pengguna HubSpot dan fitur partisi berbasis tim adalah suatu keharusan bagi organisasi yang memiliki banyak pengguna dan departemen dalam sistem mereka.

Apa itu Partisi HubSpot?

Partisi di HubSpot adalah fitur yang membantu Anda mengatur CRM, aset, dan alat Anda sehingga hanya tim dan pengguna yang tepat yang memiliki akses — membantu menghilangkan kekacauan yang membingungkan dan potensi kesalahan langkah. Dalam portal HubSpot, Anda dapat memilih item dan menetapkannya ke berbagai tim atau departemen yang membutuhkannya, sambil membatasi akses ke aset yang tidak mereka butuhkan , membantu tim dan pengguna untuk tetap fokus dan terorganisir.

Partisi HubSpot awalnya diluncurkan pada tahun 2018, tetapi mendapat pembaruan besar pada tahun 2020 — bersama dengan peningkatan lainnya ke CMS Hub — yang memungkinkan akses berbasis tim yang lebih dalam ke semua alat pemasaran seperti formulir, email, CTA, dan banyak lagi.

Siapa yang Dapat Menggunakan Partisi HubSpot?

Secara umum, tim yang lebih kecil mungkin tidak memerlukan partisi, tetapi tetap baik untuk membiasakan diri Anda dengan fitur tersebut saat perusahaan dan tim Anda berkembang. Penting juga untuk dicatat bahwa kemampuan Anda untuk mempartisi aset akan bervariasi tergantung pada langganan HubSpot Anda.

Semua akun HubSpot dapat mempartisi catatan CRM. Tampilan CRM, dan kotak masuk Percakapan di semua hub, termasuk Pemasaran, Penjualan, Layanan, CMS, dan Operasi.

Namun, setelah itu, Anda memerlukan langganan Professional atau Enterprise untuk kemampuan partisi yang lebih canggih. Seperti yang dapat Anda bayangkan, Enterprise menawarkan fitur terbanyak dan melampaui yang tersedia dengan akun Profesional. Misalnya, langganan Perusahaan untuk CMS atau Marketing Hub diperlukan untuk mempartisi blog dan halaman web menurut tim.

Sumber: HubSpot

Mengapa Menggunakan Partisi HubSpot?

Singkatnya, partisi memiliki dua tujuan — mengatur dan membatasi akses ke aset dalam portal HubSpot Anda untuk tim dan pengguna tertentu.

Mengakses

Mereka yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk mengelola dan mengendalikan aset departemen adalah para ahli dan perlu memastikan bahwa semua aset dan fungsi di backend mempertahankan integritasnya dan tidak diubah secara tidak sengaja oleh pengguna yang tidak berpengalaman. Partisi membantu Anda melakukan itu

Misalnya, Anda tidak ingin seseorang secara tidak sengaja meluncurkan draft email blast ke seluruh daftar kontak Anda sebelum waktunya. Ingat proyek yang telah Anda kerjakan selama berminggu-minggu? Bayangkan seseorang mengubah banyak detail atau menghapusnya secara tidak sengaja. Atau bagaimana dengan pengumuman internal perusahaan yang sensitif yang seharusnya diposting ke intranet pribadi Anda, tetapi malah dipublikasikan ke blog publik Anda dengan ribuan pelanggan, lengkap dengan pemberitahuan email?

Astaga.

Organisasi

Manfaat lain dari partisi HubSpot adalah membantu Anda mengatur aset tim Anda, menghilangkan kekacauan dan kebingungan. Jika Anda telah menggunakan HubSpot untuk waktu yang lama, Anda mungkin telah membuat banyak konten hebat, dari blog dan halaman arahan hingga kampanye email, alur kerja, dokumen penjualan, urutan, dan banyak lagi. Anda juga telah mendapatkan banyak prospek dan kontak di CRM. Mengurai semua data dan informasi itu membutuhkan banyak waktu dan dapat terasa berlebihan bagi seseorang yang mungkin hanya membutuhkan akses ke beberapa aset.

Contoh Partisi HubSpot

Partisi sangat bagus jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang atau lokasi kantor. Anda dapat membuat tim unik untuk berbagai lokasi, masing-masing dengan aset pemasaran dan penjualan, promosi khusus, atau daftar kontaknya sendiri. Pengguna hanya melihat konten yang relevan bagi mereka dan tidak akan secara tidak sengaja mengunduh dan memposting grafik sosial untuk lokasi di seluruh kota atau wilayah lain, misalnya.

Contoh kasus penggunaan lain untuk mempartisi di HubSpot mungkin termasuk:

• Tim terpisah untuk SDM, pemasaran, penjualan, dan pengembang. Aset yang dibutuhkan untuk masing-masing tim ini mungkin sedikit berbeda, jadi permudah mereka dengan melakukan penyaringan untuk mereka.
• Tim produk atau merek. Apakah Anda produsen dengan unit bisnis atau merek yang berbeda? Produsen makanan, misalnya, mungkin memiliki beberapa produk yang masing-masing memiliki jaminan pemasaran dan penjualan sendiri selain daftar kontak tertentu.
• tim geografis. Jika Anda melayani beberapa pasar yang membutuhkan aset terpisah, Anda dapat mempartisinya berdasarkan wilayah. Ini sangat membantu bagi industri yang melayani negara lain dan perlu memelihara aset dalam berbagai bahasa.
• Tim pemasaran besar. Untuk organisasi yang lebih besar, Anda mungkin memiliki beberapa tim dalam departemen pemasaran Anda. Anda mungkin ingin mempartisi informasi pilihan untuk tim acara dan tim konten Anda, misalnya.
• Tim pengembang. Tim web yang lebih besar dapat menetapkan izin yang berbeda untuk desainer, pengembang, dan ahli strategi SEO.

Cara Mulai Menggunakan Izin HubSpot

Jika Anda memiliki akun Profesional atau Perusahaan, pertama-tama biasakan diri Anda dengan kemampuan partisi yang tersedia untuk tingkat langganan Anda. Basis Pengetahuan HubSpot adalah tempat yang baik untuk memulai. Dari sana, Anda ingin mengikuti kerangka kerja ini:

Tentukan Tujuan

Pertimbangkan kasus penggunaan di atas sebagai titik awal untuk membantu Anda memahami di mana titik nyeri mungkin berada di organisasi Anda dan cara terbaik untuk mengatasinya melalui partisi. Mungkin untuk mempartisi kampanye sehingga Anda dapat menyesuaikan jangkauan Anda dengan kebutuhan unik berbagai pasar atau industri yang Anda layani. Atau mungkin Anda melihat kebutuhan untuk mengasah kontak memelihara untuk merek atau lini produk tertentu. Menentukan tujuan Anda akan berfungsi sebagai dasar dari strategi partisi Anda.

Buat Tim

Menggunakan tim induk dan anak untuk setiap unit (waralaba, pasar, industri, merek, produk, dll.) membantu Anda mengatur aset Anda dalam setiap HubSpot Hub untuk memastikan anggota tim dapat dengan mudah mengakses apa yang mereka butuhkan — dan hanya apa yang mereka butuhkan — tanpa menyaring melalui rentetan konten yang tidak relevan.

Tetapkan Pengguna ke Tim

Tambahkan pengguna ke akun HubSpot Anda dan tetapkan masing-masing ke tim masing-masing bersama dengan izin yang benar. Anda juga dapat menugaskan admin super mahir yang memiliki izin untuk melihat tim lain untuk membantu mengelolanya. Ini sangat penting untuk memantau dan mempertahankan standar merek dan memastikan konsistensi di seluruh papan.

Tetapkan Aset ke Tim

Setelah anggota tim ditentukan, partisi aset di akun Anda dan tentukan tim mana yang memiliki akses ke aset masing-masing. Ini dapat dilakukan untuk aset individu atau dilakukan secara massal jika Anda memiliki banyak konten yang ada. Ingatlah bahwa semua konten yang baru dibuat dapat diakses oleh semua tim dengan izin konten secara default. Jika Anda ingin membatasi akses ke tim tertentu, Anda harus menyetel izin khusus pada aset saat dibuat.

Tetapkan Izin Pengguna

Izin didasarkan pada alat, menentukan apa yang dapat dilihat, diedit, dan dipublikasikan oleh setiap pengguna di akun Anda. Beberapa contoh termasuk kontak, kesepakatan, tugas, tiket, dan perusahaan. Dengan menyetel izin ke "hanya tim", Anda yakin bahwa orang yang ditugaskan ke alat mereka hanya mendapatkan aset yang mereka butuhkan.

PELAJARI LEBIH LANJUT: 7 Tips untuk Implementasi HubSpot CRM yang Efektif

Dukung Tim Anda. Dukung Pertumbuhan Anda.

Dengan partisi berbasis tim, organisasi Anda yang sedang berkembang dapat merampingkan operasinya dengan memberi setiap tim dan anggotanya apa yang mereka butuhkan. Tidak ada lagi. Tidak kurang. Ini tidak hanya akan menghemat waktu dan frustrasi mereka; itu juga akan memberi mereka kepercayaan diri mengetahui bahwa mereka dilengkapi dengan alat yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses.

Jika Anda ingin menjelajahi lebih banyak tentang partisi HubSpot dan apakah langganan Profesional atau Perusahaan tepat untuk bisnis Anda yang sedang berkembang, lihat halaman “ Mengapa Pergi HubSpot ” kami. Kemudian, hubungi dengan pertanyaan apa pun.