如何在 HubSpot CRM 中使用基於團隊的分區和角色

HubSpot 的 CRM 驅動工具套件的一大優點是，您公司中擁有用戶名和密碼的任何人都可以在平台內工作並訪問他們需要的信息，而無需網絡開發人員或 IT 專業人員的幫助。

但同樣真實的是，HubSpot 平台最可怕的事情之一是任何擁有用戶名和密碼的人都可以在該工具中工作並訪問 CRM 信息以及營銷、銷售、客戶服務和網站資產！

你看到這裡的潛在問題了嗎？

這就是為什麼 HubSpot 用戶權限和基於團隊的分區功能對於在其係統中有多個用戶和部門的組織來說是必須的。

什麼是 HubSpot 分區？

HubSpot 中的分區功能可幫助您組織 CRM、資產和工具，以便只有正確的團隊和用戶才能訪問 - 有助於消除混亂和潛在的失誤。 在 HubSpot 門戶中，您可以選擇項目並將它們分配給需要它們的各個團隊或部門，同時限制對它們不需要的資產的訪問，幫助團隊和用戶保持專注和井井有條。

HubSpot 的分區最初於 2018 年推出，但在 2020 年進行了重大更新——以及對 CMS Hub 的其他升級——允許基於團隊更深入地訪問所有營銷工具，如表單、電子郵件、CTA 等。

誰可以使用 HubSpot 分區？

一般來說，較小的團隊可能不需要分區，但當您的公司和團隊成長時，熟悉該功能仍然是件好事。 同樣重要的是要注意，您對資產進行分區的能力會因您的 HubSpot 訂閱而異。

所有 HubSpot 賬戶都可以對 CRM 記錄進行分區。 CRM 視圖和所有中心的對話收件箱，包括營銷、銷售、服務、CMS 和運營。

但是，在那之後，您將需要專業或企業訂閱才能獲得更高級的分區功能。 可以想像，Enterprise 提供的功能最多，並且超過了 Professional 帳戶可用的功能。 例如，CMS 或 Marketing Hub 的企業訂閱需要按團隊劃分博客和網頁。

資料來源：HubSpot

為什麼使用 HubSpot 分區？

簡而言之，分區歸結為兩個目的——組織和限制對 HubSpot 門戶中資產的訪問，僅限特定團隊和用戶。

使用權

最終負責管理和控制部門資產的人是專家，需要確保後端的所有資產和功能保持其完整性，並且不會被沒有經驗的用戶無意中更改。 分區可幫助您做到這一點

例如，您不希望有人不小心過早地向您的整個聯繫人列表發起電子郵件草稿。 還記得你已經工作了幾個星期的那個項目嗎？ 想像一下，有人錯誤地更改了一堆細節或將其完全刪除。 或者，應該發佈到您的私人 Intranet 上的敏感內部公司公告被發佈到您擁有數千名訂閱者的面向公眾的博客上，並附有電子郵件通知？

哎呀。

組織

HubSpot 分區的另一個好處是它可以幫助您組織團隊的資產，消除混亂和混亂。 如果您一直在使用 HubSpot，那麼您可能已經創建了許多很棒的內容，從博客和登錄頁面到電子郵件活動、工作流程、銷售文檔、序列等等。 您還在 CRM 中捕獲了許多潛在客戶和聯繫人。 解析所有這些數據和信息需要花費大量時間，並且對於可能只需要訪問一些資產的人來說可能會感到不知所措。

HubSpot 分區示例

如果您的公司有多個分支機構或辦公地點，則分區非常有用。 您可以為各個地點創建獨特的團隊，每個團隊都有自己的營銷和銷售資產、特殊促銷或聯繫人列表。 例如，用戶只會看到與他們相關的內容，而不會意外下載和發布跨城鎮或其他地區的社交圖片。

HubSpot 中分區的其他用例示例可能包括：

• 獨立的人力資源、營銷、銷售和開發團隊。 這些團隊中的每一個所需的資產可能會有很大差異，因此通過為它們進行過濾來簡化它們。
• 產品或品牌團隊。 您是擁有不同業務部門或品牌的製造商嗎？ 例如，食品製造商可能有多種產品，除了特定的聯繫人列表外，每種產品都有自己的營銷和銷售資料。
• 地理團隊。 如果您服務於需要單獨資產的多個市場，則可以根據區域對它們進行分區。 這對於服務於其他國家並需要以多種語言維護資產的工業尤其有用。
• 大型營銷團隊。 對於較大的組織，您的營銷部門可能有多個團隊。 例如，您可能希望為您的活動團隊和內容團隊劃分選擇信息。
• 開發人員團隊。 較大的網絡團隊可以為設計師、開發人員和 SEO 策略師分配不同的權限。

如何開始使用 HubSpot 權限

如果您有專業或企業帳戶，請先熟悉您的訂閱級別可用的分區功能。 HubSpot 的知識庫是一個很好的起點。 從那裡，你會想要遵循這個框架：

確定目標

以上述用例為起點，幫助您了解組織中可能存在的痛點以及通過分區解決這些痛點的最佳方法。 它可能是劃分活動，以便您可以根據您所服務的各種市場或行業的獨特需求定制您的外展活動。 或者，也許您認為需要為特定品牌或產品線培養聯繫人。 確定您的目標將作為您的分區策略的基礎。

創建團隊

為每個單元（特許經營、市場、行業、品牌、產品等）使用父子團隊有助於您在每個 HubSpot Hub 內組織您的資產，以確保團隊成員可以輕鬆訪問他們需要的內容 - 並且只訪問他們需要的內容 -而無需篩選通過一連串不相關的內容。

將用戶分配給團隊

將用戶添加到您的 HubSpot 帳戶，並將每個用戶分配給他們各自的團隊以及正確的權限。 您還可以分配有權限查看其他團隊的精通超級管理員來幫助管理他們。 這對於監控和維護品牌標準以及確保全面的一致性尤其重要。

將資產分配給團隊

確定團隊成員後，對您賬戶中的資產進行分區並確定哪些團隊可以訪問相應的資產。 這可以針對單個資產完成，或者如果您有大量現有內容，則可以批量完成。 請記住，默認情況下，所有具有內容權限的團隊都可以訪問所有新創建的內容。 如果您想限制對特定團隊的訪問，則需要在創建資產時為其設置特殊權限。

設置用戶權限

權限基於工具，確定每個用戶可以在您的帳戶中查看、編輯和發布的內容。 一些示例包括聯繫人、交易、任務、票證和公司。 通過將權限設置為“僅限團隊”，您可以確保分配給他們工具的人員只會獲得他們需要的資產。

了解更多：有效實施 HubSpot CRM 的 7 個技巧

支持您的團隊。 支持您的成長。

借助基於團隊的分區，您成長中的組織可以通過為每個團隊及其成員提供他們真正需要的東西來簡化其運營。 而已。 一點也不差。 這不僅可以節省他們的時間和挫敗感； 這也將使他們有信心知道他們配備了成功所需的工具。

如果您想了解有關 HubSpot 分區的更多信息，以及專業訂閱還是企業訂閱是否適合您不斷發展的業務，請查看我們的“為什麼選擇 HubSpot ”頁面。 然後，如有任何問題，請與我們聯繫。