如何在 HubSpot CRM 中使用基于团队的分区和角色

HubSpot 的 CRM 驱动工具套件的一大优点是，您公司中拥有用户名和密码的任何人都可以在平台内工作并访问他们需要的信息，而无需网络开发人员或 IT 专业人员的帮助。

但同样真实的是，HubSpot 平台最可怕的事情之一是任何拥有用户名和密码的人都可以在该工具中工作并访问 CRM 信息以及营销、销售、客户服务和网站资产！

你看到这里的潜在问题了吗？

这就是为什么 HubSpot 用户权限和基于团队的分区功能对于在其系统中有多个用户和部门的组织来说是必须的。

什么是 HubSpot 分区？

HubSpot 中的分区功能可帮助您组织 CRM、资产和工具，以便只有正确的团队和用户才能访问 - 有助于消除混乱和潜在的失误。 在 HubSpot 门户中，您可以选择项目并将它们分配给需要它们的各个团队或部门，同时限制对它们不需要的资产的访问，帮助团队和用户保持专注和井井有条。

HubSpot 的分区最初于 2018 年推出，但在 2020 年进行了重大更新——以及对 CMS Hub 的其他升级——允许基于团队更深入地访问所有营销工具，如表单、电子邮件、CTA 等。

谁可以使用 HubSpot 分区？

一般来说，较小的团队可能不需要分区，但当您的公司和团队成长时，熟悉该功能仍然是件好事。 同样重要的是要注意，您对资产进行分区的能力会因您的 HubSpot 订阅而异。

所有 HubSpot 账户都可以对 CRM 记录进行分区。 CRM 视图和所有中心的对话收件箱，包括营销、销售、服务、CMS 和运营。

但是，在那之后，您将需要专业或企业订阅才能获得更高级的分区功能。 可以想象，Enterprise 提供的功能最多，并且超过了 Professional 帐户可用的功能。 例如，CMS 或 Marketing Hub 的企业订阅需要按团队划分博客和网页。

资料来源：HubSpot

为什么使用 HubSpot 分区？

简而言之，分区归结为两个目的——组织和限制对 HubSpot 门户中资产的访问，仅限特定团队和用户。

使用权

最终负责管理和控制部门资产的人是专家，需要确保后端的所有资产和功能保持其完整性，并且不会被没有经验的用户无意中更改。 分区可帮助您做到这一点

例如，您不希望有人不小心过早地向您的整个联系人列表发起电子邮件草稿。 还记得你已经工作了几个星期的那个项目吗？ 想象一下，有人错误地更改了一堆细节或将其完全删除。 或者，应该发布到您的私人 Intranet 上的敏感内部公司公告被发布到您拥有数千名订阅者的面向公众的博客上，并附有电子邮件通知？

哎呀。

组织

HubSpot 分区的另一个好处是它可以帮助您组织团队的资产，消除混乱和混乱。 如果您一直在使用 HubSpot，那么您可能已经创建了许多很棒的内容，从博客和登录页面到电子邮件活动、工作流程、销售文档、序列等等。 您还在 CRM 中捕获了许多潜在客户和联系人。 解析所有这些数据和信息需要花费大量时间，并且对于可能只需要访问一些资产的人来说可能会感到不知所措。

HubSpot 分区示例

如果您的公司有多个分支机构或办公地点，则分区非常有用。 您可以为各个地点创建独特的团队，每个团队都有自己的营销和销售资产、特殊促销或联系人列表。 例如，用户只会看到与他们相关的内容，而不会意外下载和发布跨城镇或其他地区的社交图片。

HubSpot 中分区的其他用例示例可能包括：

• 独立的人力资源、营销、销售和开发团队。 这些团队中的每一个所需的资产可能会有很大差异，因此通过为它们进行过滤来简化它们。
• 产品或品牌团队。 您是拥有不同业务部门或品牌的制造商吗？ 例如，食品制造商可能有多种产品，除了特定的联系人列表外，每种产品都有自己的营销和销售资料。
• 地理团队。 如果您服务于需要单独资产的多个市场，则可以根据区域对它们进行分区。 这对于服务于其他国家并需要以多种语言维护资产的工业尤其有用。
• 大型营销团队。 对于较大的组织，您的营销部门可能有多个团队。 例如，您可能希望为您的活动团队和内容团队划分选择信息。
• 开发人员团队。 较大的网络团队可以为设计师、开发人员和 SEO 策略师分配不同的权限。

如何开始使用 HubSpot 权限

如果您有专业或企业帐户，请先熟悉您的订阅级别可用的分区功能。 HubSpot 的知识库是一个很好的起点。 从那里，你会想要遵循这个框架：

确定目标

以上述用例为起点，帮助您了解组织中可能存在的痛点以及通过分区解决这些痛点的最佳方法。 它可能是划分活动，以便您可以根据您所服务的各种市场或行业的独特需求定制您的外展活动。 或者，也许您认为需要为特定品牌或产品线培养联系人。 确定您的目标将作为您的分区策略的基础。

创建团队

为每个单元（特许经营、市场、行业、品牌、产品等）使用父子团队有助于您在每个 HubSpot Hub 内组织您的资产，以确保团队成员可以轻松访问他们需要的内容 - 并且只访问他们需要的内容 -而无需筛选通过一连串不相关的内容。

将用户分配给团队

将用户添加到您的 HubSpot 帐户，并将每个用户分配给他们各自的团队以及正确的权限。 您还可以分配有权限查看其他团队的精通超级管理员来帮助管理他们。 这对于监控和维护品牌标准以及确保全面的一致性尤其重要。

将资产分配给团队

确定团队成员后，对您账户中的资产进行分区并确定哪些团队可以访问相应的资产。 这可以针对单个资产完成，或者如果您有大量现有内容，则可以批量完成。 请记住，默认情况下，所有具有内容权限的团队都可以访问所有新创建的内容。 如果您想限制对特定团队的访问，则需要在创建资产时为其设置特殊权限。

设置用户权限

权限基于工具，确定每个用户可以在您的帐户中查看、编辑和发布的内容。 一些示例包括联系人、交易、任务、票证和公司。 通过将权限设置为“仅限团队”，您可以确保分配给他们工具的人员只会获得他们需要的资产。

了解更多：有效实施 HubSpot CRM 的 7 个技巧

支持您的团队。 支持您的成长。

借助基于团队的分区，您成长中的组织可以通过为每个团队及其成员提供他们真正需要的东西来简化其运营。 而已。 一点也不差。 这不仅可以节省他们的时间和挫败感； 这也将使他们有信心知道他们配备了成功所需的工具。

如果您想了解有关 HubSpot 分区的更多信息，以及专业订阅还是企业订阅是否适合您不断发展的业务，请查看我们的“为什么选择 HubSpot ”页面。 然后，如有任何问题，请与我们联系。