5 Tantangan Utama dalam Proses Pengembangan Produk Infrastruktur Email

Infrastruktur email adalah sistem yang saling berhubungan yang memungkinkan pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan elektronik. Dengan demikian, ini memainkan peran penting dalam memfasilitasi pertukaran informasi, baik itu B2B atau B2C.

Sebagai catatan, Radicati Group Inc. memperkirakan bahwa jumlah total email terkirim akan mendekati 400 miliar pada tahun 2027. Dan jumlah pengguna di seluruh dunia diperkirakan akan mencapai 5 miliar, pada tahun yang sama.

Karena volume lalu lintas email terus meningkat, pentingnya memiliki infrastruktur email yang kuat dan andal sulit untuk disangkal.

Namun, mengembangkan dan memelihara infrastruktur email yang andal bukannya tanpa masalah. Dalam artikel ini, kami membahas lima tantangan teratas yang dihadapi organisasi dalam proses pengembangan produk infrastruktur email dan memberikan solusi praktis untuk mengatasinya.

1: Skalabilitas

Tantangan

Karena lalu lintas terus bertambah, infrastruktur email mungkin kesulitan menangani beban. Perusahaan perlu mengambil tindakan pencegahan untuk mengakomodasi pertumbuhan dan menghindari gangguan layanan.

Brainstorming langkah-langkah secara paralel dengan pengembangan konsep menguntungkan. Jika tidak, pengembang harus melakukannya dengan merilis MVP, atau mereka berisiko mengalami hal berikut:

• Kehilangan produktivitas
• Menurunnya kepuasan pelanggan
• Potensi kerugian finansial
• Turunkan peringkat otoritas domain
• Turunkan reputasi pengirim

Solusinya:

• Infrastruktur berbasis cloud
• Penyeimbang beban

Penggunaan infrastruktur berbasis cloud

Dengan infrastruktur berbasis cloud, pengembang memanfaatkan skalabilitas dan keandalan layanan email pihak ketiga. Pada gilirannya, mereka mengamankan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang terus meningkat.

Kedengarannya menjanjikan, tetapi bagaimana cara kerjanya?

Layanan email pihak ketiga menggunakan pusat data besar dan terpusat untuk menyimpan dan memproses data. Jadi, perusahaan pengembang perangkat lunak dapat memanfaatkan teknologi dan sumber daya terbaru tanpa berinvestasi sendiri. Dan itu membantu membunuh dua burung dengan satu batu:

1. Pendekatan ini sangat mengurangi biaya operasional.
2. Ini juga memberi organisasi solusi yang dapat diskalakan untuk memenuhi kebutuhan mereka yang terus berkembang.

Hal penting yang perlu ditekankan di sini adalah Anda harus mengembangkan infrastruktur berbasis cloud selangkah demi selangkah. Artinya, yang terbaik adalah mulai menjalankan beberapa tugas di cloud, lalu menskalakan tugas itu sendiri berdasarkan beban saat ini (dalam hal ini, volume email atau permintaan pengguna).

Namun tugas berbasis cloud tidak boleh diskalakan secara ad hoc, sangat penting untuk menentukan strategi pengembangan produk masing-masing. Yang lebih penting lagi, Anda harus tahu apakah ada tantangan dan hambatan yang terkait dengan itu.

Implementasi load balancing

Sebelum menyelam lebih dalam, perlu diingat bahwa load balancing harus diimplementasikan bersama dengan infrastruktur berbasis cloud. Paling-paling, dalam satu fase pengembangan produk.

Sekarang, penyeimbangan beban mengacu pada distribusi beban kerja di berbagai arsitektur dan tugas dalam cloud. Manfaat utama adalah bahwa produk yang ada mampu menangani peningkatan volume, bahkan pada lalu lintas puncak.

Karena beban kerja didistribusikan ke beberapa server, tidak ada satu server pun yang dibatasi oleh volume lalu lintas email. Oleh karena itu, kemungkinan gangguan dan kemacetan layanan jauh lebih rendah.

Lebih baik lagi, algoritme load balancing dapat digunakan untuk menyesuaikan distribusi beban kerja secara dinamis, biasanya berdasarkan dua faktor:

1. Jumlah permintaan.
2. Kekuatan pemrosesan dari setiap server.

Membangun platform akomodasi yang luar biasa

Pada tahun 2012 lalu, proses pengembangan produk Airbnb berada pada tahap yang sangat penting.

Mereka memukul audiens target tepat di kepala, menskalakan seluruh platform. Tetapi umpan balik pengguna mengungkapkan sejumlah kasus tepi yang mengkhawatirkan yang melibatkan permintaan perubahan, perselisihan, dan pengembalian uang. Pada saat itu, semua ini ditangani secara manual melalui email, tanpa backend untuk mendukung pemrosesan permintaan, yang memberikan tekanan signifikan pada penskalaan bisnis.

Airbnb menghadapi pilihan yang berisiko – mempekerjakan lebih dari 1000 orang dalam satu tahun atau membuat kerangka kerja otomatis untuk menangani kasus ekstrem.

Ya, mereka memilih yang terakhir.

Jonathan Golden, manajer produk Airbnb saat itu, harus memprioritaskan dengan kejam. Tujuan utamanya adalah membuat rencana untuk solusi cloud otomatis (kerangka kerja backend) yang akan menangani dan mengkategorikan kasus edge.

Dengan adanya kerangka kerja, Airbnb dapat dibuka blokirnya dengan cepat dan terus meningkatkan 300% hingga 600% setahun. Perhatikan bahwa persentase ini mengacu pada pertumbuhan eksponensial awal Airbnb.

Namun, ada lebih banyak kesimpulan pengembangan produk dari contoh ini daripada sekadar memindahkan semuanya ke cloud dan mengotomatiskan alur kerja.

• Sangat penting untuk terlebih dahulu menangani tantangan teknis secara manual. Jika tidak, pengembang mungkin tidak menyadari masalah root.
• Perusahaan tidak boleh menunggu terlalu lama sebelum menerapkan scaling automation, load balancing, atau apapun. Jika Anda tidak melakukannya tepat waktu, tantangannya cenderung bertambah sehingga menjadi jauh lebih sulit untuk mengatasinya.
• Usahakan selalu untuk membuat solusi atau kerangka kerja yang dapat diterapkan pada masalah lain dalam peta jalan produk. Melakukan hal itu membuat tim Anda jauh lebih gesit.

2: Keamanan

Tantangan

Keamanan infrastruktur email, atau kekurangannya, sangat penting karena berdampak langsung pada kemampuan organisasi untuk berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan potensial.

Tim pengembangan produk perlu mengatasi tantangan ini pada tahap awal, jauh sebelum produk layak minimum. Tapi itu tidak berhenti di situ. Audit keamanan reguler harus menjadi prioritas bahkan jika Anda berurusan dengan produk jadi.

Karena informasi rahasia sering dipertukarkan melalui email, pelanggaran keamanan dapat mengakibatkan terungkapnya informasi sensitif. Ini mungkin memiliki konsekuensi serius bagi organisasi, termasuk kerusakan reputasi, hilangnya kepercayaan pelanggan, dan potensi dampak hukum.

Selain itu, semua tim harus memahami potensi risiko keamanan untuk mencegah pelanggaran yang dapat menghindari enkripsi dan protokol keamanan. Salah satu risiko tersebut adalah rekayasa sosial, tetapi lebih dari itu di salah satu bagian berikut.

Solusinya:

• Enkripsi
• Protokol aman
• Pembaruan tindakan keamanan reguler

Protokol aman, seperti SSL dan TLS, menyediakan layanan enkripsi dan autentikasi untuk data email dalam transit. Oleh karena itu, mereka dapat dianggap sebagai garis pertahanan pertama dalam roadmap produk infrastruktur email. Selain itu, organisasi harus secara teratur meninjau dan memperbarui langkah-langkah keamanan internal.

Bagaimana?

Misalnya, perusahaan yang mengembangkan perangkat lunak perlu menetapkan kebijakan internal bagi para insinyur dan pemangku kepentingan lainnya untuk membatasi akses ke basis kode, git, dll. Pada saat yang sama, perusahaan harus memiliki protokol yang jelas tentang bagaimana dan mengapa seseorang dapat diberikan lebih banyak hak akses.

Tim pengembangan biasanya menggunakan prinsip hak istimewa daftar untuk mencapai tingkat keamanan yang lebih tinggi. Ini berarti lebih banyak akses diberikan sesuai permintaan, dan sangat sedikit orang yang memiliki akses ke semuanya.

Kami sebelumnya menyebutkan SSL dan TLS yang mengenkripsi data bergerak (data dalam perjalanan). Tetapi perusahaan juga perlu mempertimbangkan enkripsi data saat istirahat dan menetapkan tingkat akses yang berbeda ke data tersebut.

"Pinky janji, kami tidak akan meretasmu!"

Ini adalah kasus bisnis yang negatif, tetapi jelas menunjukkan bahwa selalu ada dua aspek keamanan – perangkat lunak dan manusia.

Pada Januari 2023, Mailchimp mengalami pelanggaran keamanan (yang ketiga dalam 12 bulan), mengungkap data sensitif 133 pelanggan. Dan rekayasa sosial adalah strategi yang digunakan para penipu untuk mendapatkan akses ke informasi sensitif.

Pada dasarnya, itu berarti penipu online menggunakan karyawan Mailchimp yang tidak curiga, dan mungkin tidak berpengalaman, untuk mendapatkan akses ke data yang dilindungi. Penipu menipu karyawan untuk kredensial mereka, sehingga meretas orang, bukan sistem itu sendiri. Meskipun demikian, informasi sensitif dari sekitar 133 klien terungkap.

Intinya adalah bahwa aspek teknis keamanan harus tahan peluru. Namun, pada saat yang sama, perusahaan perlu menetapkan prosedur dan mendidik karyawan tentang cara menghindari phishing atau jenis korban online lainnya.

3: Keandalan

Tantangan

Keandalan menentukan kemampuan suatu sistem untuk berfungsi dengan benar dan konsisten dari waktu ke waktu. Dengan demikian, ini adalah salah satu rintangan terbesar selama iterasi yang berbeda dari proses pengembangan produk baru.

Mengapa?

Tanpa keandalan, pengguna tidak dapat memastikan bahwa email mereka akan terkirim dan diterima seperti yang diharapkan, yang pada akhirnya menghancurkan proposisi nilai. Tentu, ini adalah kasus infrastruktur email, tetapi ada gambaran yang lebih besar di sini.

Keandalan produk akhir di SaaS berdampak langsung pada reputasi merek dan kemampuannya untuk menyampaikan. Baik itu MVP atau produk yang sudah sukses, perlu tahan terhadap berbagai jenis kegagalan, seperti peningkatan penggunaan RAM, lonjakan permintaan pengguna, beban infrastruktur yang tidak terduga, dll.

Solusinya:

• Implementasi sistem redundansi dan backup
• Pemantauan infrastruktur secara berkala

Redundansi melibatkan memiliki banyak salinan dari data yang sama yang disimpan di lokasi yang berbeda. Jadi jika satu sistem gagal, ada cadangan yang akan digunakan. Beberapa teknologi memungkinkan untuk itu, terutama load balancing, di mana email didistribusikan ke beberapa server untuk mengurangi risiko kegagalan.

Kemudian, pemantauan infrastruktur reguler menyediakan metrik yang memungkinkan pengembang mendeteksi dan menyelesaikan masalah sebelum menjadi masalah nyata. Ini dapat dilakukan dengan alat pemantauan dan pemeriksaan sistem secara teratur. Atau, terkadang, tim pengembangan dapat menerapkan analisis SWOT selama pengujian konsep untuk menentukan pendekatan terbaik.

Berbicara tentang pemantauan, sebaiknya pengembang membangun alarm di atas pemantauan. Misalnya, alarm harus diatur untuk keadaan berikut:

1. Jika proses mulai memakan lebih banyak memori.
2. Jika ada masalah pemrosesan/komputasi data tertentu.
3. Dalam kasus 500 tanggapan kode.

Alarm ini berhubungan dengan dukungan arsitektur in-house dan manajemen produk on-call; keduanya harus ditetapkan selama proses pengembangan perangkat lunak, atau dengan peluncuran produk lunak.

Dalam bahasa Inggris yang sederhana, ketika ada alarm yang dipicu oleh peristiwa yang mengkhawatirkan, seorang insinyur harus langsung melakukannya, meskipun saat itu tengah malam.

Bagaimana para raksasa melakukannya

Google sendiri adalah contoh bagus dari strategi desain produk yang berhasil mengatasi tantangan keandalan sejak dini. Infrastruktur mereka direkayasa untuk menampilkan berbagai tingkat redundansi. Itu memungkinkan raksasa mesin pencari untuk memastikan bahwa email pengguna dikirim dan diterima seperti yang diharapkan, bahkan jika terjadi kegagalan internal.

Contoh lainnya adalah Microsoft, yang mengimplementasikan infrastruktur email yang sangat andal melalui penggunaan load balancing dan sistem pencadangan. Langkah-langkah ini telah membantu Microsoft memastikan layanan emailnya tetap sangat andal, bahkan saat menghadapi pertumbuhan yang signifikan dan permintaan yang meningkat.

Tapi sayangnya, tidak seperti itu lagi. Selama siklus hidup produk, ada beberapa titik belok di mana Microsoft mungkin gagal menjalankan riset pasar dan analisis pesaing yang tepat—lebih lanjut tentang itu di bagian Mengelola Ekspektasi Kinerja .

4: Interoperabilitas

Tantangan

Interoperabilitas menunjukkan kapasitas infrastruktur email, atau layanan SaaS apa pun, untuk mengintegrasikan dan bekerja dengan baik dengan aplikasi lain.

Biasanya, integrasi harus mencakup:

1. Manajemen hubungan pelanggan (CRM)
2. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
3. Penyimpanan data

Apa manfaatnya?

Kemampuan untuk bertukar informasi dengan lancar di antara berbagai aplikasi membantu perusahaan dalam membuat keputusan berdasarkan informasi dan berdasarkan data. Plus, itu memungkinkan mereka untuk merampingkan proses terkait produk. Bonusnya adalah interoperabilitas yang tinggi juga menghasilkan pengalaman pengguna yang jauh lebih baik.

Perhatikan saja bahwa aspek ini harus ditangani saat melakukan brainstorming konsep produk. Dan ada baiknya mempertimbangkan opsi integrasi dengan apa yang tersedia di pasar sasaran.

Solusinya:

• Standar terbuka
• Kompatibilitas lintas platform

Standar terbuka adalah spesifikasi yang tersedia untuk umum yang memungkinkan sistem yang berbeda untuk bekerja sama.

Standar terbuka utama dengan infrastruktur email termasuk Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), Post Office Protocol versi 3 (POP3), dan Internet Message Access Protocol (IMAP).

Mengenai kompatibilitas, infrastruktur email harus dirancang untuk bekerja dengan sistem operasi yang berbeda (Windows, macOS, dan Linux), serta browser web yang berbeda (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, dll).

Namun, menggabungkan standar terbuka dan mengamankan kompatibilitas lintas platform tidaklah bebas tantangan. Ambil contoh SMTP, pengembang sering kali perlu melakukan penyesuaian khusus padanya, dan bahkan mungkin menambahkan enkripsi. Untuk mencapai hal ini dan perbaikan khusus produk lainnya dengan mudah, sebaiknya gunakan platform yang saling terhubung seperti AWS.

Terakhir, tim pengembangan perlu memperhatikan tanda tangan, solusi spam, catatan DNS, dan lainnya, terkait dengan membuat perangkat lunak mereka bekerja dengan baik dengan integrasi pihak ketiga.

Singkatnya, ini bermuara pada mengikuti format dan protokol standar di setiap tahap proses pengembangan produk. Setelah itu, teknisi dapat menyesuaikan alur kerja back-end dan front-end jika diperlukan.

Potong kami beberapa Slack

Jika Anda yakin bahwa Slack berhasil menemukan kembali cara kami berkolaborasi, Anda tidak salah. Tetapi pertanyaannya adalah bagaimana mereka melakukannya.

Mari kita abaikan fakta bahwa Slack memiliki solusi yang stabil di tahap masuk ke pasar. Dan mari lupakan strategi pemasaran cerdas yang berhasil mengubah gerombolan pekerja TI yang frustrasi. Yang penting di sini adalah apa yang terjadi setelah konversi.

Pertama-tama, bilah untuk memasuki Slack sangat rendah. Namun, ini mencakup sebagian besar kasus penggunaan yang dapat Anda bayangkan. Kemudian, memigrasikan tim Anda ke Slack cukup mudah. Manajemen pengguna tidak merepotkan, dan daftar integrasi terus bertambah…

Bergantung pada ukuran dan cakupan bisnis Anda, Anda dapat menghubungkan Jira, Notion, Coda, aplikasi Google, dan yang lainnya untuk memiliki semua notifikasi dan saluran data di bawah satu atap. Semua itu dalam hitungan hari atau bahkan jam.

Yang paling mengesankan adalah bahwa interoperabilitas Slack cukup banyak diatur dan dilupakan. Setelah Anda mengintegrasikan semua yang Anda butuhkan, Anda selalu berjarak satu klik dari data atau sumber komunikasi. Dan pengalaman pengguna itu sulit ditandingi.

5: Mengelola Ekspektasi Kinerja

Tantangan

Tantangan mengelola ekspektasi kinerja adalah tentang memastikan bahwa produk memenuhi kebutuhan dan persyaratan pengguna akhir. Karena itu, aman untuk menyamakan ekspektasi kinerja dengan ekspektasi pengguna, terutama saat mengembangkan SaaS.

Agar jelas, keberhasilan produk infrastruktur email, atau SaaS apa pun, sangat bergantung pada seberapa baik persepsi pengguna akhir dan target pelanggan. Yaitu – seberapa baik produk memenuhi ekspektasi kinerja pengguna.

Dengan meningkatnya ketergantungan pada email, pengguna berharap infrastrukturnya aman, cepat, dan andal. Selain itu, pengguna menginginkannya menjadi:

• Mudah digunakan
• Dapat diakses dari beberapa perangkat
• Mampu menangani lalu lintas email dalam skala besar

Solusinya:

• Pengujian
• Optimasi
• Komunikasi yang jelas
• Putaran umpan balik

Dengan risiko menyatakan yang jelas, pengujian dan pengoptimalan reguler perlu menjadi bagian integral dari setiap proses pengembangan produk. Ini mungkin melibatkan melakukan survei, grup fokus, pengujian A/B untuk mengumpulkan umpan balik pengguna, dll.

Komunikasi yang jelas sejalan dengan pengujian karena membantu membangun kepercayaan dan transparansi. Seringkali, komunikasi tersebut mencakup pembaruan publik secara berkala tentang proses pengembangan, memberi tahu pengguna tentang perubahan infrastruktur, dan mengatasi masalah kinerja yang dihasilkan pengguna.

Semua komunikasi dan pengujian memberi pengembang umpan balik pelanggan yang berkualitas yang, pada gilirannya, membantu memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Langkah penting di sini adalah mengintegrasikan umpan balik yang diberikan ke dalam proses pengembangan produk.

Sederhananya, ini berarti waspada terhadap semua kelemahan sistem. Bahkan mungkin melakukan analisis bisnis untuk lebih memahami metodologi apa yang harus diterapkan dalam meningkatkan produk tanpa merusak komersialisasinya.

Kemudian, langkah penting adalah mengubah semua temuan menjadi tugas dan pembaruan yang dapat ditindaklanjuti untuk lebih merampingkan perangkat lunak Anda.

Namun, saat menguji dan memantau aplikasi Anda, ada beberapa hal yang perlu diingat. Misalnya, stress test menentukan apakah kode berjalan lambat. Namun, fakta bahwa ada sesuatu yang berjalan lambat tidak memerlukan pembaruan. Tim pengembangan memerlukan pemahaman yang kuat tentang pembaruan mana yang penting bagi kinerja, dan mana yang dapat diturunkan prioritasnya untuk penggunaan sumber daya yang optimal.

Pertempuran para raksasa

Seperti disebutkan sebelumnya, bagian ini mengeksplorasi area di mana Microsoft mungkin gagal memenuhi ekspektasi kinerja, memberi jalan bagi pesaing untuk berkembang. Ada sedikit cerita di dalamnya, yang melibatkan Apple dan Google.

Saat mereka merilis MPP (Mail Privacy Protection) pada September 2021, Apple telah mengalahkan Google untuk pangsa pasar klien email. Pada saat itu, pangsa Apple mendekati 59%, Google sekitar 28%, tetapi Microsoft Outlook tertinggal jauh di belakang sekitar 5%.

Sekarang, apa yang bisa menjadi alasan Microsoft dipukul habis-habisan?

Untuk menemukan jawabannya, kita harus melihat sedikit lebih jauh ke masa lalu.

Google meluncurkan Gmail pada 1 April, hampir dua dekade lalu. Dan tidak butuh waktu lama bagi Microsoft untuk menyadari bahwa itu bukanlah lelucon April Mop. Bapak Windows berusaha keras untuk tetap dominan selama sekitar sepuluh tahun. Tapi begitu Gmail mengambil alih pasar pada tahun 2015, itu sebagian besar merupakan spiral ke bawah untuk Outlook.

Tapi kenapa?

Aman untuk memperdebatkan alasannya adalah ekspektasi kinerja yang gagal. Pada dasarnya, Gmail lebih cepat dan lebih mudah digunakan, dan menawarkan antarmuka yang jauh lebih ramping. Ditambah dengan lebih banyak fitur, dan penyimpanan yang jauh lebih besar (1GB – 500 kali lebih banyak dari Outlook pada saat itu), tidak mengherankan jika Gmail menang.

Maju cepat ke hari ini, dan jelas Google bisa berada dalam acar yang sama dengan Microsoft satu dekade lalu. Sekarang, ekspektasi kinerja utama yang gagal adalah pelacakan. Mengingat banyaknya email masuk, baik itu pemasaran atau transaksional, orang lebih memilih untuk menyembunyikan acara email mereka.

Tentu, fakta bahwa semakin sulit untuk melacak tarif terbuka, geolokasi, dan perangkat membuat pemasar mulas. Tetapi statistik menunjukkan bahwa itulah yang diharapkan pengguna.

Tim pengembangan email Apple memperhatikan tren ini sejak awal dan termasuk yang pertama menawarkan solusi yang layak untuk meminimalkan kebisingan email. Ekspektasi kinerja, pemantauan, dan pembaruan semacam ini dapat membuat Apple mendominasi ruang klien email di masa mendatang.

Membangun produk yang baik

Sekarang, Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang tantangan kritis dalam proses pengembangan produk. Untuk menyoroti, tidak masalah jenis produk apa yang Anda kembangkan.

Tantangan yang dijelaskan bersifat agnostik terhadap ceruk dan, sebagian besar, siklus pengembangan produk. Bahkan jika Anda baru dalam tahap ide, Anda tentu menginginkan produk tersebut aman, andal, dan dapat diskalakan. Kemudian, saat Anda mencapai tahap startup, jangan berhenti pada penyaringan dan validasi ide produk.

Terakhir, penting untuk diingat bahwa proses pengembangan produk membutuhkan banyak penelitian, analisis, dan perencanaan implementasi di setiap langkahnya. Kabar baiknya adalah artikel ini memberi Anda peta jalan yang solid dan area utama untuk difokuskan.